經(jīng)ISO9001認(rèn)證的企業(yè)都知道“8.4條款”(數(shù)據(jù)分析)--組織應(yīng)確定、收集和分析適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù),以證實(shí)質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性,并提供以下方面的信息:
a、顧客滿意;
b、與產(chǎn)品要求的符合性;
c、過程和產(chǎn)品的特性趨勢(shì),包括采取預(yù)防措施的機(jī)會(huì);
d、供方。
筆者了解過多家通過ISO體系認(rèn)證的物業(yè)公司,真正能完全做到收集、整理、分析、利用數(shù)據(jù)的真是鳳毛麟角,有的是不重視或認(rèn)為不重要只為應(yīng)付認(rèn)證而做,而有的想做卻不知道如何做或做出的數(shù)據(jù)分析有很大的局限性。在此,我想結(jié)合ISO標(biāo)準(zhǔn),談?wù)勎覍?duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)利用工作的幾點(diǎn)看法。
一、確定利用數(shù)據(jù)的根本目的
沒有靶子,箭如無頭蒼蠅支支虛發(fā)。我羅列了以下這些“靶心”:
(一)通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,找出薄弱點(diǎn)或需改進(jìn)之處,不斷地完善和進(jìn)步。
(二)通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,來確保提供服務(wù)的過程(包括外包過程)是否在受控范圍內(nèi),從而保證服務(wù)質(zhì)量。
(三)通過數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單明了地顯示質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的結(jié)果。
(四)通過數(shù)據(jù)分析找出顧客需求,滿足并超越。
(五)通過數(shù)據(jù)分析拓展公司業(yè)務(wù),開發(fā)新的市場(chǎng)。
(六)通過向委托方提供真實(shí)、有力的數(shù)據(jù)(證據(jù))證明服務(wù)的質(zhì)量。
二、為了達(dá)到目的而執(zhí)行的數(shù)據(jù)信息收集、整理、編輯過程
這里有個(gè)最基本的前提要明確,就是對(duì)于數(shù)據(jù)而言,其必須是真實(shí)有效的,是現(xiàn)實(shí)情況的客觀反映,而不是經(jīng)過修飾、修正甚至意想或事后“補(bǔ)”來的,否則此數(shù)據(jù)不但毫無價(jià)值,而且將會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)生錯(cuò)誤的決策,影響整個(gè)質(zhì)量體系的運(yùn)轉(zhuǎn)。
下面我將細(xì)述如何有效地執(zhí)行這些過程來為目標(biāo)服務(wù)。
(一)針對(duì)“目的(一)--持續(xù)改進(jìn)”,包括軟件(企業(yè)內(nèi)部管理)、硬件(設(shè)施設(shè)備管理)的改進(jìn)兩個(gè)方面。以下分別舉例說明數(shù)據(jù)的收集和利用方法:
1、軟件改進(jìn)。
(1)人力資源管理。例如:每年收集培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)課時(shí)等的相關(guān)數(shù)據(jù),對(duì)照年初預(yù)算與計(jì)劃,是否在預(yù)算和計(jì)劃范圍內(nèi),來驗(yàn)證預(yù)算執(zhí)行情況,進(jìn)一步,還可用該年企業(yè)利潤值除以培訓(xùn)費(fèi)用,與前幾個(gè)年度的值相比分析,可驗(yàn)證培訓(xùn)的有效性,并可為下一年度的培訓(xùn)預(yù)算、改進(jìn)計(jì)劃提供依據(jù)。
(2)績(jī)效管理。例如:可根據(jù)《服務(wù)質(zhì)量檢查表》、《預(yù)算執(zhí)行情況表》的評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)及《不合格項(xiàng)匯總》的數(shù)據(jù)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行考核與評(píng)價(jià),促進(jìn)項(xiàng)目業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)。
