地產(chǎn)控股公司采購管理制度

　　1.目的

　　適應(yīng)公司發(fā)展戰(zhàn)略，建立與E地產(chǎn)控股有限公司（以下簡稱"公司）組織架構(gòu)相適應(yīng)的供應(yīng)鏈管理平臺，規(guī)范E地產(chǎn)開發(fā)項目采購工作，控制采購成本，保持并持續(xù)改善產(chǎn)品品質(zhì)。

　　2.適用范圍

　　2.1.開發(fā)項目或?qū)I(yè)公司

　　2.1.1.E地產(chǎn)所屬事業(yè)部和城市公司的開發(fā)項目、專業(yè)公司（E國際建設(shè)、E中廣裝飾、E瑞景園林），均適用本制度。其他開發(fā)項目參照本制度執(zhí)行。

　　2.2.成本類別

　　2.2.1.本制度適用于構(gòu)成開發(fā)成本的建設(shè)成本中的四類成本，包括前期費用、建安工程費、基礎(chǔ)設(shè)施費、配套設(shè)施費。

　　3.采購分類

　　3.1.按采購程序分

　　3.1.1.招標采購：按資格審查、招標、投標、開標、評標、中標的程序確定合作單位的采購形式。其內(nèi)涵是遵守規(guī)范的招標程序，通過充分、公平的競爭，獲得最優(yōu)性價比的產(chǎn)品和服務(wù)。

　　3.1.2.詢價采購：作為招標采購的簡化方式，程序比招標采購有較大幅度簡化，只需保證一定的競爭，采用詢價、比選的方式，確定合作單位。

　　3.1.3.直接采購：對于一些特殊情況，如選用專利產(chǎn)品，涉及政府部門、壟斷行業(yè)等，無法進行招標和詢價，可經(jīng)過一定的審批程序，直接確定合作單位。

　　3.2.按采購方式分

　　3.2.1.戰(zhàn)略采購：指公司對于使用范圍廣、使用量大、具有重復(fù)使用特征的產(chǎn)品和服務(wù)，通過簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，由戰(zhàn)略合作伙伴為所有適合的開發(fā)項目提供約定的產(chǎn)品和服務(wù)。戰(zhàn)略采購根據(jù)范圍可分為集團戰(zhàn)略采購和區(qū)域戰(zhàn)略采購。候選供應(yīng)商數(shù)量不足兩家，或不具備可比性的，可采用談判方式確定戰(zhàn)略合作伙伴。

　　戰(zhàn)略合作伙伴應(yīng)具備下列條件：

　　a)品牌、信譽及知名度應(yīng)與公司相匹配，雙方達成品牌雙贏的共識；

　　b)雙方有長期、良好的合作關(guān)系；

　　c)能為公司提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，并提供最優(yōu)惠的價格。

　　3.2.2.聯(lián)合采購：指跨區(qū)域（或同區(qū)域內(nèi)）的多個開發(fā)項目在同一時期擬選用同一種產(chǎn)品和服務(wù)，由集團總部或區(qū)域事業(yè)部層面負責(zé)組織，采用聯(lián)合招標的形式進行的采購。聯(lián)合采購根據(jù)范圍可分為跨區(qū)域聯(lián)合采購和區(qū)域聯(lián)合采購。

　　3.2.3.合約采購：指業(yè)主通過采購確定合作單位，并與合作單位直接簽訂單項采購合同。單項采購根據(jù)金額大小，可按招標、詢價的程序進行，特殊情況下可采用直接采購的程序。

　　3.2.4.認價采購：指業(yè)主確定合作單位，但不與合作單位直接簽訂采購合同，而是以《價格確認單》的形式通知合同單位，由合同單位與確定的單位（或一定范圍）簽訂采購合同。確認的價格作為開發(fā)項目與合同單位的結(jié)算依據(jù)。認價采購根據(jù)金額大小，可按招標、詢價的程序進行，特殊情況下可采用直接采購的程序。

　　4.采購管理體制

　　4.1.采購工作按集團總部、事業(yè)部、城市公司、專業(yè)公司（國際建設(shè)、中廣裝飾、瑞景園林）的管理架構(gòu)進行管理。

　　4.2.集團總部

　　4.2.1.集團總部履行管理職能，其職責(zé)為：

　　a)編制并維護集團采購管理制度、城市公司采購流程和指引；

　　b)組織集團戰(zhàn)略采購；

　　c)組織跨區(qū)域聯(lián)合采購；

　　d)制定城市公司采購決策程序，決策管理權(quán)限以上的城市公司采購事項，具體詳見《城市公司采購決策程序》。

　　e)對各事業(yè)部、城市公司、專業(yè)公司（國際建設(shè)、中廣裝飾、瑞景園林）的采購管理進行監(jiān)督指導(dǎo)；

　　f)收集事業(yè)部、城市公司、專業(yè)公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫信息，整理、匯總供應(yīng)商信息。

