置業(yè)公司檔案管理規(guī)定

　　一、管理總則：

　　1、檔案管理是公司的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作，是公司的無形資產(chǎn)和信息資源，是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。

　　2、公司全部形成的檔案歸公司所有，公司對檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。

　　3、公司實(shí)行人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案并行管理，相互補(bǔ)充。

　　4、實(shí)行分級管理制;內(nèi)部按一級文檔和二級文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理;

　　所有檔案分類管理的"四分"管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準(zhǔn)確并確保使用管理過程中的安全和保密。

　　二、檔案范圍：

　　凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍，并按性質(zhì)暫分為如下幾大類：

　　1、公司檔案：包括公司的申報(bào)文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀(jì)要、重要

　　合同協(xié)議、制度文件、公司簡報(bào)等。

　　2、財(cái)務(wù)檔案：包括帳冊、帳簿、原始憑證、報(bào)表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗(yàn)資資料、審

　　計(jì)資料、銀行資料、工商資料等。

　　3、人事檔案：包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考

　　核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計(jì)劃、總結(jié)、崗位說明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報(bào)表。

　　4、行政檔案：包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記

　　臺帳、工作表單、合同協(xié)議，以及相關(guān)收文、簡報(bào)、審批文函等。

　　5、政策檔案：包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文

　　件資料。

　　6、綜合檔案：包括以上未包含的其它文檔資料。

　　公司檔案按保存性質(zhì)分為如下：

　　1、電子檔案：包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。

　　2、實(shí)物檔案：包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實(shí)物檔案，如各類電腦軟件、照片、圖

　　冊、手冊、樣品、音像帶等。

　　3、本文檔案：以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。

　　三、檔案分類

　　檔案管理內(nèi)容龐雜，涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程，因此，必須建立和采用一套較科學(xué)、適用、嚴(yán)謹(jǐn)、安全的管理方法，則首先應(yīng)從實(shí)際出發(fā)對全部檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，對其全程實(shí)施規(guī)范管理。

　　(一)管理范圍分類：(見上述分類)

　　(二)管理手段分類：

　　1、文本檔案：即以文字資料形式保存的全部文檔。

　　2、電腦檔案：即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。

　　3、實(shí)物檔案：即以其它實(shí)物形式保存的全部文檔。

　　(三)管理責(zé)任分類：

　　1、分級管理：即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。

　　2、分層管理：即各公司內(nèi)部按一級檔案和二級檔案的管理。

　　(1)一級檔案：即由各公司指定專人負(fù)責(zé)管理的全部原始文檔。

　　(2)二級檔案：即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部

　　收集、整理、積累、保存、形成的，并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。

　　3、分工管理：即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。

　　4、分類管理：即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。

　　(四)管理目錄分類管理：即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案，均須由各公司統(tǒng)一編制審定"公司檔案分類目錄"進(jìn)行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實(shí)物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致，以便于檢索。

　　四、管理程序

　　(一)文本檔案的管理程序：

　　1、一級檔案管理程序及說明(如圖示)：

　　2、二級檔案管理程序及說明(如圖示)：

　　(二)電腦

　　檔案的管理程序及說明：(如圖示)

　　五、職責(zé)分工

　　(一)人工檔案管理分工：

　　1、公司人事檔案和行政檔案、實(shí)物檔案由檔案總務(wù)負(fù)責(zé)。

　　2、公司財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

　　3、公司檔案/綜合檔案/項(xiàng)目檔案/政策檔案由公司機(jī)要室負(fù)責(zé)。

　　(二)電腦檔案管理分工：

　　1、各公司行政部門電腦中的檔案，由行政助理負(fù)責(zé)。

　　2、各公司之各部門電腦中的檔案，由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。

　　3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負(fù)責(zé);無秘書的由總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)。

　　六、管理要求

　　(一)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：

　　1、各級負(fù)責(zé)人須強(qiáng)化檔案管理觀念，帶頭認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范，杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。

　　2、各級負(fù)責(zé)人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負(fù)有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，不可推諉。

　　3、各級負(fù)責(zé)人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理，并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　(二)日常使用管理：

　　1、制作：

　　(1)各文案寫作人和文印制作人，必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準(zhǔn)確，以便存查;時間、作者、落款要明確，以明確責(zé)任和功勞;制作排版要規(guī)范。

　　(2)對有特殊背景、特殊情況的存檔文件，必須在電腦文檔上，或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注，以備存查和備忘。

　　2、使用：

　　(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的"公司檔案分類目錄"和"檔案借調(diào)登記表"，按此要求進(jìn)行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的"檔案分類明細(xì)表"供二級檔案的有序管理;業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行"外送文件資料簽冊"。

　　(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單，計(jì)有：公司檔案分類目錄、檔案分類明細(xì)表、外送文件資料簽收冊、檔案借調(diào)登記表。

　　(3)各公司一級檔案一律裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由機(jī)要室負(fù)責(zé)人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由檔案負(fù)責(zé)人管理。

　　(4)為保證文檔安全守密，各員工須嚴(yán)格履行保密職責(zé)，特別要嚴(yán)把制作、復(fù)制關(guān)，公司副總以下人員復(fù)印資料，必須由檔案管理人員如實(shí)登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙，應(yīng)及時銷毀，禁止重復(fù)使用。

　　(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時更新殺毒軟件，拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤，確保文檔安全。

　　(6)認(rèn)真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系，包括：檔案分類明細(xì)表、分類建(歸)檔、分類建夾，并隨時清整文件資料和抽屜、案頭，杜絕亂丟亂放。

　　3、歸檔：

　　(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。

　　(2)公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進(jìn)行檢查;每年底，公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實(shí)物檔案進(jìn)行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。

　　(3)凡借用、調(diào)用文檔，必須登記并及時歸還。

篇2：公司會計(jì)檔案管理規(guī)定

　　公司會計(jì)檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對會計(jì)檔案的管理工作，建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實(shí)把會計(jì)檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計(jì)報(bào)表:月、季度會計(jì)報(bào)表，年度會計(jì)報(bào)表。 2.4電腦磁盤:儲存會計(jì)核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會計(jì)移交清冊等等。

　　3.0工作職責(zé)

　　(略)

　　4.0 程序要點(diǎn)

　　4.1公司每年形成的會計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計(jì)檔案管理人員處理。

　　4.3會計(jì)檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計(jì)檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計(jì)檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會計(jì)檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場。

　　4.8查閱時會計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會計(jì)檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計(jì)檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計(jì)檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規(guī)定

　　廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業(yè)行政文書檔案：包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會議文件;工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業(yè)管理檔案：包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。

　　3、企業(yè)技術(shù)檔案：包括技術(shù)研究檔案、項(xiàng)目方案、樣片等。

　　4、企業(yè)會計(jì)檔案：包括會計(jì)憑證檔案、會計(jì)帳簿檔案、會計(jì)報(bào)表檔案等。

　　5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。

　　6、企業(yè)聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機(jī)構(gòu)：辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會計(jì)檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護(hù)檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當(dāng)事人、部門負(fù)責(zé)人留復(fù)印件備查。

　　(3)凡是有機(jī)密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項(xiàng)目、科研課題，鑒定，驗(yàn)收后，兩個月內(nèi)歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，并區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。

　　(4)在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù)，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項(xiàng)目，將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項(xiàng)目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統(tǒng)一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位;分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場信息等。

　　4、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。