房地產公司信息管理程序

　　1目的和范圍：通過對市場、產業及企業內部信息的集成和處理，為公司戰略管理服務，為企業業務運行提供服務;并通過對信息技術的應用與管理，使信息技術成為企業管理水平逐步提升的重要工具。企業發展中心將逐步實現上述信息管理的功能。

　　2職責：

　　2.1各部門、各分支機構負有指定專人定時提供企業發展中心要求提供信息的職責，并保證信息的準確性、及時性、統一性。企業發展中心負責統一集團信息的收集和發布，并及時地把信息傳送給相應的部門，使信息能夠為管理提供服務。

　　2.2企業發展中心是融僑集團進行信息管理的工作機構。

　　2.3企業發展中心每年向總經理提出信息管理的工作計劃。

　　2.4企業發展中心負責組織外部和內部的信息收集和處理，統一集團的信息管理，并進行相應的信息資源傳播。

　　2.5企業發展中心負責組織信息資源的保密、歸檔、儲存。

　　2.6企業發展中心為企業業務運行的系統性提供管理軟件平臺，負責信息管理專用軟件的運行管理與維護。

　　2.7企業發展中心負責協調各部門、各分支機構開發使用管理軟件方面的工作，各部門、各分支機構今后開發使用新的管理軟件應該經過企業發展中心統一認可，以避免出現各信息系統不兼容問題。

　　3工作程序

　　3.1信息管理工作計劃作為企業發展中心工作計劃的一部分，由企業發展中心根據社會經濟發展、企業實際需求和自身條件編制，總經理批準后由信息管理專員具體組織實施。

　　3.2信息資源收集

　　3.2.1集團各部門、各分支機構有責任按照信息管理的規律和信息管理部門的要求，及時、準確、統一地提交相應的信息。

　　3.2.2企業發展中心對各部門提交的信息進行評估，未達到要求的信息，企業發展中心要求作進一步補充或修正，各部門和分支機構應于指定的時間內再次提交相關信息;

　　3.2.3企業發展中心組織力量及時完成信息的收集和處理;

　　3.2.4企業發展中心對外包給外部組織承擔的信息收集工作進行監管。

　　3.3信息資源分析

　　3.3.1企業發展中心牽頭組織企業內外部的力量，定期或不定期地召開信息分析會，以逐步提升企業對信息的利用水平;

　　3.3.2企業發展中心可以根據企業發展的需要、部門和分支機構的需要，根據總經理的指令，對某類信息進行專項分析，讓信息管理充分發揮服務于企業業務的作用。

　　3.4信息資源傳播

　　3.4.1企業發展中心將根據信息的用途，選擇信息資源的傳播方式，決定信息傳播范圍、傳播時效。

　　3.4.2企業發展中心負責統一集團信息的發布，并及時地把信息傳送給相應的部門，使信息能夠為管理提供服務。

　　3.4.3信息的傳播方式主要有：編輯印發紙質《決策內參》、對重要專題制作專題報告、召開信息通報會、利用專用軟件在局域網上發布等。

　　3.5信息使用反饋：信息使用者可以對信息作出批示或反饋，填寫《信息反饋單》，企業發展中心應該對《信息反饋單》答復。

　　3.6信息資源的保密、歸檔、儲存執行《文件管理程序》和《檔案管理程序》。

　　3.7信息技術應用管理及促進

　　3.7.1企業發展中心視企業實際需要，為企業業務運行的系統性提供管理軟件平臺，負責信息管理專用軟件的運行管理與維護。

　　3.7.2企業發展中心協調各部門、各分支機構開發使用管理軟件方面的工作，各部門、各分支機構開發使用新的管理軟件應該經過企業發展中心統一管理。

　　3.7.3按需引進并促進企業辦公自動化。實現以業務信息、請示單信息、決策信息、部門周記信息、計劃執行信息、工作聯系函、工作報表、會議紀要為主的信息資源的自動化管理及流轉。

　　編制：

　　日期：20**年4月24日審核：**

　　日期：20**年4月29日批準：

　　日期：

篇2：昆明市關于加強業主信息資料管理的通知(2010)

　　昆明市關于加強業主信息資料管理的通知(20**)

