z不動(dòng)產(chǎn)分店秘書工作細(xì)則
第一章秘書的任務(wù)
第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理些可由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。
第五章本公司秘書的工作有很多項(xiàng)內(nèi)容，簡(jiǎn)單地表示如下：
第三條傳達(dá)；第四條運(yùn)轉(zhuǎn)；第五條助手；第六條書籍文件整理第七條室內(nèi)整理第八條代行事務(wù)；第九條會(huì)議事務(wù)；第十條調(diào)查；第十一條記錄；第十二條接待。第五章以上工作的內(nèi)容以及分量，根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。
第二章秘書的工作內(nèi)容第六章傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：1.接待來訪來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對(duì)待。對(duì)應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后作出答復(fù)。2.收聽電話收聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是××公司”等，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。3.轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)速。4.文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書先進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時(shí)，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。
第七章日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作1.日程的設(shè)計(jì)及其安排對(duì)所確定經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)，如會(huì)見、出席高層職員咐、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。2.準(zhǔn)備及安排有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，而且這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第八章用品的整理1.在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為些，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種，一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。2.經(jīng)理外出時(shí)經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入擔(dān)包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表，事先貼在那里以防遺漏。3.文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。
第九章文件整理業(yè)務(wù)1.為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，以便很容易地查到文件。2.整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。3.業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用根據(jù)還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4.經(jīng)過這樣整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上，便于參照。
第十章整理、清掃工作此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：1.清理桌面臺(tái)歷和墻上的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抺干凈。常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2.室內(nèi)的物品都要放在固定的地方。3.根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。
第十一章代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式這種場(chǎng)合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得快，同時(shí)還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語(yǔ)。2.轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，注意簡(jiǎn)潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對(duì)方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。
第十二章會(huì)議事務(wù)該項(xiàng)事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種帳目的管理，包括：各項(xiàng)物品的購(gòu)入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的帳目記錄及管理。1.關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個(gè)月要制作一張?jiān)聢?bào)表，在特殊情況下，要隨時(shí)根據(jù)經(jīng)理副經(jīng)理的要求拿出報(bào)表。2.處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納帳中。現(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每個(gè)月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目；（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項(xiàng)目，應(yīng)申請(qǐng)?zhí)貏e支出的資金或開出支票；（3）開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章；（4）資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價(jià)證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺(tái)帳及有價(jià)證券簿，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、現(xiàn)有額及出入額等；（5）銀行存款及郵政儲(chǔ)蓄要設(shè)存款底帳。接受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別立帳并明示余額。3.各種物品的購(gòu)入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請(qǐng)和手續(xù)是否齊備，并及時(shí)入帳，以免遺忘和推遲記帳。
