世茂第一太平物業(yè)文件控制程序

　　1 范圍

　　本程序依據(jù) GB/T19001—2000 idt ISO9001:2000 質(zhì)量標準中 4.2.3 條款和公司質(zhì)量手冊中相關(guān)章節(jié)編制。適用于公司質(zhì)量管理體系要求的所有文件和相關(guān)的外來文件（包括與物業(yè)管理服務(wù)有關(guān)的國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、標準、要求及房產(chǎn)商、業(yè)戶、相關(guān)方提供的有關(guān)文件資料等）的管理。

　　2目的

　　對質(zhì)量管理體系所產(chǎn)生的所有文件的編寫、審批、發(fā)放、保管和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控場合使用的文件均為適用的有效版本。

　　3職責

　　3.1行政人事部負責文件控制的歸口管理，負責公司日常管理性文件的發(fā)放、登記、更改以及與物業(yè)管理業(yè)務(wù)相關(guān)的外來文件，如：法律、法規(guī)、行業(yè)標準和規(guī)范的發(fā)放、登記、備案等管理；品質(zhì)管理部負責質(zhì)量手冊、程序文件的編制、修改、發(fā)放、回收等管理。

　　3.2各部門、分公司（區(qū)域）、管理中心（處）經(jīng)理或指定文件專管人員負責對本部門所使用的質(zhì)量管理體系所要求的文件和資料（如：作業(yè)指導(dǎo)書、操作手冊、物業(yè)建筑設(shè)備設(shè)施、技術(shù)圖紙等的管理。

　　4程序

　　4.1文件和資料的分類

　　文件分為管理性文件、支持性文件、外來文件和公開文件。

　　管理性文件主要指公司編制的質(zhì)量手冊、程序文件。

　　支持性文件包括管理規(guī)程、管理辦法、工作標準、崗位職責以及作業(yè)指導(dǎo)書等。

　　外來文件包括適用于物業(yè)管理的法律、法規(guī)、行業(yè)標準和規(guī)范、建筑設(shè)備設(shè)施圖紙等。

　　公開文件包括通知、通告、用戶手冊、裝修規(guī)定以及收費標準等。

　　質(zhì)量記錄空白表式是一種特殊類型的文件，作為相關(guān)文件的附件也將予以控制。

　　4.2文件的控制

　　4.2.1 文件的編制和審批

　　4.2.1.1 文件的編制、修改和審批

　　文件的編制需填寫《文件編制/修改、審批表》。

　　4.2.1.2 質(zhì)量手冊

　　由品質(zhì)管理部負責組織有關(guān)人員編制，經(jīng)管理者代表審核，報總經(jīng)理批準后發(fā)布。

　　4.2.1.3 程序文件

　　由品質(zhì)管理部負責組織相關(guān)部門人員根據(jù)各項過程或要素的要求進行編寫，經(jīng)管理者代表審核，報總經(jīng)理批準后發(fā)布。

　　4.2.1.4 支持性文件

　　各分公司（區(qū)域）、管理中心（處）編制的支持性文件（包含作業(yè)文件、管理規(guī)程），由管理中心（處）經(jīng)理審核，報品質(zhì)管理部備案；職能部門編制的支持性文件，由部門經(jīng)理審核，報總經(jīng)理審批。

