業主投訴處理工作制度

　　維修為了規范投訴處理工作,提高投訴處理的及時率,保證為投訴人提供優質、高效的物業服務,特制定本制度。

　　第一章 總則

　　第一條 客戶服務部是投訴受理、處理、回訪以及匯總統計的主要責任部門。

　　第二條 客戶服務部調度中心負責本制度的考核,督導中心負責監督、檢查本制度的執行情況。

　　第三條 本制度適用于**物業管理有限公司所管轄物業范圍內的一切投訴處理工作。

　　第二章 投訴的受理與接待

　　第四條 當班人員在接待投訴人來訪時,必須嚴格執行《員工服務禮儀標準》的相關規定。附則:未按《員工服務禮儀標準》要求進行接待的,每次扣罰責任人20元;引起投訴的,每次扣罰責任人50元,調度主管20元。

　　第五條 當班人員應當詳細、準確地記錄投訴項目,包括投訴人、投訴時間、投訴事項、聯系方式以及接單人等。調度主管必須每天審核調度中心的投訴記錄并簽名。附則:投訴記錄缺項或記錄不準確、不詳細的,每項扣罰責任人30元;由此導致投訴處理工作不及時或不準確的,每次扣罰責任人100元,責任主管50元。調度主管未按時審核投訴記錄的,每次扣罰50元。

　　第六條 當班人員在接聽來電時,必須使用規范用語。對于投訴人提出的問題,必須做好詳細、準確的解答。附則:未按規定用語和標準接聽電話的,每次扣罰責任人20元;因解釋工作不到位,引起投訴人誤解的,每次扣罰責任人50元。

　　第三章 投訴的處理與回訪

　　第七條 當班人員在接到投訴后,必須在首報五分鐘內調度相關部門進行處理,并同時向投訴人做好解釋和安撫工作。附則:未在規定時間內調度相關部門進行投訴處理的,每次扣罰責任人30元。當班人員對某項投訴置之不理或不處理,引起投訴人再次投訴的,每次扣罰責任人100元,調度主管50元。

　　第八條 當班人員應當合理地安排人員處理投訴,并將投訴事項詳細告知投訴處理人。附則:對于因調度失誤或者交代不清等原因,影響投訴處理的,每次扣罰責任人50元,調度主管30元。引發嚴重后果的,作專題處理。第九條 投訴處理人在接到調度安排后,必須服從調度安排,及時有效地處理投訴。附則:投訴處理人不服從調度安排的,每次扣罰責任人200元。

　　第十條 投訴處理人應在接單后12小時內完成投訴的處理工作。對于12小時內未完成的,必須每24小時將處理情況和處理進度反饋至調度中心。如與投訴人有約定處理時間的,以約定時間為準。附則:未在規定時間內完成投訴處理并反饋調度中心的,每次扣罰責任人50元;當班人員未跟進投訴處理的,每次扣罰責任人50元。

　　第十一條 首報24小時內未完成投訴處理的,必須按照《投訴處理流程》的相關規定逐級上報,同時對投訴人做好安撫和解釋工作。附則:首報24小時內未完成投訴處理的且不上報的,或對投訴人未做好安撫和解釋工作的,每次扣罰責任人100元,責任主管50元,責任部門負責人30元。

　　第十二條 公司員工應當遵守投訴處理"首問責任制",接到投訴的第一人,不管是否為投訴處理人,應當積極接待,并于當天反饋至調度中心,跟進投訴處理的情況和結果。附則:員工對業主投訴問題進行推諉,或未將投訴在當天反饋至調度中心的,或未跟進投訴處理情況和結果的,每次扣罰責任人100元,責任人所在部門負責人50元。

