對新手主管來說，跨部門溝通不良，可能會讓他好不容易建立起來的自信，瞬間摧毀。
你認為十萬火急的事，到了其它部門主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”;原本應該合作解決的問題，到了調度會上，又淪為“各彈各的調”，找不到共識。
到底，在不同部門，各有不同立場與利益的情況下，怎樣才能把話說清楚，把成果做出來?很多人抱怨：為什么跨部門溝通這么難?其實，只要掌握幾個典型基本原則，進行無障礙的跨部門溝通，并非難事。
原則1.溝通前先做好準備
在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚，不要毫無準備就去，否則很可能得不到你想要的東西。下面的幾個問題，應該事先想清楚：
你希望對方幫你做什么事?
你認為他會要求你做什么?
如果對方不同意你的想法，有沒有其它選擇方案?
如果雙方沒共識，你會有什么后果?對方又會有什么后果?
原則2.了解其它部門的語言
跨部門溝通不良，很多時候都是“語言不通”所引起。舉例來說，部門內人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”，換位思考，試著站在對方的立場思考：
“這么做，對對方部們的政績有幫助嗎?”
“如果我是他，會接受這種做法嗎?”
“這個方法，真的有用嗎?”
跨部門的換位思考法，能將誤解或溝通頻率不搭的機率，降到最低。此外，頻繁的互動，有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。因此，時不時的跟其它部門的同事，吃吃飯、聊聊天，有好無壞。
原則3.開誠布公，是最好的對策
你面對的是必須長期共事的同事，因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關系。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防御心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。相反的，互信會讓雙方在溝通時打開心防，他們會明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。誠信溝通有四個要素：
錯的不要解釋;
務必不要爭執
不打斷對方說話;
微笑再微笑;
原則4.不要害怕沖突
在跨部門會上，每個分管領導，為了維護自己部門的利益，難免會出現一些摩擦。有些新手，為了怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。
有時候，太過和諧，反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。態度要柔軟，但立場要堅定，“別太快或太輕易就順從認命。”捍衛部門及部屬的權益，更是你責無旁貸的使命。
原則5.呈現事實，專注中心議題
讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現具體事實，引導人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當的臆測。
盡量說事實(如各種數據等)，可以將溝通過程中“人”的因素，降到最低。在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑，但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實“可以創造一種強調議題，而非人身攻擊的氛圍。”
原則6.多提選項，保持彈性
當你進行跨部門協商時，不要執著在單一做法上，而是開發多元選項，例如一次提出3～5個方案，讓其它人有更大的選擇空間。
多元選項，能讓選擇不再“非黑即白”，讓別人有較大的彈性調整，自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際沖突。
原則7.創造共同目標，一起合作
無可諱言，各部門間，一定同時存在合作與競爭關系。部門間若想進行建設性的溝通，一定要強調彼此的合作關系，競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在于擁有共同目標。
因此，盡量去創造一個橫跨各部門的共同目標，然后一起努力，就算有爭執也沒關系。最好的借口：就是我們得完成書記的任務吧。溝通中，達成一致的目標，需要弄清楚四個問題：
雙方的共同目標是什么?
有什么阻礙雙方合作?
創造共同目標的資源是什么?
合作的價值是什么?
原則8.尊重溝通對象的權力
每個小領導，都是小部門、小范圍的決策者，也期待別人尊重他的這種權力。因此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。一定要注意彼此位階的對等關系，以免造成不必要的誤會。
原則9.善用幽默
幽默，可以做為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。當你必須呈現，可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。幽默使用法則的四條禁忌：
不談論對方家庭;
不以人身攻擊;
不涉及組織敏感話題;
幽默有度，點到即止;
原則10.確保溝通信息無誤
跨部門協調后，須交由各部門的一線人員去執行，因此，信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識，大打折扣。可以用以下幾個方法：
向對方重復溝通中的主要內容;
利用澄清的方式，提出不明白的內容;
談論重點議題時，盡量不要打斷對方講話。
篇2：工程部和監理部工作溝通原則
公司工程部和監理部的工作溝通原則
原則一:及時相互熟悉崗位人員和職責:
