項目工程文件傳遞流程管理

　　一、目的：

　　規范本項目承建商及監理、設計、業主、管理公司等合作方之間工程文件傳遞的及時性、適用性和有效性，以保證工程文件的可追溯性。

　　二、適用范圍：

　　適用于雙鳳鎮泥涇村公寓式安置房工程項目各合作方之間文件的編制、傳遞、歸檔。

　　三、術語和定義：

　　工程文件：在此特指業主（管理公司）、監理單位、各承建商和其它合作方在工程建設過程中產生的與工程建設相關文件資料的總稱。

　　四、原則：

　　專人負責原則：項目建造過程中，各合作方都必須配備專職資料管理員，負責所有工程文件的接收、標識、登記、發放、回收、移交及歸檔工作；所有經資料管理員歸檔的文件均為有效文件并備電子文件，代表收文方已知悉文件內容；業主（管理公司）由專職資料管理員負責文件管理工作，所有承建商的往來文件必須通過專職資料管理員，不宜通過主管工程師傳遞往來文件。

　　時效性原則：項目建造過程中，各方往來文件必須及時，通常各方往來文件傳遞在簽字簽收后不超過48小時內回復，如超過時限無回復，則代表該文件內容已被知悉并接受；特殊文件（簽證、進度款）的傳遞時限見具體的流程，如超過此時限提交經濟類文件，該月工程進度款暫緩支付。

　　可追溯性原則：所有往來各方的文件必須做好收發文記錄工作，簽收姓名、時間，做為文件送達生效的記錄憑證，同時文件存檔由各相關單位按照各自制度編號歸檔，以便查閱和追溯。

　　傳遞流程唯一性原則：為保證傳遞流程的及時性和準確性，監理公司作為文件流程傳遞中心，各方文件需通過監理方傳遞，同時監理備檔一份，監理方必須及時傳遞，傳遞時限為不超過當日或按專項流程規定，各方間的文件傳遞流程需按以下流程傳遞，禁止跨越此流程傳遞文件。

　　業主（管理公司）/監理公司/各承建商或其它合作方/設計院等設計部門

　　嚴肅性原則：任何單位均不能拒絕簽收其它方的任何往來文件，對文件內容持有異議，應以書面文件的形式回復。

　　表格統一性原則：各承建商的往來文件需按照各自文件規定，統一樣式，進場時需提交各項往來文件的模板給監理和業主備檔，往來文件按照提交格式行文并編號備檔。

篇2：管理處文件傳遞作業指導書

　　管理處文件傳遞作業指導書

　　1.0目的

　　為了員工正確地掌握文件處理程序，避免行文混亂，加速公文運轉，從而提高管理職能和辦事效率。

　　2.0范圍

　　適用于zz廣場管理處文件傳遞作業。

　　3.0職責

　　管理處綜合主管負責將審批后的文件傳遞至相關部門。

　　4.0內容

　　文件傳遞程序

　　管理處上報公司文件均按公司規范格式由相關責任部門起草、校對、打印報部門領導審批后交綜合主管傳遞，并記錄在《文件傳遞登記表》上；公司下達執行文件交綜合主管經部門領導批示后傳遞相關部門執行，并記錄在《文件傳遞登記表》上。

　　1、內部發文

　　1）上行文：指管理處上報公司領導批準執行的文件，包括報告、請示等，文件傳遞程序如下：

　　《發文處理單》、內容、格式審查--簽發-- 傳遞--批準

　　文件-- 部門簽署--綜合主管--公司

　　傳遞

　　相關部門（閱辦、存檔）--綜合主管

　　簽發（復印件）

　　2）平行文：指部門之間為共同完成某項工作而以部門名義發往其他部門的文件，包括通知等，文件傳遞程序如下：

　　存檔

　　文件 綜合主管部門簽署 相關部門

　　3）固定格式的表格及單據傳遞程序如下：

　　表格及單據綜合主管經部門簽署公司批準綜合主管相關部門

　　執行、存檔

　　2、內收文

　　公司向管理處下達的執行文件，包括總公司來文、行政主管機關來文、業務單位來文、業戶來文等，文件傳遞程序如下：

　　傳遞

　　執行文件綜合主管部門領導

　　簽發批示

　　相關部門執行綜合主管

　　5.0 記錄

　　《文件傳遞登記表》