　　4.2.2.集團總部設(shè)立采購委員會，采購委員會是集團總部采購工作的決策和領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)。

　　4.2.3.采購委員會組成如下：

　　a)主任：集團總裁

　　b)副主任：集團分管成本采購工作的副總裁

　　c)成員：分管城市公司的執(zhí)行副總裁、副總裁；主持事業(yè)部工作的副總裁。

　　4.2.4.采購委員會成員決策或參與決策與主管事業(yè)部或分管城市公司相關(guān)的采購事項。

　　4.2.5.產(chǎn)品研發(fā)部成本采購組作為采購委員會辦公室，協(xié)助采購委員會進行集團總部有關(guān)采購的日常管理工作。

　　4.2.6.集團總部采購工作的決策形式：優(yōu)先采用簽報形式，根據(jù)實際情況需要，也可采用會議形式。

　　4.2.7.采購委員會會議采取民主決策原則，參會委員意見一致不少于參會委員三分之二時，確認會議決議有效；同一事項，委員會主任可否決一次。

　　4.3.事業(yè)部

　　4.3.1. 事業(yè)部作為利潤中心，其職責(zé)為：

　　a)編制并維護本事業(yè)部的采購管理制度、流程和指引，并向集團總部備案；

　　b)組織實施本事業(yè)部范圍內(nèi)的采購事項；

　　c)搭建和維護本事業(yè)部供應(yīng)商資源共享平臺，建立本事業(yè)部供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并向集團總部備案。

　　4.4.城市公司

　　4.4.1. 城市公司作為利潤中心，其職責(zé)為：

　　a)協(xié)助集團總部編制并維護城市公司的采購流程和指引；

　　b)組織實施本城市公司范圍內(nèi)的采購事項；

　　c)搭建和維護本城市公司供應(yīng)商資源共享平臺，建立本城市公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并向集團總部備案。

　　4.5.專業(yè)公司（國際建設(shè)、中廣裝飾、瑞景園林）

　　4.5.1. 專業(yè)公司作為利潤中心，其職責(zé)為：

　　a)編制并維護本專業(yè)公司的采購管理制度、流程和指引，并向集團總部備案；

　　b)組織實施本專業(yè)公司范圍內(nèi)的采購事項；

　　c)搭建和維護本專業(yè)公司供應(yīng)商資源共享平臺，建立本專業(yè)公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并向集團總部備案。

　　4.6.事業(yè)部、城市公司的開發(fā)項目向?qū)I(yè)公司（國際建設(shè)、中

廣裝飾、瑞景園林）采購，原則參照向公司外部供應(yīng)商采購，但由于其特殊性，也可采用詢價采購或直接采購的方式。如果采用招標采購方式，同等條件下應(yīng)優(yōu)先選用國際建設(shè)、中廣裝飾或瑞景園林。

