人事檔案及職員合同管理制度

　　1.檔案是記載職員在企業(yè)及社會活動的各種文件材料，它能反映職工的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況。

　　2.建立的檔案，文字要簡潔，評價要適當(dāng)，切忌空洞羅索，字跡要清楚整潔。

　　3.公司在冊員都應(yīng)建立個人檔案，凡是歸檔的材料必須真實(shí)可靠，實(shí)事求是，必須具有完備的手續(xù)，應(yīng)獨(dú)立反映某一職員的情況。

　　4.檔案是職員個人的機(jī)密，它記載著一些不宜擴(kuò)散的情況，只能由組織掌握使用，因此檔案管理人員應(yīng)注意保密，嚴(yán)格管理，不丟失，不損壞。

　　5.建立人事檔案臺帳，做好檔案的傳遞工作，收發(fā)檔案應(yīng)有嚴(yán)格手續(xù)。

　　6.每年的職稱評審檔案和個人的榮譽(yù)及重大獎勵記功處分等均存入個人檔案。

　　7.公司在冊職員都應(yīng)建立個人履歷表，貼上照片，履歷表包括如下內(nèi)容：

　　1〉個人基本情況：如姓名、性別、出生年月、家庭成員等;

　　2〉社會關(guān)系情況;

　　3〉本人德才情況;如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、特長、獎勵、處分等。

　　4〉個人簡歷;

　　5〉其它要說明的問題。

　　8.職工合同管理

　　1〉公司在冊職工都應(yīng)簽訂勞動合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。

　　2〉簽訂勞動合同的原則是：

　　①雙方當(dāng)事人自愿協(xié)商;

　　②平等互利;

　　③權(quán)利和義務(wù)對等;

　　④不得違反國家有關(guān)法律;

　　3〉解除勞動合同時，雙方應(yīng)履行合法手續(xù)。

　　附后：勞動合同式樣。

篇2：乙方人事檔案保存協(xié)議書

　　乙方人事檔案保存協(xié)議書

　　甲方：

　　乙方：

　　甲乙雙方經(jīng)平等協(xié)商，就保存乙方人事檔案關(guān)系事宜，達(dá)成以下協(xié)議：

　　一、甲方與乙方建立了勞動關(guān)系，并簽定了為期一年的勞動合同。合同期限為年月日至年月日。在此期間，甲方負(fù)責(zé)保存乙方的個人人事檔案。

　　保存期限同個人的勞動合同訂立的起止時間。

　　二、甲方負(fù)責(zé)保持乙方乙方人事檔案的連續(xù)性，并按人事檔案的要求，分類歸檔、整理，保證客觀公正反映乙方在甲方工作期間的真實(shí)記載。

　　三、因勞動關(guān)系的解除、終止和重大的變更，甲方負(fù)責(zé)對乙方人事檔案作好正常的轉(zhuǎn)遞手續(xù)。負(fù)責(zé)工資關(guān)系、行政關(guān)系的對外介紹。

　　四、在甲方解除、終止乙方的勞動合同后，或者乙方解除、終止勞動合同，乙方應(yīng)在一個月內(nèi)將個人檔案轉(zhuǎn)往自己選擇的職業(yè)介紹服務(wù)中心（原人才交流中心和職業(yè)介紹所），逾期不轉(zhuǎn)的，甲方有權(quán)按照規(guī)定，將乙方的檔案關(guān)系轉(zhuǎn)往個人所在地的街道勞動部門，由此發(fā)生乙方社會保險關(guān)系的中斷，甲方不負(fù)任何責(zé)任。

　　五、凡乙方因開除、辭退、除名，長期出國逾期不歸的、就勞動合同的提前終止或解除達(dá)不成一致意見、接到甲方不續(xù)簽勞動合同書面通知，不做書面答復(fù)，擅離崗位的、或被依法追究刑事責(zé)任的，甲方有權(quán)按照規(guī)定，將乙方的檔案關(guān)系轉(zhuǎn)往個人所在地的街道勞動部門。

　　六、乙方給甲方造成經(jīng)濟(jì)損失，或者出現(xiàn)乙方按勞動合同約定應(yīng)對甲方作出經(jīng)濟(jì)賠償?shù)模磩趧雍贤p方約定的條款處理。甲方不應(yīng)扣留乙方的人事檔案。

　　七、本協(xié)議的終止條件為：個人檔案由本人轉(zhuǎn)出或由甲方按照約定的條款轉(zhuǎn)出。本協(xié)議自然終止。

　　八、由于出現(xiàn)本協(xié)議中第五項(xiàng)約定的內(nèi)容，甲方在轉(zhuǎn)移檔案中除了正常的費(fèi)用外，給甲方造成經(jīng)濟(jì)損失的，乙方應(yīng)做賠償。由于甲方的原因，對乙方的檔案轉(zhuǎn)移不及時，造成乙方經(jīng)濟(jì)損失的，甲方應(yīng)予以賠償。雙方的賠償可以協(xié)商解決，協(xié)商不成的可通過訴訟解決。

　　九、由于甲方人事管理權(quán)限的限制，無法為乙方出具辦理申請出國的有關(guān)手續(xù)。

　　十、**花園別墅有限公司《關(guān)于人事檔案管理的暫行規(guī)定》為本協(xié)議組成的附件。

　　十一、本協(xié)議如有修改、補(bǔ)充和變更，需雙方另行商議。

　　十二、本協(xié)議經(jīng)雙方簽字后生效。修改時亦同。

　　甲方乙方

　　年月日年月日

篇3：商街物業(yè)公司人事檔案保管制度

　　商街物業(yè)公司人事檔案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

　　第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

　　□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體

　　位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

　　檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤

　　等。

　　檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：

　　--突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

　　--對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　--發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

　　①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

　　②在檔案底賬上注銷;

　　③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

　　④按發(fā)文要求包裝、密封。

　　在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　(

　　4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

　　①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

　　②庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

　　④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

　　⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

　　⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

　　①人事檔案的數(shù)量。

　　②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

　　③檔案整理情況。

　　④檔案保管情況。

　　⑤利用情況。

　　⑥庫房設(shè)備情況。

　　⑦人事檔案工作人員情況。

　　二、人事檔案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　□ 人事檔案利用的方式

　　人事檔案的利用有多種方式：

　　(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。

　　(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

　　案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求

　　出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

　　3.人事檔案利用的手續(xù)

　　在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

　　(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分 ，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

　　(2)外借手續(xù)。

　　首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。

　　其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

　　再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

　　然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。

　　最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

　　(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：

　　首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明。