藥業公司有關記錄和憑證的管理制度
為保證質量管理工作的規范性、可追溯性及完整性，根據GSP的相關規定，特制定本制度。
一、各種記錄和憑證的編制與設計
1、為保證規范性，經營全過程的質量活動記錄和與質量活動有關的憑證，由公司質量管理部統一編制與設計。
2、與質量活動無關的記錄或憑證，由使用部門提出，經公司分管領導審核后執行。
二、記錄和憑證的印制
1、藥品經營和質量管理的有關記錄、憑證由行政人事部負責聯系印制。
2、財務管理相關的憑證由財務部或行政人事部負責聯系印制。
3、公司所有記錄、憑證，除行政人事部、財會部外，其他部門不得聯系印制。
4、記錄和憑證的印制應按經審核的樣表式樣印制，不得任意改變。
三、領取及發放
1、公司下發的質量管理工作文件，由各部門負責人領取，由行政人事部發放。
2、經營過程的質量活動記錄，由各部門指定人員統一領取，由行政人事部發放。
3、與財務管理相關的記錄、憑證，由各部門指定人員領取，由財務部負責發放。
4、與行政人事管理相關的一些記錄，由部門指定人員領取，由行政人事部發放
5、領取及發放應完善領用簽字手續，并做好記錄。
四、記錄、憑證的書寫及使用
1、書寫
(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書寫，字跡應清楚，內容真實完整。
(2)不得任意涂改，確實需要更改時，應在更改處蓋章或簽名。
(3)簽名必須填寫全名，不得只寫姓氏，蓋章應清晰易于辨認。
(4)按表格內容填寫齊全，不得空格、漏頁，如無內容填寫一律用“─”表示。
(5)財務管理所需的記錄、憑證按財務管理要求書寫。
2、使用
(1)各種記錄、表格、憑證應嚴格按要求使用，不亂用、不錯用。
(2)記錄、憑證可以為手寫，也可以為電腦打印。
(3)電腦系統中的與質量活動有關的記錄、憑證，其格式應與公司設計的樣表相一致。
五、記錄、憑證的保管
1、各種記錄、表格不得任意撕毀，丟失或作它用。
2、各部門根據各記錄、表格、憑證的使用情況，可分月、分季或按年度成冊保管。成冊的記錄或憑證，應在封面注明部門、日期等。
3、由公司行政人事部或質量管理部統一管理的記錄或表格、憑證，應全部交該兩部門存檔。
4、電子記錄必須完整，實行授權打開、操作、查閱、備份。
六、監督檢查
行政人事部和質量管理部應負責對各部門質量活動記錄、憑證的使用情況進行檢查，如發現有問題或缺陷應及時糾正整改。
篇2：酒店憑證檔案管理辦法（7）
酒店憑證檔案管理辦法(七)
(一)酒店憑證檔案的保管
1.所有與營業有關的各類憑證由行政辦公室統一管理。
2.部門的專項憑證因工作需要由部門單獨管理和保存的，須將憑證和文字說明的復印件交行政辦公室保管，并登記說明情況。
3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內通知檔案室，更新檔案室憑證副本的資料。
(二)歸檔要求
1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成，三部分相符。
2.文字說明詳細準確，包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領證經辦人、審核時間、審核地點、審核經辦人、下次審核時間。
(三)憑證管理
1.所有憑證設專門的設備和裝具進行管理，保證憑證的安全。
2.憑證副本、正本和文字說明分別存放，建立有效的檢索。
3.一般憑證由行政辦公室負責經辦頒證機關的定期和不定期審查，專項憑證可由相關業務部門負責經辦審查事宜。
(四)憑證使用
1.憑證檔案借出日期一般不超過三日。
2.憑證借用嚴格執行檔案借閱管理辦法。
篇3：藥業公司記錄和憑證管理制度
藥業公司有關記錄和憑證的管理制度
為保證質量管理工作的規范性、可追溯性及完整性，根據GSP的相關規定，特制定本制度。
一、各種記錄和憑證的編制與設計
1、為保證規范性，經營全過程的質量活動記錄和與質量活動有關的憑證，由公司質量管理部統一編制與設計。
2、與質量活動無關的記錄或憑證，由使用部門提出，經公司分管領導審核后執行。
二、記錄和憑證的印制
1、藥品經營和質量管理的有關記錄、憑證由行政人事部負責聯系印制。
2、財務管理相關的憑證由財務部或行政人事部負責聯系印制。
3、公司所有記錄、憑證，除行政人事部、財會部外，其他部門不得聯系印制。
4、記錄和憑證的印制應按經審核的樣表式樣印制，不得任意改變。
三、領取及發放
1、公司下發的質量管理工作文件，由各部門負責人領取，由行政人事部發放。
2、經營過程的質量活動記錄，由各部門指定人員統一領取，由行政人事部發放。
3、與財務管理相關的記錄、憑證，由各部門指定人員領取，由財務部負責發放。
4、與行政人事管理相關的一些記錄，由部門指定人員領取，由行政人事部發放
5、領取及發放應完善領用簽字手續，并做好記錄。
四、記錄、憑證的書寫及使用
1、書寫
(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書寫，字跡應清楚，內容真實完整。
(2)不得任意涂改，確實需要更改時，應在更改處蓋章或簽名。
(3)簽名必須填寫全名，不得只寫姓氏，蓋章應清晰易于辨認。
(4)按表格內容填寫齊全，不得空格、漏頁，如無內容填寫一律用“─”表示。
(5)財務管理所需的記錄、憑證按財務管理要求書寫。
2、使用
(1)各種記錄、表格、憑證應嚴格按要求使用，不亂用、不錯用。
(2)記錄、憑證可以為手寫，也可以為電腦打印。
(3)電腦系統中的與質量活動有關的記錄、憑證，其格式應與公司設計的樣表相一致。
五、記錄、憑證的保管
1、各種記錄、表格不得任意撕毀，丟失或作它用。
2、各部門根據各記錄、表格、憑證的使用情況，可分月、分季或按年度成冊保管。成冊的記錄或憑證，應在封面注明部門、日期等。
3、由公司行政人事部或質量管理部統一管理的記錄或表格、憑證，應全部交該兩部門存檔。
4、電子記錄必須完整，實行授權打開、操作、查閱、備份。
六、監督檢查
行政人事部和質量管理部應負責對各部門質量活動記錄、憑證的使用情況進行檢查，如發現有問題或缺陷應及時糾正整改。