　　5.采購工作原則

　　5.1.招標采購限額

　　5.1.1. 達到如下采購金額，應(yīng)采用招標采購程序：

　　a)工程施工類（含土建施工、設(shè)備安裝、裝飾裝修等）單項合同估算額在200萬元人民幣（含）以上；

　　b)材料設(shè)備等貨物（含辦公設(shè)施）單項合同估算額在100萬元人民幣（含）以上；或單臺設(shè)備合同估算額在30萬元人民幣（含）以上；

　　c)勘察、監(jiān)理等服務(wù)類單項合同估算額在100萬元人民幣（含）以上；

　　d)設(shè)計類合同由于其特殊性，可以采用詢價的方式進行采購；

　　e)專業(yè)公司（國際建設(shè)、中廣裝飾、瑞景園林）向外采購，不受上述采購限額的制約，由各專業(yè)公司自行確定。

　　5.1.2. 未達到5.1.1條規(guī)定的采購金額，可采用詢價采購程序。

　　5.2.采購決策程序

　　5.2.1. 各事業(yè)部自行確定本事業(yè)部內(nèi)部的采購決策程序，各項采購事項均應(yīng)遵循既定的決策程序；

　　5.2.2. 各城市公司的采購決策程序由集團總部制定，各項采購事項均應(yīng)遵循既定的決策程序；

　　5.2.3. 各專業(yè)公司自行確定本專業(yè)公司內(nèi)部的采購決策程序，各項采購事項均應(yīng)遵循既定的決策程序。

　　5.3.采購工作應(yīng)遵循公平、公正、公開和誠實信用的原則。對于招標采購，應(yīng)保證充分競爭，投標入圍單位原則上不少于三家。

　　6.采購信息

　　6.1.歸檔資料

　　6.1.1.招標采購需歸檔的資料包括：采購合同（或《價格確認單》）、定標決策文件（簽報/會議紀要）、入圍決策文件（簽報/會議紀要）、評標報告、投標文件、招標文件、考察報告、答疑文件、開標記錄等。

　　6.1.2.詢價采購、直接采購需歸檔的資料包括：采購合同（或《價格確認單》）、定標決策文件（簽報/會議紀要）、最終報價單等。

　　6.2.信息收集

　　6.2.1.戰(zhàn)略采購數(shù)據(jù)庫

　　a)產(chǎn)品研發(fā)部負責(zé)建立集團戰(zhàn)略采購的材料設(shè)備含量指標庫、基準成本（建立時點的成本）數(shù)據(jù)庫，匯編集團戰(zhàn)略采購成本調(diào)價原則；

　　b)各事業(yè)部負責(zé)建立區(qū)域戰(zhàn)略采購的材料設(shè)備含量指標庫、基準成本（建立時點的成本）數(shù)據(jù)庫，匯編集團戰(zhàn)略采購成本調(diào)價原則，并向集團備案；

　　c)產(chǎn)品研發(fā)部負責(zé)建立集團戰(zhàn)略采購供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；

　　6.2.2.采購計劃和采購?fù)瓿汕闆r報告

　　a)采購計劃：各城市公司自行編制采購計劃，編制時間為，每年12月份編制下一年度的采購計劃，并于年底提交集團備案；每月編制下個月的采購計劃，并于月底之前提交集團總部備案。采購計劃的標準格式見附件1《采購計劃（模板）》。

　　b)采購?fù)瓿汕闆r報告：各事業(yè)部、各城市公司、各專業(yè)公司（國際建設(shè)、中廣裝飾）自行匯總采購?fù)瓿汕闆r，定期（每半年）向集團總部備案。采購?fù)瓿汕闆r報告的標準格式見附件2《采購?fù)瓿桑０澹贰?/P>

　　6.3.信息規(guī)范

　　6.3.1.各事業(yè)部編制、持續(xù)修訂本事業(yè)部的招標文件范本，并向集團總部備案；

　　6.3.2.各城市公司原則使用集團總部已有招標文件范本、或可參照使用各事業(yè)部的招標文件范本。在本城市公司運行成熟時，亦可自行編制招標文件范本；

　　6.3.3.各專業(yè)公司編制、更新本專業(yè)公司的招標文件范本，并向集團總部備案；

　　6.3.4.招標采購時，招標文件的編制，原則上應(yīng)使用上述招標文件范本。

　　7.采購紀律

　　7.1.參加采購工作的有關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守以下紀律：

　　a)堅持公開、公正、公平的原則，依據(jù)國家、地方的有關(guān)要求和程序進行采購工作；

　　b)自覺遵守采購紀律，嚴守采購秘密，不得對外泄漏有關(guān)采購的情況；

　　c)未經(jīng)公司允許不得私自和投標方接觸，杜絕各種不正當關(guān)系干預(yù)采購工作的正常進行；

　　d)不得向投標方索賄受賄，不得收取對方的任何禮品。如不便拒絕應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)報告并按規(guī)定上繳收受的禮品；

　　e)參與采購工作的人員如需要回避的，應(yīng)自覺主動提出。

　　7.2.凡違反上述紀律，未造成經(jīng)濟損失的，給予批評教育或通報批評，同時按違反公司規(guī)章制度處理；對于造成經(jīng)濟損失，情節(jié)較為嚴重的，依法追償損失，同時按嚴重違反公司規(guī)章制度處理；對于構(gòu)成犯罪的，移交司法部門依法處理。

