信息化管理改善物業(yè)管理效率
物業(yè)服務(wù)水平和業(yè)主所繳納物業(yè)費(fèi)用是否相匹配？物業(yè)服務(wù)的成本到底是多少？物業(yè)公司如果降低成本，提升服務(wù)質(zhì)量？這是不少小區(qū)業(yè)主和物業(yè)在對(duì)物業(yè)費(fèi)產(chǎn)生矛盾時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題。
據(jù)了解，北京物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)日前通過(guò)對(duì)北京市城八區(qū)78個(gè)商品房項(xiàng)目抽取樣本，按照小區(qū)面積規(guī)模、服務(wù)、檔次等分為9大類，經(jīng)過(guò)加權(quán)平均得出20**年一季度北京城區(qū)普通商品住宅的物業(yè)服務(wù)成本信息。這次公布的成本項(xiàng)目為五個(gè)大項(xiàng)15個(gè)小項(xiàng)，包括保安、保潔工資等物業(yè)服務(wù)過(guò)程中所涉及的人員費(fèi)用；電梯等日常設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域綠化養(yǎng)護(hù)費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域清潔衛(wèi)生費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域秩序維護(hù)費(fèi)等。其中，物業(yè)辦公費(fèi)用、秩序維護(hù)費(fèi)用等內(nèi)容不包括在內(nèi)。
從公布的成本信息中不難看出，保安、保潔、客服等人員的工資開(kāi)支，在物業(yè)成本中占了大頭，此外電梯相關(guān)費(fèi)用也不低。可見(jiàn)，物業(yè)管理企業(yè)最大的支出在于人力支出與能耗支出。隨著物業(yè)管理的市場(chǎng)化、規(guī)模化、集約化進(jìn)程，使得物業(yè)管理公司的管理結(jié)構(gòu)日益龐大。同時(shí)，物業(yè)管理工作涉及面廣、政策性強(qiáng)、技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜、日常管理工作量大，通過(guò)傳統(tǒng)人工管理方式，將大大增加管理成本。李先生和宋佳瑜的“不幸福”也源自于此。
更加規(guī)范、及時(shí)、有效地管理物業(yè)日常的工作是業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)的最基本要求，而通過(guò)信息化的手段不僅可以有效地節(jié)省了人力，同時(shí)，依靠信息化平臺(tái)的力量，提升物業(yè)管理資源的共享利用率，提高物業(yè)管理效率，能在第一時(shí)間為客戶提供更好、更全面的服務(wù)。
目前中小型物業(yè)公司面臨的管理難題主要體現(xiàn)在內(nèi)外兩部分的管理支持上。在公司內(nèi)部的管理系統(tǒng)中，比較突出的是公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，以及OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無(wú)線系統(tǒng)等。對(duì)外管理主要體現(xiàn)在維修、投訴、家政服務(wù)等方面，目標(biāo)是服務(wù)于業(yè)主、政府、各物業(yè)管理公司等。客戶服務(wù)中心包括呼叫中心、服務(wù)數(shù)據(jù)中心、資源配置中心和電子信息網(wǎng)絡(luò)。
信息服務(wù)平臺(tái)的功能主要體現(xiàn)在：業(yè)主通過(guò)呼叫中心、把需要服務(wù)內(nèi)容的信息傳遞給相關(guān)專業(yè)服務(wù)隊(duì)伍及部門；居民通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢服務(wù)信息、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)填寫(xiě)各類需要的服務(wù)表單等等事項(xiàng)；小區(qū)管理處通過(guò)客戶服務(wù)中心把關(guān)于事件的情況反饋給平臺(tái)，以便客戶服務(wù)中心進(jìn)行回訪和服務(wù)信息的集中管理；政府相關(guān)部門可以通過(guò)信息中心向各小區(qū)及相關(guān)物業(yè)管理公司傳輸文件，便于對(duì)小區(qū)、行業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理。物業(yè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)公司OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無(wú)線系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站及數(shù)字化社區(qū)等有效整合，從而真正達(dá)到管理對(duì)人、財(cái)、物三者的真正有效管控。