　　第十三條 投訴處理完畢后,投訴處理人必須將處理結果在完成的當天反饋至調度中心。附則:投訴處理人未按時將投訴處理結果反饋至調度中心的,每次扣罰責任人50元。

　　第十四條 已經完成的投訴,調度主管必須在三天內組織完成電話回訪。必要時,調度中心應安排相應的物業助理在24小時內或與業主約定的時間進行上門回訪,回訪應當有書面的記錄或回執。附則:調度主管未組織安排電話回訪的,每次扣罰50元;調度中心未按規定完成電話回訪或安排物業助理上門回訪的,每次扣罰責任人30元;未按規定進行回訪的,每次扣罰責任人50元,責任主管30元。

　　第四章 投訴處理的監督和檢查

　　第十五條 各部門負責人必須親自跟進歸屬各自部門的投訴。附則:部門負責人未親自跟進投訴處理的,每次扣罰責任部門負責人100元。

　　第十六條 督導中心每月必須至少兩次對調度中心的投訴處理情況進行抽查。客戶服務部負責人每月25日必須將調度中心本月的投訴處理情況月報表報公司領導督導中心。

　　附則:客戶服務部未按時報送報表的,扣罰調度主管200元,部門負責人100元。每延遲一天,責任人加扣50元;如報表中有錯報、漏報的,每發現一項,扣罰調度主管和部門負責人各50元。

　　第五章 附則

　　第十七條 以上扣罰均從責任人當月的獎金中予以執行,直至扣完為止。

　　第十八條 本制度由廣州市金碧物業管理有限公司客戶服務部負責解釋。

　　第十九條 本制度自下發之日起開始施行。

篇2：物業客戶投訴處理的藝術

　　物業客戶投訴處理的藝術

　　“用戶至上，專業服務”是所有物業公司的服務宗旨，要使用戶滿意，除了要提供優質高效的服務外，還要正確處理好用戶的投訴。

　　投訴處理是一項集心理學、社交技巧于一體并體現服務人員道德修養、業務水平、工作能力等綜合素養，給投訴者所提問題予以妥善解決或圓滿解答的工作。處理投訴工作的原則是依法辦事;宗旨是服務用戶;目標是杜絕有效投訴;從而提高管理單位的聲譽及社會影響。

　　一、用戶投訴的定義:

　　用戶因對物業管理企業的服務需求或不滿等，通過各種方式向有關部門反映的行為，稱之為投訴。用戶投訴的方式包括來電、來訪、來函、其它(如登報)等。

　　二、用戶投訴的分類:

　　1、按投訴的性質分:有效投訴與溝通性投訴

　　(1)有效投訴:

　　有效投訴有兩種情況:用戶對物業管理單位在管理服務、收費、經費管理、維修養護等方面失職、違法、違紀等行為的投訴，并經過有關行業主管部門查實登記的。用戶向物業管提出的管理單位或管理人員故意、非故意，或失誤造成用戶或公眾利益受到損害的投訴。

　　(2)溝通性投訴:

　　求助型:投訴者有困難或問題需給予幫助解決的。

　　咨詢型:投訴者有問題或建議向管理部門聯絡了的。

　　發泄型:投訴者帶有某種不滿，受委屈或誤會等造成的內心不滿，要求把問題得到解決的。溝通性的投訴若處理不當，會變成有效投訴，所以必須認真處理溝通性投訴。

　　2、按投訴的內容分為:

　　(1)對設備的投訴:用戶對設備的投訴主要包括:空調、照明、供水供電、電梯等等，即使我們建立了一個對各種設備的檢查、維修、保養制度，也只能養活此類問題的發生，而不能保證消除所有設備潛在的問題。

　　(2)對服務態度的投訴:

　　用戶對服務態度的投訴主要包括:不負責任的答復行為，冷冰冰的態度，愛理不理的接待方式等。由地管理人員與用戶都由不同個性的人組成，所以任何時間，此類投訴都容易發生。

　　(3)對服務質量的投訴:

　　用戶對維修的質量、郵件未能及時送到用戶手中，都屬于對服務質量的投訴。減少用戶對服務態度與服務質量的投訴的最好方法是加強對服務人員的培訓。

　　(4)突發性事件的投訴。

　　三、正確理解用戶投訴

　　1、下面是一些值得我們得視的數據:

