文 件 名:質(zhì)量記錄的編寫
●質(zhì)量記錄的概念
(1)質(zhì)量記錄是記載本組織的產(chǎn)品或服務過程質(zhì)量形態(tài)、質(zhì)量管理體系運行狀態(tài)和結(jié)果的文件。
就服務質(zhì)量形成狀態(tài)來說，不僅記載其質(zhì)量從始到終的形成過程狀態(tài)，也應記載其質(zhì)量形成的最終狀態(tài)和結(jié)果。
基于以上的質(zhì)量記錄的內(nèi)涵，各組織在確立質(zhì)量記錄的對象時，可以根據(jù)實際需要和合同要求而定。質(zhì)量記錄不只是記載產(chǎn)品質(zhì)量最終狀態(tài)或結(jié)果，質(zhì)量記錄應記載整個產(chǎn)品質(zhì)量功能產(chǎn)生、形成、驗證、保持和實現(xiàn)全過程和體系運行過程及其結(jié)果。
(2)質(zhì)量記錄是反映一個組織的產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求程度或質(zhì)量管理體系運行有效與否 的客觀證據(jù)的文件。
質(zhì)量記錄應該能夠直接、間接地證明服務工作能否滿足技術(shù)要求、合同要求和法規(guī)要求，能夠證明本組織的質(zhì)量管理體系是否按規(guī)定條件運行，是否達到預期的有效性。在合同環(huán)境下應能證實組織按合同規(guī)定履行了相應要求，并已獲得了滿意的結(jié)果。
(3)質(zhì)量記錄是進行可追溯性，采取糾正和預防措施，進行質(zhì)量改進的重要依據(jù)。
服務質(zhì)量管理活動的追溯主要是依據(jù)質(zhì)量記錄。采取糾正措施以及進行質(zhì)量改進活動也都需要依靠質(zhì)量記錄所提供的信息來分析評價和驗證。
(4)質(zhì)量記錄表格應受控,填好的記錄應管理。
對質(zhì)量記錄表格應像文件一樣進行控制，對填寫好的質(zhì)量記錄，應制訂質(zhì)量記錄的標識、編目、歸檔、存貯、保管和處理程序，并貫徹執(zhí)行。特別要明確規(guī)定每種記錄的保存期。
●質(zhì)量記錄編制原則
(1)必要性
從整體上考慮質(zhì)量記錄必須能夠充分地證實質(zhì)量活動及服務質(zhì)量形成的全過程，必須有充分 的數(shù)據(jù)、證據(jù)證明體系運行的有效性。但并不是說質(zhì)量記錄越多越好，在編制時必須對各項 記錄進行重要性、必要性、使用價值等方面逐一評審和取舍，只挑選必要的原始事實和數(shù)據(jù) 作為質(zhì)量記錄。
(2)規(guī)范化
編寫質(zhì)量記錄要盡量采用統(tǒng)一的格式和內(nèi)容使之規(guī)范化，以便于對其進行管理，也便于運用 計算機進行處理。
(3)經(jīng)濟實用性
要獲得信息需要支付費用，因此一定要注意信息成本，要經(jīng)濟實用不要搞花架子，對于在現(xiàn) 有條件下無法保證其準確性的或?qū)δ壳肮ぷ鳑]有多少意義的信息應考慮不作為質(zhì)量記錄。 記錄質(zhì)量信息一定要考慮本部門、本組織的具體情況，按輕重緩急作出取舍。
●質(zhì)量記錄的基本內(nèi)容
(1)管理評審記錄。
(2)員工教育、培訓、技能和經(jīng)驗的適當記錄。
(3)與服務有關(guān)要求的評審結(jié)果及評審所引發(fā)的措施的記錄。
(4)確定與服務要求有關(guān)的設計和開發(fā)輸入的記錄。
(5)設計評審結(jié)果及任何必要措施的記錄。
(6)設計驗證結(jié)果及任何必要措施的記錄。
(7)設計確認結(jié)果及任何必要措施的記錄。
(8)設計和開發(fā)更改的記錄。
(9)設計和開發(fā)更改的評審結(jié)果及任何必要措施的記錄。
(10)供方評價結(jié)果及評價所引發(fā)的任何必要措施的記錄。
(11)產(chǎn)品惟一性標識記錄。
(12)顧客財產(chǎn)發(fā)生丟失、損壞或發(fā)現(xiàn)不適用情況的記錄。
(13)監(jiān)測裝置自行校準或驗證依據(jù)的記錄。
(14)監(jiān)測裝置失效時，對以往測量結(jié)果的有效性進行評價的記錄。
(15)內(nèi)部審核記錄。
(16)產(chǎn)品檢測符合接收準則及產(chǎn)品放行人員的記錄。
(17)不合格的性質(zhì)及隨后采取任何措施的記錄。
(18)采取糾正措施的記錄。
(19)采取預防措施的記錄。
●質(zhì)量記錄編制的要求
(1)記錄名稱
質(zhì)量記錄的名稱應簡潔明了，準確地體現(xiàn)所要記錄的對象或記錄的內(nèi)容。
例如：合同評審報告
進貨檢驗記錄
(2)記錄編號
質(zhì)量記錄應進行統(tǒng)一編號以便進行控制，常用的編號包括記錄代號、記錄分類號、版本號 、 順序號等。組織可根據(jù)自己的具體情況設計質(zhì)量記錄編碼系統(tǒng)。總之，記錄表格是受控 文件，要很好地管理。
(3)記錄內(nèi)容
按記錄對象要求，確定記錄表格和記錄內(nèi)容，并要求在實際操作中認真填寫。
(4)記錄人員
在記錄表上設計好記錄人員簽寫欄，包括操作人員、檢驗人員、技術(shù)人員、管理人員或有關(guān) 審核人員等。
(5)記錄時間
一般情況下，年、月、日的填寫設計在記錄表的首部或尾部。時、分、秒的填寫設計在記錄 欄目中，根據(jù)活動程序的時間進行準確的填寫。
以上主要講述了記錄表中通常包含的內(nèi)容，每個組織可以根據(jù)自己不同的需要和實際情況，靈活進行編制。總的原則是能夠準確、充分地記錄證實質(zhì)量活動的過程和結(jié)果。
篇2：某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定
某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范對記錄進行設計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法，以證明各項服務活動符合規(guī)定的要求，并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據(jù)。
2.0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。
3.0職責
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責
3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門，負責制定本制度。
3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負責監(jiān)督、指導各部門有關(guān)記錄的設計、填寫和管理;
3.1.4負責歸口管理項目記錄的設計、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責
3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設計、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負責按要求填寫各種記錄。
3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設計、編號、編目管理
4.1.1設計：
(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負責人審核，品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領導審批，經(jīng)公司批準后使用。
(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn)，在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時，必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。
(3)當已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格，經(jīng)品質(zhì)部審核，公司領導批準后方可使用。