　　昆明市住房和城鄉建設局文件

　　昆建通[20**]505號

　　昆明市住房和城鄉建設局

　　關于加強業主信息資料管理的通知

　　各縣（市）區住建部門、三個開發（度假）房管局，各房地產開發企業及物業服務企業：

　　為依法保護業主隱私，防止業主信息資料泄露，維護業主合法權益，結合我市的實際，現就加強業主信息檔案資料管理工作通知如下：

　　一、建立有效的業主信息檔案資料管理制度。業主信息檔案資料包括，業主住所房號、家庭成員情況、電話號碼、身份證號等涉及個人隱私的信息。房地產開發企業、物業服務企業應建立以企業負責人、分管部門經理和檔案管理員組成的三級管理體系，明確其責任范圍。同時，應以物業項目為對象，對業主信息檔案資料實行專人管理；制訂嚴格的收集、歸檔、查閱、外借或復制制度；負責業主檔案管理的專員須經專業化培訓，具備檔案管理知識；企業應與業主檔案資料管理相關人員約定其保密事宜，明確業主信息檔案資料外泄的相關責任。

　　二、房地產開發企業、物業服務企業在與房地產銷售代理公司、銀行、專業服務公司、信息軟件公司等簽訂合作合同（或協議）時，應嚴格約定業主檔案資料保密條款及相應的違約責任，保護業主的合法權益，防止業主信息檔案資料外泄。

　　三、房地產開發企業應對銷售房屋過程中收集涉及業主信息檔案資料做好保密工作，嚴禁外泄；物業服務企業應對業主入住時收集的、房地產開發商移交的、業主委員會移交的等涉及業主個人信息的相關檔案資料做好保密工作，嚴禁外泄。

　　四、房地產開發企業、物業服務企業在使用現代信息管理手段過程中，要做好業主信息檔案資料的保密工作，嚴防泄露。要選擇信譽好，保密性強的企業的信息軟件，對業主檔案資料進行管理，包括向業主（客戶）群發短信的軟件等。對業主信息檔案資料要進行加密處理，防止他人復制或拷貝。

　　五、各縣（市）區住建部門要加強對轄區內房地產開發、物業管理活動的監督管理工作，針對物業銷售過程、入住管理、物業資料移交、檔案管理不嚴格的現象，有針對性的進行檢查，發現有業主個人信息資檔案資料外泄的行為，要嚴肅查處。

　　六、因房地產開發企業或物業服務企業以業主信息檔案資料保管不善，造成業主信息資料檔案外泄的，對房地產開發企業給予企業信用檔案不良行為記錄；對物業服務企業給予物業管理資質審查不合格，或取消物業服務企業參加物業管理示范住宅小區（大廈、工業區）的評選資格；因檔案管理人員的疏忽和過失導致業主信息檔案資料泄露，對其檔案管理人在行業內進行通報批評，取消行業內一切個人榮譽的評選資格。

　　特此通知

　　二Ｏ一Ｏ年十二月二十日

　　主題詞：城鄉建設業主信息管理通知

　　抄送：各縣（市）區政府，三個開發（度假）區管委會。

　　市政府辦公廳秘書八處。

　　昆明市住房和城鄉建設局 20**年12月20日

篇3：信息化管理改善物業管理效率

　　信息化管理改善物業管理效率

　　物業服務水平和業主所繳納物業費用是否相匹配？物業服務的成本到底是多少？物業公司如果降低成本，提升服務質量？這是不少小區業主和物業在對物業費產生矛盾時，經常會遇到的問題。

　　據了解，北京物業管理行業協會日前通過對北京市城八區78個商品房項目抽取樣本，按照小區面積規模、服務、檔次等分為9大類，經過加權平均得出20**年一季度北京城區普通商品住宅的物業服務成本信息。這次公布的成本項目為五個大項15個小項，包括保安、保潔工資等物業服務過程中所涉及的人員費用；電梯等日常設備設施的運行、維護費；物業管理區域綠化養護費；物業管理區域清潔衛生費；物業管理區域秩序維護費等。其中，物業辦公費用、秩序維護費用等內容不包括在內。

　　從公布的成本信息中不難看出，保安、保潔、客服等人員的工資開支，在物業成本中占了大頭，此外電梯相關費用也不低。可見，物業管理企業最大的支出在于人力支出與能耗支出。隨著物業管理的市場化、規模化、集約化進程，使得物業管理公司的管理結構日益龐大。同時，物業管理工作涉及面廣、政策性強、技術應用復雜、日常管理工作量大，通過傳統人工管理方式，將大大增加管理成本。李先生和宋佳瑜的“不幸福”也源自于此。

