酒店各部門(mén)文件、備忘錄、采購(gòu)單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門(mén)為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門(mén)起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來(lái)，并有起草備忘錄的部門(mén)經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請(qǐng)各部門(mén)修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門(mén)下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)通知其超備忘錄的部門(mén)，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購(gòu)單的傳遞：

　　各部門(mén)的采購(gòu)單先遞交采購(gòu)部庫(kù)管，如沒(méi)有庫(kù)存，此單由采購(gòu)部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購(gòu)單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購(gòu)部。

　　文件的傳遞：

　　各部門(mén)外出開(kāi)會(huì)和接到得上級(jí)或職能部門(mén)的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門(mén)落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時(shí)間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。

　　周會(huì)紀(jì)要的傳遞：

　　每周的周會(huì)紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門(mén)經(jīng)理簽閱后自行向下一個(gè)部門(mén)傳遞，不得在部門(mén)滯留，部門(mén)經(jīng)理請(qǐng)假的可以由部門(mén)代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂(lè)部、娛樂(lè)部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門(mén)，各部門(mén)能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門(mén)的反饋；如果當(dāng)時(shí)不能整改或需要其他部門(mén)協(xié)助的，必須書(shū)面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購(gòu)單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門(mén)的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說(shuō)明的，由各部門(mén)自行傳遞。

篇2：探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　作為物業(yè)管理從業(yè)者，熟知物業(yè)管理法律知識(shí)可以使我們很好地與發(fā)展商、客戶進(jìn)行溝通交流，對(duì)日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個(gè)在物業(yè)管理中經(jīng)常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質(zhì)量問(wèn)題的報(bào)修，經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查看，初步判定是施工質(zhì)量問(wèn)題，工作人員填寫(xiě)《工程質(zhì)量問(wèn)題通知單》告知施工單位、請(qǐng)施工單位負(fù)責(zé)人簽收。這個(gè)簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據(jù)使用、效力如何？

　　案例二：某小區(qū)入伙將近2年，有幾戶業(yè)主一直沒(méi)有來(lái)辦理入伙手續(xù)。管理處想給業(yè)主寄發(fā)催費(fèi)通知單，就按照發(fā)展商提供的業(yè)主身份證復(fù)印件上的地址寄發(fā)了催費(fèi)通知單。請(qǐng)問(wèn)，按這個(gè)地址寄發(fā)的催費(fèi)通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問(wèn)題，案例二涉及文件資料的送達(dá)和通訊地址問(wèn)題，這都是在我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｒ?jiàn)、經(jīng)常發(fā)生的事情。對(duì)于上述提問(wèn)，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負(fù)責(zé)人都簽字了，單據(jù)肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實(shí)呢？我們看看律師給出的專業(yè)意見(jiàn)。

　　案例一：經(jīng)過(guò)一段時(shí)間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負(fù)責(zé)人？即便證明了簽字人是施工單位的負(fù)責(zé)人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見(jiàn)是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因?yàn)樯矸葑C上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經(jīng)常居住地、實(shí)際居住地與戶籍所在地存在不一致的問(wèn)題。而且，在商品房買賣合同中都會(huì)約定業(yè)主的實(shí)際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯(lián)系地址！管理處寄發(fā)函件應(yīng)往業(yè)主留存在買賣合同中的地址為準(zhǔn)。

　　那么，在日常工作中我們?cè)撊绾尾僮鳌⒆⒁饽男┘?xì)節(jié)，才能盡可能的規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)呢？

　　一、關(guān)于通訊地址和聯(lián)系人的問(wèn)題。

　　1、新項(xiàng)目入伙前，以發(fā)展商整理登記的地址為準(zhǔn)（如發(fā)展商寄發(fā)《入伙通知書(shū)》的地址）。

　　2、新項(xiàng)目辦理業(yè)主入伙時(shí)，請(qǐng)業(yè)主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應(yīng)注明，該通訊地址作為日常聯(lián)系使用，具有法律效力），并請(qǐng)業(yè)主提供電子郵件地址。

　　3、如業(yè)主沒(méi)有辦理入伙手續(xù)，待入伙過(guò)程結(jié)束后，向發(fā)展商確認(rèn)業(yè)主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準(zhǔn)，如業(yè)主更改了通訊地址，應(yīng)以最后登記地址為準(zhǔn)，并復(fù)印該合同和文件存檔）。

