工程項目物資采購程序

　　1、物資采購的策劃

　　1.1根據物資的來源不同，對本項目使用的物資進行如下劃分：

　　業主提供的物資

　　項目采購的物資

　　分包商采購的物資

　　1.2項目質量策劃時，項目經理應組織物資采購部、合約估算部、技術準備部、機電工程部、土建工程部裝修工程部等有關部門，制定采購方案，確定采購分工及采購形式。

　　2、供應商的預先評價

　　物資采購部負責組織對所有向本項目提供直接用于工程上的物資的供應商進行評價，以保證選用的供應商具有滿足分包合同要求的能力。

　　2.1供應商資格預審

　　物資采購部負責對供應商的資格預審，編制并發放供應商資格預審表。對生產廠家進行資格預審時，供應商資格預審表中所有要求均由生產廠家完成；對經銷商進行資格預審時，經銷商除按照資格預審表提供自身有關資料外，還應提供物資生產廠家的相關資料。物資采購部應查對供應商填寫的供應商資格預審表及提供的相關資料。

　　2.2供應商考察

　　對重要物資的供應商除資格預審外，在采購前還應對其進行考察。考察的內容為資格預審中不包括的項目，如生產狀況、人員狀況、原料來源、機械設備產品應用情況，對供應商的質量保證能力審核，對供應商支付能力和提供保險、保函能力的調查等?？疾煊晌镔Y采購部牽頭，必要時可邀請有關部門的人員參加。

　　2.3供應商的資格預審／考察結果，是判定供應商是否可以入選的重要依據。

　　3、業主提供的物資

　　業主提供的物資指由業主采購，提供給項目并用在工程上的物資，其管理執行本手冊第7條款的規定。

　　4、項目采購的物資

　　4.1采購計劃

　　每月5日由物資使用單位向物資采購部提出下月需用物資的申請計劃，物資采購部根據申請計劃制定采購計劃并安排采購。對于采購周期較長的物資，申請計劃應盡早提交以給采購提供充足的時間。

　　4.2供應商選擇

　　4.2.1本項目的物資采購采用招標和非招標兩種方式。

　　4.2.2招標形式的供應商選擇，應經過以下幾個環節：制定招標計劃，編制招標文件并向侯選供應商進行發放，對供應商進行預先評價，評標及定標。

　　4.2.3非招標形式的供應商選擇，應經過以下幾個環節：邀請供應商報價，對供應商進行預先評價，比價及確定供應商。

　　4.2.4對供應商的選擇，原則上至少邀請3家供應商參加投標或報價，特殊情況下可采取獨家議標(但事先應獲取項目經理的批準)。

　　4.2.5供應商選擇的全部記錄資料由合約估算部負責保存。

　　4.3樣品／樣本報批與詢價

　　4.3.1凡需送樣審批的材料，使用單位應在物資申請計劃中注明提交樣品／樣本時間。

　　4.3.2物資采購部對供應商供應商提出提供樣品／樣本和報價的要求。

　　4.3.3物資采購部負責辦理對業主和設計的報批手續，保存有關審批記錄。使用單位應配合物資采購部辦理有關報批事宜。

　　4.4采購合同

　　4.4.1物資采購部在與供應商商談采購合同（訂單）時，應根據物資申請計劃在采購合同（訂單）中注明采購物資的名稱、規格型號、單位和數量、進場日期、質量標準等項內容，規定驗收方式以及發生質量問題時雙方所承擔的責任、仲裁方式等。

　　4.4.2采購合同的內容應以與業主簽訂的合同的相關條款為基礎，相應內容中不應有所抵觸或遺漏。在采購合同中要體現質量體系的要求，明確應達到的質量目標及開展質量保證工作的要求。

　　4.4.3物資采購部應將合同（訂單）文本交有關部門會審后，再報項目經理或其委托授權人批準。

　　4.4.4物資采購部按照批準的合同文本與供應商簽署正式合同文本。

　　4.5供貨安排

　　物資采購部應按照物資申請計劃的要求，按時組織物資的進場。

　　5、分包商采購的物資

　　對分包商采購物資執行樣品／樣本報批制度，由負責管理該分包商的工程部和物資采購部共同對分包商提供的樣品／樣本進行審批。

　　6、物資的驗證

　　6.1項目在供應商處對采購物資的驗證

　　6.1.1當需要在供應商處對所采購物資的質量進行驗證時，物資采購部應在采購合同（訂單）中明確規定驗證的安排和物資的放行方法。

　　6.1.2技術、經營、質量等方面人員到供應商處對所采購物資的驗證，并做好驗證記錄。

　　6.2業主對供應商提供物資的驗證

　　6.2.1當業主提出在收貨地點或供貨地點驗證供應商供應的物資時，物資采購部負責聯系并配合業主的驗證。

　　6.2.2業主的驗證不能免除公司提供合格產品的責任，也不能排除其后業主對不合格品的拒收。

　　6.3進場物資的驗證

　　物資進場后，由物資采購部組織對進場物資的驗證，填寫并保存進場物資驗證記錄。

　　6.4對分包商采購物資的驗證

　　6.4.1分包商負責對其采購的物資進行驗證，填寫并保存進場物資驗證記錄；負責管理該分包商的工程部應對分包商采購的物資和其驗證記錄進行抽檢，抽檢比例應在物資檢驗計劃中予以規定。

　　6.4.2項目的驗證不能免除分包商提供合格產品的責任，也不能排除以后公司對不合格品的拒收。

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：學校后勤管理處物資采購及領用規定

　　學校后勤管理處物資采購及領用管理規定

　　為進一步提高后勤處管理水平，規范工作流程，建設數字化后勤，根據當前后勤處工作實際，經處委會研究，制定本規定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　?、藕笄谔幐骺剖倚栀徺I的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、莆飿I需用物資由物業維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、菍W校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　2、驗收：所購物資應嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發放制度。(購買的物資必須經過倉庫入庫后執行領用手續，特殊情況除外)

　　二、物資領用及管理

　　1、物業維修需用物資必須由物業維修主管到學校倉庫統一領取，其他人員未經批準不得隨意領用。物業領用的物資必須在一周內對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經學校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領用，出現不良后果由物業承擔全部責任并根據物業管理辦法進行相應經濟的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領用必須持“物資領用單”經科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發放，手續不全的不得發放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強對后勤處內各類物品的管理，各科室應安排專人根據學校固定資產管理辦法，對本科室內的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產管理員進行匯總。各科在工作過程中應及時對各種設備或工具進行維護和保養，確保設施設備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現的物品損耗、報廢等其他原因，應及時報告資產管理員及時銷賬。

　　本規定自下發之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計劃表

　　序號

　　物資名稱

　　規格

　　型號

　　數量

　　進場日期

　　預算資金或

　　特殊說明

　　申報人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領用單

　　序號

　　物資名稱

　　規格型號

　　數量

　　備注

　　領用人： 日期： 科室負責人：