本文提要：當操作記錄超過規定保存期限時,由部門責任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關檔案管理制度執行。

1.0程序目的
通過對管理處所有與管理有關的記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制,確保記錄完整、準確、清晰,以證明物業管理服務質量滿足規定要求,管理處的管理體系在有效地運行,并為實現可追溯性及采取糾正和預防措施提供依據。
2.0適用范圍
適用于管理處所有與管理有關記錄的管理和控制。
3.0主要職責和權限
3.1管理處負責監督《操作記錄控制程序》執行和管理處所有操作記錄表格的管理。
3.2各部門負責與本部門工作相關的質量記錄的領用、收集、整理、標識、歸檔、貯存、保存。
4.0工作程序
4.1.1質量記錄表格的名稱、編號及版次由管理處負責編制,確保每種表格均有唯一的名稱和編號。具體編號方法參照《文件控制程序》執行。
4.1.2對規定有"記錄編號" 的操作記錄由操作記錄填寫人按時間日期順序進行編號填寫,確保每份記錄均有唯一的記錄編號。編號方式如下:
□□ - □□-□□-□□
分序號(必要時加,如01、02)
日期(如‘09’表示9日)
月份(如‘08’表示8月)
年份(如‘07’表示20**年)
4.1.3 外購的操作記錄空白表格采用原表格編號或不做表格編號和記錄編號要求。
4.1.4 管理處所有操作記錄空白表格由管理處客服部文員統一管理,并編制《操作記錄表格一覽表》,隨操作記錄空白表格一起發給各部門責任人。各部門必須按規定使用操作記錄表格。
4.2質量記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護
4.2.1 填寫的操作記錄由各部門定期收集并按類別分別裝訂成冊,并基本保證編號的順序,以便檢索。
4.2.2 各部門責任人在接收操作記錄表格時,應注意檢查操作記錄項目填寫是否齊全,確保所收集的操作記錄有效。
4.2.3 各部門責任人應將操作記錄表格保存在適宜的環境中,防止操作記錄被更改、丟失或破壞,必要時應采取防潮、防鼠措施,確保操作記錄的完好。
4.3操作記錄的查閱、m.dewk.cn保存期限及過期的處理
4.3.1 管理處負責編制《操作記錄表格一覽表》,在表中規定操作記錄的保存期限和其它需注意事項,當管理體系文件發生更改變動時,管理處應相應修訂《操作記錄表格一覽表》,具體執行參考《文件控制程序》。
4.3.2 當業主(住戶)或管理處人員需要查閱記錄時,須經管理處主任及經理同意,由部門責任人協助查閱,防止操作記錄被損壞或更改。
4.3.3 當操作記錄超過規定保存期限時,由部門責任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關檔案管理制度執行。
4.4操作記錄空白表格的增加、更改
4.4.1 各部門可根據實際工作的需要,增加或更改現有的操作記錄空白表格,具體由使用部門提出申請,填寫《管理體系文件更改申請表》,按照《文件控制程序》執行。
4.4.2 管理處客服中心文員在收到經過審批的《管理體系文件更改申請表》后,應及時撤回作廢舊有的操作記錄空白表格,同時發放新的空白表格。
4.4.3 對新增或取消操作記錄空白表格的情況,管理處客服中心文員還應更改《操作記錄表格一覽表》,具體按照《文件控制程序》執行。
4.5其他要求
使用操作記錄空白表格的人員應清楚地填寫表格中的各項內容,需要簽名時應嚴格按要求執行,確保操作記錄完整、準確、清晰,如實反映實際情況。
5.0支持性文件
5.1《操作記錄表格一覽表》
6.0質量記錄
6.1《過期操作記錄處理登記表》

篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量記錄控制工作程序(3)

　　房地產公司質量記錄控制程序（三）

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1質量記錄的設置

　　4.1.1工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3質量記錄的填寫要求做到：

　　a.字跡清楚，表達明確；

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1QR19-01質量記錄變更申請單

　　5.2QR19-02質量記錄發放登記臺帳

　　5.3QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》