本文提要：在管理處管理體系運(yùn)作過(guò)程中,各種因素均可導(dǎo)致管理體系文件和資料的更改,其原因、內(nèi)容由申請(qǐng)更改的相關(guān)部門提出,并填寫《管理體系文件更改申請(qǐng)表》交管理處,由管理處與原文件編寫部門/人進(jìn)行更改。
1.0程序目的通過(guò)對(duì)與管理處質(zhì)量有關(guān)的文件(包括外來(lái)文件,如適用的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)主提供文件和上級(jí)發(fā)文等)的管理控制,確保其有嚴(yán)格的分類編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放管理、有效控制、保管和更改的規(guī)定,使管理處的各項(xiàng)工作依據(jù)正確的指示進(jìn)行。
2.0適用范圍
適用于管理處所有與管理工作有關(guān)的文件的管理與控制。
3.0主要職責(zé)和權(quán)限
3.1管理處客服中心文員負(fù)責(zé)公司管理體系文件和其它相關(guān)文件的收集、分類編號(hào)、整理存檔保管、發(fā)放及其它相關(guān)工作。
3.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的管理和控制。
4.0程序內(nèi)容
4.1文件的編制、審核、批準(zhǔn)
文件的編制、審核和批準(zhǔn)按下述規(guī)定執(zhí)行:
文件類別編制審核批準(zhǔn)
4.2文件的歸屬、分類、編號(hào)
4.2.1 管量處所有的已審批生效的程序文件、工作手冊(cè)、質(zhì)量記錄表格均應(yīng)歸檔、分類,由管理處統(tǒng)一編號(hào)。
4.2.2 管理處所有已審批的外來(lái)文件,根據(jù)類別交管理處客服中心文員和各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔、分類。
編號(hào)方法如下:
(1)JYHT-QP - □□(程序文件)
(2)JYHT-□□- □□(工作手冊(cè))
(3)QR-□□-□□(操作表格)
4.3 管理文件的有效性控制
4.3.1 為確保管理處管理體系的有效性能夠得到控制,對(duì)所有文件及表格采用版次來(lái)控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字如00、01、02表示未經(jīng)修改、第一次修改、第二次修改。
4.4管理體系文件發(fā)放
4.4.1 程序文件的發(fā)放由管理處客服中心文員將程序文件復(fù)印,讓部門責(zé)任人在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽字后發(fā)放。
4.4.2 部門工作手冊(cè)的發(fā)放,由管理處客服中心文員復(fù)印后,讓部門責(zé)任人在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽字后發(fā)放。
4.4.3 操作記錄空白表格作為規(guī)范填寫方式的文件,其發(fā)放由各部門責(zé)任人制定《操作記錄表格一覽表》,進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制。
4.5管量體系文件的保管和借閱
4.5.1 管理體系文件由各部門責(zé)任人負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管,嚴(yán)禁復(fù)印。
4.5.2 如管理處內(nèi)部員工需要暫借閱某種管理體系文件和資料,應(yīng)到相關(guān)部門辦理借閱和歸還手續(xù),并填寫在《管理體系文件借閱登記表》。
4.6管理體系文件的更改
4.6.1 在管理處管理體系運(yùn)作過(guò)程中,各種因素均可導(dǎo)致管理體系文件和資料的更改,其原因、內(nèi)容由申請(qǐng)更改的相關(guān)部門提出,m.dewk.cn并填寫《管理體系文件更改申請(qǐng)表》交管理處,由管理處與原文件編寫部門/人進(jìn)行更改。
4.6.2管理體系文件的更改一般由其原審批部門/人審批,如因某種特殊原因必須指定其他部門/人審批時(shí),該部門/人需獲得審批所需依據(jù)的背景資料,以保證修改之適宜性。文件編寫部門/人應(yīng)將審批后的更改文件交與管理處。
4.6.3 管理處客服中心文員接到已審批《質(zhì)量體系文件更改申請(qǐng)表》和更改文件后,應(yīng)更新文件原版,復(fù)印更改的管理體系文件后,按《文件發(fā)放/回收記錄表》發(fā)給文件相關(guān)部門及換回作廢質(zhì)量體系文件和資料。
4.7 管理體系文件的作廢
4.7.1 對(duì)于已作廢的管量體系文件,由管理處客服中心文員或相關(guān)部門文件管理員統(tǒng)一保管,其上應(yīng)注明“作廢”字樣,并在《管理處保留作廢管理體系文件登記表》上登記。
4.8 外來(lái)文件的管理
本程序所提及外來(lái)文件指適用的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、業(yè)主提供的文件和上級(jí)發(fā)文等。
4.8.1 編號(hào)由收文部門對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行編號(hào),編號(hào)方法為:
1)發(fā)文單位有統(tǒng)一的原編號(hào)時(shí),保持原編號(hào)。
2)單位無(wú)統(tǒng)一編號(hào)時(shí),由收文單位按收文
本文提要：在管理處管理體系運(yùn)作過(guò)程中,各種因素均可導(dǎo)致管理體系文件和資料的更改,其原因、內(nèi)容由申請(qǐng)更改的相關(guān)部門提出,并填寫《管理體系文件更改申請(qǐng)表》交管理處,由管理處與原文件編寫部門/人進(jìn)行更改。
時(shí)間先后編號(hào)。4.8.2 外來(lái)文件的有效性控制
1)外來(lái)文件如適用的國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、業(yè)主提供的文件和上級(jí)發(fā)文等,由文件歸口部門填寫《外來(lái)文件登記表》。對(duì)國(guó)家、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等對(duì)物業(yè)服務(wù)有強(qiáng)制性的外來(lái)文件,并經(jīng)審批后生效。
2)文件歸口部門對(duì)有更新要求的外來(lái)文件應(yīng)每年跟蹤一次最新有效版本,填寫在《外來(lái)文件登記表》中,及時(shí)獲取、更新和發(fā)放最新版本外來(lái)文件,確保公司使用的外來(lái)文件為最新有效版本。
4.8.3 外來(lái)文件的發(fā)放
1)與物業(yè)服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的、有強(qiáng)制性要求的外來(lái)文件,由歸口部門發(fā)放,同時(shí),讓接收人在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽收。
2)理性文件由行政人事部按公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱,不需編制文件控制清單。
5.8.4 外來(lái)文件的保管
外來(lái)文件由歸口部門分類造冊(cè),歸檔保管,借閱文件時(shí)應(yīng)填寫《管理體系文件借閱登記表》
5.0支持性文件
《操作記錄控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《外來(lái)文件登記表》
6.2《管理體系文件借閱登記表》
6.3《管理體系文件更改申請(qǐng)表》
6.4《管理處保留作廢質(zhì)量體系文件登記表》
6.5《文件發(fā)放/回收記錄表
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來(lái)文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責(zé)：
3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來(lái)文件的管理和控制。
3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫、審批。
4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。
a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。
c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2文件的編號(hào)
所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：
a)管理手冊(cè)的編號(hào)方法
SY MM ****
年代號(hào)
管理手冊(cè)代號(hào)(MM-Management Manual：管理手冊(cè))
公司代號(hào)()
b)程序文件的編號(hào)方法
SY PF **
順序號(hào)
程序文件代號(hào)(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號(hào)()
c)作業(yè)文件的編號(hào)方法
SY OF ***
順序號(hào)
作業(yè)文件代號(hào)(OF-Operantion File)
公司代號(hào)()
d)記錄文件的編號(hào)方法
RF ** **
順序號(hào)
程序文件順序號(hào)
記錄代號(hào)(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。
4.3文件的發(fā)布
4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標(biāo)識(shí)
4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁(yè)右上角加蓋作廢章。
4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁(yè)右上角加蓋的保留章。
4.4.5內(nèi)部文件、外來(lái)文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書(shū)面記錄。
4.5文件的使用的實(shí)施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來(lái)文件由辦公室審批方可復(fù)印。
4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過(guò)期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過(guò)期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁(yè)應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫(huà)。
4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。
4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁(yè)內(nèi)容時(shí)，可用換頁(yè)方式。
