物業管理中心文件管理規定

　　1目的

　　對與管理中心質量管理體系有關的文件進行控制，確保各相關場所使用文件為有效版本。

　　2范圍

　　適用于中心與質量管理體系有關的文件控制。

　　3職責

　　3.1管理中心綜合管理部負責中心工作手冊的編制、修訂工作；中心綜合管理部負責中心業務范圍內文件及作業指導類文件的歸集、保管工作。

　　3.2管理處負責業務范圍內文件及作業指導類文件的編制、使用和保管。

　　3.3中心文員和管理處客服負責與質量管理體系有關的文件的歸集、整理和歸檔。

　　4程序

　　4.1文件分類及保管

　　4.1.1公司下發的質量手冊、程序文件由管理中心文員和管理處客服負責保存。

　　4.1.2作業指導類文件分為兩類

　　a.管理中心（處）工作手冊，管理處運行體系的常用實施細則：包括管理標準（員工守則、員工行為規范、崗位職責、管理制度等），工作標準（崗位任職要求、崗位工作標準等），技術標準（國家有關的法律法規、服務規范、作業規程、質量控制規范等），質量記錄表單等，由管理中心（處）自行使用、保存。

　　b.其他質量管理體系文件：可以是針對特殊服務、項目或合同編制的質量計劃、標準、規范等，由管理中心各部門和管理處各工種使用、保存，重大質量計劃（涉及多部門或公司的計劃）報公司行政與人力資源部備案。

　　4.2文件的編寫、審核、批準、發放。

　　4.2.1中心作業指導書類文件的編寫由綜合管理部負責，中心經理負責審核，管理者代表負責批準。

　　4.2.2管理處作業指導書類文件由管理處負責編寫，中心綜合管理部負責審閱，中心經理負責審核，管理者代表負責批準。

　　4.2.3經審核批準的文件，均需報公司行政與人事部備案，中心和管理處作業指導書由行政人事部負責發放，文件的發放、回收填寫《文件發放、回收記錄》。

　　4.2.4文件編寫或修改需征求相關部門、管理處意見時，文件編寫人填寫《文件會簽單》附于文件首頁由相關部門、管理處負責人簽閱確認。

　　4.2.5管理中心和管理處根據需要發放作業指導書分冊時，須進行登記，中心由中心綜合管理部負責中心作業指導書分冊的發放登記，填寫《文件發放、回收記錄》，管理處由客服人員負責管理處作業指導書分冊的發放登記，填寫《文件發放、回收記錄》。

　　4.3文件受控標識

　　文件分為："受控"和"非受控"兩類，凡與質量管理體系運行相關的文件均為受控文件。所有受控文件必須在該文件上加蓋"受控"章、分發號章（整套文件在封面上加蓋，無封面的單份文件在文件首頁右上角加蓋）。質量記錄、業主手冊及上墻文件不加蓋"受控"章但屬受控文件。非受控文件不進行標識。

　　4.4文件的領用

　　4.4.1質量管理體系文件發放時，文件領用人應在《文件發放、回收記錄》中簽收。

　　4.4.2因破損而重新領用的新文件，分發號不變，并收回相應舊文件；丟失補發的文件，應給予新的分發號，并注明已丟失的文件的分發號失效，發放部門做好相應發放簽收記錄。

　　4.5文件的保存、作廢與銷毀

　　4.5.1文件的保存

　　a.文件經審核批準后，文件正本交由行政與人力資源部編制《受控文件清單》；

　　b.中心綜合管理部文員（管理處客服）負責中心（管理處）與質量管理體系有關的文件保存，并編制《受控文件清單》。

　　c.與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風、安全的地方；

　　d.管理中心（處）公用文件由管理中心文員（管理處客服員）保管。

　　e.管理中心文員（管理處客服員）應及時填寫、更新本部門使用文件的《受控文件清單》；

　　f.任何人不得在受控文件上亂涂改或將受控文件私自外借，以確保文件的清晰、易于識別、檢索和保密。

　　4.5.2文件的作廢與銷毀

　　a.所有失效或作廢文件，由管理中心文員（管理處客服員）及時從所有發放或使用場所撤出，交由中心綜合管理部，統一上交公司行政與人力資源處理，防止作廢文件的非預期使用；

　　b.為某種原因需保留的作廢文件，由行政與人力資源加蓋"作廢"印章保存；

　　c.對要銷毀的作廢文件，由行政與人力資源部填寫《文件銷毀申請單》，經管理者代表批準后統一銷毀。

　　4.5.3文件的借閱、復制

　　借閱、復制質量手冊、程序文件、

作業指導書、質量記錄，應填寫《文件借閱、復制記錄》，由管理中心（管理處）負責人按規定權限審批后向中心文員或管理處客服員借閱、復制（復制文件必須由客服員標識登記后發放）。

