關于做好住宅小區物業管理行政備案工作的通知
武房規〔20**〕2號
【時效性】現行有效
各區房管局，市物業管理事務指導中心、市房產信息中心、市房產測繪中心，各開發建設單位，各物業服務企業：
為了進一步規范住宅小區物業管理行政備案行為，根據《物業管理條例》、《湖北省物業服務和管理條例》、《武漢市物業管理條例》以及有關文件的規定，本著加強監管、簡化流程、方便企業的目的，現就做好住宅小區物業管理行政備案工作的有關事項通知如下：
一、行政備案范圍
需要辦理預(現)售手續的住宅類(含住宅和商住)開發建設項目。
二、行政備案事項
(一)物業管理區域備案
開發建設單位應當在取得建設工程規劃許可證后三十日內，確定物業管理區域劃分方案，到區房屋主管部門申請辦理備案手續。備案辦理時限為二十日。(具體流程見附件1)
物業管理區域備案號為“**區物區備[ ] 號”。
(二)前期物業管理招標備案
除投標人少于3個或者住宅規模在3萬平方米以下的新建項目外，開發建設單位應當在辦理完物業管理區域備案后，預(現)售手續前，通過招投標方式選聘具有相應資質的物業服務企業，并按照《武漢市前期物業管理招標投標管理辦法》的有關要求，在發布招標公告或者發出招標邀請書的十日前，到區房屋主管部門申請辦理招標備案手續。備案辦理時限為三個工作日。(具體流程見附件2)
前期物業管理招標備案號為“**區物招備[ ] 號”。
(三)前期物業服務合同備案
開發建設單位通過招投標方式或經區房管部門批準采取協議方式選聘前期物業服務企業的，開發建設單位應當在申請《商品房預售許可證》或《商品房現售備案證》之前與中標人簽訂前期物業服務合同，并于簽訂前期物業服務合同之日起十五日內到區房屋主管部門申請辦理前期物業服務合同備案手續，備案辦理時限為三個工作日。(具體流程見附件3)
前期物業服務合同備案號為“**區物前合備[ ]號”。
(四)承接查驗備案
新建項目交付前，開發建設單位應與前期物業服務企業辦理物業承接查驗手續，簽訂物業承接查驗協議。物業服務企業應當自物業承接查驗完成之日起三十日內到區房屋主管部門申請辦理承接查驗備案手續，備案辦理時限為五個工作日。(具體流程見附件4)
承接查驗備案號為“**區物承備[ ] 號”。
(五)物業服務合同備案
業主大會成立后，業主委員會應當與業主大會決定選聘的物業服務企業簽訂物業服務合同。物業服務企業應當自物業服務合同簽訂之日起十五日內，到區房屋主管部門申請辦理物業服務合同備案手續，備案辦理時限為三個工作日。(具體流程見附件5)
物業服務合同備案號為“**區物合備[ ] 號”。
三、有關要求
(一)提高認識，切實加強備案事項管理
做好住宅小區物業管理活動行政備案工作，對于規范開發建設單位行為，提高小區交付質量，引導督促物業服務企業履行職責具有十分重要的作用。各區房管局要高度重視，吃透文件精神，認真把握備案流程和有關要求，及時召開轄區開發建設單位、物業服務企業會議進行部署，確保備案工作落到實處。
(二)規范管理，做好備案事項檔案資料管理
物業服務企業應當將各項行政備案事項中產生的有關文件、資料和記錄建立檔案，并妥善保管。區房管局應按照檔案管理相關規定妥善保管物業管理行政備案資料。開發建設單位、物業服務企業、業主、業主委員會可依據檔案管理相關規定，向區房管局申請查閱和復印備案資料。
(三)查漏補缺，建立完善小區基礎信息臺帳
各區房管局要以貫徹落實此次物業管理活動行政備案工作為契機，對轄區已經交付的開發建設項目進行全面清理，補辦物業服務合同備案手續(含前期)，并上傳至武漢市物業管理綜合系統，確保全市基礎信息完整。
(四)加強檢查，督促各區提高備案管理成效
市局物業處要將推動各區落實行政備案事項作為行政監管的重要內容，納入年度績效目標實施考核，每年對各區落實情況進行專項檢查。市物業管理事務指導中心、市房產信息中心要根據文件要求，及時調整武漢市物業管理綜合系統，并根據已有的基礎數據信息，協助各區局做好項目清理和備案信息上傳共享工作，及時解決工作中存在的問題。
對于商業項目，各區參照本通知執行。
本通知自20**年4月1日起施行，有效期5年。
附件：
1、物業管理區域備案流程
2、前期物業管理招標備案流程
3、前期物業服務合同備案流程
4、物業承接查驗備案流程
5、物業服務合同備案流程
市住房保障和房屋管理局
20**年2月20日
附件1：
物業管理區域備案流程
一、辦理主體：開發建設單位
二、辦理時點：取得建設工程規劃許可證后三十日內
三、辦理時限：二十日
四、辦理程序：
(一)申請
1、確定物業管理區域劃分方案;
2、登陸“武漢市物業管理綜合信息系統”，填寫物業區域劃分相關信息，掃描上傳相關資料(包括土地使用證、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程規劃總平面圖、工商營業執照);