　　8.監(jiān)督：

　　8.1.風(fēng)險管理部負責(zé)履行公司采購活動的監(jiān)督職責(zé)，監(jiān)督檢查采購行為是否符合國家法律、法規(guī)、當?shù)卣肮镜挠嘘P(guān)規(guī)定，監(jiān)督檢查采購結(jié)果的執(zhí)行情況。

　　8.2.對采購活動進行的監(jiān)督檢查，可以采取抽查，階段性稽查，列席有關(guān)重要會議，審閱有關(guān)文件等形式。

　　8.3.任何單位和個人對采購過程中發(fā)生的違規(guī)行為，有權(quán)向公司監(jiān)督部門進行舉報。

　　9.附則

　　9.1.產(chǎn)品研發(fā)部是本制度的建立、維護的責(zé)任部門，并負責(zé)制度的解釋；

　　9.2.公司各事業(yè)部、各城市公司、各專業(yè)公司及其它單位應(yīng)在本制度所確定的原則和框架范圍內(nèi)，建立適用的管理體系和管理文件；

　　9.3.本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

篇2：物業(yè)管理公司采購管理制度

　　物業(yè)管理公司采購管理制度

　　1.0 總則

　　1.1 目的

　　為了規(guī)范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營所需物資按時、按質(zhì)、按量交付使用的前提下，降低風(fēng)險，減少交易成本，保持并保證對供應(yīng)商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價比的采購物資，特制定本制度。

　　1.2 適用范圍

　　本制度適用于**物業(yè)管理有限公司經(jīng)營活動所需的所有物資的采購管理。

　　2.0 采購職能部門劃分

　　2.1物資使用部門：負責(zé)《申購單》的申報及物資質(zhì)量的把關(guān)。

　　2.2采購部門：負責(zé)物資具體的采購以及采購資料的管理。

　　2.3倉庫管理部門：負責(zé)采購物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗收。

　　2.4財務(wù)部門：負責(zé)采購貨款的支付結(jié)算。

　　2.5總經(jīng)理：負責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購、貨款的審批和超出權(quán)限范圍的審核，以及采購的監(jiān)督。

　　2.6集團采購部：對采購的監(jiān)督和檢查。

　　3.0 采購管理

　　3.1采購物資分類

　　3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設(shè)備、備件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備件、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、計算機外設(shè)與耗材及其維護服務(wù)；公司用車輛、家具、辦公設(shè)備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財產(chǎn)保險、場地修飾、設(shè)施維護以及其它行政類物資及服務(wù)。

　　3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。

　　3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設(shè)備、工具、消耗品；小區(qū)綠化所需的設(shè)備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。

　　3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。

　　3.1.5E類物資：固定資產(chǎn)類物資。會同集團采購部統(tǒng)一采購。

　　凡本制度定義范疇內(nèi)的采購物資類型，均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應(yīng)參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。

　　3.2購方式

　　3.2.1計劃采購：各部門根據(jù)正常經(jīng)營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫《申購單》報主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批，如超出審批權(quán)限，上報集團審批。

　　3.2.2緊急采購：采購人員得到總經(jīng)理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續(xù)。

　　3.3采購流程

　　申請人填寫《申購單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務(wù)等相關(guān)手續(xù)并登記管理。

　　3.4采購審批權(quán)限

　　3.4.1為提高工作效率，采購在2000元以下的，由總經(jīng)理審批權(quán)后，可進行采購；

　　3.4.2采購在2000以上的由總經(jīng)理審批后，報集團總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批，方可進行采購。

　　3.5采購價格管理

　　3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場價格進行調(diào)查，向幾家供應(yīng)商發(fā)放詢價表，進行比價、議價到最后定價，并做好詢價、定價表的管理。

　　3.5.2由集團采購部提供價格參考表，再進行市場詢價、定價。

　　3.6采購實施

　　3.6.1采購人員根據(jù)審批的《申購單》，依據(jù)實際情況，進行詢價、定價后，確定供應(yīng)商，進行采購。

　　3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關(guān)廠家、供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議，以保證質(zhì)量以及合理的價格供應(yīng)。

　　3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。

　　3.6.4原則上采購人員應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商，進行各方面的比較后再確定最終供應(yīng)商。

　　3.7采購貨款的支付與報銷

　　3.7.1采購人員報銷時，必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。

　　3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認、主管經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由財務(wù)部負責(zé)支付結(jié)算工作。

　　3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理

　　3.8.1長期供應(yīng)商。要求其提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同)，以確保其供應(yīng)物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。

　　3.8.2臨時供應(yīng)商。要求與其達成口頭協(xié)議，保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。