　　4.6對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規定執行。

　　相關質量記錄

　　1.《文件發放、回收記錄表》ZC-01/B01

　　2.《受控文件清單》ZC-01/B02

　　3.《文件更改申請單》ZC-01/B03

　　4.《文件會簽單》ZC-01/B04

　　5.《文件借閱、復制記錄表》ZC-01/B05

　　6.《文件銷毀申請單》ZC-01/B06

　　7.《文件修改控制頁》ZC-01/B07

篇2：學院機要文件管理工作規定

學院機要文件管理工作規定

　　為了加強機要文件的管理，進一步規范機要文件的處理程序，結合我院實際，制定本規定。

　　1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件，均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領導個人和各處、室以外，要根據文件內容、密級和傳閱范圍，送有關領導或有關處室簽收和閱處。

　　2、機要人員對所有來文進行登記，經辦公室主任閱處后，送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續。

　　3、院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時，不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批，因公出差或參加兩天以上會議時，應將傳閱文件退還機要室，未看完的文件，待回院后再閱。閱文時，對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對院領導批示要求職能部門辦理的文件，機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領導。

　　5、對于急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件，也應先退回院機要室，由機要人員按照院領導的批示，立即送職能部門并辦理文件借閱手續，而不能在傳閱過程中“橫傳”，以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結束，承辦部門要在文件處理單上寫明處理結果，并簽名和寫清楚處理日期后，退回機要室統一保管。有關業務文件，各處、室需要暫時保留備用的，可在機要室辦理借閱手續，但保留期限不得超過1個月。

　　7、上級來文的復印，按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時，應按有關規定經批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發到各部門的機要文件，各單位必須認真管理、清理。使用完后，按照規定時間，及時清退交機要室。

　　9、凡涉及機要文件的領導和工作人員，必須嚴格遵守國家保密條例，嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定，文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管，對丟失文件或泄密者，要按照有關規定追究責任。

篇3：公司電腦使用及U盤文件管理規定

　　為規范公司所有電腦設備的使用和電腦U盤文件的管理,使公司電腦設備有序化、合理化、規范化循進,特制定如下規定:

　　1、各部門電腦有專人專用責任制形式,未經部門經理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。

　　2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。

　　3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協辦時,由管理部專職電腦員予以操作。

　　4、電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內做好U盤備份,并在"文件打印登錄本"中詳細登記該文件的標題、目錄名、U盤號、打印日期等。

　　5、公司各部門在做好U盤備份后,連同所有原本由各部門保管的U盤,包括管理部、市場部、企劃部、規劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。

　　*財務部之U盤由財務電腦專員自行登錄,并將信息知會總經理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經理知會,m.dewk.cn不得泄露公司機密。

　　6、各部因業務特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫"密碼設置申請單"向公司提出申請,被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。

　　7、公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。

　　8、各部如須調閱已由管理部歸檔并已設置密碼的U盤資料時,應書面提出申請,調閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態。

　　9、未經許可不得將公司的U盤文件轉借他人及帶出公司,違者按公司規章制度予以嚴懲。

　　10、各種耗材(U盤、色帶墨粉)應由管理部記錄品名、規格、數量、購買和領用記錄,管理部將每一臺設備單獨設立檔案,記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業軟件名稱及調動方法等等,經保管人員簽名,由管理部統一保管,在設備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。

　　11、對于外部采購的軟件,使用人應遵照使用手冊操作,自行開發的軟件,開發者應在開發各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應開發者未詳盡告知,而引起的數據損失,開發者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數據丟失,由使用人負責。軟件故障排除后,按責任大小作相應的處理。

　　12、因使用軟件而做備份的U盤應由使用人編號,禁止帶出,該U盤使用期滿后,將原盤數據復制于新盤,原盤編號不變。

　　13、電腦使用過程中出現故障時,使用人應及時口頭報告電腦程序員,并記錄現場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當事人。

　　14、電腦程序員有責任對公司電腦網絡系統正常運作負責,如遇電腦發生故障,應詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當故障原因無法確定時,應知會管理部經理,并及時與供應商取得聯絡,最短時間使電腦恢復正常。

　　15、與外界交流的U盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司U盤應與外界交流需要帶出時,應事先向管理部報告。

　　16、設備使用范圍

　　(1) 禁止在驅動器燈亮時插入、取出U盤。

　　(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。

　　(3) 下班時應切斷電源,套上"防靜電電腦保護套"。

　　(4) 禁止在設備電源開著時,移動設備。

　　(5) 電源開啟順序為:接線板→UPS→顯示屏→電腦→打印機,關閉的順序相反。

　　(6) 打印時應使用打印紙或復印紙,禁止打印時拔紙。

　　(7) 禁止帶電時插、拔插頭。

　　(8) 共享打印機時,應按規定填制"打印登記表"

　　(9) 電腦上網非業務用途不得私自上網。

　　17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。

　　18、下班前必須按正確操作退出系統并關機

　　。

　　管理部將不定期的進行檢查,凡違反第1、16、17條規定者,將被處以50-200元的罰款