3、在系統中下載打印物業管理區域備案申請表;
4、攜備案申請資料報項目所在地區房管局物業管理部門申請辦理物業管理區域備案手續;
5、備案申請資料包括：
|
序號 |
資料內容 |
原件/復印件 |
是否蓋章 |
數量 |
|
1 |
武漢市物業管理區域備案申請表 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
2 |
項目國有土地使用權證 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
3 |
建設用地規劃許可證 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
4 |
建設工程規劃許可證 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
5 |
建設工程規劃總平面圖 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
6 |
物業管理區域圖 |
原件 |
1 |
|
|
7 |
開發企業工商營業執照副本 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
8 |
用地規劃紅線內需劃分為兩個以上（含兩個）物業管理區域的書面說明 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
9 |
法律、法規和規章規定的其他材料 |
(二)受理
1、查看申請人提交備案要件是否齊全;
2、查看武漢市物業管理綜合信息系統備案信息是否完整錄入;
3、區房屋主管部門受理備案申請，向申請人出具《武漢市物業管理區域劃分備案申請受理通知書》;資料不齊全的，在《武漢市物業管理區域劃分備案申請受理通知書》上填寫補正事項，一次性告知申請人。
(三)審查
1、審查申請資料是否準確，物業管理區域劃分是否符合法律、法規和規章的規定;
2、核對武漢市物業管理綜合信息系統物業區域備案信息錄入是否準確，符合相關要求;
3、經審查符合條件的，出具《武漢市物業管理區域備案證明》。
附件2：
前期物業管理招標備案流程
一、辦理主體：開發建設單位
二、辦理時點：招標人發布招標公告或發出招標邀請書的十日前
三、辦理時限：三個工作日
四、辦理程序：
(一)申請
1、登陸“武漢市物業管理綜合信息系統”，填寫前期物業招標相關信息，掃描上傳相關資料(包括招標公告或招標邀請書、招標文件、其他資料)，已錄入的可直接提取;
2、在系統中下載打印《武漢市前期物業管理招標備案申請表》;
3、攜備案申請資料報項目所在地區房管局物業管理部門申請辦理前期物業管理招標備案手續;
4、備案申請資料包括：
|
序號 |
資料內容 |
原件/復印件 |
是否蓋章 |
數量 |
|
1 |
武漢市前期物業管理招標備案申請表 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
2 |
物業區域劃分備案證明 |
查驗原件 收復印件 |
1 |
|
|
3 |
招標公告或招標邀請書 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
4 |
招標文件 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
5 |
法律、法規和規章規定的其他材料 |
1 |
(二)受理
1、查看申請人提交備案要件是否齊全;
2、查看武漢市物業管理綜合信息系統備案信息是否完整錄入;
3、區房屋主管部門受理備案申請，向申請人出具《武漢市前期物業管理招標備案申請受理通知書》;資料不齊全的，在《武漢市前期物業管理招標備案申請受理通知書》上填寫補正事項，一次性告知申請人。
(三)審查
1、審查申請資料是否準確，符合法律、法規和規章的規定;
2、核對武漢市物業管理綜合信息系統招標備案信息錄入是否準確，符合相關要求;
3、經審查符合條件的，出具《武漢市前期物業管理招標備案證明》。
附件3：
前期物業服務合同備案流程
一、辦理主體：開發建設單位
二、辦理時點：開發建設單位與中標人簽訂前期物業服務合同之日起十五日內
三、辦理時限：三個工作日
四、辦理程序：
(一)申請
1、登陸“武漢市物業管理綜合信息系統”，填寫前期物業服務合同備案相關信息，掃描上傳相關資料(包括物業服務企業營業執照，物業服務企業資質證書、評標委員會的評標報告、中標人的投標文件、中標通知書、區局同意協議選聘的證明、前期物業服務合同、其他資料)，已錄入的可直接提取;