第十一條協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時(shí)，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。1.進(jìn)行調(diào)查工作時(shí)，秘書應(yīng)選擇并委托合適的專家、顧問進(jìn)行或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時(shí)提出調(diào)查課題請(qǐng)他們完成。2.有些專業(yè)事項(xiàng)的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將調(diào)查情況匯總后報(bào)告給經(jīng)理。
第十二條文書工作文書工作有三個(gè)方面：書寫信函、起草文件以及譽(yù)清或印刷文件。1.信函的完成對(duì)經(jīng)理經(jīng)常會(huì)使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時(shí)選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。
2.文件的譽(yù)清及印刷主要包括將草案以筆記形式譽(yù)清、用打字機(jī)打印、直接印刷以及輯靈圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項(xiàng)工作。
第十三條聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理意圖，聽取對(duì)方的答復(fù)，并將答復(fù)再次反饋給經(jīng)理。
第十四條招待事務(wù)招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成。款待包括向?qū)А⑹沾鏀y帶物品、奉送茶點(diǎn)、迎來送往等。1.為經(jīng)理服務(wù)為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些：（1）經(jīng)理外出時(shí)應(yīng)備好車輛；（2）回到公司時(shí)，要接過脫下的外磁、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shí)用刷子清潔這些衣物；（3）從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)馬上遞上熱茶或咖啡；（4）還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。2.為客人服務(wù)秘書還須為客人服務(wù)，比如出入公司時(shí)參照對(duì)經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。
篇2：某集團(tuán)公司秘書處工作細(xì)則
> 集團(tuán)公司秘書處工作細(xì)則第一章總則
第一條為進(jìn)一步明確秘書處崗位職責(zé)，結(jié)合秘書處實(shí)際工作狀況，特制定本工作制度。
第二條本工作制度適用于江蘇**實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司行政部秘書處。
第二章日常事務(wù)工作細(xì)則
第三條文件管理
(一)收文處理
1.收文分為內(nèi)收文和外收文。內(nèi)收文主要包括各分子公司、部門遞交的工作報(bào)告、請(qǐng)示等，外收文主要包括外單位發(fā)至我公司的會(huì)議通知、活動(dòng)邀請(qǐng)函等。
2.各部門請(qǐng)示文件和重要的外收文呈董事長(zhǎng)閱示前必須經(jīng)過辦文。辦文主要流程為：填寫辦文單(來文單位、文件頁(yè)數(shù)、文件標(biāo)題、內(nèi)容摘要、附件標(biāo)題及頁(yè)數(shù)、緊急程度、密級(jí))打印辦文單在辦文單和文件(附件除外)每頁(yè)右上方空白處蓋辦文章(如有附件，須在附件每頁(yè)右上方空白處蓋附件章)填寫辦文章空白處(文號(hào)、經(jīng)手人、辦文日期)用訂書機(jī)裝訂辦文單與文件加蓋騎縫章交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)填寫擬辦意見呈董事長(zhǎng)閱示。
3.收文處理必須及時(shí)，需要辦文的應(yīng)立即辦文，不得延誤。
(二)發(fā)文處理
發(fā)文分為對(duì)內(nèi)發(fā)文和對(duì)外發(fā)文兩種。對(duì)內(nèi)發(fā)文主要包括內(nèi)部通知、會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議文件、請(qǐng)示批復(fù)等。對(duì)外發(fā)文須以公司名義，采用紅頭文件，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。
(三)文件草擬
負(fù)責(zé)草擬董事長(zhǎng)發(fā)言稿、外收文回函、通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、部門請(qǐng)示等。
(四)文件翻譯
負(fù)責(zé)相關(guān)文件、資料的翻譯及相關(guān)英文文件、資料的草擬。
(五)董事長(zhǎng)辦公室文件整理
1.每日及時(shí)上報(bào)資金日?qǐng)?bào)、要情通報(bào)等文件。
2.每日對(duì)董事長(zhǎng)辦公室文件進(jìn)行分類整理，形成目錄，確保董事長(zhǎng)查閱文件方便、快捷。
第四條董事長(zhǎng)工作日程安排
做好董事長(zhǎng)工作日程安排，確保合理、有序。
第五條對(duì)外溝通聯(lián)系
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各部門及外單位的綜合協(xié)調(diào)工作，對(duì)外聯(lián)系工作。
第六條集團(tuán)大事記管理
負(fù)責(zé)集團(tuán)大事記的記錄，保證記錄的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。
第七條部門制度建設(shè)
配合部門制度建設(shè)工作，負(fù)責(zé)草擬、修訂部分部門制度。
第八條會(huì)議組織
(一)會(huì)議通知：秘書處在接到會(huì)議安排任務(wù)后應(yīng)及時(shí)以書面通知或電話形式通知與會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題等相關(guān)事宜。
(二)會(huì)議用餐或住宿等后勤服務(wù)：遵循厲行節(jié)約的原則，做好與會(huì)人員就餐桌次及座位，車輛、房間安排等
(三)會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議類型和級(jí)別于會(huì)前二十分鐘完成會(huì)場(chǎng)布置工作。
(四)會(huì)議錄音：秘書科會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)對(duì)公司重要會(huì)議進(jìn)行錄音，關(guān)于會(huì)議錄音資料要求于會(huì)后及時(shí)轉(zhuǎn)交檔案室存檔。
(五)會(huì)議記錄等會(huì)議文件的草擬與下發(fā)：一般情況下，要求于會(huì)議當(dāng)日完成會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等的草擬工作。
第九條印章、介紹信管理
嚴(yán)格遵守公司用章審批程序，協(xié)助部門負(fù)責(zé)人管理公司印章及介紹信。
第十條簽證、護(hù)照、港澳通行證的辦理