4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。
4.6.4《文件更改申請(qǐng)單》(QR050
4)應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過(guò)期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。
4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來(lái)文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來(lái)文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來(lái)文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來(lái)資料分別由辦公室、營(yíng)銷部、技術(shù)開(kāi)發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。
5.相關(guān)文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請(qǐng)單》
QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號(hào)登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》
篇3：房地產(chǎn)公司文件控制程序
1.目的
通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制,確保在項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制,包括外來(lái)文件和資料。
3.職責(zé)
3.1 工程部是文件控制的主管部門,主要負(fù)責(zé):
a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況;
b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來(lái)文件和資料的歸口管理工作;
3.3 各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作;
3.4 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1 受控文件的范圍:
4.1.1 用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件;
4.1.2 用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料;
4.1.3 外來(lái)文件和資料,包括:法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書(shū)資料以及信函、傳真等其它外來(lái)文件和資料。
4.2 文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定,由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件,并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn):
a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準(zhǔn);
c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制,根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定,由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
d.外來(lái)文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記,由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。
4.2.2 文件的編寫要求,執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。
4.3 文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法,對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。
4.3.2 對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件,需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別,對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件,具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規(guī)等資料,不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍,由發(fā)放部門做好發(fā)放登記,填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發(fā)放章,登記發(fā)放情況。
4.3.3 各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件,填寫"文件接收登記表"。
4.4 文件的更改
4.4.1 文件需要更改時(shí),由更改部門填寫"文件更改申請(qǐng)/通知單",說(shuō)明更改的理由和內(nèi)容,并由原審批人審批,當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí),應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2 文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過(guò)的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3 各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng),采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態(tài),以字母"G"加順序數(shù)字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁(yè)中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性,可采用換頁(yè)的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過(guò)多次修改或主要內(nèi)容修改后,應(yīng)換版發(fā)行。
4.4.4對(duì)圖樣的修改,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5 文件的保存與回收
4.5.1 對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理,執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料,由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過(guò)保存期的,由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。
4.5.3 受控文件不得隨意復(fù)印,需要時(shí),應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng),批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件換版后,由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收,并進(jìn)行記錄,對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí),應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。
4.6 外來(lái)文件的控制
4.6.1對(duì)外來(lái)文件,由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。
a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)的法律法規(guī),由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記,交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施;
b)工程施工技術(shù)類文件,由工程部負(fù)責(zé)保存和處理,對(duì)建筑施工類的國(guó)家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發(fā)放項(xiàng)目部使用。
c)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等,由策劃營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)處理。
4.6.2 各部門按照分工管理范圍,負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來(lái)文件(如:最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等),并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。
4.7 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理,做好信函的收發(fā)和處理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書(shū)資料管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書(shū)資料管理辦法》。
4.11 工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查,并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作,進(jìn)行檢查指導(dǎo)。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR05-01 文件發(fā)放登記表
5.2 QR05-02 文件接收登記表
5.3 QR05-03 文件借閱登記表
5.4 QR05-04 文件更改申請(qǐng)/通知單
5.5 QR05-05 受控文件清單
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》
6.3 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4 Q/TZH-WI-009《圖書(shū)資料管理辦法》
; 6.5 Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》