2、硬件改進(jìn)。使物業(yè)的各種設(shè)備設(shè)施增加折舊年限,延長(zhǎng)使用壽命、提高使用效率,并避免因保養(yǎng)不善所發(fā)生的設(shè)備故障。例如:
(1)提供設(shè)備完好率統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),并分析不完好原因,提高完好率。
(2)通過各種日、月設(shè)備設(shè)施巡檢記錄,提取、歸類故障、損壞種類和出現(xiàn)頻率,分析原因(可用統(tǒng)計(jì)圖,如餅圖、直方圖等),尋找發(fā)生規(guī)律,發(fā)現(xiàn)故障隱患,采取行動(dòng)消除隱患,提高設(shè)備設(shè)施使用效率,增加設(shè)備使用壽命。
(3)統(tǒng)計(jì)各類設(shè)備維修費(fèi)用,分析費(fèi)用走勢(shì),制定相應(yīng)的下一年度的維修保養(yǎng)計(jì)劃。
(4)能耗管理:根據(jù)年度能耗數(shù)據(jù),分解各設(shè)備的能耗比例,找出癥結(jié)所在,制定有效的減能增效措施。
(二)針對(duì)“目的(二)--服務(wù)過程”的控制。
1、內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量的控制過程。物業(yè)管理企業(yè)的產(chǎn)品即“服務(wù)過程”,為了保證該“產(chǎn)品”的合格,就要對(duì)提供的“過程”進(jìn)行監(jiān)控,而要使提供服務(wù)的過程在受控范圍內(nèi),就需監(jiān)視所得監(jiān)控?cái)?shù)值的變化范圍,采取行動(dòng)控制其與標(biāo)準(zhǔn)值的偏差,保證所提供的服務(wù)在標(biāo)準(zhǔn)值的誤差范圍內(nèi)。具體我們通常用的表格有《不合格項(xiàng)匯總分析表》,把各類檢查出的不合格項(xiàng)進(jìn)行匯總,計(jì)算頻次,利用統(tǒng)計(jì)圖表,分析原因,采取對(duì)策和行動(dòng),消除不合格項(xiàng)的產(chǎn)生。例如:對(duì)提供服務(wù)的控制,我們要進(jìn)行各種方式的檢查(逐級(jí)檢查,日、月、季檢、第一方內(nèi)審,第二方審查,第三方外審等等),而檢查的結(jié)果是一事一議,各類不合格項(xiàng)(不合格服務(wù))都以文字形式記載,形式上較散亂,似乎在一大堆檢查表中分析出質(zhì)量問題癥結(jié)和規(guī)律較困難。其實(shí),非也,不合格的服務(wù)項(xiàng)確實(shí)五花八門,如員工儀表問題、某處積灰問題、某處設(shè)備漏水問題、某處文件遺失問題......但我們不能只知其一不知其二,檢查的目的不是就事論事,而是分析問題,舉一反三,消除不合格原因。我們用兩位數(shù)字符號(hào)來替代“部門”和“原因”,“A”為客戶服務(wù)部,“B”為工程部,“C”為保安部,“D”為保潔部,“E”為整個(gè)項(xiàng)目部。而數(shù)字“1”代表不合格原因?yàn)橹贫炔唤∪?“2”代表員工培訓(xùn)不到位;“3”代表員工主觀因素;“4”代表不可抗力;“5”代表其他特殊原因(即可能是偶然事件,防不勝防的,如保潔工剛打掃完畢離開就有人吐痰而產(chǎn)生的痰跡)。故所有不合格項(xiàng)都可以一個(gè)字母與一個(gè)數(shù)字組合而成,如A3,表示由于客戶服務(wù)部人員主觀因素造成的不合格服務(wù)的產(chǎn)生。而數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的功效更是體現(xiàn)在一個(gè)時(shí)間段里,計(jì)算各數(shù)據(jù)出現(xiàn)的頻次,與標(biāo)準(zhǔn)值相比,或根據(jù)以往若干個(gè)時(shí)間段的數(shù)據(jù)畫出趨勢(shì)圖,就能更清晰地說明問題,能采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣砜刂破湓跇?biāo)準(zhǔn)值范圍內(nèi)或使其有明顯地向下的趨勢(shì)。如A2在第一個(gè)月中出現(xiàn)了6次,第二個(gè)月出現(xiàn)了8次,第三個(gè)月出現(xiàn)了7次,一個(gè)季度就出現(xiàn)了21次,那么客戶服務(wù)部的員工培訓(xùn)工作一定出了問題,需重點(diǎn)關(guān)注解決。
