1.目的
通過對合同評審的控制,明確顧客對產(chǎn)品的要求及公司具備滿足這些要求的能力,確保合同得以順利履行,滿足顧客要求。
2.范圍
本程序適用于公司合同的評審工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理工作部負責(zé)合同評審的綜合管理工作,對合同的合法性、有效性進行評審;
3.2策劃營銷中心負責(zé)房屋銷售、租賃、代建合同評審的組織、記錄以及合同的簽訂、修改等工作;
3.3財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部對合同資金付款計劃、履行合同的資金運作計劃進行評審,負責(zé)融資合同評審的組織、記錄以及簽訂和修改等工作,;
3.4工程部負責(zé)對合同的工程技術(shù)可行性、安全性進行評審;
3.5審計部負責(zé)對合同的條款的嚴密性、屬實性進行評審。
4.控制程序
4.1房屋銷售合同的評審
4.1.1公司開發(fā)項目開盤前的銷售方案以及集團購買、金額超過1000萬元的房屋銷售合同采取會議評審的方式進行,在開盤前或合同簽訂前,由公司經(jīng)營副總經(jīng)理主持,策劃營銷中心組織工程部、財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部、總經(jīng)理工作部、審計部召開評審會,對銷售方案或合同草案進行評審:
a)策劃營銷中心負責(zé)提供銷售方案或銷售合同草案,并對其中的銷售方式、產(chǎn)權(quán)證書辦理要求以及對方資信程度等進行評審;
b)工程部對其中的銷售面積、工程項目的使用功能和質(zhì)量標準及工程保修等條款進行評審;
c)財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部對其中的銷售價款、付款方式等經(jīng)濟條款進行評審;
d)總經(jīng)理工作部對合同的合法性、有效性進行評審;
e)審計部對合同的嚴密性、屬實性進行評審。
策劃營銷中心負責(zé)評審會議的記錄,編制銷售方案或填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。
4.1.2零散房屋銷售合同的評審
對于散戶購買或者集團購買、金額在1000萬元以下的房屋銷售合同作為零散房屋銷售合同進行評審。
在合同簽訂前,由承辦人負責(zé)對合同草案內(nèi)容對照已經(jīng)批準通過的銷售方案進行評審,無異議時,辦理合同簽訂前的巡簽手續(xù),執(zhí)行Q/TZH-WI-005《合同管理制度》。
對于顧客的特殊要求或超出銷售方案的要求,應(yīng)填寫合同評審表,講明這些要求,由策劃營銷中心、工程部、財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部、總經(jīng)理工作部、審計部進行書面評審,公司經(jīng)營副總經(jīng)理批準。
4.1.3對銷售合同中不明確或無法滿足的內(nèi)容,由策劃營銷中心記錄,聯(lián)系顧客進行協(xié)調(diào),達成一致。
4.2房屋租賃合同的評審
4.2.1 對公司物業(yè)的租賃方案及一次性租賃面積在1000平方米以上的房屋租賃合同采用會議評審方式進行評審,在方案確定或合同簽訂前,由策劃營銷中心組織工程部、財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部、總經(jīng)理工作部、審計部召開評審會,對租賃方案或合同草案進行評審:
a)策劃營銷中心對其中的租賃方式、承租人的有關(guān)要求、承租人的資信程度、租賃用途的合法性等進行評審;
b)工程部對合同所涉租賃房屋的質(zhì)量和使用功能、維修條款等進行評審;
c)財務(wù)與資產(chǎn)運營部對其中的租賃價格、付款方式等經(jīng)濟條款進行評審;
d)總經(jīng)理工作部對合同的合法性、有效性進行評審;
e)審計部對合同的嚴密性、屬實性進行評審。
策劃營銷中心負責(zé)評審會議的記錄,填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。
4.2.2租賃面積在1000平方米以下的房屋租賃合同,在合同簽訂前,由承辦人組織相關(guān)部門對合同草案內(nèi)容進行評審,辦理合同巡簽手續(xù),執(zhí)行Q/TZH-WI-005《合同管理制度》。
4.2.3對合同草案中不明確或無法滿足的內(nèi)容,由策劃營銷中心負責(zé)聯(lián)系顧客進行協(xié)調(diào)。
4.3融資合同評審
4.3.1開發(fā)項目經(jīng)過可行性研究和投資決策后,由財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部負責(zé)根據(jù)"項目運作方案"中規(guī)定的融資方式和要求,聯(lián)系貸款人,洽談有關(guān)的融資事宜。
4.3.2在合同簽訂以前,由財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部組織總經(jīng)理工作部、審計部召開合同評審會,對融資合同草案進行評審。
