前廳制度與程序
FRONT OFFICE POLICY & PROCEDURES
程序
PROCEDURE 接收客人委托向外發出傳真的工作程序 編號
REF.NO.
執行職位
POSITION RESPONSIBLE 商務中心文員 涉及部門
DEPT.
CONCERNED
接收客人委托向外發出傳真的工作程序
Fa* Sending Procedure
1、稿件的放置
a) 將稿件正面朝下放置在稿臺上，調整紙導板到稿件的寬度。
b) 一次只允許30張信紙尺寸的稿件，稿件的發送是從最底一張開始向上按順序發送出去。
c) 一次能放置10張B4或A3的稿件。
2、添加稿件
當稿件從操作臺輸出，大約剩下2CM時，插入下一面稿件與前面的那一頁稍微重疊。
3、稿件阻塞
如果稿件阻塞或中途停下，按“STOP”鍵，打開操作面板將稿件拉出。
4、發送步驟
在發送過程中的任何一步發生錯誤時，按“STOP”鍵，并再重新開始。
a)放置稿件
b)撥號
c)按“START”鍵
5、存儲器的接收
d)在稿件接收期間，記錄紙用完了，而傳真機設備在自動接收方式，稿件內容將存儲在存儲器里。
e)打印出存儲器的稿件步驟。
i.存儲器接收顯示(CHECK PAPER)。
ii.自動存儲(RECEIVED IN MEMORY)。
iii.重新裝記錄紙。
iv.存儲完畢之后，按“START”鍵。
“PAPER CUT”，“MEMORY COPY”切完記錄紙后打印出結帳稿件。
注：1、用存儲器最多能儲7張標準信紙尺寸稿件。
2、只有裝上正確尺寸的記錄紙，才能打印出稿件。
3、如果存儲器在接收期間，發生電源故障，存儲器里的內容就會被刪除。
6、自動撥號
用自動發送時，如果被叫方不回答或線路忙，會每隔兩分鐘自動拔號兩次。
7、人工重撥
再呼叫前面所撥的號碼，可只按“#”鍵。
8、復印
按“START”鍵，“COPY”
(1) 先將客人要發傳真情況登記在登記本上。
(2)按照客人登記的傳真號碼為客人撥發。
(3) 傳真發出后，將撥發正本交回客人，并請客人簽收。按酒店規定向客人收取費用。
政策制定人-- 審批人-- 執行日期--
篇2：酒店客人接收傳真郵件服務程序
酒店客人接收傳真、郵件服務程序
Objectives目標
xto ensure that the incoming fa*es / Emails for the hotel guest are delivered within 30 minutes.
確保為客人接收的傳真/郵件在30分鐘內被分發。
xto ensure that the incoming fa*es / Emails are billed to the guest appropriately.
確保對客人收取合理的接收傳真/郵件的費用。
Policy Statement政策闡述
*It is the policy of the hotel to provide efficient fa* / Email services to the guests.
這是酒店關于為客人提供高效的傳真/郵件服務的政策。
Procedures程序
1.The GRO on evening shift and the Guest Service Manager on night shift will check all fa* machines in the hotel during their rounds (e.g. Business Centre, Reservations, Sales & Marketing, F&B Office, E*ecutive Office), to ensure that guest fa*es are not kept waiting till the next morning when the offices open.
夜班賓客關系主任和夜班經理將在其巡查期間檢查酒店內的傳真機（如商務中心、預定部、銷售部、餐飲部辦公室、行政辦公室等），以確保辦公室開門時客人的傳真不會被耽誤到第二天。
2. The GRO / Guest Service Manager records down the incoming fa* / Email and charges the guest accordingly.
賓客關系主任/大堂經理記錄接收到傳真/郵件的相應費用。
3. He ensures that the door is properly locked and hands the Fa* / Email over to the Bellman for delivery to the room.
確保房門上鎖并將傳真/郵件交給行李員送到客人房間。