2、外包服務(wù)質(zhì)量的控制過程:對(duì)于穩(wěn)定性的外包服務(wù)工作,如空調(diào)水處理、電梯保養(yǎng)、綠化服務(wù)等,外包單位會(huì)按合同定期或經(jīng)常性來工作,作為甲方的物業(yè)公司對(duì)于外包工作不能掉以輕心,因?yàn)閷?duì)業(yè)主來說,這些外包服務(wù)仍是看作由物業(yè)公司來完成的,其服務(wù)質(zhì)量直接影響物業(yè)公司的名譽(yù)。所以,跟蹤、檢查必不可少。而各種數(shù)據(jù)的年度匯總即為續(xù)約的重要“證據(jù)”,如費(fèi)用數(shù)額、檢測(cè)指標(biāo)、到場(chǎng)及時(shí)率、綠化存活率、服務(wù)滿意率、維修完好率等等。
3、采購控制。物業(yè)公司采購物資的質(zhì)量是對(duì)其服務(wù)質(zhì)量有力的保證。物資可分固定資產(chǎn)(如擦地機(jī)、吸水器、高壓
水槍、電動(dòng)工具等設(shè)備)和低值易耗品(各類清潔材料及清潔試劑、各類工程維修工具等)。物資采購首先要確定“合格供方”,而對(duì)此類合格供方評(píng)審續(xù)約靠的也是“數(shù)據(jù)”,除價(jià)格性能比數(shù)據(jù)之外,其他日常控制的數(shù)據(jù)如固定資產(chǎn)的“返修率”、“設(shè)備完好率”,易耗品的“檢驗(yàn)合格率”、“交貨及時(shí)率”、“工具返修率”等等。
4、客戶財(cái)產(chǎn)控制。對(duì)物業(yè)公司來說,客戶財(cái)產(chǎn)是指:信件、寄放物品、停在物業(yè)管轄區(qū)內(nèi)的車輛。對(duì)待客戶財(cái)產(chǎn)如同面對(duì)客戶,保障客戶財(cái)產(chǎn)的完好是物業(yè)公司應(yīng)盡的職責(zé)。使用的控制數(shù)據(jù)有:“信件收發(fā)及時(shí)率”、“信件誤發(fā)率”、“財(cái)務(wù)保管損耗率”、“車輛巡檢發(fā)現(xiàn)問題數(shù)及問題處理及時(shí)率”、“過夜車輛數(shù)”、“當(dāng)天車輛出入數(shù)”等,控制和保證客戶財(cái)產(chǎn)的完好。
(三)針對(duì)“目的(三)--質(zhì)量目標(biāo)”。每個(gè)企業(yè)都有自己明確的奮斗方向(有的稱為“愿景”),要具體化一步一個(gè)腳印地實(shí)現(xiàn)愿景,階段性的“目標(biāo)”就是臺(tái)階。“質(zhì)量目標(biāo)”是ISO體系所必需要求制定的企業(yè)奮斗方向的數(shù)值表示,多為具體的數(shù)值。例如,物業(yè)公司的質(zhì)量目標(biāo)有:“設(shè)備、設(shè)施完好率”、“維修及時(shí)率”、“客戶滿意率/度”、“持證上崗率”、“不合格項(xiàng)及時(shí)處理率”、“重大治安、火災(zāi)故事發(fā)生率”,這些目標(biāo)都由具體的數(shù)值來表示,或以月、以季、以年作統(tǒng)計(jì),來驗(yàn)證目標(biāo)的取得情況,企業(yè)可階段性地根據(jù)歷史目標(biāo)數(shù)值來調(diào)整、提高、擴(kuò)展企業(yè)的質(zhì)量目標(biāo)。而目標(biāo)值的統(tǒng)計(jì)工作必須建立在詳實(shí)的日常數(shù)據(jù)的收集基礎(chǔ)上的,如“維修及時(shí)率”(要求接報(bào)后30分鐘之內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)),要求一接到報(bào)修信息就要在《報(bào)修記錄表》記錄下報(bào)修時(shí)間,而在維修結(jié)束后,在報(bào)修客戶簽字確認(rèn)前記錄下維修到達(dá)時(shí)間,其差值小于30分鐘即為“及時(shí)”,以某自然月內(nèi)所有報(bào)修數(shù)為分母,“及時(shí)”數(shù)為分子,計(jì)算出該月的“維修及時(shí)率”。這是某個(gè)時(shí)間段的統(tǒng)計(jì),而對(duì)于“設(shè)備完好率”統(tǒng)計(jì)是某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。可表達(dá)為:某個(gè)時(shí)點(diǎn)所查設(shè)備的完好數(shù)/該時(shí)點(diǎn)所查的設(shè)備數(shù)。對(duì)于“客戶滿意度”的統(tǒng)計(jì)工作更需加權(quán)數(shù)來統(tǒng)計(jì),在此不再贅述。
