某公司文件和資料控制規(guī)定

　　總經(jīng)理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執(zhí)行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經(jīng)理或其授權人批準后，方能生效執(zhí)行。

　　3.發(fā)至部門應根據(jù)文件內容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據(jù)的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。

篇2：公司文檔資料管理規(guī)定

　　公司文檔資料的管理規(guī)定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規(guī)范，確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序為：擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發(fā)文應有統(tǒng)一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為：收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責，依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類，報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發(fā))送由專人進行，確保發(fā)送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。

篇3：（酒店賓館）銷售部資料管理規(guī)定

　　酒店(賓館)銷售部資料管理規(guī)定

　　(1資料管理內容：銷售部在日常業(yè)務活動中，需要使用和接觸的資料很多，主要包括賓館基本情況介紹、宣傳小冊子、餐飲促銷資料、房價表、往來電傳、傳真、信件、協(xié)議書、客戶檔案、重點客戶檔案、各種報表、銷售訪問報告表等等。為了提高工作效率，適應市場競爭，應搞好資料管理。

　　(2資料分類：可分為：宣傳資料類;經(jīng)營表格類;協(xié)議書類;內部通知、文件類;客戶檔案類;重點客戶檔案類;其它。

　　(3建立資料檔案：銷售部應有專門的資料檔案柜，檔案柜應選用抽屜式檔案柜，由內勤負責建檔。

　　舉例：

　　(3.1重點客戶檔案內容包括：公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、特殊愛好、禁忌等。

　　(3.2潛在客戶檔案內容包括：公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、個人愛好、拜訪次數(shù)、拜訪結果、需求和要求等。

　　(4資料的保管和使用：公用資料，不涉及保守商業(yè)機密的資料，如宣傳冊、內部報表等，銷售經(jīng)理可以領取、保管和使用;協(xié)議書等文件必須由內勤保管，本部門人員查閱在當天必須歸還，不得帶出辦公室;外部門人員借閱有關資料，須本部門經(jīng)理認可，并辦理借閱手續(xù)，重要資料必須當晚歸還。

　　(5資料的銷毀、處置：按賓館相關規(guī)定執(zhí)行。