除此之外，大型的物業(yè)公司在信息化管理的需求上更為復(fù)雜。除了中小型物業(yè)公司所面臨的單一社區(qū)管理問(wèn)題，大型物業(yè)公司還面臨如何更好的將現(xiàn)有多級(jí)組織架構(gòu)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。舉例來(lái)講，這類公司的報(bào)表通常需要按總公司、區(qū)域公司和管理處進(jìn)行分級(jí)匯總。組織機(jī)構(gòu)和人員關(guān)系可能需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行調(diào)整，重要的業(yè)務(wù)操作。
例如合同簽批、物資采購(gòu)等可能需要跨部門進(jìn)行流程化處理，這些都是單一物業(yè)管理模式無(wú)法解決的問(wèn)題。因此，大型物業(yè)企業(yè)如果要使用一套能夠真正反映管理個(gè)性化的物業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件，首先應(yīng)該構(gòu)建在一個(gè)包括良好的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序語(yǔ)言和兼容操作系統(tǒng)的平臺(tái)上，這是物業(yè)管理公司成功運(yùn)用管理信息系統(tǒng)的第一步。
物業(yè)公司要在市場(chǎng)上長(zhǎng)穩(wěn)立足，就必須站在市場(chǎng)的前沿，研究市場(chǎng)、適應(yīng)市場(chǎng)、內(nèi)強(qiáng)管理，外樹(shù)形象，一方面要不斷加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)務(wù)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，另一方面就是要引入科學(xué)的管理模式，加強(qiáng)物業(yè)管理的專業(yè)技術(shù)力量，完善物業(yè)管理的各項(xiàng)流程。
物業(yè)管理企業(yè)最大的支出在于人力支出與能耗支出，而通過(guò)信息化的手段有效地節(jié)省了人力，與此同時(shí)，依靠信息化平臺(tái)的力量，能在第一時(shí)間為客戶提供更好、更全面的服務(wù)，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)才是雙贏的。
物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展的時(shí)間較短，物業(yè)管理企業(yè)的信息化發(fā)展較其他行業(yè)也相對(duì)較晚，但是其管理的高檔寫(xiě)字樓的配套設(shè)備設(shè)施技術(shù)含量高，其必然要求企業(yè)的管理水平高，物業(yè)管理企業(yè)充分意識(shí)到了這些問(wèn)題，在不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)的同時(shí)，更是加大對(duì)于信息化方面的投入。一家小型物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)人告訴記者，目前公司使用了一套功能相對(duì)簡(jiǎn)單的管理軟件。這套軟件涵蓋了公司的基本業(yè)務(wù)管理項(xiàng)目。
房產(chǎn)管理，可以對(duì)樓宇和房間分別進(jìn)行了設(shè)置，對(duì)于樓宇可定義樓宇編號(hào)、名稱、房屋結(jié)構(gòu)、層高、房屋數(shù)量等信息，對(duì)房屋設(shè)置可定義門牌編號(hào)、戶型、單元號(hào)、所屬樓層、面積等信息。費(fèi)用管理，包括基本物業(yè)費(fèi)和儀表類物業(yè)費(fèi)兩大類，各自又可定義多種不同的費(fèi)項(xiàng)。
基本物業(yè)費(fèi)主要是定義那些按戶或按房屋面積收取的費(fèi)用，比如衛(wèi)生費(fèi)、治安費(fèi)等，逾期交費(fèi)可設(shè)置滯納金；而水費(fèi)、電費(fèi)等，可設(shè)置定額價(jià)和超額價(jià)，逾期交費(fèi)可設(shè)置滯納金。對(duì)于儀表類物業(yè)費(fèi)又可分為自用表和公攤表兩大類，并在此項(xiàng)設(shè)置中為每戶分配儀表編號(hào)，并為住戶分配要分?jǐn)偟墓珨偙怼＿@種設(shè)置在一定程度上減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也大大提高了工作效率。
篇2：信息化管理改善物業(yè)管理效率
信息化管理改善物業(yè)管理效率
物業(yè)服務(wù)水平和業(yè)主所繳納物業(yè)費(fèi)用是否相匹配？物業(yè)服務(wù)的成本到底是多少？物業(yè)公司如果降低成本，提升服務(wù)質(zhì)量？這是不少小區(qū)業(yè)主和物業(yè)在對(duì)物業(yè)費(fèi)產(chǎn)生矛盾時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題。