4.1.2修改：已發(fā)布的表格不能適應工作需要，使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號：記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。
4.1.3編目
(1)品質(zhì)部負責對記錄進行編目，制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。
(2)各部門負責編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理，各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領用申請表》經(jīng)部門負責人審批后報品質(zhì)部。
(2)每月20日前，各單位遞交《質(zhì)量記錄領用申請表》，品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位，申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況，根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領導審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。
(2)各部門應按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質(zhì)部，歸檔記錄由各部門保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經(jīng)品質(zhì)部負責人批準后，品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。
(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應經(jīng)使用部門負責人批準后方可借閱，一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等)，經(jīng)記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查，及時追回借出文件，防止文件丟失情況發(fā)生。
(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的，要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件，以便及時收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
(1)記錄應填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。
(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應追究當事人責任。
4.3.2使用保管
(1)工作現(xiàn)場的記錄應用按月進行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場，如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄領用申請表》WY/QR-WY-017
6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-018
6.3《質(zhì)量記錄一覽表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019
6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》WY/QR-WY-020
6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》WY/QR-WY-021
6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》WY/QR-WY-022
篇3：M物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序
M物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序
1目的
對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。
2范圍
適用于為證明服務符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。
3職責
3.1質(zhì)管部負責監(jiān)督、管理各部門的質(zhì)量記錄。
3.2各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質(zhì)量記錄。
3.3管理部檔案室負責保管超過一年的質(zhì)量記錄。
3.4各部門負責人負責批準本部門編制的質(zhì)量記錄格式。
4程序
4.1各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的質(zhì)量記錄。
4.2質(zhì)量記錄的標識編號
質(zhì)量記錄的標識編號按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.3質(zhì)量記錄填寫
4.3.1質(zhì)量記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項用單杠劃去;各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。
4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。
4.4質(zhì)量記錄的保存、保護
4.4.1各部門的資料員必須把所有質(zhì)量記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風，干燥的地方，所有的質(zhì)量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交檔案室保存。
4.4.2質(zhì)管部編制《質(zhì)量記錄清單》，將公司所有與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號(版本)、保存期等內(nèi)容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的《質(zhì)量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質(zhì)量記錄原始樣本。
4.4.3質(zhì)管部每3個月要檢查一次各部門質(zhì)量記錄的使用、管理情況。
4.5質(zhì)量記錄發(fā)放、借閱和復制
a)各部門填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，向質(zhì)管部領用所需記錄空白表;
b)各部門保管的質(zhì)量記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。
4.6質(zhì)量記錄的銷毀處理
質(zhì)量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由檔案室主管人員填寫《文件銷毀記錄》，交質(zhì)管部審核，報管理者代表批準，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。
4.7記錄格式
4.7.1各部門的質(zhì)量記錄格式，由各部門經(jīng)理負責組織編制，部門經(jīng)理審批，交質(zhì)管部備案。
4.7.2各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設計更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。
5相關(guān)文件
《文件控制程序》。
6質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄清單》。
6.2《文件發(fā)放、回收記錄》。
6.3《文件借閱、復制記錄》。
6.4《文件銷毀申請》。