物業(yè)檔案目錄及分類(分寫(xiě)字樓、公寓兩大片區(qū))

　　項(xiàng)目基礎(chǔ)管理員工培訓(xùn)投訴管理裝修管理報(bào)修管理車輛管理鑰匙管理住戶/租戶管理有償服務(wù)社區(qū)文化

　　序號(hào)項(xiàng)目資料(包括項(xiàng)目規(guī)劃、配套、總建面積、平面布局、驗(yàn)收證照等方面資料)培訓(xùn)計(jì)劃、記錄投訴登記表(記錄、處理、跟進(jìn)、回訪)裝修申請(qǐng)表報(bào)修工作單車輛停放服務(wù)協(xié)議鑰匙借用登記表業(yè)主/商戶/租戶檔案(個(gè)人資料、租賃合同、)有償服務(wù)工作單(預(yù)約、跟進(jìn)、回訪)社區(qū)文化活動(dòng)年度計(jì)劃、意見(jiàn)征詢表

　　1(商/租戶手冊(cè)、管理規(guī)約、裝修守則及其他相關(guān)管理規(guī)定)績(jī)效考核投訴匯總表裝修承諾書(shū)報(bào)修匯總表車位使用登記表(車輛、車主資料)業(yè)戶鑰匙存放申請(qǐng)表利和公寓業(yè)主資料(購(gòu)房合同、業(yè)主、入住成員身份證、相片、繳款賬戶等復(fù)印件)有償服務(wù)匯總表社區(qū)文化活動(dòng)方案

　　2物業(yè)部架構(gòu)、職能及崗位職責(zé)班次考勤表?yè)P(yáng)信施工加班申請(qǐng)表?yè)p壞公共設(shè)施賠償通知單業(yè)戶鑰匙存放記錄表寫(xiě)字樓租戶資料(營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人代表身份證等)社區(qū)文化活動(dòng)總結(jié)

　　3物業(yè)部管理規(guī)定重大事故記錄表、突發(fā)事件處理記錄表臨時(shí)動(dòng)火作業(yè)申請(qǐng)表修補(bǔ)工程計(jì)價(jià)單鑰匙接收表商場(chǎng)商戶資料(營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人代表身份證等)

　　4物業(yè)部標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程客戶投訴/建議處理表貨梯使用預(yù)約申請(qǐng)表報(bào)修月統(tǒng)計(jì)表鑰匙配置申請(qǐng)表驗(yàn)樓、驗(yàn)鋪登記表

　　5公司發(fā)文業(yè)戶回訪表物業(yè)助理巡查記錄表報(bào)修記錄表備用鑰匙清單業(yè)主證、員工IC卡辦理申請(qǐng)表

　　6請(qǐng)示報(bào)告回訪記錄表隱蔽工程查驗(yàn)記錄表工程維修單一周統(tǒng)計(jì)表業(yè)戶收樓遺留工程記錄表

　　7內(nèi)部工作聯(lián)系函裝修工程竣工查驗(yàn)表工程維修單登記表交接確認(rèn)書(shū)

　　8會(huì)議紀(jì)要保證金退辦手續(xù)表業(yè)戶資料登記表

　　9合同協(xié)議廣場(chǎng)復(fù)印資料副本申請(qǐng)書(shū)業(yè)戶緊急聯(lián)系登記表

　　10通知公司水牌申請(qǐng)表寫(xiě)字樓人員情況登記表

　　11計(jì)劃總結(jié)施工人員出入證申請(qǐng)表業(yè)戶防火安全責(zé)任人和聯(lián)系人名單

　　12工作日志室內(nèi)裝修/施工委托書(shū)入駐預(yù)約記錄表

　　物業(yè)交收工作檢查表裝修/施工收費(fèi)通知書(shū)入駐接待記錄表

　　樓宇設(shè)施/設(shè)備確認(rèn)表裝修設(shè)計(jì)前或裝修開(kāi)工前向業(yè)戶交底備忘表業(yè)戶正式遷入申請(qǐng)表

　　物品放行授權(quán)書(shū)室內(nèi)裝修施工許可證出入證申請(qǐng)發(fā)放表

　　辦公加班反饋表施工物品進(jìn)場(chǎng)登記表業(yè)戶撤場(chǎng)申請(qǐng)表

　　加時(shí)空調(diào)申請(qǐng)表物料/工具進(jìn)場(chǎng)登記表

　　暫停服務(wù)通知書(shū)消防放水申請(qǐng)表

　　放行條裝修/施工違章整改通知書(shū)

　　放行條簽發(fā)登記表裝修/施工竣工申請(qǐng)表

　　租占公共區(qū)域或設(shè)施申請(qǐng)表裝修工程竣工驗(yàn)收合格意見(jiàn)書(shū)

　　承諾書(shū)裝修/施工退款通知書(shū)