據(jù)了解，北京物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)日前通過(guò)對(duì)北京市城八區(qū)78個(gè)商品房項(xiàng)目抽取樣本，按照小區(qū)面積規(guī)模、服務(wù)、檔次等分為9大類，經(jīng)過(guò)加權(quán)平均得出20**年一季度北京城區(qū)普通商品住宅的物業(yè)服務(wù)成本信息。這次公布的成本項(xiàng)目為五個(gè)大項(xiàng)15個(gè)小項(xiàng)，包括保安、保潔工資等物業(yè)服務(wù)過(guò)程中所涉及的人員費(fèi)用；電梯等日常設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域綠化養(yǎng)護(hù)費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域清潔衛(wèi)生費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域秩序維護(hù)費(fèi)等。其中，物業(yè)辦公費(fèi)用、秩序維護(hù)費(fèi)用等內(nèi)容不包括在內(nèi)。
從公布的成本信息中不難看出，保安、保潔、客服等人員的工資開(kāi)支，在物業(yè)成本中占了大頭，此外電梯相關(guān)費(fèi)用也不低。可見(jiàn)，物業(yè)管理企業(yè)最大的支出在于人力支出與能耗支出。隨著物業(yè)管理的市場(chǎng)化、規(guī)模化、集約化進(jìn)程，使得物業(yè)管理公司的管理結(jié)構(gòu)日益龐大。同時(shí)，物業(yè)管理工作涉及面廣、政策性強(qiáng)、技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜、日常管理工作量大，通過(guò)傳統(tǒng)人工管理方式，將大大增加管理成本。李先生和宋佳瑜的“不幸福”也源自于此。
更加規(guī)范、及時(shí)、有效地管理物業(yè)日常的工作是業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)的最基本要求，而通過(guò)信息化的手段不僅可以有效地節(jié)省了人力，同時(shí)，依靠信息化平臺(tái)的力量，提升物業(yè)管理資源的共享利用率，提高物業(yè)管理效率，能在第一時(shí)間為客戶提供更好、更全面的服務(wù)。
目前中小型物業(yè)公司面臨的管理難題主要體現(xiàn)在內(nèi)外兩部分的管理支持上。在公司內(nèi)部的管理系統(tǒng)中，比較突出的是公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，以及OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無(wú)線系統(tǒng)等。對(duì)外管理主要體現(xiàn)在維修、投訴、家政服務(wù)等方面，目標(biāo)是服務(wù)于業(yè)主、政府、各物業(yè)管理公司等。客戶服務(wù)中心包括呼叫中心、服務(wù)數(shù)據(jù)中心、資源配置中心和電子信息網(wǎng)絡(luò)。
信息服務(wù)平臺(tái)的功能主要體現(xiàn)在：業(yè)主通過(guò)呼叫中心、把需要服務(wù)內(nèi)容的信息傳遞給相關(guān)專業(yè)服務(wù)隊(duì)伍及部門；居民通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢服務(wù)信息、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)填寫(xiě)各類需要的服務(wù)表單等等事項(xiàng)；小區(qū)管理處通過(guò)客戶服務(wù)中心把關(guān)于事件的情況反饋給平臺(tái)，以便客戶服務(wù)中心進(jìn)行回訪和服務(wù)信息的集中管理；政府相關(guān)部門可以通過(guò)信息中心向各小區(qū)及相關(guān)物業(yè)管理公司傳輸文件，便于對(duì)小區(qū)、行業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理。物業(yè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)公司OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無(wú)線系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站及數(shù)字化社區(qū)等有效整合，從而真正達(dá)到管理對(duì)人、財(cái)、物三者的真正有效管控。
除此之外，大型的物業(yè)公司在信息化管理的需求上更為復(fù)雜。除了中小型物業(yè)公司所面臨的單一社區(qū)管理問(wèn)題，大型物業(yè)公司還面臨如何更好的將現(xiàn)有多級(jí)組織架構(gòu)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。舉例來(lái)講，這類公司的報(bào)表通常需要按總公司、區(qū)域公司和管理處進(jìn)行分級(jí)匯總。組織機(jī)構(gòu)和人員關(guān)系可能需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行調(diào)整，重要的業(yè)務(wù)操作。
例如合同簽批、物資采購(gòu)等可能需要跨部門進(jìn)行流程化處理，這些都是單一物業(yè)管理模式無(wú)法解決的問(wèn)題。因此，大型物業(yè)企業(yè)如果要使用一套能夠真正反映管理個(gè)性化的物業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件，首先應(yīng)該構(gòu)建在一個(gè)包括良好的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序語(yǔ)言和兼容操作系統(tǒng)的平臺(tái)上，這是物業(yè)管理公司成功運(yùn)用管理信息系統(tǒng)的第一步。
