前廳制度與程序
FRONT OFFICE POLICY & PROCEDURES
程序
PROCEDURE 處理賓客郵件、信件程序 編號(hào)
REF.NO.
執(zhí)行職位
POSITION RESPONSIBLE 行李員 涉及部門
DEPT.
CONCERNED
處理賓客郵件、信件程序
Guest’s Postal Items、Letters Handling Procedure
1、對(duì)所收的郵件(平信、掛號(hào)信、包裹單、匯款單、印刷品、特快專遞等)及時(shí)打上時(shí)間戳，并檢查郵件是否完好無損。
2、將郵件登記在《住店客人郵件遞送簿》上。
3、查詢電腦，確定收件人的房號(hào)，填寫“郵件留言單”，行李員將留言單的客人聯(lián)送入客房，當(dāng)客人回店時(shí)將郵件交給客人，并請(qǐng)客人簽名。
4、在即將抵店客人的郵件上注明抵店時(shí)間，并且將信息輸入電腦，并將這類郵件整理好放在接待臺(tái)，準(zhǔn)備隨時(shí)交給客人。
5、將查不到收件人的郵件，按字母順序放入待客來取柜，并且每天早、中班各一次查詢電腦，努力及時(shí)找到收件人，并及時(shí)轉(zhuǎn)交給客人。
6、查不到收件人的掛號(hào)信、包裹單、印刷品、匯款單、特快專遞必須在收到的第7天退回。所有退回的郵件必須在“郵件退回登記本”上注冊(cè)，并經(jīng)督導(dǎo)確認(rèn)后實(shí)
政策制定人-- 審批人-- 執(zhí)行日期--
篇2：酒店電訊及郵件接收的處理程序
更多精品源自 方案（一） 簡(jiǎn)介：
郵件的種類，大約可分為電訊、電報(bào)、信件、掛號(hào)信、包裹。
a)電訊：由訂房部主任或其他前堂部人員從電訊機(jī)取下，交與總臺(tái)發(fā)送。
b)信件：每天由郵務(wù)員直接交與總臺(tái)。
c)電報(bào)、掛號(hào)信及包裹：電報(bào)及掛號(hào)信是由郵務(wù)員送達(dá)總臺(tái)，一般都要總臺(tái)接待員在收據(jù)上簽收，由于包裹之體積較大，是由行李部簽收及暫存，再與總臺(tái)聯(lián)系，送發(fā)收件人，因此，在接收電報(bào)、掛號(hào)信及包裹時(shí)，應(yīng)先察閱有否此人在酒店進(jìn)住或訂房。
（二）處理郵件的基本規(guī)則：
1、不可拆閱或扔掉任何信件及包裹。
2、熟悉各部門主管的名字，不至與客人之信件混淆。
3、如收信時(shí)正發(fā)覺信件已破壞，應(yīng)以鉛筆在信面注明，以使其他同事知悉。
（三）程序：
1、總臺(tái)在接收任何信件電訊時(shí)，都應(yīng)在打時(shí)機(jī)下記錄接收的日期及時(shí)間。
2、將郵件分為兩類：一類是屬酒店其他部門，另一類是酒店之住客。
3、將屬同一部門的信件，用橡皮膠扎在一起，送交行李部，派發(fā)至部門的信箱（如屬急件，應(yīng)馬上遞交部門辦公室）。
4、從總臺(tái)的人名資料架上，查獲住客之房號(hào)，并以鉛筆在信面寫上房號(hào)。
5、如屬電報(bào)、掛號(hào)信，應(yīng)在記錄本上填寫，以便客人簽收。
6、用電話通知客人，請(qǐng)他前來總臺(tái)取信，然后將信放在鑰匙架內(nèi)，如客人要求送到房間，可由行李員送上。
7、如不能接觸客人，應(yīng)填寫信件通知書，此表一式兩份，正本由行李員從門底送入客房，副本夾在信上，處于鑰匙架上，待客人領(lǐng)取。
8、所在鑰匙架上之普通信、口信便條及電訊，若在晚上十時(shí)客人仍未前來領(lǐng)取，總臺(tái)便應(yīng)到與行李部，由行李部填寫送信記錄，然后從客房門底送入。
（四）收件人尚未搬入：
若從訂房資料架上，得知客人交在當(dāng)天進(jìn)住，如是團(tuán)體客人，應(yīng)將信件夾在團(tuán)體訂房記錄文件上，交與總臺(tái)員交信件放進(jìn)m.dewk.cn所編排定的鑰匙信封內(nèi)，待團(tuán)體搬入時(shí)，即時(shí)交與客人；如是散客，應(yīng)將信件放好，并在訂房記錄卡上寫上（有信件）或（有電訊）等字句，寫上客人預(yù)定搬入之日期，并放在暫存郵件盒內(nèi)。