　　復(fù)工申請(qǐng)表業(yè)戶裝修記錄表

　　物業(yè)接收記錄附件裝修巡查表

　　寫(xiě)字樓清潔評(píng)估表

　　停車場(chǎng)/外圍清潔評(píng)估表

　　洗手間工作檢查表

　　綠化帶噴灑農(nóng)藥登記表

　　綠化帶施肥登記表

　　年度培訓(xùn)計(jì)劃

　　培訓(xùn)申請(qǐng)/實(shí)施記錄表

　　員工培訓(xùn)記錄表

　　客戶意見(jiàn)調(diào)查問(wèn)卷

　　不合格/糾正和預(yù)防措施報(bào)告

　　大廈樓層開(kāi)/鎖記錄表

　　停車場(chǎng)租賃統(tǒng)計(jì)表

　　雨傘租借登記表

篇2：做好物業(yè)檔案管理原則

做好物業(yè)檔案管理原則

　　1.安全至上原則。

　　物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問(wèn)題。保存物業(yè)檔案的場(chǎng)所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專人負(fù)責(zé)，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案，確保物業(yè)檔案的實(shí)體安全和信息安全。

　　2.集中分散原則。

　　目前有很多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)，物業(yè)管理項(xiàng)目眾多，下屬機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務(wù)千差萬(wàn)別，在這種情況下，應(yīng)做好集中與分散兼顧。物業(yè)管理企業(yè)總公司(集團(tuán)公司)層面，應(yīng)設(shè)立專門的物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理和指導(dǎo)物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的物業(yè)管理規(guī)范辦法和制度，整合各部門資源，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，集中負(fù)責(zé)物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項(xiàng)目部門具體負(fù)責(zé)本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導(dǎo)。

　　3.業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)原則。

　　如今的物業(yè)管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護(hù)以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)物業(yè)管理內(nèi)容的增加，做出適當(dāng)調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是物業(yè)管理過(guò)程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。根據(jù)業(yè)務(wù)門類的不同，適當(dāng)調(diào)整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理。

　　4.規(guī)范管理原則。

　　物業(yè)檔案應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學(xué)的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應(yīng)有的效用，避免特立獨(dú)行、標(biāo)新立異、自搞一套。

　　5.評(píng)價(jià)指標(biāo)原則。

　　物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理工作的重要組成部分，直接影響到物業(yè)管理工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應(yīng)該成為物業(yè)管理考評(píng)的重要指標(biāo)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該將物業(yè)檔案管理工作列入部門工作目標(biāo)考核內(nèi)容，完善管理制度和評(píng)價(jià)制度，切實(shí)有效推進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)時(shí)，應(yīng)將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標(biāo)，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)場(chǎng)后，對(duì)其進(jìn)行的年度考評(píng)中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標(biāo)，嚴(yán)肅對(duì)待。

篇3：物業(yè)檔案的建立與管理

　　物業(yè)檔案的建立與管理

　　科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。******項(xiàng)目作為獨(dú)特社區(qū)，其檔案資料是十分繁雜的，我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段，配備專職檔案管理人員，抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格、科學(xué)、集中的管理，達(dá)到提高物業(yè)管理水平、更好地服務(wù)客戶的目的。

　　(一)檔案資料的分類檢索

　　1、原物業(yè)公司及開(kāi)發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料

　　(1)產(chǎn)權(quán)資料

　　A. 項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　B. 用地批準(zhǔn)文件

　　C. 建筑執(zhí)照

　　D. 拆遷安置資料

　　(2)技術(shù)資料

　　A. 園區(qū)規(guī)劃圖

　　B. 建筑施工圖

　　C. 竣工圖

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　D. 地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

　　E. 工程合同

　　F. 開(kāi)、竣工報(bào)告

　　G. 工程預(yù)決算

　　H. 圖紙會(huì)審記錄

　　I. 工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　J. 隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　K. 沉降觀察記錄

　　L. 竣工驗(yàn)收證明書(shū)

　　M. 鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)

　　N. 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)

　　O. 水電、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)

　　P. 砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

　　Q. 供水試壓報(bào)告

　　(3)物業(yè)資料

　　A. 住宅區(qū)基本資料

　　B. 住宅區(qū)分區(qū)資料

　　C. 商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

　　D. 娛樂(lè)設(shè)施資料

　　2、管理單位自建檔案資料

　　(1)用戶資料

　　A.用戶入住資料

　　a.購(gòu)房合同書(shū)復(fù)印件

　　b.入住通知書(shū)

　　c.入住聲明

　　d.業(yè)主規(guī)約

　　e.其它

　　B.家庭人員檔案

　　a.用戶情況登記表

　　b.身份證復(fù)印件

　　(2)日常管理資料

　　A.環(huán)境管理記錄

　　a.日常巡查記錄

　　b.垃圾清運(yùn)記錄

　　c.消殺記錄

　　d.噪音檢測(cè)記錄

　　B.保安管理記錄

　　a.日常巡查記錄

　　b.交接班記錄

　　c.值班記錄

　　d.物資搬運(yùn)放行記錄

　　e.緊急事件處理記錄

　　f.車輛進(jìn)出記錄

　　g.夜間查崗記錄

　　C.出租屋檔案

　　a.出租屋租賃許可證復(fù)印件

　　b.租賃合同復(fù)印件

　　c.入住認(rèn)定書(shū)

　　d.承租人員資料(含《住戶情況登記表》)

　　D.車輛檔案

　　a.車輛詳細(xì)資料

　　b.車位使用協(xié)議