物業(yè)公司要在市場(chǎng)上長(zhǎng)穩(wěn)立足，就必須站在市場(chǎng)的前沿，研究市場(chǎng)、適應(yīng)市場(chǎng)、內(nèi)強(qiáng)管理，外樹(shù)形象，一方面要不斷加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)務(wù)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，另一方面就是要引入科學(xué)的管理模式，加強(qiáng)物業(yè)管理的專業(yè)技術(shù)力量，完善物業(yè)管理的各項(xiàng)流程。
物業(yè)管理企業(yè)最大的支出在于人力支出與能耗支出，而通過(guò)信息化的手段有效地節(jié)省了人力，與此同時(shí)，依靠信息化平臺(tái)的力量，能在第一時(shí)間為客戶提供更好、更全面的服務(wù)，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)才是雙贏的。
物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展的時(shí)間較短，物業(yè)管理企業(yè)的信息化發(fā)展較其他行業(yè)也相對(duì)較晚，但是其管理的高檔寫(xiě)字樓的配套設(shè)備設(shè)施技術(shù)含量高，其必然要求企業(yè)的管理水平高，物業(yè)管理企業(yè)充分意識(shí)到了這些問(wèn)題，在不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)的同時(shí)，更是加大對(duì)于信息化方面的投入。一家小型物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)人告訴記者，目前公司使用了一套功能相對(duì)簡(jiǎn)單的管理軟件。這套軟件涵蓋了公司的基本業(yè)務(wù)管理項(xiàng)目。
房產(chǎn)管理，可以對(duì)樓宇和房間分別進(jìn)行了設(shè)置，對(duì)于樓宇可定義樓宇編號(hào)、名稱、房屋結(jié)構(gòu)、層高、房屋數(shù)量等信息，對(duì)房屋設(shè)置可定義門牌編號(hào)、戶型、單元號(hào)、所屬樓層、面積等信息。費(fèi)用管理，包括基本物業(yè)費(fèi)和儀表類物業(yè)費(fèi)兩大類，各自又可定義多種不同的費(fèi)項(xiàng)。
基本物業(yè)費(fèi)主要是定義那些按戶或按房屋面積收取的費(fèi)用，比如衛(wèi)生費(fèi)、治安費(fèi)等，逾期交費(fèi)可設(shè)置滯納金；而水費(fèi)、電費(fèi)等，可設(shè)置定額價(jià)和超額價(jià)，逾期交費(fèi)可設(shè)置滯納金。對(duì)于儀表類物業(yè)費(fèi)又可分為自用表和公攤表兩大類，并在此項(xiàng)設(shè)置中為每戶分配儀表編號(hào)，并為住戶分配要分?jǐn)偟墓珨偙怼＿@種設(shè)置在一定程度上減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也大大提高了工作效率。
篇3：淺論物業(yè)管理信息化建設(shè)和問(wèn)題
本文提要：物業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件的制作過(guò)程一般是由物業(yè)管理企業(yè)提出工作流程,并對(duì)流程之間的關(guān)系進(jìn)行識(shí)別,之后交軟件制作商進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。
一、物業(yè)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)性
一方面,物業(yè)管理的市場(chǎng)化、規(guī)模化、集約化進(jìn)程,使得物業(yè)管理公司的管理結(jié)構(gòu)日益龐大。同時(shí),物業(yè)管理工作涉及面廣、政策性強(qiáng)、技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜、日常管理工作量大,通過(guò)傳統(tǒng)人工管理方式,將大大增加管理成本。成本控制、內(nèi)部溝通、管理難度的增加,迫切要求采用網(wǎng)絡(luò)化的信息傳輸機(jī)制,提升資源的共享利用率,提高物業(yè)管理效率。另一方面,隨著消費(fèi)者對(duì)住宅網(wǎng)絡(luò)與智能化的依賴越來(lái)越強(qiáng), E 化物業(yè)管理的呼聲也越來(lái)越高。無(wú)人化管理、無(wú)紙化辦公、電子貨幣服務(wù)、社區(qū)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的推出,不僅簡(jiǎn)化了 E 化物業(yè)管理服務(wù)的管理手段,更為項(xiàng)目提升了利潤(rùn)空間。因此構(gòu)建以傳統(tǒng)社區(qū)服務(wù)為基礎(chǔ),以多媒體社區(qū)服務(wù)信息網(wǎng)為依托,以 Internet 網(wǎng)為紐帶的新型社區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng),將為物業(yè)管理提供新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)和長(zhǎng)期可持續(xù)的發(fā)展空間。
