公文禮儀培訓(xùn)
公文，即相對(duì)私人文書(shū)而言的公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，就是各級(jí)公務(wù)員在公務(wù)活動(dòng)中所使用的書(shū)面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應(yīng)實(shí)際需求的內(nèi)容。
公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指示和商議工作，以及報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文具有嚴(yán)肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對(duì)的權(quán)威性、直接的實(shí)用性和明確的工具性等鮮明的特點(diǎn)。
根據(jù)1993年11月21日由國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，我國(guó)將現(xiàn)行行政公文分為如下12類(lèi)13種，并對(duì)每一類(lèi)每一種公文的具體內(nèi)容、適用范圍、適用對(duì)象都作了具體的規(guī)定。
命令 適用于依照有關(guān)法規(guī)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，采取重大強(qiáng)制性行政措施，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適應(yīng)的決定等。
議案 適用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
決定 適用于對(duì)重大活動(dòng)或事項(xiàng)作出安排。
指示 適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。
公告和通告 向國(guó)內(nèi)外宣告法定事項(xiàng)或其他重要事項(xiàng)用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)則用“通告”。
通知 適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。
通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。
報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
函 適用于互不隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。
會(huì)議紀(jì)要 適用于傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議精神。
各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著極其重要的作用。
第一，公文具有法規(guī)和準(zhǔn)繩的作用。有的公文本身就屬于法規(guī)文件，有的公文則是法規(guī)的具體化。它們對(duì)所涉及的對(duì)象都具有強(qiáng)制的約束力和規(guī)范作用，是個(gè)人和單位行動(dòng)的準(zhǔn)繩。
第二，公文具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用。通過(guò)互行公文，上級(jí)機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，下級(jí)機(jī)關(guān)則可遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。
第三，公文具有教育和宣傳的作用。國(guó)家行政機(jī)關(guān)可通過(guò)公文進(jìn)行自上而下的宣傳，以達(dá)到教育、啟示、動(dòng)員、釋疑解惑、說(shuō)明的作用。
第四，公文具有聯(lián)系和知照的作用。通過(guò)互行公文，各級(jí)行政機(jī)關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實(shí)情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導(dǎo)水平。
第五，公文具有依據(jù)和證明的作用。公文是發(fā)文單位開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的記載，也是收文單位聯(lián)系、開(kāi)展工作的書(shū)面憑據(jù)，起著公認(rèn)的“立此存照”的作用。
正是因?yàn)楣脑趪?guó)家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務(wù)員的一項(xiàng)基本職責(zé)。
公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。我國(guó)公文禮儀的基礎(chǔ)，即國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個(gè)方面對(duì)公文禮儀進(jìn)行具體闡述一、公文的撰制
公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。
（一）內(nèi)容要求
任何類(lèi)型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。
1.嚴(yán)守法規(guī)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國(guó)家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說(shuō)明，切勿使之前后矛盾。
2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無(wú)誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。
（二）格式要求
公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具體的格式要求。
1.選擇恰當(dāng)文種。國(guó)務(wù)院規(guī)定的12類(lèi)13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。
正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說(shuō)：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。
2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說(shuō)，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。
其一，文頭。文頭包括文件名稱(chēng)與發(fā)文字號(hào)。文件名稱(chēng)，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”兩字組成，如“*中央文件”。文件名稱(chēng)往往用套紅大字印刷，被稱(chēng)為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。
其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。
一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開(kāi)展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)需加書(shū)名號(hào)外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之；標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書(shū)寫(xiě)時(shí)，注意不得將固定詞語(yǔ)拆開(kāi)分寫(xiě)。
二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書(shū)寫(xiě)于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。
三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫(xiě)在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)之后。
四是附件。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱(chēng)要在正文之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。
五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱(chēng)，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，寫(xiě)于正文或附件名稱(chēng)之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。