1.1監理部主要人員到崗后,應由甲方代表及時主持召開第一次聯席會議,工程部和監理部全體人員與會,相互介紹、認識各崗位人員和職責,確定聯系方式,介紹建設工程,并檢查開工前各項準備工作是否就緒和明確監理程序,由甲方代表宣讀監理授權;
1.2工程部和監理部崗位人員通訊錄應以書面方式互相提交留存;
1.3監理部或工程部新到崗位人員應在入職后5個工作日內親自與對方部門全體人員至少面晤一次;
1.4公司其他部門崗位人員需要與監理部相互熟悉的、或監理部認為需要熟悉的,由甲方代表視為工程部人員安排溝通;
1.5監理部和工程部部門內部管理制度應相互提交對方留存副本。
原則二:確保工程信息及時、全面得到溝通:
2.1監理部和工程部相互溝通信息時需要對方限時回復或解決的,應在發給對方的信息中明確注明要求回復或解決的合理時限,收到信息的一方必須在時限內明確回復或解決;工程部甲方代表經工程部內部研討認為無法按時回復和解決的,應立即提交總經理協調處理,經總經理協調處理仍然無法按時回復或解決,由總經理簽署意見通知監理部說明原因;監理部未按時回復或解決的,由監理機構法人代表簽署意見說明未按時回復或解決原因。未按上述時限處理的,m.dewk.cn按本規程的獎懲考核辦法處理。
2.2工程部按照下列時限回復或解決監理部的申請或報告事項:
2.2.1在主管工程師崗位權限內的當日回復;
2.2.2在甲方代表崗位權限內的次日內回復;
2.2.3需要公司內部部門會簽或主管副總經理、總經理審批簽署意見的最遲在2日內回復;
2.2.4牽扯公司董事會決定或其他外單位決定的事項在3日內回復;
2.2.5緊急情況由工程部經理召集相關人員立即處理;
2.3工程部下列信息在公司正式決定或執行后最遲應于2個工作日內書面通知監理部:
2.3.1工程部人員變更或崗位變更;
2.3.2圖紙設計變更;
2.3.3材料變更;
2.3.4工程施工合同簽訂;
2.3.5施工合同內容變更;
2.3.6施工技術變更;
2.3.7施工工藝變更;
2.3.8返工;
2.3.9工程款審批和支付;
2.3.10其他應通知監理部的事項;
2.4由監理部負責在施工單位和工程部之間上傳下達的信息,應最遲在24小時內及時傳遞。
2.5監理部在工地現場了解到的信息或其他渠道獲取的與工程監理職責相關的信息,應在監理例會上通報,緊急情況應即時通知工程部而未通知的,按照本規程獎懲規定處理。
原則三:主動提前溝通工程信息
3.1監理部應主動將本監理單位積累的工程建設信息建議或應用于公司建設工程。
3.2公司以及工程部開展下列施工前工作應通知或邀請監理人員參加:
3.2.1制定項目開發計劃和工期目標
3.2.2制定設計單位或施工單位選擇標準
3.2.3設計單位、施工單位、分包單位、供貨商考察
3.2.4制定施工合同技術標準或設計任務書
3.2.5品質控制小組會議
3.2.6設計單位或施工單位評標會議
3.2.7設計圖紙階段性審查
3.2.8其他與現場施工有關的內部會議或文件擬定
3.3公司或工程部有關項目施工計劃或其他內部安排的相關文件應抄送監理部。
3.4監理部在內部討論下列問題時應邀請工程部甲方代表或主管工程師提前列席參加:
3.4.1制定監理規劃
3.4.2制定監理細則
3.4.3制定內部管理制度
3.4.4擬定監理月報內容
3.4.5擬定監理例會議題
3.4.6審批《施工組織總設計方案》
3.4.7審批《項目總進度計劃》
3.4.8擬定《項目進度網絡計劃圖》
3.4.9其他需要工程部提前參與的事項
原則四:主要以書面形式正式溝通信息
4.1監理部和工程部信息溝通以書面文本為準,其他方式相互可以視為未收到。
4.2書面文本信息送達必須在發送方和接收方都有簽收記錄。
4.3工程部向監理部日常傳遞信息的書面文本主要分為三類:
4.3.1《甲方通知A》:要求監理部執行,且必須限期回復的文件;
4.3.2《甲方通知B》:要求監理部執行,但不需限期回復的文件;
4.3.3其他甲方內部工程相關文件副本抄送。
4.4監理部向工程部日常傳遞信息的書面文本主要分為四類:
4.4.1《監理工作聯系單A》:根據法定或合同約定必須由甲方或其他相關機構決定的事項,監理部提出并要求工程部或公司限期回復的文件;
4.4.2《監理工作聯系單B》:根據法定或合同約定監理部有權直接決定,但監理部認為需要征求甲方意見的事項,監理部提出并要求工程部或公司限期回復的文件;
4.4.3《監理工作聯系單C》:通知、提醒工程部但不需要回復的文件;
4.4.4其他監理部內部工程相關文件副本抄送。
原則五:堅持定期分析工程信息
5.1監理部應按下列時限向工程部報送定期工程監理信息:
5.1.1每周二之前報送《監理例會紀要》;
5.1.2每月10日之前報送《監理月報》;
5.1.3每月10日之前轉報經監理部批準的施工單位《月度工程建設總結和計劃》;
5.2工程部應按下列時限向監理部報送定期工程信息:
5.2.1每周二之前報送《工程信息周報》;
5.2.2每月10日之前報送《工程部月度工作總結和工作計劃》;
5.2.3每月10日之前報送《工程款支付進度月報》;
5.2.4每月10日之前抄送《工程質量月度檢查報告》;
原則六:唯一通過監理向施工企業和工程部雙向傳達信息
6.1施工單位在施工期間需要向監理部或工程部提出或告知的事項,統一向監理部提出,監理部在分析研究后認為需要向工程部提出或告知的,由監理部簽署意見后向工程部傳遞,工程部不直接接受施工單位的書面信息傳遞文件
6.2工程部需要向施工單位傳遞的信息,統一發送給監理部,由監理部向施工單位傳達,工程部不直接向施工單位發送正式書面信息文件。
原則七:保障緊急信息溝通渠道暢通
7.1監理部應在進場后向工程部甲方代表提交包括監理機構法人代表在內的所以監理相關人員的聯系方式,如辦公電話、手機、傳真、郵箱等,并應注明緊急事項的聯系人順序,總監應保持24小時手機開機。
7.2工程部應在監理進場后向監理部總監提交工程部以及公司主管領導的聯系方式,包括公司總經理在內相關人員的聯系方式,如辦公電話、手機、傳真、郵箱等,并應注明公司內部分工崗位,甲方代表和主管工程師應保持24小時手機開機;