二、物業(yè)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
國(guó)家建設(shè)部住宅與房地產(chǎn)業(yè)司已將是否使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理列入了物業(yè)管理公司評(píng)定級(jí)別的項(xiàng)目之中,此舉大大推動(dòng)了物業(yè)管理信息化的實(shí)施。
為了提高自身的管理水平,降低成本,適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),許多物業(yè)管理公司已引入了“物業(yè)管理信息系統(tǒng)”,即通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)軟件對(duì)物業(yè)實(shí)施即時(shí)、規(guī)范、高效的管理。在引入該系統(tǒng)后住戶檔案將由電腦管理,通過(guò)在水、電、m.dewk.cn煤氣上設(shè)置讀數(shù)裝置可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程自動(dòng)抄表,減少了業(yè)主的麻煩。服務(wù)中心在接到業(yè)主報(bào)修后,會(huì)立刻打出工程部的報(bào)修單,提高了日常維修的服務(wù)質(zhì)量。每月電腦會(huì)自動(dòng)將各項(xiàng)費(fèi)用匯總,并打印出統(tǒng)一的收費(fèi)通知,大大節(jié)省了物業(yè)管理公司的人力、物力投入,降低了成本。目前,北京、上海、深圳等城市的眾多物業(yè)管理公司已經(jīng)開(kāi)通了物業(yè)管理信息系統(tǒng)。
物業(yè)管理信息系統(tǒng)是一種新型的管理系統(tǒng),包含了先進(jìn)的管理思想。物業(yè)管理信息系統(tǒng)基于工作流、物流、資金流、信息流,對(duì)工作當(dāng)中涉及的人、財(cái)、物進(jìn)行管理。目前建設(shè)的物業(yè)管理信息系統(tǒng)一般包括兩個(gè)模塊。一是對(duì)外模塊。建立一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù),客戶可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上的訪問(wèn)登錄口,查詢到和自己相關(guān)的信息,包括具體的水電度數(shù)等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)有疑義的業(yè)主,還可以直接在網(wǎng)上向物業(yè)管理公司提出核查。如果客戶長(zhǎng)期出差,主要負(fù)責(zé)客戶訴求信息的整理匯總,然后制成單據(jù)派給相應(yīng)的職能部門。信息的來(lái)源,除了網(wǎng)絡(luò),還包括來(lái)自電話、上門以及其他工作人員轉(zhuǎn)達(dá)等渠道。二是對(duì)內(nèi)模塊,該模塊可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公室,提高工作效率、環(huán)保而節(jié)約,也可降低溝通成本。客戶可以直接在網(wǎng)上和對(duì)口部門溝通,相應(yīng)部門及時(shí)對(duì)客戶的訴求做出反應(yīng)。
三、物業(yè)管理信息化建設(shè)的問(wèn)題
1.選型滯后
作為一套能夠真正反映管理個(gè)性化的物業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件,首先應(yīng)該構(gòu)建在一個(gè)包括良好的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序語(yǔ)言和兼容操作系統(tǒng)的平臺(tái)上,這是物業(yè)管理公司成功運(yùn)用管理信息系統(tǒng)的第一步。但由于網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的建立不理想,限制了物業(yè)管理公司未來(lái)業(yè)務(wù)的開(kāi)展。
應(yīng)用需求上ERP和物業(yè)管理軟件,是很多物業(yè)管理企業(yè)在信息化上的首要選擇。這些應(yīng)用軟件系統(tǒng)在給公司帶來(lái)極大的管理效益的同時(shí),也帶來(lái)了另外一個(gè)棘手的問(wèn)題:那就是總部與分支機(jī)構(gòu)在信息化水平方面的差距進(jìn)一步擴(kuò)大,造成了“信息孤島”現(xiàn)象。許多具備一定實(shí)力的物業(yè)管理公司在總部應(yīng)用 ERP 和物業(yè)管理系統(tǒng)后,由于這些應(yīng)用軟件多數(shù)是 C/S 架構(gòu),屬于局域網(wǎng)內(nèi)部應(yīng)用型軟件,無(wú)法直接被分支機(jī)構(gòu)使用,造成了重要資源無(wú)法共享。雖然 DDN 專線、 VPN 等傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程接入解決方案也能解決這一問(wèn)題,但 DDN 專線的費(fèi)用太高,而 VPN 由于采用分布式部署方式,需要在每個(gè)管理處安裝和維護(hù)客戶端,由于管理處一般沒(méi)有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員,維護(hù)工作全部由總部的 IT 部門完成,大大增加了 IT 部門的工作量。