2、在系統中下載打印《武漢市前期物業服務合同備案申請表》;
3、攜備案申請資料報項目所在地區房管局物業管理部門申請辦理前期物業服務合同備案手續;
4、備案申請資料包括：
|
序號 |
資料內容 |
原件/復印件 |
是否蓋章 |
數量 |
|
1 |
武漢市前期物業服務合同備案申請表 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
2 |
開發企業營業執照副本 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
3 |
物業服務企業營業執照副本 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
4 |
物業服務企業資質證書副本 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
5 |
評標委員會的評標報告 |
原件 |
1 |
|
|
6 |
中標人的投標文件 |
原件 |
1 |
|
|
7 |
中標通知書 |
原件 |
1 |
|
|
8 |
區局同意協議選聘的證明 |
原件 |
1 |
|
|
9 |
前期物業服務合同 |
原件 |
1 |
|
|
10 |
法律、法規和規章規定的其他材料 |
(二)受理
1、查看申請人提交備案要件是否齊全;
2、查看武漢市物業管理綜合信息系統備案信息是否完整錄入;
3、區房屋主管部門受理備案申請，向申請人出具《武漢市前期物業服務合同備案申請受理通知書》;資料不齊全的，在《武漢市前期物業服務合同備案申請受理通知書》上填寫補正事項，一次性告知申請人。
(三)審查
1、審查申請資料是否齊全，是否符合法律、法規和規章的規定;
2、核對武漢市物業管理綜合信息系統招標備案信息錄入是否準確，符合相關要求;
3、經審查符合條件的，出具《武漢市前期物業服務合同備案證明》。
附件4：
物業承接查驗備案流程
一、辦理主體：前期物業服務企業
二、辦理時點：自物業承接查驗完成之日起三十日內
三、辦理時限：五個工作日
四、辦理程序：
(一)申請
1、登陸“武漢市物業管理綜合信息系統”，填寫物業承接查驗相關信息;掃描上傳相關資料(包括臨時管理規約、物業承接查驗協議、建設單位移交資料清單、查驗記錄、交接記錄、其他資料)，已錄入的可以直接提取;
2、在系統中下載打印《武漢市物業承接查驗備案申請表》;
3、攜備案申請資料報項目所在地區房管局物業管理部門申請辦理物業承接查驗備案手續;
4、備案申請資料包括：
|
序號 |
資料內容 |
原件/復印件 |
是否蓋章 |
數量 |
|
1 |
武漢市物業承接查驗備案申請表 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
2 |
前期物業服務合同 |
查驗原件 |
||
|
3 |
臨時管理規約 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
4 |
物業承接查驗協議 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
5 |
建設單位移交資料清單 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
6 |
查驗記錄 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
7 |
交接記錄 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
8 |
法律、法規和規章規定的其他材料 |
(二)受理
1、查看申請人提交備案要件是否齊全;
2、查看武漢市物業管理綜合信息系統備案信息是否完整錄入;
3、區房屋主管部門受理備案申請，向申請人出具《武漢市物業承接查驗備案申請受理通知書》;資料不齊全的，在《武漢市物業承接查驗備案申請受理通知書》上填寫補正事項，一次性告知申請人。
(三)審查
1、審查申請資料是否準確，是否符合法律、法規和規章的規定;
2、核對武漢市物業管理綜合信息系統物業承接查驗信息錄入是否準確，符合相關要求;
3、經審查符合條件的，出具《武漢市物業承接查驗備案證明》。
附件5：
物業服務合同備案流程
一、辦理主體：物業服務企業
二、辦理時點：自物業服務合同簽訂之日起十五日內
三、辦理時限：三個工作日
四、辦理程序：
(一)申請
1、登陸“武漢市物業管理綜合信息系統”，填寫物業服務合同備案相關信息;掃描上傳相關資料(包括物業服務企業營業執照、法人代表身份證、物業服務企業資質證書、物業服務合同、業主表決結果及決議、其他資料)，已錄入的可直接提取;