　　4.2.1.5 公開文件

　　公開文件由發(fā)放部門負責人審核，管理中心（處）經(jīng)理批準。必要時，報公司行政人事部備案。

　　4.2.2 文件控制標識

　　4.2.2.1 受控的質(zhì)量手冊、程序文件需加蓋“受控文件”專用印章。

　　4.2.2.2 沒有“受控文件”專用印章的質(zhì)量手冊、程序文件在本公司內(nèi)禁止使用。

　　4.2.3 文件編碼的規(guī)則

　　4.2.3.1 質(zhì)量手冊

　　SS/QM/A-0

　　修改狀態(tài)（從0、1、2……）

　　版本號（從A、B、C……）

　　質(zhì)量手冊

　　企業(yè)代碼

　　如：“SS/QM/A-0”是指上海世茂第一太平物業(yè)服務(wù)有限公司編制的質(zhì)量手冊A 版0 次修改。

　　4.2.3.2 程序文件

　　SS/QP/***/A-0

　　修改狀態(tài)（從0、1、2……）

　　版本號（從A、B、C……）

　　程序文件代碼（如4.2.3、4.2.4、8.2.2……）

　　程序文件

　　企業(yè)代碼

　　如：“SS/QP/4.2.3/A-1”是指上海世茂第一太平物業(yè)服務(wù)有限公司編制的文件控制程序A 版本第一次修改。

　　4.2.3.3 程序文件記錄

　　QR/****-001

　　文件序號（從001、002、003……）

　　程序文件代碼（如：4.2.3、6.2.2……）

　　記錄代碼

　　如：QR/4.2.3-002 是指文件控制程序下的第二張表單記錄。

　　4.2.3.4 支持性文件

　　a）公司職能部門代號為二位，為該部門英文縮寫。

　　部門代號部門代號

　　行政人事部HR品質(zhì)管理部QC

　　財務(wù)部FD工程部 

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標準圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、確認規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負責編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應(yīng)有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業(yè)文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負責人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。

　　4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應(yīng)注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經(jīng)批準發(fā)布后，經(jīng)批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。

　　5.相關(guān)文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：房地產(chǎn)公司文件控制程序

　　1.目的

　　通過對質(zhì)量體系運行有關(guān)文件的控制,確保在項目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的文件控制,包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1 工程部是文件控制的主管部門,主要負責:

　　a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況;

　　b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

　　3.2 總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作;

　　3.3 各部門負責分管范圍內(nèi)的文件管理工作;

　　3.4 項目部負責圖紙及工程項目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 受控文件的范圍:

　　4.1.1 用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運行的文件和資料,包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件;

　　4.1.2 用以指導(dǎo)項目具體運作的文件和資料;

　　4.1.3 外來文件和資料,包括:法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2 文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定,由文件的歸口管理部門負責編制文件,并由規(guī)定的授權(quán)人進行審核和批準:

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經(jīng)理批準;

　　b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準;

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制,根據(jù)各業(yè)務(wù)活動的有關(guān)規(guī)定,由相應(yīng)人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責審核、登記,由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準下發(fā)。

　　4.2.2 文件的編寫要求,執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。

　　4.3 文件的標識與發(fā)放

　　4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法,對文件進行編號。

　　4.3.2 對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件,需加唯一性標識以識別,對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件,具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規(guī)等資料,不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍,由發(fā)放部門做好發(fā)放登記,填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發(fā)放章,登記發(fā)放情況。

　　4.3.3 各部門資料員負責簽收文件,填寫"文件接收登記表"。

　　4.4 文件的更改

　　4.4.1 文件需要更改時,由更改部門填寫"文件更改申請/通知單",說明更改的理由和內(nèi)容,并由原審批人審批,當原審批人因故不能審批時,應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2 文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。

　　4.4.3 各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動,采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態(tài),以字母"G"加順序數(shù)字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性,可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后,應(yīng)換版發(fā)行。

　　4.4.4對圖樣的修改,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.5 文件的保存與回收

　　4.5.1 對歸檔文件和資料的保存和管理,執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料,由部門資料員負責妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過保存期的,由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3 受控文件不得隨意復(fù)印,需要時,應(yīng)向其歸控管理部門申請,批準后,方可進行復(fù)制。

　　4.5.4文件換版后,由原發(fā)放部門負責將作廢版本進行回收,并進行記錄,對作廢的文件和資料需保留以備參考時,應(yīng)加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6 外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件,由接收部門負責進行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī),由總經(jīng)理工作部負責簽收登記,交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實施;

　　b)工程施工技術(shù)類文件,由工程部負責保存和處理,對建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術(shù)規(guī)范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發(fā)放項目部使用。

　　c)項目經(jīng)營運作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等,由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2 各部門按照分工管理范圍,負責主動收集相應(yīng)的外來文件(如:最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等),并對文件的落實情況進行相應(yīng)的跟蹤。

　　4.7 項目部負責工程項目的圖紙使用管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.8 總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9 總經(jīng)理工作部負責公司的信函管理,做好信函的收發(fā)和處理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10 總經(jīng)理工作部負責公司的圖書資料管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11 工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查,并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作,進行檢查指導(dǎo)。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1 QR05-01 文件發(fā)放登記表

　　5.2 QR05-02 文件接收登記表

　　5.3 QR05-03 文件借閱登記表

　　5.4 QR05-04 文件更改申請/通知單

　　5.5 QR05-05 受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2 Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》

　　6.3 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4 Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　; 6.5 Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

　　6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》