（五）客人已遷出：
1、 若得悉客人是當(dāng)天遷出，應(yīng)馬上詢問行李部，查看客人有否仍有行李暫放或仍未離開酒店，晝將信件交送客人。
2、 若客人已經(jīng)離去，可查看客人有否在離開前留下轉(zhuǎn)郵地址，以便可以將信件轉(zhuǎn)寄給客人。
3、如信件在暫存郵件盒內(nèi)放置十四天后仍不有轉(zhuǎn)交客人，則應(yīng)寄回給原寄者。
（六）處理寄回原寄者或轉(zhuǎn)郵地址的信件程序：
1、 信件不用再貼任何郵票。
2、 在信件收信人的地址上用原子筆劃一斜線。
3、 用酒店專用章，在信的空位上蓋章。
4、 如果信件是寄回給原寄者，可在圖章的空位上，寫（寄回原寄者）和（PLEASE RETURN TO SENDER），中英并照。
5、 如果信件是寄去轉(zhuǎn)郵地址（FORWARDING ADDRESS），可用同樣的圖章在信的空白處蓋章，然后把地址填寫清楚。
篇3：小區(qū)保安員崗位郵件處理標(biāo)準(zhǔn)
小區(qū)保安員崗位郵件處理標(biāo)準(zhǔn)
郵件的收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)
1.在各單元門口或小區(qū)方便位置設(shè)立分戶信箱，郵遞員登記后準(zhǔn)入小區(qū)，直接將報(bào)紙、平信投入業(yè)主信箱，地址不明確的（如只寫有××小區(qū)××號(hào)樓，沒有寫明樓層具體房間號(hào)或信箱號(hào)），由門衛(wèi)保安代收并做好登記，在社區(qū)通知板上公布告知業(yè)主持證件領(lǐng)取，有條件的可以在一定范圍內(nèi)挨戶查問。
2.雜志、掛號(hào)信、匯款單等由門衛(wèi)保安收發(fā)并按規(guī)定登記簽收件保安姓名，在通知板上公布告知業(yè)主盡快持證件領(lǐng)取，收件時(shí)由郵遞員簽字，取件時(shí)由業(yè)主本人或代領(lǐng)人簽字。
3.特快專遞、貨物、重要郵件等由業(yè)主去郵局領(lǐng)取，門衛(wèi)保安不經(jīng)手，如特別受業(yè)主委托，收到郵件后，要首先核對(duì)收件人姓名地址、郵件完整性，如有問題，須請(qǐng)郵遞員出具證明并簽字，專人保管并盡快轉(zhuǎn)交。
4.妥善保管未及時(shí)取走的雜志、信件、郵單等，保留1個(gè)月以備業(yè)主領(lǐng)取，收發(fā)皆需做好登記。
5.如被投訴郵件丟失或損壞，需認(rèn)真回查收發(fā)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，如屬 于郵局過失，應(yīng)給出合理解釋并幫助業(yè)主聯(lián)絡(luò)郵局解決問題；如屬于保安員個(gè)人工作過失，應(yīng)向業(yè)主道歉并及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，同時(shí)對(duì)出現(xiàn)問題的保安予以批評(píng)糾錯(cuò)；如造成損失，追究責(zé)任人予以賠償。郵件的查退標(biāo)準(zhǔn)
1.經(jīng)反復(fù)查找確定找不到收件人的郵件，退回郵局，不滯留，不積壓。
2.及時(shí)檢查報(bào)紙雜志的到件，如到件數(shù)量不足或未按時(shí)送達(dá)，聯(lián)系郵局或報(bào)社，督促其補(bǔ)送。
3.如郵件超過30天無人領(lǐng)取，退回投遞員，并讓其簽收；對(duì)于已知業(yè)主已搬走的普通郵件，直接退回投遞員；如為特殊或重要郵件，業(yè)主搬走1個(gè)月內(nèi)可負(fù)責(zé)暫為保管，以備其回來領(lǐng)取，但需做另外登記，并請(qǐng)投遞員開出證明，1個(gè)月后如業(yè)主仍未領(lǐng)取，按規(guī)定手續(xù)退回投遞員。
附：郵件收發(fā)登記表