六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫(xiě)于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱(chēng)。
七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和發(fā)文日期的字面上。
其三，文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。
一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局于1994年4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和*中央辦公廳秘書(shū)局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過(guò)七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫(xiě)于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。
二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。
三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書(shū)寫(xiě)于同一行。單位居左，頂格；時(shí)間居右，頂格。
其四，標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。
一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開(kāi)文件和保密文件三類(lèi)，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。
二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類(lèi)，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。
三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫(xiě)于發(fā)文日期之后，主題詞之前。
四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。
另外，公文紙一般采用16開(kāi)型（260mm×185mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開(kāi)頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文書(shū)寫(xiě)應(yīng)自上而下、自左至右（見(jiàn)例一）。
例一 格式規(guī)范的公文樣式
（三）語(yǔ)言要求
公文的語(yǔ)言雖然只是一個(gè)形式的問(wèn)題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對(duì)公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過(guò)程中的語(yǔ)言問(wèn)題。一般而言，要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡(jiǎn)明。
1.準(zhǔn)確。公文的語(yǔ)言要求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語(yǔ)句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫(xiě)法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國(guó)1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準(zhǔn)確用語(yǔ)，才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。
2.樸實(shí)。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無(wú)華，少用描寫(xiě)和抒情的手法。要直話直說(shuō)，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達(dá)意思。
3.簡(jiǎn)要。公文語(yǔ)言的簡(jiǎn)要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長(zhǎng)的公文不僅會(huì)讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。簡(jiǎn)明扼要是公文寫(xiě)作的一項(xiàng)基本要求。要使公文語(yǔ)言簡(jiǎn)要，就須開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學(xué)會(huì)熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯，簡(jiǎn)要對(duì)事物進(jìn)行表達(dá)。
篇2：公文禮儀培訓(xùn)
公文禮儀培訓(xùn)
公文，即相對(duì)私人文書(shū)而言的公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，就是各級(jí)公務(wù)員在公務(wù)活動(dòng)中所使用的書(shū)面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應(yīng)實(shí)際需求的內(nèi)容。
公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指示和商議工作，以及報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文具有嚴(yán)肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對(duì)的權(quán)威性、直接的實(shí)用性和明確的工具性等鮮明的特點(diǎn)。
根據(jù)1993年11月21日由國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，我國(guó)將現(xiàn)行行政公文分為如下12類(lèi)13種，并對(duì)每一類(lèi)每一種公文的具體內(nèi)容、適用范圍、適用對(duì)象都作了具體的規(guī)定。
命令 適用于依照有關(guān)法規(guī)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，采取重大強(qiáng)制性行政措施，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適應(yīng)的決定等。
議案 適用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
決定 適用于對(duì)重大活動(dòng)或事項(xiàng)作出安排。
指示 適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。
公告和通告 向國(guó)內(nèi)外宣告法定事項(xiàng)或其他重要事項(xiàng)用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)則用“通告”。
通知 適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。
通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。
報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
函 適用于互不隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。
會(huì)議紀(jì)要 適用于傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議精神。
各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著極其重要的作用。
第一，公文具有法規(guī)和準(zhǔn)繩的作用。有的公文本身就屬于法規(guī)文件，有的公文則是法規(guī)的具體化。它們對(duì)所涉及的對(duì)象都具有強(qiáng)制的約束力和規(guī)范作用，是個(gè)人和單位行動(dòng)的準(zhǔn)繩。
第二，公文具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用。通過(guò)互行公文，上級(jí)機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，下級(jí)機(jī)關(guān)則可遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。
第三，公文具有教育和宣傳的作用。國(guó)家行政機(jī)關(guān)可通過(guò)公文進(jìn)行自上而下的宣傳，以達(dá)到教育、啟示、動(dòng)員、釋疑解惑、說(shuō)明的作用。
第四，公文具有聯(lián)系和知照的作用。通過(guò)互行公文，各級(jí)行政機(jī)關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實(shí)情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導(dǎo)水平。
