房地產(chǎn)新項目部檔案管理制度

　　為了做好工程及設備檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關要求結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。

　　一、歸檔范圍

　　主要為工程和設備檔案資料

　　1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商（服務）單位的報價資質(zhì)資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調(diào)研報告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

　　2、設備檔案是鑒定評價（儀器）技術狀態(tài)的科學資料，是為保障（儀器）設備正常運轉并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢

　　3、驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見；運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養(yǎng)情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

　　二、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。

　　2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領導批準。

　　3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續(xù)，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。

　　4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領導審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。

　　三、檔案工作人員崗位職責

　　1、熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業(yè)知識。

　　2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，積極提供利用，為各項工作服務。

　　3、按規(guī)定向當?shù)貦n案館移交應進館的檔案。

　　4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導。

　　5、辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。

　　四、檔案管理制度

　　1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領導批準同意后方可查閱。

　　2、檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準堆放與檔案無關的東西，做到完整安全，存放有序，查找方便

　　3、做好檔案柜內(nèi)"六防"（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

　　4、對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。

　　5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。

　　6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設備檔案內(nèi)的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。

　　五、檔案安全制度

　　1、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

　　2、每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

　　六、檔案資料查閱利用制度

　　1、本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。

　　2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領導批準，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領導同意后方可進行。

　　3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。

　　4、查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。

　　5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務。

　　七、檔案的收集

　　1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。

　　2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。

　　3、設備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

　　4、應妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。

　　5、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6、項目簽訂承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。

　　7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續(xù)，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。