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物業經理人

裝修項目資料管理措施

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  裝修項目資料管理措施

  1.加強現場的資料管理工作,做到工程做到什么階段,資料同步跟到什么階段。

  2.對各種資料要有專人妥善保管好。

  3.對工程的隱蔽工程記錄、各種試驗記錄、測試記錄、設計變更記錄(包括材料代用、更改記錄)、工程竣工驗收記錄,要及時請建設方驗收和簽證認可。

  4.認真做好分項工程質量檢驗評定表,要求填寫真實、正確。

  5.要求在工程竣工驗收前一星期將各項資料準備齊全,工程竣工驗收后將竣工圖完成,以便工程竣工驗收和決算工作。

篇2:小區樓宇檔案資料管理措施

  小區樓宇檔案資料管理措施

  樓宇檔案資料管理的要點:

  1、完善建檔流程,嚴格檔案管理制度;

  2、明確建檔內容,實行系統收集、集中管理;

  3、對使用率高的檔案實行檔案室、管理處雙檔管理制;

  4、推行現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等"六化"管理。

  樓宇檔案是住宅區財產的重要組成部分,管理好住宅區檔案是物業管理工作的重要內容。為此,我公司將特別設立檔案室,配備專業管理人員,建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建以及住戶裝修等方面發揮重要作用。對進德小區的檔案資料管理,將沿用我公司的經驗做法如下:

  一、樓宇檔案的建立

  1、檔案的建立執行以下流程:

  收集-整理-分類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

  2、明確檔案內容,實行系統收集、集中管理

  (1)設施、設備檔案:建筑工程資料、圖紙,公用設施資料、圖紙,竣工驗收資料,房屋墻體竣工圖,室外管網資料、圖紙,安裝、維修、運行、改造、擴建等項目資料、圖紙。

 ?。?)住戶檔案:業主登記表,購(租)房合同,入伙通知書,證件,業主公約,裝修責任書、圖紙,維修檔案等資料。

  (3)管理檔案:文秘檔案、從事檔案、財務檔案和榮譽檔案、管理活動記錄及檔案,樓宇巡視、門衛情況、投訴與回訪等資料。

  3、建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

  二、樓宇檔案管理

  1、檔案室、管理處管理制:為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久性保存,而又方便經常使用,對使用頻率較高的檔案實行檔案室管理,對重要原始檔案進行嚴格管理,管理處則保存復印件的存檔管理制度。

  2、檔案室檔案

 ?。?)按照檔案對溫度、濕度和照明的要求,建立標準化的檔案資料室,配備檔案專業人員,實行電腦化系統管理;

 ?。?)采用多種形式的信息貯存方式,如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等,并采用適當的保存方式;

  (3)貫徹國家保密法,確保檔案在使用過程中的安全,不丟失、不泄密;

 ?。?)實行檔案管理手段的現代化,運用計算機檢索手段,開發多媒體信息查詢系統;

 ?。?)堅持檔案資料收集的系統化;

 ?。?)做到檔案組卷分類科學化,檔案組卷按內容分類,逐一編號、登記造冊、編輯目錄,按工作部門分柜保存;

 ?。?)實行檔案管理工作檢查經?;考緦n案文件的形成、積累、整理和歸類要進行一次全面的檢查。

篇3:物業園區資料管理措施

  物業園區資料管理措施

  (1)工程資料

  1)要求標準

  ①分門別類地接收整套(房屋、設施、設備、綠化等)接管驗收資料,填寫相關表格。

 ?、诿磕昴甑讓φ踪Y料進行一次核對。

  ③資料由管理員負責,專人管理。

 ?、芙栌谩w還資料必須登記。

  2)管理內容

  所有工程技術、維修、改造資料,各種竣工圖、各類設施設備使用、說明等資料、施工管線圖及交接驗收記錄等。

  (2)業主資料

  1)要求標準

  ①每年年底核對一次,及時更新業主信息。

 ?、谫Y料由專人管理。

 ?、劢I主檔案目錄。

  ④借用、歸還資料必須登記。

  2)管理內容

 ?、佟稑I主基本情況登記表》。

  ②《房屋交付驗收清單》。

  ③《交付物品清單》。

 ?、堋额I房手續書》。

 ?、荨堆b修前驗收表》。

  ⑥《裝修管理協議》。

  ⑦《裝修檢查表》。

 ?、唷稑I主意見征詢表》。

 ?、崤c該業主相關的資料。

  (3)財務資料

  1)要求標準

 ?、俦C苄?。檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

  ②除公司領導、公司財務負責人外,任何未經物業服務中心經理同意,他人不得查閱管理中心帳務。

  ③管理中心帳本隔年上交公司存檔。

  2)管理內容

  財務相關資料。

 ?。?)文件資料

  1)要求標準

 ?、偈盏?、發出文件后進行留底存檔。

  ②組織員工學習(經理負責)、傳閱。

 ?、凼芸匚募ν獗C堋?/P>

  2)管理內容

 ?、偻鈦砦募?。

 ?、谑芸匚募?。

 ?、酃景l文。

 ?、芄芾碇行牡纳暾?、報告。

 ?、莨芾碇行闹聵I主函。

 ?、薰芾碇行闹麻_發公司函。

  ⑦管理中心致其他部門函。

 ?。?)其它要求

 ?、俑黝悪n案必須注意保密,各種檔案未經許可不準外傳、外借和隨意翻動。

 ?、谖募n案收集后,應編制檔案目錄按目錄分類裝訂存放。

 ?、勖刻鞈謇韥硗募?、各種檔案,以免資料堆積。

 ?、苎b訂文件、檔案要按序排列,每年2月份前將前年檔案裝訂、歸檔。

 ?、輾w檔要注意整潔、資料分類能隨手而得,避免盲目的查找。

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