a)財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部對對方的資信程度、資金用款計劃、借款期限及利率、還貸資金來源及還貸計劃、雙方的權(quán)利與義務(wù)及違約責(zé)任等條款進行評審;
b)總經(jīng)理工作部對合同合法性、有效性進行評審;
c)審計部重點對合同的嚴密性、屬實性和相關(guān)財務(wù)條款進行評審。
4.3.3財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部負責(zé)評審會議的記錄,填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。
4.3.4對合同草案中不明確或無法滿足的內(nèi)容,由財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部記錄,聯(lián)系貸款人進行協(xié)調(diào)。
4.4代建合同的評審
4.4.1工程項目經(jīng)過可行性研究后,在合同簽訂前,由策劃營銷中心組織工程部、財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部、總經(jīng)理工作部、審計部召開合同評審會,對代建合同草案進行評審:
a)策劃營銷中心負責(zé)對其中的代建方式、項目的經(jīng)濟效益、社會效益以及對方資信程度等進行評審;
b)工程部對合同草案的規(guī)劃設(shè)計要求、房屋造價、使用功能要求、工程進度及質(zhì)量要求、工程技術(shù)可行性和安全性等進行評審;
c)財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部對其中的資金使用計劃、代建費用的收取方式及項目的財務(wù)分析等合同條款進行評審;
d)總經(jīng)理工作部對合同的合法性、有效性進行評審;
e)審計部對合同的嚴密性、屬實性和相關(guān)財務(wù)條款進行評審。
4.4.2財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部負責(zé)評審會議的記錄,填寫"合同評審表",由參加評審人員填寫意見并簽字,交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。
4.4.3對于合同草案中不明確或無法滿足的內(nèi)容,由財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部記錄,聯(lián)系對方進行協(xié)調(diào),達成一致。
4.5通過評審,應(yīng)確保合同草案或評審方案的內(nèi)容達到:
a) 條款完備可行,雙方的權(quán)利與義務(wù)明確;
b)內(nèi)容合法有效,用語規(guī)范嚴密;
c)確保顧客合理需求得到完整體現(xiàn);
d)公司具備滿足顧客要求的能力。
4.6合同的簽訂
4.6.1經(jīng)過評審?fù)ㄟ^的合同草案,由承辦部門依據(jù)Q/TZH-WI-005《合同管理制度》的規(guī)定,進行合同簽訂前的巡簽,與顧客正式簽訂合同。
4.6.2合同簽訂后,由合同承辦部門將合同正本交總經(jīng)理工作部存檔,副本送交財務(wù)與資產(chǎn)經(jīng)營部、工程部等相關(guān)部門。
4.7合同的變更
4.7.1對顧客提出的合同變更由承辦部門填寫"合同履行跟蹤表",說明變更內(nèi)容和理由,由原相關(guān)評審部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后,及時下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行。
4.7.2對公司提出的合同變更,由承辦部門負責(zé)通知顧客,并及時征求顧客同意后,辦理合同變更手續(xù)。
4.7.3合同重大變更應(yīng)重新組織相關(guān)部門評審。
4.8 合同的解除
4.8.1根據(jù)合同規(guī)定的解除條件、開發(fā)經(jīng)營的實際和顧客的要求,進行合同解除。
4.8.2合同承辦部門填寫"合同履行跟蹤表", 說明合同解除原因,由原合同評審部門審核簽字后,交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批,由承辦部門負責(zé)通知顧客,辦理合同解除手續(xù)。
&nbs p; 4.8.3總經(jīng)理工作部負責(zé)指導(dǎo)承辦部門辦理因合同變更和解除而涉及的違約索賠工作,重大合同變更和解除的違約索賠應(yīng)由承辦部門會同總經(jīng)理工作部共同進行。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR04-01 合同評審表
5.2 QR04-05 合同履行跟蹤表
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-005 《合同管理制度》
篇2：公司合同簽訂及評審的有關(guān)規(guī)定
公司合同簽訂及評審的有關(guān)規(guī)定
為規(guī)范產(chǎn)品合同的管理，提高合同簽約及履行的質(zhì)量，根據(jù)公司總經(jīng)理層要求，現(xiàn)就合同的簽訂及評審程序重申有關(guān)規(guī)定如下：