　　3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格，做好各種表格的管理

　　4.0 供應(yīng)商管理

　　4.1建立供應(yīng)商檔案。做好原始詢價表的管理，以及對供應(yīng)商定期評價，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、送貨時間觀念等各項評價。

　　4.2不達標的供應(yīng)商。及時調(diào)整，減少對公司的損失。

　　5.0 采購的監(jiān)督和檢查

　　5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。

　　5.2集團采購部、審計部對**物業(yè)采購情況進行檢查、監(jiān)督、審計。

　　6.0 采購人員職業(yè)規(guī)范

　　6.1本規(guī)范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統(tǒng)稱為采購人員)。

　　6.2采購人員應(yīng)以公司利益為己任，不允許向供應(yīng)商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個人利益，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理直至予以辭退。

　　6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經(jīng)主管經(jīng)理認可后，方可接受供應(yīng)商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應(yīng)商的邀請。

　　6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下，方可接受供應(yīng)商的邀請，前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開商務(wù)活動。

　　6.5采購人員代表公司形象，對于供應(yīng)商方面的工作人員，應(yīng)當做到有禮有節(jié)，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。

　　6.6采購人員在與供應(yīng)商的談判過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。

　　6.7對違反本制度的行為，公司有權(quán)進行處理，包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘，情節(jié)嚴重的移交司法機構(gòu)處理。

　　7.0 附則

　　7.1本制度由公司辦公室負責(zé)解釋；

　　7.2本制度報集團總經(jīng)辦審批備案后生效。

篇3：物業(yè)分公司采購分包管理制度

　　物業(yè)分公司采購分包管理制度

　　1、總則

　　1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包，不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護EE物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本，倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定，確保采購及業(yè)務(wù)分包活動公開、有序地進行。

　　1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況，各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù)，必須納入招標系統(tǒng)進行控制，包括但不限于：

　　a)物料、設(shè)備采購；

　　b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；

　　c)服務(wù)分包等。

　　2、相關(guān)職責(zé)界定

　　2.1物業(yè)分公司負責(zé)供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。

　　2.2項目所在公司負責(zé)組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。

　　2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2.4管理公司物業(yè)管理部負責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。

　　3、供方管理

　　3.1供方合格評定準則

　　3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求，所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進行供方合格評定。

　　3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，合法經(jīng)營；

　　b)有資質(zhì)證書；

　　c)固定的營業(yè)地點；

　　d)充足的供貨資源；

　　e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù)；

　　f)合理的產(chǎn)品價位；

　　g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上；

　　h)供貨及時性達到95%以上；

　　i)對不合格品能及時退換的良好售后服務(wù)等。

　　3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進行了解，以便與其配合達到滿足服務(wù)的需求。

　　3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點；

　　b)滿足服務(wù)項目的能力；

　　c)良好的社會信譽；

　　d)合理的承包價格；

　　e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，及跟蹤服務(wù)的有效性和及時性。

　　3.2供方合格評定方法

　　3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)收集供方基本信息，根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進行供方初評，至少應(yīng)評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢：

　　a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性；

　　b)價格；

　　c)信譽--履約信譽與社會信譽度；

　　d)售后服務(wù)；

　　e)付款方式；

　　f)交貨方式、交貨周期；

　　g)公共關(guān)系；

　　h)品牌；

　　i)供方內(nèi)部運作狀況；

　　3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結(jié)論。品質(zhì)部負責(zé)復(fù)核，并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進行驗證，其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。

　　3.2.3經(jīng)初評合格的供方，在可行時應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。

　　3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會的信譽程度。

　　3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)擬訂現(xiàn)場考察報告，并由考察人員會簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)將現(xiàn)場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。

　　3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負責(zé)列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。

　　3.3合格供方的監(jiān)督評估

　　3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負責(zé)建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息：

　　a)供方的名稱、注冊地址；

　　b)評審結(jié)果和記錄；

　　c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

　　d)資質(zhì)等級證書；

　　e)質(zhì)量保證書；

　　f)其他證明材料。

　　3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估，根據(jù)不同類型供方采用適當?shù)脑u估周期和方式，包括：

　　a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估；

　　b)對提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進行一次綜合評估；

　　c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方，應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。

　　3.3.3

　　物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行，并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。

