物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序（五）

　　1.目的

　　為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實(shí)，規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。

　　2.適用范圍

　　本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā)，上級(jí)或外來文件的收文及公司對外文件的發(fā)送工作。

　　3.職責(zé)

　　3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。

　　3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)配合本程序的實(shí)施。

　　4.程序

　　4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)

　　4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門（項(xiàng)目）的文件（通知），由公司行政部負(fù)責(zé)依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草（打?。┏醺?，經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門（項(xiàng)目）執(zhí)行。

　　4.1.2由公司各職能部門下發(fā)各項(xiàng)目的文件（通知），由發(fā)文部門負(fù)責(zé)起草，交行政部打印，打印稿由發(fā)文部門負(fù)責(zé)校對定稿，下發(fā)有關(guān)項(xiàng)目執(zhí)行，并將文件（貳份）交公司行政部備案、歸檔。

　　4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門下發(fā)的文件（通知），必須實(shí)行簽收制度，公司職能部門（項(xiàng)目）在收到文件（通知）后，必須在《文件簽收記錄》上簽字確認(rèn)，以便有效地落實(shí)文件（通知）精神。

　　4.1.4公司總經(jīng)理室的文件（通知）精神落實(shí)情況，由行政部負(fù)責(zé)督辦，公司職能部門的文件督辦由發(fā)文部門負(fù)責(zé)。

　　4.2上級(jí)文件的簽收和閱辦

　　4.2.1所有政府機(jī)關(guān)和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達(dá)或會(huì)議發(fā)放（由參會(huì)人員帶回公司）的上級(jí)文件資料，均由公司行政部負(fù)責(zé)簽收或參會(huì)人員直接送達(dá)公司行政部。

　　4.2.2公司行政部收到文件資料后，必須做好收文登記記錄，應(yīng)根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急，認(rèn)真填寫《公司文件傳閱單》，粘貼于文件封頁之左上角，呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。

　　4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關(guān)部門（人員）傳閱，并保證主要牽頭（扎口）的部門（人員）優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應(yīng)于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。

　　4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)將文件及時(shí)地收回，并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實(shí)的督辦工作。

　　4.3公司對外發(fā)送的文件

　　4.3.1所有以公司名義對外發(fā)送的報(bào)告、請示、信函等文件均應(yīng)加蓋公司公章，所有以公司部門（項(xiàng)目）名義對外發(fā)送的文件應(yīng)加蓋部門（項(xiàng)目）印章。

　　4.3.2以公司名義對外的文件，原則上由公司行政部（也可由文件內(nèi)容的主要職能部門）負(fù)責(zé)起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部（或相應(yīng)的職能部門）呈公司總經(jīng)理室審閱定稿，并加蓋公章。

　　4.3.3以部門名義對外發(fā)送的文件，打印校對后，應(yīng)交總經(jīng)理室修改認(rèn)可后方可加蓋部門印章。

　　4.3.4以受托管理項(xiàng)目名義對外發(fā)送的文件，打印校對后，應(yīng)交公司管業(yè)部修改認(rèn)可后方可加蓋項(xiàng)目印章（如有）。

　　4.3.5所有對外文件均應(yīng)視文件主送和抄送抄報(bào)單位情況再增加份數(shù)公司留檔，來確定文件的原件份數(shù)，以免發(fā)生少送或浪費(fèi)。

　　4.4項(xiàng)目甲方（或住宅小區(qū)業(yè)主）的來信

　　4.4.1公司各部門（項(xiàng)目）收到項(xiàng)目甲方（或住宅小區(qū)業(yè)主）的信函，收件部門（項(xiàng)目）應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)地予以登記。

　　4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容，收件部門（項(xiàng)目）應(yīng)該或可以解決（答復(fù)）的，部門（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決或回復(fù)?；貜?fù)操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。

　　4.4.3如收到投訴函件，則應(yīng)參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。

　　4.4.4項(xiàng)目甲方（或住宅小區(qū)業(yè)主）的信函處理完畢后，負(fù)責(zé)處理的部門（項(xiàng)目）應(yīng)將信函原件及處理意見、結(jié)果及相應(yīng)的資料原件（或復(fù)印件）裝訂后存入項(xiàng)目甲方（或住宅小區(qū)業(yè)主）的檔案中備查。

　　4.5本程序所述的文件資料，由公司行政部負(fù)責(zé)按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進(jìn)行管理。

　　4.6本程序所述的文件資料，行政部及其他職能部門（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。

　　4.7公司行政部應(yīng)按照公司檔案管理要求，做好收發(fā)文件的登記和備查。

　　5.記錄

　　5.1《公司文件傳閱單》；

　　5.2《發(fā)文記錄》；

　　5.3《收文記錄》；

　　5.4《文件簽收記錄》。

篇2：A公司文件收發(fā)規(guī)定

>　　文件收發(fā)規(guī)定

　　(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā);黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā);公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。

　　(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。

　　(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

　　(四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明"秘密"字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

　　(五)文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　(六)外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

　　(七)傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

篇3：礦山工程公司文件收發(fā)規(guī)定

　　礦山工程有限公司文件收發(fā)規(guī)定

　　一、董事會(huì)和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由黨支部書記簽發(fā)。

　　業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

　　屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注"秘密"字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

　　二、已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。

　　文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)英蓋章。

　　三、董事會(huì)和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。

　　秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　四、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

　　五、外來的文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

　　六、文件閱辦部門或個(gè)人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。

　　文印管理規(guī)定

　　七、所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。

　　八、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見，送信息中心打櫻各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打櫻打印文件、發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。

　　九、文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對清楚。

　　十、文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。

　　十一、嚴(yán)禁擅自為私人打英復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。

　　辦公用品購置領(lǐng)用規(guī)定

　　十二、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后購置。實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報(bào)董事長批準(zhǔn)后辦理。

　　十三、辦公用品購置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。

　　十四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報(bào)總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。

　　十五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

　　十六、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。