(四)針對(duì)“目的(四)--顧客需求”,明查(問卷調(diào)查、特約服務(wù)評(píng)價(jià)、投訴處理單、意見箱、聯(lián)誼會(huì)、表揚(yáng)信)暗訪(非正規(guī)渠道或通過非正式組織來的“小道消息”、“風(fēng)吹草動(dòng)”)少不了。為保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性,這些數(shù)據(jù)的收集最好通過第三方(如咨詢機(jī)構(gòu)或上級(jí)公司),但可能礙于資金或操作的復(fù)雜性,項(xiàng)目部可能會(huì)自行操作,這里就要明確指導(dǎo)思想:?jiǎn)柧碚{(diào)查結(jié)果的好壞不是為獎(jiǎng)懲的依據(jù),有投訴更不是壞事,業(yè)主的抱怨決不能被我們?nèi)藶榈匮诼窕蛞种疲椅覀兩踔翍?yīng)該“循循善誘”,創(chuàng)造“提意見”的環(huán)境,“知己知彼,百戰(zhàn)不殆。”光聽“好話”不利于公司的發(fā)展,掩耳盜鈴和夜郎自大更會(huì)使企業(yè)被市場(chǎng)所淘汰。只有了解自己的“軟肋”才能對(duì)癥下藥,少繞彎路。“下藥”的過程就是對(duì)不滿意數(shù)據(jù)信息的處理過程,統(tǒng)計(jì)--歸類--采取措施--回訪客戶--總結(jié)經(jīng)驗(yàn)--舉一反三。讓客戶選擇滿意或采取糾正措施后使其選擇滿意并不是公司的最終目標(biāo),質(zhì)量體系要求有持續(xù)改進(jìn),我們要達(dá)到更高的境界--“超越顧客滿意”,這就要求數(shù)據(jù)采集工作不僅限于本企業(yè)所轄范圍內(nèi)的客戶,而要留意和分析同行業(yè)信息、其它區(qū)域客戶信息、社會(huì)發(fā)展資訊甚至世界上先進(jìn)的管理服務(wù)理念,歸納總結(jié),提煉精髓,為我所用。
(五)針對(duì)“目的(五)--市場(chǎng)開拓”。這就要求企業(yè)能洞察市場(chǎng)情報(bào),收集各地物業(yè)信息,分析發(fā)展走勢(shì),比較區(qū)域收費(fèi)差異,運(yùn)用統(tǒng)計(jì)技術(shù)分析利潤空間,爭(zhēng)取市場(chǎng)份額。
(六)針對(duì)“目的(六)--提供強(qiáng)有力的‘證據(jù)’向客戶證明自己的成績(jī)。”對(duì)于物業(yè)管理企業(yè),除了保潔工作還能見著點(diǎn)“面子”,其他諸如工程的保養(yǎng)、保安的警覺處變能力、客戶關(guān)系部的協(xié)調(diào)組織能力,還包括保潔部對(duì)各類建筑材料的保養(yǎng)工作,都不是明顯展示或立即顯現(xiàn)的,有的是長(zhǎng)期得益的體現(xiàn),是建筑物長(zhǎng)久的保值與增值,要“日久見人心”的,而在每年向業(yè)主們公開的強(qiáng)有力“數(shù)據(jù)”證書的映襯下,物業(yè)公司的業(yè)績(jī)也能熠熠生輝。例如:各類物業(yè)管理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)(外包服務(wù)費(fèi)、保養(yǎng)耗材費(fèi)、年檢費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等等)、年度統(tǒng)計(jì)“拾獲財(cái)物數(shù)額”、“合理化建議數(shù)”、由于員工的勤于動(dòng)腦動(dòng)手而節(jié)省的材料或能耗費(fèi)用數(shù)目、業(yè)主聯(lián)誼活動(dòng)次數(shù)及參與人員數(shù)。從質(zhì)量體系角度可統(tǒng)計(jì)出質(zhì)量體系文件質(zhì)量記錄表格的更改、換版數(shù)量、年度報(bào)修完成數(shù)目、質(zhì)量目標(biāo)完成數(shù)等說明企業(yè)持續(xù)改進(jìn)的數(shù)據(jù)。一一用數(shù)字說話,使信息對(duì)稱,讓人一目了然。
數(shù)字的力量不可小覷,現(xiàn)在倡導(dǎo)***,企業(yè)要發(fā)展壯大,靠領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋做決策的粗放式管理是行不通的,要精細(xì)化的科學(xué)管理,離不開對(duì)客觀的數(shù)據(jù)信息的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和分析工作。讓數(shù)字替代人言要有說服力得多,鏗鏘有力啊!