　　3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等，尤其應(yīng)注意對以下內(nèi)容的評估：

　　a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況；

　　b)供方產(chǎn)品價格的變化；

　　c)社會信譽的變化；

　　d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤；

　　e)其他應(yīng)當跟蹤管理的要素。

　　3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)實施，品質(zhì)部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。

　　4、招標工作程序

　　4.1招標項目立項

　　4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出，計劃內(nèi)的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內(nèi)的招標項目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。

　　4.1.2招標計劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：招標內(nèi)容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。

　　4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)擬訂招標文件，招標文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：

　　a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等；

　　b)招標項目簡介，包括項目內(nèi)容、項目要求等；

　　c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內(nèi)容等；

　　d)評標標準及方法；

　　e)評標活動方案，包括招標組織機構(gòu)，開標時間及地點等；

　　f)其他事項的說明。

　　4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.1.5招標文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。

　　4.2成立招標小組

　　4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組，負責(zé)整個招標工作。原則上與投標單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標小組成員。

　　4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù)，且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標小組成員，全過程參與招標工作。

　　4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。

　　4.3投標單位確定

　　4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)收集相關(guān)供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。

　　4.3.2各類招標項目預(yù)選投標單位應(yīng)不少于三家。投標單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定：

　　a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；

　　b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；

　　c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內(nèi)不得參與投標。

　　4.4發(fā)標

　　4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責(zé)組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應(yīng)保證同時有來自不同部門的二人參加。

　　4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應(yīng)形成書面記錄，其中招標答疑記錄應(yīng)作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。

　　4.5開標、評標、定標

　　4.5.1招標小組主持開標工作，現(xiàn)場拆封，該過程應(yīng)形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。

　　4.5.2開標后招標小組組織相關(guān)人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。

　　4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數(shù)不少于3人。

　　4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)招標小組評標，并將評標結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標單位。

　　4.5.5確定中標單位后3日內(nèi)，招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書，并將中標結(jié)果以書面形式通知其他投標單位。

　　4.6合同簽訂及招標文檔管理

　　4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定，組織內(nèi)部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。

　　4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責(zé)整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。

　　5、物料采購

　　5.1物料定額標準

　　5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量，包括工程設(shè)備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業(yè)采購分類明細表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

　　5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一，物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經(jīng)理審批。

　　5.2年度采購計劃

　　5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經(jīng)理審批。

　　5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一，在年度采購計劃執(zhí)行過程中，因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計劃調(diào)整時，必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計劃，并報項目所在公司審批。

　　5.3月度采購計劃

　　5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮(zhèn)流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。

　　5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要，結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求，須說明)，經(jīng)本公司財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報行政人事部。

　　5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

　　5.4計劃采購實施

　　5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。

　　5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。

　　5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。

　　5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時，一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。

　　5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時組織進貨的驗收入庫手續(xù)，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。

　　5.5零星、應(yīng)急物料的申購

　　5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少，且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用，且沒有庫存的物料。

　　5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行：

　　a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，并交部門經(jīng)理(管理處主任)審核；

　　b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交財務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批；

　　c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

　　5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。

　　5.6物料采購時效

　　5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　6、物料保管

　　6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序，明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責(zé)任、方法和控制要求。

　　6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫，將各類物料分區(qū)存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中，有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放，并做好防護措施。

　　6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù)，入庫物料應(yīng)經(jīng)驗收合格，出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。

　　6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。

　　6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料，在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄，并由領(lǐng)用人簽收。

　　7、服務(wù)(工程)分包

　　7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務(wù)分包，按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限，2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。

　　7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求，包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。

　　7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊的規(guī)定，明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估，并針對不同類型的分包服務(wù)采用適當?shù)目刂品椒ǎ?不限于)：

　　a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等)，應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定，對供方服務(wù)質(zhì)量進行連續(xù)監(jiān)控；

　　b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如：消殺、電梯保養(yǎng)等)，由監(jiān)管責(zé)任部門負責(zé)指派專責(zé)人員進行監(jiān)理，并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報告，監(jiān)管人員跟蹤確認；

　　c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程，根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案，并由監(jiān)管責(zé)任部門負責(zé)指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

　　7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評估均應(yīng)形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求服務(wù)供方進行整改，相關(guān)整改過程和結(jié)果確認均應(yīng)形成書面記錄。

　　8、相關(guān)文件與記錄

　　8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》

　　8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表

　　8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄

　　8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評估表

　　8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃

　　8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表

　　8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表

　　8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃

　　8.9WDWY-FR-MM6208零星(應(yīng)急)物料采購申請單