　　對服務不滿的用戶:96%會靜靜地離開，91%永遠不會再回來，80%的此類用戶將不滿意的服務活動向8至10位朋友訴說，20%的此類用戶更會向20個友人講述。

　　為何用戶會離開:3%因搬遷而離開，5%因建立新的友誼關系，9%因更好更優的選擇，

　　83%因管理者的服務不專業或惡劣的待人態度。

　　想離開的用戶會留下嗎?70%會！假如他們的投訴問題被妥善解決后，95%的用戶將會留下！假如他們所投訴的問題即刻得到解決，平均每一位投訴者將會對其5位朋友講述自己的投訴及事情最終的解決辦法。

　　2、我們該如何理解投訴?

　　(1)投訴能指出在服務過程中應改善的環節。

　　(2)投訴其實是用戶給予我們再度提供應改善服務的機會，使用權有意見用戶重新接受我們。

　　(3)投訴給我們機會去令用戶忠于我們。

　　四、如何處理用戶的投訴?

　　據有關資料顯示，房地產行業的投訴率居廣東省各行業投訴率的第二位，而物業管理的投訴又居房地產業的首位。深圳市物業管理協會為了協調解決物業管理行業的矛盾糾紛，保護物業管理企業和業主的合法權益，于2000年4月30日制定了《深圳市物業管理協會投訴處理辦法(試行)》。《處理辦法》第十四條規定:凡被記入會籍檔案的投訴，都將作為該會員單位年度行業評優活動的扣分依據。對投訴量大且整改不利，案件特別多的會員，經協會常務理事會研究可給與內部處罰直至取消其會籍資格。由此可見，如何正確處理用戶投訴是每個物業管理公司必須認真對待的。

　　1、處理投訴的基本原則:

　　(1)真心誠意地幫助用戶解決問題

　　用戶投訴，說明工作尚有漏洞，說明用戶的某些要求尚未被重視，每個人都應理解用戶的心情，努力識別及滿足他們的真正需求，滿懷誠意地幫助用戶解決問題。只有這樣，才能贏得用戶的信任與好感，才能有助于問題的解決。

　　(2)把"對"讓給用戶

　　用戶因為不滿才會來投訴，往往用戶的情緒會失控，這時，我們不該失控，要從對方的角度去理解問題，即使用戶言談中有不對的，也要把"對"讓給用戶，與用戶爭議會激發矛盾。

　　(3)不損害公司的利益

　　2、處理用戶投訴的程序

　　從投訴的開始到結束，是一個牽涉面相當廣而又一環扣一環的過程:

　　接訴--聆聽--判斷處理--回訪--總結。

　　(1)接訴

　　禮貌是做好投訴處理工作的基礎。投訴接待環境是影響處理工作的第一關。

　　(2)聆聽與記錄

　　誠意聽取用戶的投訴。認真記錄事故的要點。

　　(3)判斷、處理

　　感謝用戶的關心和愛護。快速判斷、迅速反映、及時處理。經過判斷分析，當找到問題所在，應以積極的正面態度回應用戶，如告訴他會怎樣處理等。

　　(4)回訪

　　是建立信任，彌補因種種原因造成失誤的重要環節，也是檢查工作質量，與用戶溝通，

　　搞好關系的最好機會。

　　(5)總結

　　發生這次投訴的原因是什么?從這次投訴處理中學到了什么?在從今后的工作中怎樣才能避免類似情況的發生，需要作哪些方面的調整。

篇3：業主投訴處理六個策略

　　業主投訴處理六個策略

　　投訴的情況是非常復雜的，業主的投訴也未必全部都有根據和理由。但是通過我們預料的問題，確定合適的答復方式，可以更有效地處理顧客的投訴。

　　投訴的問題大致有以下幾大類：

　　第一類、對設備設施方面的投訴業主對設備設施設計、選型不合理或對設備運行質量不滿意。如電梯經常停電、停梯維修，供電供水設備經常出現故障等。產生投訴的原因是業主使用的物業與期望有差距。業主使用物業、支付物業管理費，總是希望物業處于最佳使用狀態并感覺方便舒心。