第五，公文具有依據(jù)和證明的作用。公文是發(fā)文單位開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的記載，也是收文單位聯(lián)系、開(kāi)展工作的書(shū)面憑據(jù)，起著公認(rèn)的“立此存照”的作用。
正是因?yàn)楣脑趪?guó)家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務(wù)員的一項(xiàng)基本職責(zé)。
公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。我國(guó)公文禮儀的基礎(chǔ)，即國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個(gè)方面對(duì)公文禮儀進(jìn)行具體闡述一、公文的撰制
公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。
（一）內(nèi)容要求
任何類(lèi)型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。
1.嚴(yán)守法規(guī)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國(guó)家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說(shuō)明，切勿使之前后矛盾。
2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無(wú)誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。
（二）格式要求
公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具體的格式要求。
1.選擇恰當(dāng)文種。國(guó)務(wù)院規(guī)定的12類(lèi)13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。
正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說(shuō)：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。
2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說(shuō)，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。
其一，文頭。文頭包括文件名稱(chēng)與發(fā)文字號(hào)。文件名稱(chēng)，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”兩字組成，如“*中央文件”。文件名稱(chēng)往往用套紅大字印刷，被稱(chēng)為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。
其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。
一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開(kāi)展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)需加書(shū)名號(hào)外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之；標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書(shū)寫(xiě)時(shí)，注意不得將固定詞語(yǔ)拆開(kāi)分寫(xiě)。
二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書(shū)寫(xiě)于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。
三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫(xiě)在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)之后。
四是附件。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱(chēng)要在正文之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。
五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱(chēng)，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，寫(xiě)于正文或附件名稱(chēng)之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。
六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫(xiě)于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱(chēng)。
七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和發(fā)文日期的字面上。
其三，文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。
一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局于1994年4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和*中央辦公廳秘書(shū)局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過(guò)七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫(xiě)于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。
二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。
三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書(shū)寫(xiě)于同一行。單位居左，頂格；時(shí)間居右，頂格。
其四，標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。
一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開(kāi)文件和保密文件三類(lèi)，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。
二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類(lèi)，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。
三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫(xiě)于發(fā)文日期之后，主題詞之前。
四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。
另外，公文紙一般采用16開(kāi)型（260mm×185mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開(kāi)頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文書(shū)寫(xiě)應(yīng)自上而下、自左至右（見(jiàn)例一）。
例一 格式規(guī)范的公文樣式
（三）語(yǔ)言要求
公文的語(yǔ)言雖然只是一個(gè)形式的問(wèn)題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對(duì)公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過(guò)程中的語(yǔ)言問(wèn)題。一般而言，要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡(jiǎn)明。
1.準(zhǔn)確。公文的語(yǔ)言要求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語(yǔ)句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫(xiě)法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國(guó)1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準(zhǔn)確用語(yǔ)，才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。
2.樸實(shí)。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無(wú)華，少用描寫(xiě)和抒情的手法。要直話直說(shuō)，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達(dá)意思。
