物業(yè)公司行政工作制度：文件格式的管理規(guī)定

　　6文件格式的管理規(guī)定

　　6.1適用對(duì)象

　　本規(guī)定適用于公司/管理處所有對(duì)內(nèi)和對(duì)外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。

　　6.2.公司標(biāo)志

　　公司標(biāo)志在文件上端的最左邊，具體如下：

　　6.3文件編號(hào)的規(guī)則：

　　1）文件編號(hào)由：物管公司/項(xiàng)目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號(hào)組成

　　例如：G80/RMS/CW/M1/0001

　　檔號(hào)

　　文件種類

　　發(fā)文部門

　　項(xiàng)目物管處

　　物管公司

　　詮釋：

　　物管公司　G80文件類型內(nèi)部工作聯(lián)系單W

　　項(xiàng)目物管處時(shí)代RMA備忘錄M

　　嶺南RMS會(huì)議紀(jì)要MU

　　逸彩RMY電子郵件E

　　發(fā)文部門資源部ZY傳真F

　　財(cái)務(wù)部CW物管公司0

　　工程部GC項(xiàng)目管理中心1

　　客服部KF合作公司2

　　保安部BA往來公司3

　　檔號(hào)　`0001始

　　6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種

　　6.3.1中文式***年*月*日，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡(jiǎn)稱為中文

　　文字日期）、或20**年1月31日（簡(jiǎn)稱為中文式數(shù)字日期）。

　　6.2.2英文式--年/月/日，例如：20**/1/31。

　　6.3使用規(guī)定

　　6．3.1對(duì)外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。

　　6.3.2其他種類文件（包括電子郵件），其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。

篇2：房地產(chǎn)集團(tuán)公司文件格式規(guī)定

　　房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文件格式規(guī)定

　　第一章 總 則

　　第一條 為規(guī)范* 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)的文件(特指公文，下同)格式，提高辦文質(zhì)量，特制定本規(guī)定。

　　第二條 綜合管理部為公司文件格式的歸口管理部門，負(fù)責(zé)其他單位(部門)文件格式的指導(dǎo)工作。

　　第三條 本規(guī)定適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行，參股　　項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。

　　第二章 文件格式

　　第四條 文件眉首是指首頁(yè)橫線以上部分，包括發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、簽發(fā)人等內(nèi)容。眉首部分一般占首頁(yè)的1/3 到2/5。(見附件1)

　　(一)文件秘密等級(jí)或緊急程度的標(biāo)識(shí)，注在文件首頁(yè)右上角。“絕密”、“機(jī)密”公文在文件左上角標(biāo)明文件份數(shù)序號(hào)。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度的，秘密等級(jí)標(biāo)識(shí)在右上角第l 行，緊急程度在右上角第2 行。

　　(二)發(fā)文單位標(biāo)識(shí)分為二種，一種是由公司全稱加“文件”組成;另一種僅為公司全稱。

　　(三)發(fā)文字號(hào)由公司代字、年度、順序號(hào)組成，置于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)之下，橫線中央之上。

　　(四)上行文(即向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門呈送的請(qǐng)示、報(bào)告)應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。

　　第五條 文件主體是指橫線以下至主題詞(不含)之間的各要素的統(tǒng)稱。

　　(一)文件標(biāo)題應(yīng)位于橫線下方空 1 行處，排列應(yīng)遵循美觀易懂的原則，字?jǐn)?shù)不多可居中排成一行;如字?jǐn)?shù)較多可排成兩行，分行時(shí)不要將詞組分開。上下排列可采用“兩行等長(zhǎng)”、“上短下長(zhǎng)”、“上長(zhǎng)下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中間長(zhǎng)”或“上下長(zhǎng)中間短”的排列格式，照顧閱讀的方便并保持頁(yè)面的美觀。

　　(二)主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空 1 行處，左側(cè)頂格，主送單位名稱后標(biāo)用全角冒號(hào)。

　　(三)文件正文在主送單位名稱下 l 行處，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份、計(jì)量單位不能回行。

　　(四)文件附件目錄在正文空 1 行處，左側(cè)需空 2 字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與主件一起裝訂，并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，并標(biāo)識(shí)序號(hào)。

　　(五)成文日期應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫成“O”。

　　(六)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)以上印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間，主辦單位印章在前，協(xié)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。

　　(七)文件落款通常應(yīng)在正文或附件下空 2 行。當(dāng)文件排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無正文”的方法解決。

　　第六條 版記是指位于主題詞以下的各要素的統(tǒng)稱。

　　(一)“主題詞”標(biāo)引在文件末頁(yè)左下端、分送欄之上，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào);主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空1 字。

　　(二)分送欄設(shè)在主題詞下 l 行，左空 1 字標(biāo)識(shí)“呈報(bào)”或“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào);回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。

　　(三)印發(fā)欄(擬稿、核稿、打字)應(yīng)設(shè)在文件末頁(yè)最后一行。

　　第七條 專題會(huì)議紀(jì)要用于記錄公司各種專題會(huì)議召開或評(píng)審的內(nèi)容，發(fā)文單位應(yīng)放在橫線之上左側(cè)，成文時(shí)間放在橫線之上右側(cè)。(見附件2)

　　第八條 其他會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文單位放在橫線之上左側(cè)，成文時(shí)間放在橫線之上右側(cè)。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和工作要求發(fā)、報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或單位。(見附件3)

　　第三章 排版、印刷格式

　　第九條 文件用紙

　　文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(210ram×297mm)，特殊文種用紙可根據(jù)實(shí)際需要確定。

　　第十條 文頭與頁(yè)邊

　　文件的各頁(yè)在印制時(shí)，均應(yīng)在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25 毫米，地腳寬20毫米，訂口寬28 毫米，翻口寬20 毫米。

　　第十一條字體與字號(hào)

　　文件標(biāo)題用小2 號(hào)宋體加黑;發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、抄送單位、主送單位、正文、附件、落款等用 4 號(hào)仿宋體;簽發(fā)人姓名用 4 號(hào)楷體標(biāo)識(shí);密級(jí)、緊急程度用4 號(hào)黑體;“主題詞”三個(gè)字用4 號(hào)黑體，具體標(biāo)引的主題詞用4 號(hào)宋體。

　　如文件內(nèi)容層次較多，可用分級(jí)標(biāo)題標(biāo)出。第一層大標(biāo)題用小 3 號(hào)宋體加黑，第二層用 4 號(hào)黑體，第三層用 4 號(hào)楷體。規(guī)范性文件的章節(jié)名可用小 3 號(hào)宋體加黑居中，前后各空一行;條名用黑體或4 號(hào)仿宋加黑標(biāo)出。

　　第十二條 字?jǐn)?shù)排列與行間距

　　WORD字處理系統(tǒng)排列一般為每頁(yè)25 行，每行35 個(gè)字符，行距為1.5 倍。

　　第十三條 頁(yè)碼

　　多頁(yè)文件應(yīng)逐頁(yè)編出頁(yè)碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在每頁(yè)正面的右下角，背面寫在左下角。

　　第十四條 裝訂

　　文件左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。

　　第四章 附 則

　　第十五條 本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。