2、在系統中下載打印《武漢市物業服務合同備案申請表》;
3、攜備案申請資料報項目所在地區房管局物業管理部門申請辦理物業服務合同備案手續;
4、備案申請資料包括：
|
序號 |
資料內容 |
原件/復印件 |
是否蓋章 |
數量 |
|
1 |
武漢市物業服務合同備案申請表 |
原件 |
蓋單位公章 |
1 |
|
2 |
物業服務企業營業執照副本 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
3 |
法人代表身份證 |
復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
4 |
物業服務企業資質證書副本 |
查驗原件 收復印件 |
復印件 蓋單位公章 |
1 |
|
5 |
物業服務合同 |
原件 |
1 |
|
|
6 |
業主表決結果及決議 |
查驗原件 收復印件 |
復印件蓋業主委員會公章 |
1 |
|
7 |
法律、法規和規章規定的其他材料 |
(二)受理
1、查看申請人提交備案要件是否齊全;
2、查看武漢市物業管理綜合信息系統備案信息是否完整錄入;
3、區房屋主管部門受理備案申請，向申請人出具《武漢市物業服務合同備案申請受理通知書》;資料不齊全的，在《武漢市物業服務合同備案申請受理通知書》上填寫補正事項，一次性告知申請人。
(三)審查
1、審查申請資料是否齊全，符合法律、法規和規章的規定;
2、核對武漢市物業管理綜合信息系統招標備案信息錄入是否準確，符合相關要求;
3、經審查符合條件的，出具《武漢市物業服務合同備案證明》。
篇2：小區(大廈)物業管理招(邀)標備案的通知
附件3
小區(大廈)物業管理招(邀)標備案的通知
________________________(招標人名稱)：
你們于 年 月 日申請 小區(大廈)招(邀)標的資料收悉?，F就有關事項通知如下：
一、招標人要嚴格執行《廣州市物業管理招投標辦法》,并依照《廣州市物業管理招投標程序》開展工作。如有違反，我局將不予辦理物業管理委托合同的備案手續。
二、為保證工作順利進行，請你們積極與屬地街道辦事處、派出所聯系，取得支持協助。
三、如有問題，請及時向我局物業管理科反映。
二0年 月 日
聯系電話：
聯系人:
篇3：無錫市關于規范物業管理區域內業主委員會備案的通知
無錫市關于規范物業管理區域內業主委員會備案的通知
錫房物業(20**)4號
二市(縣)、七區房管部門：
為了規范我市物業管理工作，進一步理順管理關系，根據國務院《物業管理條例》、建設部《業主大會規程》的有關規定，現將我市物業管理區域內業主委員會備案的具體要求通知如下：
一、有關規定
1、根據國務院《物業管理條例》第十六條規定，業主委員會應當自選舉產生之日起30日內，向物業所在地的區、縣人民政府房產行政主管部門備案。
2、根據國務院《物業管理條例》第十九條規定，業主大會、業主委員會應當依法履行職責，不得作出與物業管理無關的決定，不得從事與物業管理無關的活動。
業主大會、業主委員會作出的決定違反法律、法規的，物業所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門，應當責令限期改正或者撤銷其決定，并通告全體業主。
二、備案程序
1、受理。自業主委員會成立20日內，由業主委員會到項目所在市(縣)、區房產行政主管部門辦理備案手續，填寫《無錫市物業管理區域內業主委員會備案登記表》(見附件1)，提交所需備案材料。市(縣)、區房產行政主管部門對業主委員會提交的備案材料齊全的進行受理，材料不齊的應當說明原因并補齊后方可受理。
2、核對。市(縣)、區房產行政主管部門受理后，應對下述業主委員會提交的備案材料進行核對：
(一)《無錫市物業管理區域內業主委員會備案登記表》;
(二) 業主大會成立情況;
(三) 業主公約;
(四) 業主大會議事規則;
(五) 業主大會與會人員含列席有關人員簽到單;
(六) 其他相關資料。
3、備案。經核對符合要求的，市(縣)、區房產行政主管部門應在5個工作日內出具《無錫市物業管理區域內業主委員會備案回執》(見附件2)，對不符合要求的，應書面說明理由， 5個工作日內退回。
三、備案要求
從20**年4月1日起，業主委員會備案工作一律由各市(縣)、區房產行政主管部門負責辦理，并于每年6月、12月將備案情況匯總上報市房產管理局物業管理處(見附件3)。
附件：1、無錫市物業管理區域內業主委員會備案登記表;
2、無錫市物業管理區域內業主委員會備案存根及回執;
3、無錫市業主委員會備案基本情況匯總表
無錫市房產管理局
二○○六年四月三日