　　4、如業(yè)主辦理了入伙手續(xù)，但沒(méi)有居住在物業(yè)小區(qū)內(nèi)；如向業(yè)主發(fā)函，可以同時(shí)向小區(qū)內(nèi)的業(yè)主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發(fā)函件。

　　5、對(duì)于工程維保單位。可在入伙前，物業(yè)公司與所有施工單位簽訂一份書(shū)面協(xié)議（或采用《會(huì)議紀(jì)要》形式），約定各個(gè)施工單位負(fù)責(zé)接收《維修通知單》負(fù)責(zé)人，并請(qǐng)負(fù)責(zé)人人在協(xié)議上留取簽字樣本。或者，請(qǐng)發(fā)展商要求各施工單位發(fā)函給物業(yè)公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負(fù)責(zé)人及簽字樣本。

　　6、對(duì)于其他供方、合作方及關(guān)聯(lián)方等，可在合同、協(xié)議文本中（或另行起草協(xié)議）約定雙方的通訊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系人簽字樣本及聯(lián)系電話等內(nèi)容。

　　二、關(guān)于文件資料的送達(dá)和簽收問(wèn)題。

　　送達(dá)是法律術(shù)語(yǔ)，是指人民法院依照法律規(guī)定的程序和方式，將訴訟文書(shū)送交當(dāng)事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國(guó)法律沒(méi)有對(duì)通知、往來(lái)函件等非訴訟類文件的送達(dá)做出規(guī)范，但在實(shí)際工作，文件資料送達(dá)是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費(fèi)通知、與發(fā)展商的往來(lái)函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認(rèn)為實(shí)實(shí)在在是對(duì)方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒(méi)有什么證據(jù)力。除本文最初列舉的第2個(gè)案例，還有以下常見(jiàn)的不太具有證據(jù)力或證據(jù)力很弱的情況，如：

　　1、向業(yè)主送達(dá)催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等不利于業(yè)主的文件資料，業(yè)主往往拒簽、或者是由業(yè)主家庭成員簽收的。

　　2、將催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業(yè)主家的大門(mén)上，然后附加當(dāng)日?qǐng)?bào)紙（著重突出報(bào)紙日期）拍照存檔，作為證據(jù)。

　　3、將催費(fèi)通知單、各類通知等資料直接投遞到業(yè)主信箱中。但事后查找《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《物業(yè)服務(wù)合同》、《管理規(guī)約》等文件資料中都沒(méi)有業(yè)主同意或認(rèn)可、將業(yè)主信箱約定成法定通訊地址的約定內(nèi)容。

　　4、發(fā)展商或相關(guān)單位發(fā)函。

　　（1）使用傳真方式，但沒(méi)有合同或協(xié)議約定傳真號(hào)碼。

　　（2）有書(shū)面簽收的，但簽收人不是合同或協(xié)議約定的簽收人，或者書(shū)面簽收人不是單位的法人代表、負(fù)責(zé)人或具有收發(fā)文件職責(zé)的行政、門(mén)崗人員。

　　（3）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內(nèi)容與留存文件內(nèi)容相一致。

　　（4）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人在發(fā)函函件復(fù)印件上簽收，但只有簽名和日期，無(wú)詳細(xì)的簽收單位和簽收人的職務(wù)，證據(jù)力很弱。

　　那我們?cè)趯?shí)踐中如何送達(dá)和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭(zhēng)議乃至訴訟時(shí)對(duì)己方有利的證據(jù)。我們可以：

　　1、按本文前段內(nèi)容，提前在合同和協(xié)議中約定聯(lián)系地址、通訊地址（送達(dá)地址）和聯(lián)系人或文件簽收人（預(yù)留簽名樣式），以便文件的直接送達(dá)。

　　2、直接送達(dá)。自然人的必須由本人簽收（無(wú)完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達(dá)人是法人或者其他組織的，應(yīng)當(dāng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；受送達(dá)人有代理人（需提前書(shū)面告知，或有合同、協(xié)議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達(dá)。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達(dá)。但須注意：