篇2:房地產(chǎn)數(shù)據(jù)分析控制程序
1.目的
通過數(shù)據(jù)分析控制,證實(shí)公司質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性,并用于質(zhì)量改進(jìn),確保質(zhì)量體系的不斷完善。
2.范圍
本程序適用于公司對(duì)規(guī)定的相關(guān)數(shù)據(jù)來源進(jìn)行分析。
3.職責(zé)
3.1 工程部是公司數(shù)據(jù)分析的歸口管理部門,負(fù)責(zé)指導(dǎo)檢查各部門開展數(shù)據(jù)分析,并匯總結(jié)果,用于質(zhì)量改進(jìn)情況,
3.2 各部門根據(jù)公司分管業(yè)務(wù)分別組織進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。
4.控制程序
4.1 工程部負(fù)責(zé)配合總經(jīng)理工作部,對(duì)數(shù)據(jù)分析中使用的有關(guān)分析技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。
4.2 數(shù)據(jù)分析的信息來源包括以下幾個(gè)方面:
a)顧客滿意;
b)與產(chǎn)品要求的符合性;
c)過程及產(chǎn)品的特性及趨勢(shì);
d)供方。
4.3公司規(guī)定需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)來源和責(zé)任部門為:
a)策劃營銷中心負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研與決策的原因以及顧客意見的數(shù)據(jù)分析;
b)工程部負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目部對(duì)工程建設(shè)控制能力評(píng)價(jià)和供方情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析;
c)財(cái)務(wù)與次產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析中的數(shù)據(jù)分析;
4.4 數(shù)據(jù)分析的方法包括但不限于以下內(nèi)容:
a)分層法;
b)調(diào)查表法;
c)對(duì)比分析、相關(guān)分析、平衡分析、顯著性分析、回歸分析等;
d)圖示法(因果圖、直方圖、排列圖、網(wǎng)絡(luò)圖、橫道圖、關(guān)聯(lián)圖等);
e)安全性評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)分析;
f)量本利分析等。
4.5 各部門每季對(duì)日常收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行一次數(shù)據(jù)分析,并對(duì)實(shí)施數(shù)據(jù)分析的結(jié)果加以應(yīng)用,編制"數(shù)據(jù)分析報(bào)告單",于每季度末將分析結(jié)果報(bào)工程部。
4.6 工程部對(duì)各部門數(shù)據(jù)分析的結(jié)果進(jìn)行確認(rèn),每季匯總公司數(shù)據(jù)分析情況。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR24-01 數(shù)據(jù)分析報(bào)告單
篇3:房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊(cè):數(shù)據(jù)分析控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊(cè):數(shù)據(jù)分析控制程序
1.目的
通過數(shù)據(jù)分析控制,證實(shí)公司質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性,并用于質(zhì)量改進(jìn),確保質(zhì)量體系的不斷完善。
2.范圍
本程序適用于公司對(duì)規(guī)定的相關(guān)數(shù)據(jù)來源進(jìn)行分析。
3.職責(zé)
3.1工程部是公司數(shù)據(jù)分析的歸口管理部門,負(fù)責(zé)指導(dǎo)檢查各部門開展數(shù)據(jù)分析,并匯總結(jié)果,用于質(zhì)量改進(jìn)情況。
3.2各部門根據(jù)公司分管業(yè)務(wù)分別組織進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。
4.控制程序
4.1工程部負(fù)責(zé)配合總經(jīng)理工作部,對(duì)數(shù)據(jù)分析中使用的有關(guān)分析技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。
4.2數(shù)據(jù)分析的信息來源包括以下幾個(gè)方面:
a)顧客滿意;
b)與產(chǎn)品要求的符合性;
c)過程及產(chǎn)品的特性及趨勢(shì);
d)供方。
4.3公司規(guī)定需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)來源和責(zé)任部門為:
a)策劃營銷中心負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研與決策的原因以及顧客意見的數(shù)據(jù)分析;
b)工程部負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目部對(duì)工程建設(shè)控制能力評(píng)價(jià)和供方情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析;
c)財(cái)務(wù)與次產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析中的數(shù)據(jù)分析;
4.4數(shù)據(jù)分析的方法包括但不限于以下內(nèi)容:
a)分層法;
b)調(diào)查表法;
c)對(duì)比分析、相關(guān)分析、平衡分析、顯著性分析、回歸分析等;
d)圖示法(因果圖、直方圖、排列圖、網(wǎng)絡(luò)圖、橫道圖、關(guān)聯(lián)圖等);
e)安全性評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)分析;
f)量本利分析等。
4.5各部門每季對(duì)日常收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行一次數(shù)據(jù)分析,并對(duì)實(shí)施數(shù)據(jù)分析的結(jié)果加以應(yīng)用,編制“數(shù)據(jù)分析報(bào)告單”,于每季度末將分析結(jié)果報(bào)工程部。
4.6工程部對(duì)各部門數(shù)據(jù)分析的結(jié)果進(jìn)行確認(rèn),每季匯總公司數(shù)據(jù)分析情況。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR24-01數(shù)據(jù)分析報(bào)告單