第一章總則
第一條為了加強(qiáng)后勤處檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在后勤處各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《廣東EE大學(xué)檔案管理辦法》，結(jié)合我處實(shí)際，制訂本辦法。
第二條后勤處在黨政管理、工程項目管理、招投標(biāo)管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實(shí)物檔案等不同載體的文件材料，均屬后勤處檔案。
第三條后勤處檔案是全處職工各項工作的真實(shí)記錄，是重要的信息資源，是歷史的憑證。
第四條 后勤處檔案工作是辦好后勤各項工作的重要基礎(chǔ)之一，也是衡量后勤處工作質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。后勤處各部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的管理，切實(shí)把它納入部門管理工作職責(zé)之中。各部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。
第二章管理體制及職責(zé)
第五條本處檔案工作遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存的原則。后勤處在計劃科設(shè)檔案室，集中存放各類檔案資料，后勤處檔案室受學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)和本處主管領(lǐng)導(dǎo)分管，計劃科專(兼)職檔案工作人員負(fù)責(zé)處理日常工作。
第六條分管處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：指導(dǎo)全處檔案工作;協(xié)調(diào)各部門落實(shí)檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結(jié)、驗收其它工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作);負(fù)責(zé)對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核;負(fù)責(zé)檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領(lǐng)導(dǎo)工作;研究決定檔案工作的重大事宜。
第七條后勤處檔案室的基本任務(wù)：
(一)貫徹執(zhí)行國家和學(xué)校關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況;
(二)對后勤處檔案和有關(guān)資料進(jìn)行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計等工作。
(三)執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密工作。
(四)做好檔案利用工作，主動為后勤處各項工作服務(wù)，為職工服務(wù)。
(五)做好檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮檔案的信息源作用。
(六)做好防火、防盜、防蟲等工作，確保檔案安全。
(七)圍繞后勤處中心工作，完成后勤處交辦的任務(wù)。
第八條后勤處確定一名處領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管后勤處的檔案工作，計劃科設(shè)專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)后勤處檔案的收集、整理，并根據(jù)學(xué)校要求向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門負(fù)責(zé)人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門及自身檔案工作的職責(zé)。
第三章檔案的形成和歸檔
第九條對全處檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，特殊載體檔案可實(shí)行分室管理。后勤處各項工作應(yīng)與檔案工作實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
第十條后勤處專(兼)職檔案員應(yīng)按《廣東EE大學(xué)檔案綜合管理工作規(guī)范》的要求，對形成的文件材料認(rèn)真積累、整理，按時移交學(xué)校綜合檔案室。
第十一條對于個人在從事黨政管理職務(wù)活動中形成的各種載體的文件材料，必須按規(guī)定歸檔，任何個人和部門不得據(jù)為已有。
第十二條提倡個人向后勤處捐贈在非職務(wù)活動中形成的檔案材料，后勤處檔案室應(yīng)做好此類檔案的接收和管理。
第十三條歸檔范圍：
依據(jù)《廣東EE大學(xué)后勤處目標(biāo)管理責(zé)任書》和我處檔案工作實(shí)際情況，我處歸檔范圍分為八個方面：
(一)基本建設(shè)、維修工程方面：
主要有工程(或維修)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工等各階段產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;
如：可行性研究、規(guī)劃方案、立項申請、批復(fù)、設(shè)計、施工圖紙、
招投標(biāo)資料、水、電擴(kuò)容的方案、施工現(xiàn)場記錄、設(shè)計與施工修改變更的請示和批復(fù)及施工變更通知書、施工合同、施工組織設(shè)計、進(jìn)度計劃、施工措施、設(shè)備、材料人員進(jìn)場安排、預(yù)(結(jié))算報告、施工監(jiān)理的合同、監(jiān)理日記、監(jiān)理報告等有關(guān)資料;
(二)各部門房產(chǎn)方面：
各部門房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關(guān)學(xué)校的固定資產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù);
(三)大型設(shè)備方面：
大型設(shè)備如：水泵房、高壓電房中的設(shè)備、各類汽車等。后勤設(shè)備的開箱記錄、使用說明書、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運(yùn)行記錄、值班記錄等等;
(四)地下隱蔽工程方面：
校園內(nèi)水網(wǎng)、電網(wǎng)、煤氣管網(wǎng)及電視、電信、寬帶網(wǎng)絡(luò)等隱蔽工
程的設(shè)計、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。
尤其重要的有：給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網(wǎng)等的設(shè)計、管網(wǎng)布置圖、施工合同、施工進(jìn)度、預(yù)付款情況及工程結(jié)算書、竣工圖紙、竣工報告等資料。地下管網(wǎng)工程的維修、檢測記錄、工程材料取樣試驗、水質(zhì)化驗及檢驗報告等;
(五)醫(yī)療、病例方面：
主要有學(xué)生及教職工相關(guān)的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、藥房(醫(yī)生)處方、醫(yī)護(hù)值班記錄、重大疾病的預(yù)防措施、緊急情況處理預(yù)案及突發(fā)事件的處理結(jié)果、報告等;
(六)黨建與思政工作方面：
主要內(nèi)容包括黨的建設(shè)、思想宣傳工作、廉政建設(shè)等工作中有保存價值的不同載體的文件材料。
(七)財務(wù)管理方面：
主要內(nèi)容包括財務(wù)管理工作中具有保存價值的會計賬薄、報表、票據(jù)等不同載體的原始文件材料。
(八)綜合管理方面：
