1.0 目的
1.1本指導書確保每一個質量體系文件都有唯一的編碼。便于文件的識別、追溯和控制。
2.0 適用范圍
2.1 本指導書適用于本公司質量體系文件的編碼。
3.0 職責
3.1 行政人事部負責對公司質量體系文件統一編碼和登記。
4.0 編碼規定
4.1 質量體系文件在編寫完成后,由行政人事部按照規定的要求進行登記、編碼。
4.2 代號
4.2.1公司內各級部門代號從該部門名稱中取三個漢語拼音字母來表示,如:
*ZB——行政人事部CWB——財務部JYB——經營部
GCB——工程部BAB——保安部YLB——園林清潔部
YCG——怡翠花園管理處DLG——電力大樓管理處N*G——能興大樓管理處
YDG——移動通信管理處FYG——法院管理處RJG——軟件科技園管理處
KTB——怡翠花園康體部(其他依次類推)
4.2.2文件類別代號取兩個漢語拼音字母表示:
ZL——質量手冊C*——程序文件ZY——作業指導書JL——質量記錄
4.2.3順序號用四位數表示,從左到右前二位表示文件所屬內容,后二位代表順序。程序文件前二位的編號是—00,作業指導書前二位的編號如下:
a)按職能部門、管理處區分
10—行政人事部管理20—工程部管理30—保安部管理
40—經營部管理50—財務部管理60—園林清潔部管理
70—其他部管理90—社區中心康體部管理(其他依次類推)
b)按管理處內部專業管理區分
80—接管驗收管理81—公共場地管理82—設備設施管理
83—清潔
篇2：物業公司質量體系文件編碼標準作業規程
物業公司質量體系文件編碼標準作業規程
1.0目的
確保公司所有的質量體系文件得到統一的編碼，規范文件和資料管理
2.0適用范圍
適用于公司質量體系文件和資料，包括資料手冊、程序文件、質量計劃、作業指導書、質量記錄以及被納入公司質量體系的相關外來文件的編碼。
3.0職責
品質部負責質量體系文件和資料編碼的歸口管理。
4.0程序要點
4.1文件和資料的編碼除有行業特殊規定外，均按以下條款規定進行。
4.2文件分類與編碼規則。
4.2.1質量手冊（采用“QM”作代碼）。
編碼格式：QM/CD—※※
文件發布年號
公司名稱
質量手冊代碼
4.2.2程序文件（采用“COP”作代碼）。
編碼格式：COP/CD—※※
文件發布年號
公司名稱
質量手冊代碼
4.2.3質量記錄（采用“QR”縮寫）。
編碼格式：CD/QR—※※—※※
版次
文件發布年號
公司名稱
記錄代碼
4.2.4標準作業規程及作業指導書（采用“WI”作代碼）。
編碼格式：WI/CD—※※—※※
規程序號
部門代碼
公司名稱
標準作業規程代碼
4.2.5其他文件資料編碼。
（1）審核報告（采用“IQR”縮寫）：
編碼格式：×××/IQR—※※—※※
評審年度
評審報告序號
評審報告縮寫
公司名稱
（2）管理評審報告（采用“MQR”縮寫）：
編碼格式：×××/MQR—※※—※※
評審年度
評審報告序號
評審報告縮寫
公司名稱
4.3代碼。
4.3.1公司代碼拼音縮寫CD表示。
4.3.2文件和資料名稱代碼：
質量手冊—QM程序文件—COP標準作業規程—WI
質量記錄—QR外來文件—ED審核報告—IQR
4.3.3要素號與GB/T19001—2000idtISO9001：2000第4章“質量體系要求”中的條目編號一致。
4.3.4部門代碼：
品質/拓展部—P·Z經營部—J·Y人事行政部—R·Z
財務部—C·W客服部—K·H秩序維護部—Z·H
工程部—G·C景觀環境部—J·J
4.3.5受控文件：
總經理—01副總經理—02財務部—03行政部—04品質/拓展部—05
經營部—06項目部—07
注：如果一個部門發放的文件超過2份及以上時，應在上述編號后加分編號，例如工程部發放3份文件，則受控編號分別為09—1、09—2、09—3以此類推。
4.4文件條款的編號。
4.4.1文件條款用阿拉伯數字和小寫英文字母來表達。
4.4.2文件條款以四個層次為限，分別是條、款、頂、點。
4.5文件標識的識別：
A/0
4.6文件更改狀態的識別：
A/0
更改狀態識別數字“O”為此頁文件首版，以此類推。
5.0記錄
5.1《受控文件清單》
6.0相關支持文件