　　（1）發(fā)件人一定要在快遞運(yùn)單上的“物品名稱”及“數(shù)量”一欄中詳細(xì)記載文件的準(zhǔn)確名稱及份數(shù)（如：郵寄催費(fèi)通知單，在快遞運(yùn)單上要注明“物業(yè)服務(wù)費(fèi)催繳通知單、文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)、欠費(fèi)期間、欠費(fèi)金額等”）。

　　（2）保存好快遞運(yùn)單的底單和函件復(fù)印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　　（3）如郵寄函件是多頁(yè)的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　　（4）業(yè)主具體居住地址不確定的，可多發(fā)幾份快遞，可以同時(shí)向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業(yè)小區(qū)內(nèi)的房屋地址等擊發(fā)快遞。

　　（5）、重要文件或需要證據(jù)力很強(qiáng)的文件，可采用“公正送達(dá)”。

　　4、電子郵箱送達(dá)。電子郵箱作為現(xiàn)代人常用的聯(lián)系方式，以其快速、便利、成本低等優(yōu)勢(shì)已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認(rèn)，采用電子郵箱形式發(fā)送函件是具有法律效力的。另外，發(fā)送電子郵件等數(shù)據(jù)電文、只要該數(shù)據(jù)電子到達(dá)被送達(dá)人的特定系統(tǒng)就視為送達(dá)，不存在拒收的情況。發(fā)送電子郵件，我們需要注意：

　　（1）必須提前在合同、協(xié)議或者其他書(shū)面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯(lián)系地址、具有法律效力。

　　（2）對(duì)外發(fā)送相關(guān)郵件時(shí)務(wù)必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設(shè)置上，設(shè)置發(fā)送回執(zhí)，這樣對(duì)方收到郵件后打開(kāi)即發(fā)送送達(dá)回執(zhí)，表明對(duì)方已收到。

　　（3）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應(yīng)對(duì)不時(shí)之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統(tǒng)等要備份出所有郵件。

　　（4）通過(guò)郵件的后續(xù)行為確定電子郵件的存在，例如在發(fā)出電子郵件交易信息后，發(fā)出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內(nèi)容。

　　（5）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發(fā)送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業(yè)主、發(fā)展商及相關(guān)供方送達(dá)文件資料，在直接送達(dá)存在困難的情況下，我建議應(yīng)采用快遞和電子郵件形式送達(dá)。

　　三、關(guān)于外來(lái)函件的簽收問(wèn)題。

　　我們?cè)谌粘９ぷ髦校?jīng)常碰到業(yè)主、發(fā)展商拿著書(shū)面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結(jié)，因?yàn)榇蠹彝ǔＵJ(rèn)為簽收函件就相當(dāng)于確認(rèn)了函件的內(nèi)容了，其實(shí)不然。律師告訴我們，外來(lái)函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關(guān)權(quán)利處分的事宜時(shí)，當(dāng)場(chǎng)不要做任何有關(guān)責(zé)任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來(lái)函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們?cè)撟⒁馐裁茨兀?/p>

　　1、簽收確認(rèn)。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時(shí)間），對(duì)于簽收的函件應(yīng)充分重視，所有來(lái)函應(yīng)保留存檔以備隨時(shí)查詢。

　　2、如有異議應(yīng)及時(shí)回函。對(duì)來(lái)函中所述內(nèi)容如有異議的，則應(yīng)及時(shí)回函澄清，表明觀點(diǎn)。

　　3、如對(duì)方又回函表示新的不同意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)再予回函澄清。如無(wú)新意見(jiàn)，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見(jiàn)，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業(yè)管理》/20**年第7期

篇3：物業(yè)知識(shí)教材：物業(yè)管理文件規(guī)約

　　物業(yè)知識(shí)教材：物業(yè)管理文件規(guī)約

　　1.業(yè)主公約

　　業(yè)主公約由物業(yè)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)制定，由全體業(yè)主討論通過(guò)并簽字生效。業(yè)主公約的主要內(nèi)容:

