物業(yè)項目部門內(nèi)部溝通、計劃與匯報程序
(1)行政內(nèi)部情況溝通：一般以每日晨會、每周例會上口頭報告形式進行溝通，如有條件可由行政文員編印書面信息簡報，報道部門工作進展情況，也可分發(fā)其他部門或行政辦公室傳閱。
(2)部門工作計劃以月度、季度和年度為界限，由行政經(jīng)理撰寫成文，經(jīng)由行政文員匯總打印成部門工作計劃。部門工作計劃打印后分發(fā)各主管備案使用。
(3)部門工作匯報也按月度、季度、年度分期進行，各分部門主管月末、季末前分別上交工作報告，由行政文員收集其他相關資料，匯總撰寫部門工作匯報，請示部門經(jīng)理批準后，打印分發(fā)各有關部門。部門年度工作匯報經(jīng)會議討論通過，行政文員記錄整理后，經(jīng)由部門經(jīng)理審批后打印成文。
簽署人：物業(yè)管理有限公司
篇2：物業(yè)公司內(nèi)部溝通控制程序
1.0 目的
規(guī)定體系內(nèi)部信息的發(fā)布、接收處理，以促進體系的不斷改進。對公司內(nèi)的職能及其相互關系予以規(guī)定和溝通，以促進有效的質(zhì)量環(huán)境管理。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對質(zhì)量環(huán)境管理體系有關的管理層及各職能部門和有關人員的職責、權(quán)限的規(guī)定及溝通。
3.0 職責
3.1 總經(jīng)理全面領導公司的日常工作,向公司傳達滿足業(yè)主和住戶及法律法規(guī)要求的重要性,負責召集和主持管理例會;
3.2 管理者代表：向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系的業(yè)績，包括改進的需求,在整個組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識。
3.3 技術部、配套服務部負責有關維護和服務質(zhì)量方面的信息匯總并確認結(jié)果，必要時進一步處理。
3.4 各責任部門應協(xié)助行政部、配套服務部對來自公司內(nèi)外部的信息進行處理。
3.5 行政部負責對各管理處與業(yè)主委員會、開發(fā)商、社區(qū)活動等有關的信息的確認，必要時進一步處理。
3.6 在報刊、電臺、電視臺、INTERNET等新聞媒體上發(fā)布的涉及公司的信息由行政部申報，經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布。
4.0 定義
質(zhì)量信息：反映產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)、供、銷以及服務等各個環(huán)節(jié)質(zhì)量活動中的各種數(shù)據(jù)、報表、資料、文件以及企業(yè)外部的有關情報資料等。質(zhì)量信息是質(zhì)量管理的反饋情報，也是一種重要的資源。通過收集有關質(zhì)量信息情報，可以及時掌握產(chǎn)品質(zhì)量或服務質(zhì)量的各種因素和生產(chǎn)技術、經(jīng)營活動的動態(tài)，產(chǎn)品的使用狀況，國內(nèi)外產(chǎn)品質(zhì)量及市場需求的發(fā)展動向。它是改進產(chǎn)品質(zhì)量、改善各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量最直接的原始資源和信息來源。
5.0 工作程序
5.1 公司內(nèi)部在不同層次和職能之間就質(zhì)量管理體系的過程包括質(zhì)量方針、目標及完成情況以及實施有效性進行溝通，達到了解、相互信任、實現(xiàn)全員參與的效果。
5.2 公司建立管理例會制度，每月按《管理例會規(guī)定》要求，至少召開一次管理例會對質(zhì)量管理工作進行評價，保證產(chǎn)品及服務質(zhì)量的持續(xù)改進，并形成《會議紀要》。
5.3 各部門間的溝通可以通過公司發(fā)文/部門發(fā)文/口頭等形式進行。
5.4 公司員工對質(zhì)量管理體系方面的信息和問題向本部門反饋，必要時以書面形式越級申訴。
5.5 行政部以受控文件和資料的形式向公司內(nèi)各部門傳達體系方面的信息，各部門應通過適當?shù)呐嘤枌⑾嚓P信息傳達給所屬員工。
5.6 行政部負責就與物業(yè)管理行業(yè)部門、法律支持、相關業(yè)務的信息與外部機構(gòu)溝通。
5.7 財務部負責就公司財、稅、收費標準方面的問題與外部機構(gòu)溝通。
5.8 技術部負責就有關供水、電及設施設備年檢問題與外部機構(gòu)溝通。
5.9 保安部負責就治安、消防、交通等有關與外部機構(gòu)溝通。
5.10 除上述規(guī)定外，各部門必須根據(jù)需要與總經(jīng)理溝通后確定與外部的溝通。
5.11 對可能導致體系產(chǎn)生重大不合格的信息必須及時報告管理者代表。
5.12 各管理處所涉及的各類維護和服務問題直接與相關職能部門溝通。
6.0 相關文件
篇3：物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序
物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序
1.0 目的
公司應建立適當?shù)膬?nèi)部溝通渠道，保證有效的溝通過程，確保對體系的有效性進行充分的溝通。
2.0 范圍
公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。
3.0 職責
3.1 管理者代表負責保障溝通渠道的建立，匯總各單位的溝通信息。
3.2 單位主管負責本部門內(nèi)部溝通，并積極與相關單位進行有效溝通。
3.3 每位員工應注意日常信息收集，為內(nèi)部溝通提供良好的素材。
4.0 程序
4.1 部門間的溝通
4.1.1 各部門應建立每周一次的例會制度，會議由部門主管負責召開。
4.1.2 例會內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主，并以會議簽到的形式保留相關記錄。
4.1.3 部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關系，有必要對本部門下周開展工作的情況與相關部門聯(lián)系，并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。
4.1.4 各部門保留本部主動溝通的有關記錄，對協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認可。
4.1.5 部門間的溝通的形式有以下幾種：
1)參與對方例會
2)與對方人員溝通
3)由主管領導組織有關部門主管的會議
4.1.6 部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》，并由對方簽字確認。
4.1.7 各部門應對本部門接手的事項按時、認真處理。
4.2 部門與管理處的溝通
4.2.1 在管理處發(fā)現(xiàn)問題后，對一般的問題由管理處電話通知或*到相關部門即可。
4.2.2 對較復雜或較嚴重的問題，由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》，并及時反饋到相關部門。
4.2.3 相關部門應及時處理，并及時反饋到管理處，并由主任簽字認可。
4.2.4 部門主動反饋到管理處的信息，接聽電話人員必須及時將有關信息準確登記，屬公司內(nèi)部事務的登記在工作記錄上，屬顧客信息類的應登記在《與顧客溝通登記表》中，并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。
4.3 管理處間的溝通
4.3.1 管理處間應主動加強交流和溝通，方式由互相參觀、派人培訓、學習等方式進行。
4.3.2 管理處間的溝通應記錄在主任和辦公室的工作記錄上，接待方還應登記在有關表格上，如員工培訓記錄、出席會議人員簽到表等。
4.4 信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分，識別有價值的信息予以登記，并以"*"表示外來信息。
4.4.1 管理層每位員工都應建立自己的信息記錄，操作層可將有關信息記錄在對應表格上。
4.4.2 信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在，務必做到記錄準確、清晰，有追溯性。
4.4.3 對于內(nèi)部有價值的信息，相關人員以工作日志的形式登記即可。
4.4.4 對于外部信息，管理處應登記在《與顧客溝通登記表》上。
4.4.5 全體員工都有責任接受信息和記錄相關信息，各單位應將信息的處理情況在周例會上進行有關評審，并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。
5.0 相關記錄
QR-5.5.3-01 《內(nèi)部溝通記錄》