負(fù)責(zé)公司人員因公出差的簽證、護(hù)照、港澳通行證的辦理。
第十一條發(fā)票報(bào)銷、費(fèi)用繳納
(一)負(fù)責(zé)部門及董事會(huì)發(fā)票審核、酒店月結(jié)帳單審核，同時(shí)在費(fèi)用軟件中做好登記。
(二)負(fù)責(zé)做好物業(yè)管理費(fèi)、董事長(zhǎng)車位費(fèi)、酒店月結(jié)費(fèi)、禮品費(fèi)等相關(guān)款項(xiàng)的資金計(jì)劃，及時(shí)繳納或支付。
第十二條部門預(yù)算
(一)負(fù)責(zé)草擬部門月度及年度預(yù)算，主要包括辦公用品費(fèi)、電話費(fèi)、差旅費(fèi)等。
(二)每月按期上報(bào)部門下月預(yù)算，力求精準(zhǔn)。
第十三條考勤管理
(一)定期整理各部門負(fù)責(zé)人出差登記記錄，經(jīng)董事長(zhǎng)審批后及時(shí)發(fā)文至人力資源部和財(cái)務(wù)部。
(二)負(fù)責(zé)部門月度及年度考勤統(tǒng)計(jì)，跟催部門人員及時(shí)辦理請(qǐng)假、出差等相關(guān)手續(xù)，確保考勤記錄真實(shí)、準(zhǔn)確且上報(bào)及時(shí)。
第十四條門禁管理
負(fù)責(zé)門禁錄入工作，同時(shí)在接到人力資源部通知后及立即刪除離職員工門禁指紋。
第十五條資產(chǎn)管理
(一)固定資產(chǎn)及低值易耗品管理
1.協(xié)助財(cái)務(wù)部清查董事會(huì)資產(chǎn)，定期盤點(diǎn)部門資產(chǎn)，及時(shí)上報(bào)清查與盤點(diǎn)結(jié)果。
2.合理配置公司資源，及時(shí)辦理資產(chǎn)調(diào)撥。
3.負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)及低值易耗品的報(bào)修。
4.辦理本部門離職員工固定資產(chǎn)及低值易耗品的交接。
(二)圖書管理
1.定期檢查各部門圖書管理情況，及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。
2.辦理各部門新購(gòu)圖書的繳庫(kù)和編號(hào)。
3.負(fù)責(zé)董事會(huì)圖書借閱登記工作。
(三)辦公用品管理
參照《辦公用品管理規(guī)定》，負(fù)責(zé)
公司辦公用品、儀器設(shè)備的繳庫(kù)、出庫(kù)。
(四)禮品管理
參照《禮(贈(zèng))品管理制度》，負(fù)責(zé)公司禮品的管理、出庫(kù)。
第十六條來賓接待
(一)參照來賓接待管理規(guī)定，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好來賓接洽及相關(guān)準(zhǔn)備工作。
第十七條通訊錄管理
(一)董事長(zhǎng)名片資料管理：
1.做好外部人員名片資料的分類、錄入等整理工作，同時(shí)做好保密工作。
2.及時(shí)備份最新名片資料，確保查找高效。
(二)董事長(zhǎng)外部聯(lián)系通訊錄：及時(shí)更新、確保查找高效。
(三)公司內(nèi)部通訊錄管理：
1.負(fù)責(zé)公司各部門通訊錄的更新與發(fā)布。
2.負(fù)責(zé)各分子公司各部門最新通訊錄的收集、整理與發(fā)布。
3.注意做好公司員工手機(jī)號(hào)碼的收集、更新與對(duì)外保密工作。
第十八條部門培訓(xùn)管理
負(fù)責(zé)部門員工的培訓(xùn)、考核及課時(shí)統(tǒng)計(jì)工作。
第十九條其他
1.做好訂餐、訂房、訂票、購(gòu)買禮品等后勤服務(wù)工作，遵循厲行節(jié)約的原則，確保及時(shí)、無失誤。
2.負(fù)責(zé)每月公司各部門固定電話費(fèi)、公車使用費(fèi)的分?jǐn)偅⒓皶r(shí)將費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)果報(bào)至財(cái)務(wù)部。
3.負(fù)責(zé)公司各部門固定電話各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理及移動(dòng)電話相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。
4.負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的管理和安排使用。
5.做好政務(wù)電話的接聽和處理工作。
6.負(fù)責(zé)公司各部門年度報(bào)刊征訂工作。
7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)臨時(shí)工作
第三章附則
第二十條本工作細(xì)則解釋權(quán)及監(jiān)督、考核權(quán)歸行政部領(lǐng)導(dǎo)。
第二十一條本細(xì)則自頒布之日起試行。
篇3：X不動(dòng)產(chǎn)分店秘書工作細(xì)則
z不動(dòng)產(chǎn)分店秘書工作細(xì)則
第一章秘書的任務(wù)
第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理些可由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。
第五章本公司秘書的工作有很多項(xiàng)內(nèi)容，簡(jiǎn)單地表示如下：
第三條傳達(dá)；第四條運(yùn)轉(zhuǎn)；第五條助手；第六條書籍文件整理第七條室內(nèi)整理第八條代行事務(wù)；第九條會(huì)議事務(wù)；第十條調(diào)查；第十一條記錄；第十二條接待。第五章以上工作的內(nèi)容以及分量，根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。
第二章秘書的工作內(nèi)容第六章傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：1.接待來訪來訪者各有不同，事有大小，秘書要區(qū)別對(duì)待。對(duì)應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后作出答復(fù)。2.收聽電話收聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是××公司”等，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。3.轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)速。4.文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書先進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時(shí)，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。
第七章日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作1.日程的設(shè)計(jì)及其安排對(duì)所確定經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)，如會(huì)見、出席高層職員咐、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。2.準(zhǔn)備及安排有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，而且這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第八章用品的整理1.在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為些，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種，一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。2.經(jīng)理外出時(shí)經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入擔(dān)包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表，事先貼在那里以防遺漏。3.文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。