主要內(nèi)容包括日常管理、校園美化、綠化、物業(yè)管理、保障安全穩(wěn)定工作中有保存價值的文件材料。
后勤處檔案室對應(yīng)歸檔的文件材料要進(jìn)行認(rèn)真審查，凡歸檔材料不完整、不齊全、不規(guī)范的將不予接收。并及時告知文件材料形成部門負(fù)責(zé)人按有關(guān)要求報送需存檔的文件材料。
第十四條歸檔要求：
(一)立卷人按照文件材料自然形成的規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，符合便于利用的要求，進(jìn)行整理組卷，編寫頁號、件號，填寫卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄，注明保管期限和密級，應(yīng)歸校檔案室的報主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由后勤處統(tǒng)一移交學(xué)校綜合檔案室。
(二)歸檔的文件材料同一類的應(yīng)格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規(guī)范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書寫，禁用復(fù)寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。
第十五條歸檔時間：
(一)黨政類，能按年度歸檔的文件材料，在次年四月底前歸檔;
(二)設(shè)備類、財務(wù)類的檔案，每學(xué)期結(jié)束前整理檢查完畢，開學(xué)的第一個月內(nèi)歸檔。
(三)工程項目等科技檔案歸檔，應(yīng)于項目竣工后一個月內(nèi)及時歸檔。
第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時，實(shí)行電子版和紙質(zhì)版雙套制管理，做到邏輯歸檔和物理歸檔時有相關(guān)信息的移交登記。反映后勤處重大活動、重要事件的聲像檔案，由后勤處檔案室和形成部門各存一套。
第四章檔案管理
第十七條后勤處檔案室接收檔案時，要按照規(guī)定的分類編號方法進(jìn)行統(tǒng)一分類、編目、排架等。按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、學(xué)校有關(guān)保密規(guī)章，對所存檔案實(shí)行密級保管。
第十八條檔案保管期限分為永久、長期、短期(財會檔案)，對保管期限已滿的檔案依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。
第十九條單位撤消、合并和人員調(diào)動時，必須辦理檔案移交手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案材料。
第二十條后勤處檔案室定期對保存期滿的檔案進(jìn)行鑒定。和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。
第二十一條嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度和做好檔案統(tǒng)計工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光工作和統(tǒng)計工作，確保檔案的安全和利用。
第五章檔案的開放利用
第二十二條后勤處檔案材料開放時間與上班時間一致。檔案管理人員應(yīng)主動做好提供利用和服務(wù)工作。我校教職工在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱檔案，并可摘錄和復(fù)制;因工作需要和有正當(dāng)?shù)睦碛桑匆?guī)定辦理有關(guān)手續(xù)，經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可調(diào)閱屬控制范圍的檔案。
第二十三條外單位人員需借閱檔案，需經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十四條檔案材料原則不可外借出室，特殊情況要經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對借出檔案，檔案管理人員要做借閱登記，定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報告，并及時報告處領(lǐng)導(dǎo)，確需借出檔案，須經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出檔案要妥善保管按時歸還，屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境，要按規(guī)定辦理手續(xù)。
第二十五條本辦法自公布之日起執(zhí)行，由后勤計劃科負(fù)責(zé)解釋。
篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法
集團(tuán)公司檔案管理辦法范本
第一章 總 則
第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。
第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。
(三)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機(jī)盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：
(一)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章 立卷歸檔要求
第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準(zhǔn)項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機(jī)盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章 檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章 罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。
第八章 附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。
第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。
篇3：公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。
2 適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。
3 術(shù)語和定義
文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀(jì)錄、計劃和總結(jié)等。
4 管理職責(zé)
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。
5.1.1.5上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽(yù)稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨(dú)保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復(fù)或復(fù)制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查
5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。
5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。
5.5.2復(fù)制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。