　　(一)業(yè)主大會(huì)的召集程序；

　　(二)對(duì)物業(yè)管理委員會(huì)成員的選舉與罷免程序；

　　(三)業(yè)主參與住宅物業(yè)管理的權(quán)利；

　　(四)業(yè)主對(duì)管委會(huì)和物業(yè)管理公司的監(jiān)督權(quán)；

　　(五)業(yè)主使用物業(yè)區(qū)內(nèi)公共場(chǎng)所及公用設(shè)施的權(quán)利；

　　(六)業(yè)主對(duì)住宅區(qū)或物業(yè)區(qū)內(nèi)重大事項(xiàng)的表決程序等。

　　2.管理委員會(huì)章程

　　物業(yè)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)制定出管委會(huì)章程。章程的主要內(nèi)容如下:

　　(一)管委會(huì)的宗旨；

　　(二)管委會(huì)的組織機(jī)構(gòu)；

　　(三)管委會(huì)成員的選舉方式及任期；

　　(四)管委會(huì)的主要職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)、作用；

　　(五)管委會(huì)與業(yè)主大會(huì)的關(guān)系；

　　(六)管委會(huì)成員懲罰獎(jiǎng)勵(lì)條款；

　　(七)管委會(huì)與物業(yè)管理公司的關(guān)系；

　　(八)管委會(huì)向業(yè)主大會(huì)報(bào)告制度等。

　　3.委托管理合同

　　委托管理合同是發(fā)展商或管理委員會(huì)與物業(yè)管理公司簽訂的合同，一般委托管理合同先由發(fā)展商與管理公司簽訂，然后由物業(yè)管理委員會(huì)與管理公司續(xù)簽。發(fā)展商的最初委托是臨時(shí)性的安排，而管理委員會(huì)的委托才是最終的。委托管理合同的主要內(nèi)容:

　　(一)委托雙方名稱、性質(zhì)、地址、電話；

　　(二)委托的內(nèi)容、范圍、權(quán)限；

　　(三)收費(fèi)的種類、標(biāo)準(zhǔn)；

　　(四)委托雙方的權(quán)利義務(wù)；

　　(五)委托期限；

　　(六)解約的條件；

　　(七)違約責(zé)任；

　　(八)獎(jiǎng)懲條款；

　　(九)管理費(fèi)收支；

　　(十)利潤(rùn)及風(fēng)險(xiǎn)等。

　　4.管理公約

　　管理公約是房屋產(chǎn)權(quán)所有人(業(yè)主)和使用人與物業(yè)管理公司共同簽署并承諾共同遵守的行為守則。管理公約是物業(yè)管理工作中最為重要的法律文件，它涉及物業(yè)管理領(lǐng)域的方方面面。

　　大部分情況下，管理公約在物業(yè)管理初期由發(fā)展商自行管理或由發(fā)展商指定管理，但這都屬于臨時(shí)措施，所有業(yè)主并未因此而放棄重新選擇管理公司的權(quán)利，而這種權(quán)利的行使是通過(guò)業(yè)主管理委員會(huì)得以實(shí)現(xiàn)的。因此，一個(gè)完善的、體現(xiàn)公平原則的管理公約應(yīng)該由管理公司和業(yè)主委員會(huì)協(xié)商共同制定出來(lái)。管理公約的主要內(nèi)容:

　　(一)所管物業(yè)、范圍；

　　(二)業(yè)主名稱、物業(yè)位置；

　　(三)管理者提供服務(wù)的種類；

　　(四)各種收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)、繳費(fèi)的時(shí)間；

　　(五)業(yè)主應(yīng)遵守哪些具體規(guī)則；

　　(六)公共設(shè)施和地區(qū)的使用；

　　(七)業(yè)主的權(quán)利與義務(wù)；

　　(八)管理者的權(quán)利與義務(wù)；

　　(九)違反公約的懲罰條款；

　　(十)法律糾紛的解決方法等。

　　5.其他文件

　　除了業(yè)主公約、管委會(huì)章程、委托管理合同、管理公約這四個(gè)主要文件外，物業(yè)管理公司還要制訂出一系列的規(guī)章、制度、辦法來(lái)配合物業(yè)管理，如裝修辦法、安全守則、公共衛(wèi)生守則、公用設(shè)施及公共部分使用方法、綠化管理辦法等。

　　上述一系列文件確定了物業(yè)管理中各個(gè)角色的法律關(guān)系，也調(diào)整了各個(gè)方面的關(guān)系，使物業(yè)管理中各項(xiàng)活動(dòng)井然有序地進(jìn)行。