第九章文件整理業(yè)務(wù)1.為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，以便很容易地查到文件。2.整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。3.業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用根據(jù)還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4.經(jīng)過這樣整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上，便于參照。
第十章整理、清掃工作此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：1.清理桌面臺(tái)歷和墻上的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抺干凈。常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2.室內(nèi)的物品都要放在固定的地方。3.根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。
第十一章代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式這種場(chǎng)合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得快，同時(shí)還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語(yǔ)。2.轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，注意簡(jiǎn)潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對(duì)方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。
第十二章會(huì)議事務(wù)該項(xiàng)事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種帳目的管理，包括：各項(xiàng)物品的購(gòu)入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的帳目記錄及管理。1.關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個(gè)月要制作一張?jiān)聢?bào)表，在特殊情況下，要隨時(shí)根據(jù)經(jīng)理副經(jīng)理的要求拿出報(bào)表。2.處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納帳中。現(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每個(gè)月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目；（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項(xiàng)目，應(yīng)申請(qǐng)?zhí)貏e支出的資金或開出支票；（3）開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章；（4）資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價(jià)證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺(tái)帳及有價(jià)證券簿，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、現(xiàn)有額及出入額等；（5）銀行存款及郵政儲(chǔ)蓄要設(shè)存款底帳。接受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別立帳并明示余額。3.各種物品的購(gòu)入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請(qǐng)和手續(xù)是否齊備，并及時(shí)入帳，以免遺忘和推遲記帳。
第十一條協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時(shí)，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。1.進(jìn)行調(diào)查工作時(shí)，秘書應(yīng)選擇并委托合適的專家、顧問進(jìn)行或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時(shí)提出調(diào)查課題請(qǐng)他們完成。2.有些專業(yè)事項(xiàng)的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將調(diào)查情況匯總后報(bào)告給經(jīng)理。
第十二條文書工作文書工作有三個(gè)方面：書寫信函、起草文件以及譽(yù)清或印刷文件。1.信函的完成對(duì)經(jīng)理經(jīng)常會(huì)使用的信件種類可事先匯
集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時(shí)選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。
2.文件的譽(yù)清及印刷主要包括將草案以筆記形式譽(yù)清、用打字機(jī)打印、直接印刷以及輯靈圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項(xiàng)工作。
第十三條聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理意圖，聽取對(duì)方的答復(fù)，并將答復(fù)再次反饋給經(jīng)理。
第十四條招待事務(wù)招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成。款待包括向?qū)А⑹沾鏀y帶物品、奉送茶點(diǎn)、迎來送往等。1.為經(jīng)理服務(wù)為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些：（1）經(jīng)理外出時(shí)應(yīng)備好車輛；（2）回到公司時(shí)，要接過脫下的外磁、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shí)用刷子清潔這些衣物；（3）從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)馬上遞上熱茶或咖啡；（4）還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。2.為客人服務(wù)秘書還須為客人服務(wù)，比如出入公司時(shí)參照對(duì)經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。