　　第二類、對管理服務方面的投訴

　　業主對物業服務質量的投訴主要有以下方面:用戶的財產和人身安全是否能得到保障，物業服務是否規范、標準，物業人員禮儀禮貌是否得體，服務態度是否熱情,辦公或居住環境是否安靜;服務時間和服務是否及時快捷等。業主感覺到服務質量低于期望值肘，就會因不滿而投訴。期望值來源于用戶日常得到正常服務的感覺和物業公司的服務承諾。如果服務承諾過高，容易因期望值落差而投訴。另外當某項服務“失常”時，如工作人員態度惡劣，日常運作出現故障、維修人員未能按時完成作業等，業主會以投訴來傾訴自己的不滿。

　　第三類、收費方面的投訴

　　主要是各種分攤費和特約維修費。如水、電、清潔、綠化、公共設備等分攤費用及換燈、換鎖等特約維修費用。物業服務也是某種意義上的商品。業主總希望用最少的付出購買到最優質的服務，物業公司則希望服務成本最小化，這矛盾集中反映在繳納各類費用這一敏感問題上。

　　第四類、對突發事件方面的投訴

　　因停電、停水、電梯困人、溢水及室內被盜、車輛丟失等突然事故而造成投訴。這類問題雖有其“偶然性”和“突發性“,但因事件本身很重犬，對用戶的日常工作和生活帶來較*煩而導致強烈的投訴。

　　處理用戶投訴，一般采取以下幾種策略:

　　策略一:

　　接到投訴時，首先要假定我們的工作存在問題，耐心聽取或記錄投訴，不當面反駁業主意見，業主前來投訴，是對物業某些方面的服務有不滿或意見，心里有怨氣。此時若一味解釋或反駁,業主會認為物業不尊重其意見而加劇對立情緒，甚至產生沖突。所以要耐心聽業主“訴苦”并進行記錄，使業主感覺到物業虛心誠意的態度，隨著訴說的結束其怨氣也會逐漸消除。

　　策略二:

　　對業主的遭遇或不幸表示歉意或同情，讓業主心理得以平衡，投訴的問題無論大小輕重，都要認真對待和重視，要采取“移情換位”思維方式，轉換角色，設身處地站在業主立場上，感受業主所遭遇到的麻煩和不幸，安慰用戶，拉近與業主的心理距離。

　　策略三：

　　對業主的投訴要求提出處理意見，遵循公司的經營原則，滿足用戶的部分合理要求，很少有業主投訴是為表示“徹底決裂”的，大多業主用投訴來向物業“談判”,使物業重視其投訴，并能解決其投訴的問題。物業公司要站在“公平、公正、合理、互諒”的立場上提出處理意見，協調解決好用戶遇到的困難和問題。

　　策略四:

　　感謝用戶的意見和建議，作為改進工作和完善工作的依據，投訴是業主與物業公司矛盾的最大屏障。能向管理公司投訴，表明業主對物業還持信任態度，物業要有“聞過則喜”的度量，把業主的投訴加以整理分類，從業主角度檢討、反思公司的各項工作，不斷完善和改進管理及服務工作。

　　策略五:

　　督促相關部門處理投訴內容，對投訴處理的實際效果，直接關系到物業公司的聲譽及整體管理水平。投訴處理的關鍵是盡快分析投訴內容，查清原因，督促有關部門限時進行處理，達到預計結果使業主滿意，要確保不再發生同樣問題，杜絕“二次投訴”的發生。

　　策略六:

　　把投訴處理結果盡快以電話或信函形式反饋給業主。盡快處理投訴，并給業主以實質性答復，這是投訴處理工作中的重要一環，及時的回復可顯示物業公司的工作時效。業主口頭;投訴可以電話回復，一般應不超過一個工作日。回復可以向業主表明其投訴已得到重視，并已妥善處理。