小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序
1目的
為保證業(yè)主委員會(huì)的工作符合規(guī)定的要求并留有可追溯的證據(jù)，特制定本程序。
2適用范圍
本程序適用于業(yè)主委員會(huì)所有記錄的控制，包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、工作日志、會(huì)議紀(jì)要、訴訟資料、收發(fā)文記錄、投訴及處理記錄等，業(yè)主大會(huì)相關(guān)資料也納入本程序管理。
3引用文件
YJ-002(09)《北京市朝陽(yáng)區(qū)YJ花園小區(qū)業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》
《北京市朝陽(yáng)區(qū)YJ花園小區(qū)業(yè)主委員會(huì)文件控制程序》
4職責(zé)
4.1業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)制定《記錄控制程序》并監(jiān)督實(shí)施;
4.2業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)建立并保存相關(guān)運(yùn)行記錄及記錄清單。
5工作程序
5.1業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)應(yīng)每天將日常工作中產(chǎn)生的記錄進(jìn)行收集、歸納和標(biāo)識(shí)，并按照“記錄類型-編號(hào)-年份”的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，及時(shí)登入《記錄清單》;
5.2業(yè)主委員會(huì)記錄分為財(cái)務(wù)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作日志、訴訟資料、投訴及處理記錄、其它記錄六大類，簡(jiǎn)寫(xiě)分別為：
財(cái)務(wù)記錄：CW
會(huì)議紀(jì)要：JY
工作日志：RZ
訴訟資料：SS
投訴及處理記錄：TS
其它記錄：QT
5.3記錄應(yīng)貯存在防潮、防腐、防塵的適宜的環(huán)境中，并應(yīng)避免丟失和變質(zhì);
5.4每周五業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將本周產(chǎn)生的記錄掃描，形成電子媒體記錄，并放于業(yè)主委員會(huì)的共用電子郵箱的相應(yīng)文件夾中;
5.5每屆業(yè)主委員會(huì)的運(yùn)行記錄的保存期限參照同屆的文件保存期限，由隔屆的業(yè)主委員會(huì)決議通過(guò)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6記錄
《記錄清單》
篇2：業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序
記錄控制程序
1 目的
為保證業(yè)主委員會(huì)的工作符合規(guī)定的要求并留有可追溯的證據(jù)，特制定本程序。
2 適用范圍
本程序適用于業(yè)主委員會(huì)所有記錄的控制，包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、工作日志、會(huì)議紀(jì)要、訴訟資料、收發(fā)文記錄、投訴及處理記錄等，業(yè)主大會(huì)相關(guān)資料也納入本程序管理。
3 引用文件
YJ-002(09)《北京市朝陽(yáng)區(qū)Z花園小區(qū)業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》
《北京市朝陽(yáng)區(qū)Z花園小區(qū)業(yè)主委員會(huì)文件控制程序》
4 職責(zé)
4.1 業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)制定《記錄控制程序》并監(jiān)督實(shí)施；
4.2 業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)建立并保存相關(guān)運(yùn)行記錄及記錄清單。
5 工作程序
5.1 業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)應(yīng)每天將日常工作中產(chǎn)生的記錄進(jìn)行收集、歸納和標(biāo)識(shí)，并按照“記錄類型-編號(hào)-年份”的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，及時(shí)登入《記錄清單》；
5.2 業(yè)主委員會(huì)記錄分為財(cái)務(wù)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作日志、訴訟資料、投訴及處理記錄、其它記錄六大類，簡(jiǎn)寫(xiě)分別為：
財(cái)務(wù)記錄：CW
會(huì)議紀(jì)要：JY
工作日志：RZ
訴訟資料：SS
投訴及處理記錄：TS
其它記錄：QT
5.3 記錄應(yīng)貯存在防潮、防腐、防塵的適宜的環(huán)境中，并應(yīng)避免丟失和變質(zhì)；
5.4 每周五業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將本周產(chǎn)生的記錄掃描，形成電子媒體記錄，并放于業(yè)主委員會(huì)的共用電子郵箱的相應(yīng)文件夾中；
5.5 每屆業(yè)主委員會(huì)的運(yùn)行記錄的保存期限參照同屆的文件保存期限，由隔屆的業(yè)主委員會(huì)決議通過(guò)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6 記錄
《記錄清單》