2.缺乏溝通
物業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件的制作過(guò)程一般是由物業(yè)管理企業(yè)提出工作流程,并對(duì)流程之間的關(guān)系進(jìn)行識(shí)別,之后交軟件制作商進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。為獲得全面、有效的工作流程及其關(guān)聯(lián)關(guān)系,通常都會(huì)有一個(gè)反復(fù)的確認(rèn)過(guò)程,物業(yè)管理企業(yè)把軟件制作公司當(dāng)作是自己的合作伙伴,通過(guò)合作方式共同完成物業(yè)管理信息化軟件的調(diào)整完善。有些物業(yè)管理企業(yè)與軟件制作商合作不夠,造成對(duì)工作關(guān)聯(lián)關(guān)系把握不到位。
3.后勁不足
對(duì)于信息化物業(yè)管理系統(tǒng)而言,一般是通過(guò)自行開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)或購(gòu)買商品化軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的。其中最行之有效的,也是應(yīng)用最廣泛的是購(gòu)買成型商品化軟件。但現(xiàn)在市場(chǎng)上的產(chǎn)品良莠不齊,軟件制作公司對(duì)于物業(yè)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)往往是當(dāng)作工程而不是產(chǎn)品來(lái)做,容易造成軟件投入使用后與實(shí)際工作很難協(xié)調(diào)。對(duì)軟件開(kāi)發(fā)與使用缺乏配合,會(huì)直接導(dǎo)致實(shí)施信息化管理效果欠佳。
四、防止信息化建設(shè)偏差的方法
不同物業(yè)管理企業(yè)的實(shí)際工作需要、業(yè)務(wù)開(kāi)展范圍和資金支持能力,對(duì)物業(yè)管理信息系統(tǒng)的建立形式、工作方式、規(guī)模大小的運(yùn)作也應(yīng)各有不同。期間,不但要考慮通用物業(yè)管理軟件網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和功能要求,還要注意各系統(tǒng)之間的流程和關(guān)聯(lián)關(guān)系;此外,還要充分考慮信息系統(tǒng)軟件在運(yùn)行環(huán)境的適宜性、兼容性、更新擴(kuò)展性,以及后期使用階段的操作維護(hù)便捷性等因素。否則,以上這些建立和應(yīng)用物業(yè)管理信息化軟件中出現(xiàn)的偏差,很可能導(dǎo)致系統(tǒng)最終運(yùn)行的失敗。
因此首先要明確階段目標(biāo),以模塊化方式逐步完善系統(tǒng)功能,避免貪大求全、投入遞增、完工無(wú)期、效益難望的情況發(fā)生;其次,物業(yè)管理系統(tǒng)蘊(yùn)含并反映了企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)作與管理思想,因此需要各業(yè)務(wù)部門的積極參與。否則,將導(dǎo)致不能全面反映業(yè)務(wù)需求、實(shí)施效率低、決策慢等問(wèn)題,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到物業(yè)管理信息化的意義,投入足夠的人力資源,使各部門積極參與和配合完成系統(tǒng)的分析、開(kāi)發(fā)和應(yīng)用過(guò)程;再次,與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商密切合作,物業(yè)管理公司與開(kāi)發(fā)商應(yīng)加強(qiáng)在系統(tǒng)咨詢、診斷、分析、決策、技術(shù)支持和知識(shí)傳遞方面的合作和理解,提高問(wèn)題處理和決策的效率;第四,通過(guò)認(rèn)真、系統(tǒng)的培訓(xùn),使員工充分認(rèn)識(shí)到物業(yè)管理信息化的重要性和價(jià)值,理解好系統(tǒng)操作模式和相關(guān)流程,正確把握技術(shù)規(guī)程和要領(lǐng),從而使整個(gè)系統(tǒng)資源得到充分的應(yīng)用和發(fā)揮。
物業(yè)管理信息化對(duì)于推動(dòng)物業(yè)管理的工作程序化、決策科學(xué)化、服務(wù)細(xì)節(jié)化意義重大。鑒于物業(yè)管理信息化建設(shè)的復(fù)雜性,實(shí)施過(guò)程中要進(jìn)行全面、有效的系統(tǒng)分析,制定好正確的實(shí)施步驟和技術(shù)方法,把最先進(jìn)的信息技術(shù)與企業(yè)管理思想融合在一起,是十分重要的。
參考資料:
1.《現(xiàn)代物業(yè)管理》貴州教育出版社20**年8月版作者:梁金華
2.《中小企業(yè)IT采購(gòu)》雜志20**-01-10發(fā)表的《以消費(fèi)者為中心物業(yè)管理信息化讓業(yè)主滿意》
作者:唐盛云