　　更加規范、及時、有效地管理物業日常的工作是業主對物業服務的最基本要求，而通過信息化的手段不僅可以有效地節省了人力，同時，依靠信息化平臺的力量，提升物業管理資源的共享利用率，提高物業管理效率，能在第一時間為客戶提供更好、更全面的服務。

　　目前中小型物業公司面臨的管理難題主要體現在內外兩部分的管理支持上。在公司內部的管理系統中，比較突出的是公司財務信息系統，以及OA辦公自動化系統、HR系統、檔案管理系統、樓宇數控系統、PDA無線系統等。對外管理主要體現在維修、投訴、家政服務等方面，目標是服務于業主、政府、各物業管理公司等。客戶服務中心包括呼叫中心、服務數據中心、資源配置中心和電子信息網絡。

　　信息服務平臺的功能主要體現在：業主通過呼叫中心、把需要服務內容的信息傳遞給相關專業服務隊伍及部門；居民通過網絡平臺查詢服務信息、服務標準、收費標準；通過網絡平臺填寫各類需要的服務表單等等事項；小區管理處通過客戶服務中心把關于事件的情況反饋給平臺，以便客戶服務中心進行回訪和服務信息的集中管理；政府相關部門可以通過信息中心向各小區及相關物業管理公司傳輸文件，便于對小區、行業進行規范管理。物業應實現對公司OA系統、財務系統、HR系統、樓宇數控系統、PDA無線系統、短信系統、門戶網站及數字化社區等有效整合，從而真正達到管理對人、財、物三者的真正有效管控。

　　除此之外，大型的物業公司在信息化管理的需求上更為復雜。除了中小型物業公司所面臨的單一社區管理問題，大型物業公司還面臨如何更好的將現有多級組織架構信息進行統一管理。舉例來講，這類公司的報表通常需要按總公司、區域公司和管理處進行分級匯總。組織機構和人員關系可能需要根據業務需求進行調整，重要的業務操作。

　　例如合同簽批、物資采購等可能需要跨部門進行流程化處理，這些都是單一物業管理模式無法解決的問題。因此，大型物業企業如果要使用一套能夠真正反映管理個性化的物業管理信息系統軟件，首先應該構建在一個包括良好的網絡、數據庫、程序語言和兼容操作系統的平臺上，這是物業管理公司成功運用管理信息系統的第一步。

　　物業公司要在市場上長穩立足，就必須站在市場的前沿，研究市場、適應市場、內強管理，外樹形象，一方面要不斷加強項目經理與業務技術人員的培訓工作，另一方面就是要引入科學的管理模式，加強物業管理的專業技術力量，完善物業管理的各項流程。

　　物業管理企業最大的支出在于人力支出與能耗支出，而通過信息化的手段有效地節省了人力，與此同時，依靠信息化平臺的力量，能在第一時間為客戶提供更好、更全面的服務，這對企業來說才是雙贏的。

　　物業管理行業發展的時間較短，物業管理企業的信息化發展較其他行業也相對較晚，但是其管理的高檔寫字樓的配套設備設施技術含量高，其必然要求企業的管理水平高，物業管理企業充分意識到了這些問題，在不斷擴大業務的同時，更是加大對于信息化方面的投入。一家小型物業管理公司負責人告訴記者，目前公司使用了一套功能相對簡單的管理軟件。這套軟件涵蓋了公司的基本業務管理項目。

　　房產管理，可以對樓宇和房間分別進行了設置，對于樓宇可定義樓宇編號、名稱、房屋結構、層高、房屋數量等信息，對房屋設置可定義門牌編號、戶型、單元號、所屬樓層、面積等信息。費用管理，包括基本物業費和儀表類物業費兩大類，各自又可定義多種不同的費項。

　　基本物業費主要是定義那些按戶或按房屋面積收取的費用，比如衛生費、治安費等，逾期交費可設置滯納金；而水費、電費等，可設置定額價和超額價，逾期交費可設置滯納金。對于儀表類物業費又可分為自用表和公攤表兩大類，并在此項設置中為每戶分配儀表編號，并為住戶分配要分攤的公攤表。這種設置在一定程度上減輕了工作人員的工作強度，同時也大大提高了工作效率。