3.簡(jiǎn)要。公文語(yǔ)言的簡(jiǎn)要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長(zhǎng)的公文不僅會(huì)讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。簡(jiǎn)明扼要是公文寫(xiě)作的一項(xiàng)基本要求。要使公文語(yǔ)言簡(jiǎn)要，就須開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學(xué)會(huì)熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯，簡(jiǎn)要對(duì)事物進(jìn)行表達(dá)。
篇3：公司辦公室公文管理培訓(xùn)試卷(含答案)
辦公室公文管理培訓(xùn)試卷(含答案)
一、單項(xiàng)選擇題
1.在公文語(yǔ)言表達(dá)方式的運(yùn)用上，報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)等文種側(cè)重于( )。
A.說(shuō)明 B.議論 C.敘述 D.描寫(xiě)
2.在正常情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)一般都應(yīng)當(dāng)采用( )的方式 向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示和報(bào)告工作，以保證正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)工作關(guān)系。
A.逐級(jí)上行文 B.上行文 C.多級(jí)上行文 D.越級(jí)上行文
3.在1993年國(guó)務(wù)院辦公廳修訂發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，被取消的文種是( )。
A.通告 B.布告 C.公告 D.通知
4.必須和法律、法規(guī)相配合的文種是( )。
A.條例 B.實(shí)施細(xì)則 C.章程 D.守則
5.在公文擬稿中，如要引用某份公文應(yīng)當(dāng)( )。
A.引用公文標(biāo)題 B.引用發(fā)文字號(hào)C.先引發(fā)文字號(hào)，后引標(biāo)題 D.先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)
6.在以下的文件材料中，不屬于公文立卷范圍的有( )。
A.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料 B.本機(jī)關(guān)向外發(fā)出的文件材料C.重份文件 D.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等文件材料
7.機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)在年終或第二年上半年對(duì)歸卷的文件材料進(jìn)行整理等工作，稱(chēng)為( )。
A.平時(shí)歸卷 B.組合案卷 C.案卷編目 D.案卷排列
二、多項(xiàng)選擇題
1.公文寫(xiě)作有其鮮明的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)是(ABCDE )
A.遵命性 B.針對(duì)性 C.群體性 D.政策性 E.時(shí)限性
2.公文寫(xiě)作所運(yùn)用的表達(dá)方式主要有(ADE )
A.敘述 B.描寫(xiě) C.抒情 D.議論 E.說(shuō)明
3.存本和副本都是從正本而來(lái)，存本所具有的特點(diǎn)是( ACDE)。
A.不對(duì)外發(fā)出 B.代替正本供傳閱參考 C.一般不加蓋印章D.作為正本的樣本留存?zhèn)洳?E.當(dāng)發(fā)生疑問(wèn)時(shí)可作為與定稿核對(duì)的依據(jù)
4、“報(bào)告”的主要特點(diǎn)是(BC )
A.重論述 B.重陳述 C.有主見(jiàn) D.不自我評(píng)估 E.多提意見(jiàn)
5、在以下的規(guī)章類(lèi)文書(shū)中，屬于法定公文文種的有( AD)
A.條例 B.章程 C.規(guī)則 D.規(guī)定 E.守則
6、記錄類(lèi)文書(shū)的主要特點(diǎn)是( BCD)
A.表述的生動(dòng)性 B.內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性 C.材料的直接性D.語(yǔ)言的實(shí)錄性 E.主題的鮮明性
7、公文處理工作的時(shí)限性要求是非常嚴(yán)格的，( ABCE)
A.一般都要及時(shí)迅速地處理，不能延誤 B.有明確時(shí)限標(biāo)記的公文，要按規(guī)定的時(shí)限辦理 C.有的公文的處理要講究適時(shí) D.所有公文的處理都是越快越好 E.公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)要注意時(shí)間上的銜接
8、立項(xiàng)是查辦工作的開(kāi)始，也是必須經(jīng)過(guò)的法定程序，查辦立項(xiàng)的主要內(nèi)容有( ABCE)
A.確定查辦的事由 B.明確辦理要求及完成時(shí)限 C.指明承辦單位或承辦人D.進(jìn)行調(diào)查并核實(shí)情況 E.提出辦結(jié)后的反饋要求
9.在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí)，可以按照時(shí)間的先后順序排列的有(AC )。
A.會(huì)議記錄年 B.上級(jí)重要來(lái)文 C.接待外賓的文件材料 D.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告 E.人民來(lái)信
三、判斷
1.公文的法定作用是由公文形成者的發(fā)文目的決定的。( )
2.辦公自動(dòng)化是以公文處理m.dewk.cn的標(biāo)準(zhǔn)化為條件的，而明確受文對(duì)象的文件是公文處理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。( )
3.在公文寫(xiě)作中，兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達(dá)方式，這是公文文體的主要特點(diǎn)。( )
4.各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)向下直接行文，必須把握好隸屬關(guān)系和授權(quán)范圍。( )
5.“決議”是經(jīng)會(huì)議討論表決之后產(chǎn)生的。( )
6.簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)是用以匯報(bào)工作、反映問(wèn)題、交流經(jīng)驗(yàn)、協(xié)調(diào)事項(xiàng)、推動(dòng)工作開(kāi)展的一種簡(jiǎn)短摘要的信息載體。( )
7.從廣義上說(shuō)，公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對(duì)機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以及檔案管理所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。( )
8.幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門(mén)的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門(mén)的承辦人會(huì)簽。( )
9.卷內(nèi)文件目錄放在每一卷文件的最前面，就像一本書(shū)的前言一樣，以便查找和利用。( )
10.任何一個(gè)機(jī)關(guān)組織都可以制作和發(fā)布公文。( )
11.所有的機(jī)關(guān)單位之間都可以根據(jù)工作需要聯(lián)合行文。( )
12.公告、通告一樣，都具有發(fā)布的公開(kāi)性的特點(diǎn)。( )
13.公文的承辦主要是對(duì)工作的具體執(zhí)行和處理。( )
14.在立卷工作中，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，劃分保管期限。( )
四、簡(jiǎn)答題為什么講話稿要有情感性?
答案：一、CABBD,CB。
二、ABCDE、ADE、ACDE、BC、AD; BCD、ABCE、ABCE、AC。
三、×√√××，√××√√，√√√√
情感激勵(lì)性強(qiáng)。有些領(lǐng)導(dǎo)的講話之所以能產(chǎn)生巨大的宣傳鼓動(dòng)作用，就在于它是用聲、情、意、理來(lái)影響和感染聽(tīng)眾的。其中的“情”，主要是指愛(ài)憎分明的感情，平等坦誠(chéng)的熱情，蓄勢(shì)而發(fā)的激情。這種富有真情實(shí)感的講話，肯定能產(chǎn)生活躍氣氛、溝通思想、激勵(lì)人心的效果。正如列寧所說(shuō)：“一個(gè)鼓動(dòng)家就是善于對(duì)群眾講話，善于用自己的熱情之火去激動(dòng)群眾。”要寫(xiě)出這樣的講話稿，要求起草者心中一定要有聽(tīng)眾，筆下一定要帶感情，并能把說(shuō)理和抒情結(jié)合起來(lái)，用樸實(shí)生動(dòng)的語(yǔ)言，把抽象的道理具體化，把概念的東西形象化。