一、合同的簽訂應(yīng)遵循以下原則
1.所有的產(chǎn)品銷售(包括總成件)、采購物資均需訂立合同，并通過合同評審，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。
2.合同生效后在執(zhí)行過程中，發(fā)生用戶需要追加特求時，必須按規(guī)定進行評審。如沒有進行評審而造成的損失，對銷售、生產(chǎn)部門的直接當事者按損失比例的20 %進行扣罰，以此類推。
3.銷售合同洽談過程中，應(yīng)明確技術(shù)、質(zhì)量要求(可另簽訂協(xié)議);如沒有標注清楚技術(shù)、質(zhì)量要求而造成的損失一律由直接責(zé)任者承擔(dān)。
4.用戶如提出指定外購件，必須在合同中標注名稱、產(chǎn)地及技術(shù)要求，并明確其產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任由用戶負責(zé)。
5.合同在履行過程中如有變更特求項目，所有資料均以書面形式下發(fā)涉及部門和車間。任何部門或個人不得以口頭形式通知部門、車間。
二、合同評審要求
1.所有合同必須按公司頒發(fā)的Q/CD I-B-2000“合同評審管理程序”執(zhí)行。
2.合同評審前，應(yīng)準備下列文件資料：產(chǎn)品技術(shù)協(xié)議、用戶特殊要求檔案、用戶選裝清單、用戶指定件的質(zhì)量承諾等，以供合同評審討論。
三、合同評審的組織
1.合同評審由職能部門牽頭組織進行會議評審，分管領(lǐng)導(dǎo)主持會議，生產(chǎn)(供應(yīng))、技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)等部門有關(guān)人員參加評審，財務(wù)部門作好評審記錄。
2.參加合同評審會議的各相關(guān)部門負責(zé)人必須對需評審的合同進行認真審定。經(jīng)過評定，各方無異議通過評審的，由參加人員當場在合同評審表上簽字認可，分管領(lǐng)導(dǎo)簽注同意的意見后方可加蓋公司的合同章生效。
3.在評審過程中，參評人員對條款有異議時，必須由職能部門有關(guān)人員負責(zé)答疑;當評審過程中，評審意見出現(xiàn)重大分歧時，由財務(wù)部門形成書面報告，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批或最終裁決。
四、評審部門、人員及責(zé)任
參加評審的部門：
公司分管副總、銷售、生產(chǎn)(供應(yīng))、技術(shù)質(zhì)管部、財務(wù)價格部的負責(zé)人及業(yè)務(wù)人員。
銷售部(生產(chǎn)部供應(yīng)口)：
應(yīng)及時送審需簽約的合同，原則上所有合同應(yīng)在實際履行前評審?fù)戤叀Ｌ厥馇闆r的合同在事后立即組織補評審。
生產(chǎn)制造部：
按照產(chǎn)品技術(shù)工藝要求、對采購的各種零部件產(chǎn)品的產(chǎn)出(供應(yīng))日期交貨能力予以審核、確定;
技術(shù)質(zhì)管部：
對合同技術(shù)要求、技術(shù)標準予以審核、確定;對合同的質(zhì)量條款、供貨單位的資質(zhì)、驗收標準、售后服務(wù)以及質(zhì)量保證期限予以審核、確定;
財務(wù)價格部：
負責(zé)對合同結(jié)算方式、付款期限、各類零部件價格及相關(guān)費用測定予以審核、確定。
五、合同訂立、履行過程中資料的保存
1.對已簽約的每一份合同原件，即雙方均已加蓋公章的生效合同(包括技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、價格協(xié)議、用戶書面承諾資料、賒欠協(xié)議、劃帳協(xié)議以及用戶對合同數(shù)量、交貨期、價格、特求等方面要求變更的通知等所有具有法律效力和法律意義的資料)其中一份原件必須由財務(wù)部保管，其他部門均以復(fù)印件保存。
?、?銷售、采購合同：合同蓋章生效前，由業(yè)務(wù)員個人妥善保管;合同蓋章生效后、出具開票單據(jù)前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將合同原件分別交銷售部、生產(chǎn)部(供應(yīng))及財務(wù)部專人保管，銷售部、生產(chǎn)部(供應(yīng))、以及財務(wù)部必須建立合同文本的臺帳，做好相應(yīng)的記錄。財務(wù)部必須依法對照合同嚴格審核，并有專職人員審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
?、?價格協(xié)議、劃帳協(xié)議、賒欠協(xié)議等應(yīng)將原件交財務(wù)價格部保管，并督促執(zhí)行。
⑶ 因所需資料不能按規(guī)定歸檔的，相關(guān)業(yè)務(wù)員按扣罰50元/次處理。如因資料遺失致使公司受到經(jīng)濟損失的，將按損失金額的50%進行扣罰當事人。
3.各部門應(yīng)根據(jù)各自需管理的資料，落實好具體保管人員，采取有效的措施，確保其保管資料的完整，以使提供查閱。
以上規(guī)定經(jīng)公司總經(jīng)理批準后執(zhí)行。