物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定（三）
第一條公司頒布的各類文件對公司內(nèi)部具有約束性、指導(dǎo)性和強制性，是上傳下達公司旨意的有效手段。
第二條公司文件分為公司文件和部門文件兩種，公司綜合服務(wù)部負責(zé)公司文件的草擬、修改、發(fā)放和存檔和控制。
第三條涉及部門以上的文件，原則上由部門提出，公司統(tǒng)一發(fā)文頒布。
第四條公司各部門頒布的文件，必須抄送公司綜合服務(wù)部存檔備查，各部門涉及規(guī)章制度、考核等方面的規(guī)定、條例，參照公司統(tǒng)一頒布的制度制訂，并經(jīng)公司綜合服務(wù)部核稿方為有效。
第五條各部門應(yīng)積極主動傳閱有關(guān)文件，并把工作落實到實處。各部門應(yīng)有完整的文件登記、收發(fā)、閱讀記錄，如有異議，在兩天內(nèi)向歸口部門提出，直到解釋圓滿。
第六條文件傳閱后要求妥善保管，不得遺漏和丟失。各兼職文書、記錄管理員應(yīng)積極主動配合部門負責(zé)人做好此項工作。如發(fā)現(xiàn)遺漏和丟失的，將追究部門負責(zé)人的經(jīng)濟責(zé)任。
第八條文件行文管理程序和要求：
一、擬稿：根據(jù)重大決策內(nèi)容，有必要下發(fā)的，應(yīng)指定有一定業(yè)務(wù)素質(zhì)人負責(zé)擬稿，內(nèi)容要求簡明扼要、實際，語句通順，通俗易懂。
二、核稿與簽發(fā)：一般情況下，各種文件擬稿完畢后，必須由部門負責(zé)人核稿，無差錯后方可由主管人員簽發(fā)，涉及面廣的，應(yīng)有會簽記錄。
三、文件的下發(fā)：文件必須手續(xù)齊全，打印完畢后，及時下發(fā)各有關(guān)部門和個人，在下發(fā)時，做到有專人收簽名，不經(jīng)簽名不發(fā)，發(fā)文簿及收文簿清晰。各部門應(yīng)設(shè)收文登記簿，按文號及標題登記，以利于工作和便于傳閱。公司綜合服務(wù)部定期對部門文件進行檢查，并作為經(jīng)濟責(zé)任制進行考核。
篇2：學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定
學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定
為了加強機要文件的管理，進一步規(guī)范機要文件的處理程序，結(jié)合我院實際，制定本規(guī)定。
1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件，均由機要人員負責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個人和各處、室以外，要根據(jù)文件內(nèi)容、密級和傳閱范圍，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。
2、機要人員對所有來文進行登記，經(jīng)辦公室主任閱處后，送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。
3、院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過程中要做到迅速、及時，不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批，因公出差或參加兩天以上會議時，應(yīng)將傳閱文件退還機要室，未看完的文件，待回院后再閱。閱文時，對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。
4、對院領(lǐng)導(dǎo)批示要求職能部門辦理的文件，機要人員應(yīng)立即將文件送達承辦單位。承辦單位應(yīng)及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領(lǐng)導(dǎo)。
5、對于急件的處理。主管領(lǐng)導(dǎo)需要部門即刻辦理的急件，也應(yīng)先退回院機要室，由機要人員按照院領(lǐng)導(dǎo)的批示，立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù)，而不能在傳閱過程中“橫傳”，以避免造成文件丟失。
6、文件傳閱、處理結(jié)束，承辦部門要在文件處理單上寫明處理結(jié)果，并簽名和寫清楚處理日期后，退回機要室統(tǒng)一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件，各處、室需要暫時保留備用的，可在機要室辦理借閱手續(xù)，但保留期限不得超過1個月。
7、上級來文的復(fù)印，按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復(fù)制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復(fù)制、摘錄時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)批準后辦理。復(fù)印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。
8、凡發(fā)到各部門的機要文件，各單位必須認真管理、清理。使用完后，按照規(guī)定時間，及時清退交機要室。
9、凡涉及機要文件的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，必須嚴格遵守國家保密條例，嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定，文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管，對丟失文件或泄密者，要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
篇3：公司電腦使用及U盤文件管理規(guī)定
為規(guī)范公司所有電腦設(shè)備的使用和電腦U盤文件的管理,使公司電腦設(shè)備有序化、合理化、規(guī)范化循進,特制定如下規(guī)定:
1、各部門電腦有專人專用責(zé)任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、電腦操作人員應(yīng)在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好U盤備份,并在"文件打印登錄本"中詳細登記該文件的標題、目錄名、U盤號、打印日期等。
5、公司各部門在做好U盤備份后,連同所有原本由各部門保管的U盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
*財務(wù)部之U盤由財務(wù)電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務(wù)將工作情況向管理部經(jīng)理知會,m.dewk.cn不得泄露公司機密。
6、各部因業(yè)務(wù)特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫"密碼設(shè)置申請單"向公司提出申請,被批準之密碼設(shè)置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設(shè)置范圍。
7、公司各部門電腦操作員應(yīng)及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設(shè)置密碼的U盤資料時,應(yīng)書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。
9、未經(jīng)許可不得將公司的U盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。
10、各種耗材(U盤、色帶墨粉)應(yīng)由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領(lǐng)用記錄,管理部將每一臺設(shè)備單獨設(shè)立檔案,記錄設(shè)備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設(shè)備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、對于外部采購的軟件,使用人應(yīng)遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應(yīng)在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應(yīng)開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負責(zé)。軟件故障排除后,按責(zé)任大小作相應(yīng)的處理。
12、因使用軟件而做備份的U盤應(yīng)由使用人編號,禁止帶出,該U盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復(fù)制于新盤,原盤編號不變。
13、電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應(yīng)及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當(dāng)事人。
14、電腦程序員有責(zé)任對公司電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運作負責(zé),如遇電腦發(fā)生故障,應(yīng)詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當(dāng)故障原因無法確定時,應(yīng)知會管理部經(jīng)理,并及時與供應(yīng)商取得聯(lián)絡(luò),最短時間使電腦恢復(fù)正常。
15、與外界交流的U盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司U盤應(yīng)與外界交流需要帶出時,應(yīng)事先向管理部報告。
16、設(shè)備使用范圍
(1) 禁止在驅(qū)動器燈亮?xí)r插入、取出U盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
(3) 下班時應(yīng)切斷電源,套上"防靜電電腦保護套"。
(4) 禁止在設(shè)備電源開著時,移動設(shè)備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→UPS→顯示屏→電腦→打印機,關(guān)閉的順序相反。
(6) 打印時應(yīng)使用打印紙或復(fù)印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應(yīng)按規(guī)定填制"打印登記表"
(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務(wù)用途不得私自上網(wǎng)。
17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關(guān)機
。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第1、16、17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款