物業(yè)項目文件收發(fā)管理工作規(guī)定
1.0目的
規(guī)范文件收發(fā)管理工作，確保文件傳遞的安全性，避免文件丟失，使文件經(jīng)辦責任能安全及時收到文件。
2.0適用范圍
**集團下屬各物業(yè)公司。
3.0職責
3.1公司總部負責確定意見征詢頻率，一般情況下每月征詢一次，特殊情況另行書面通知。
3.2服務(wù)中心、管理處或項目物業(yè)部負責人負責意見征詢工作的組織與實施。
3.3品質(zhì)部負責意見征詢結(jié)果的審核、統(tǒng)計、總結(jié)與通報，并報公司領(lǐng)導審閱。
3.4被征詢對象包括有項目負責人、負責人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機電部、綠化部、園建、機電、土建、財務(wù)等部門及因工作需要征詢的其他單位或個人。
4.0概念
4.1征詢意見設(shè)為五個等級，分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意，評價為"很滿意"、"滿意"視為滿意;評價為"一般"、"不滿意"及"很不滿意"視為不滿意。
4.2在《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果表》內(nèi)，用數(shù)字作為評標注，分別為：5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價。
4.3單項滿意率=評價為"滿意"的單位數(shù)量/被征詢單位總數(shù)。
4.4項目物業(yè)負責人是指主管項目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經(jīng)理、服務(wù)中心經(jīng)理/主任或項目物業(yè)部主管負責人。
4.5意見征詢表編號：項目拼音第一個字母縮寫+年號+兩位數(shù)月份+三位數(shù)流水號，如YW20**06001，表示**銀灣六月份序號為001的意見征詢表，序號不能重復(fù)。
4.6綜合滿意率=單項滿意率加權(quán)平均值。
5.0操作規(guī)程
5.1每月10號前發(fā)出《意見征詢表》，在《意見征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見征詢表發(fā)放記錄》表的"項目"、"征詢表編號"、"部門"、"被征詢?nèi)?和《意見征詢表》表的"編號"、"項目"、"被征詢部門"和"被征詢?nèi)?和預(yù)計"收回日期"項;發(fā)放時填寫好送達人姓名和送達日期，并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。
5.2公司主張發(fā)放《意見征詢表》時，及時請被征詢?nèi)藢ξ宜疚飿I(yè)工作給予評價和提出具體意見，由征詢?nèi)颂顚懞煤笳埍徽髟內(nèi)撕灻_認。
5.3 如因各種原因被征詢?nèi)瞬荒芗皶r提供意見或簽收時，被征詢?nèi)嘶虿块T在簽收表格時要提醒具體收回日期，一般不超過3個工作日后收回。
5.4收回《意見征詢表》時，收表人負責審核記錄是否有項缺，無誤后連同填寫好《意見征詢結(jié)果跟進記錄》表一并遞項目物業(yè)負責人審閱，一般情況下《意見征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見征詢結(jié)果跟進記錄》的"被征詢?nèi)朔答佉庖?欄的填寫人為同一人，便于跟蹤和準確的填寫被征詢?nèi)怂答佉庖姟?/p>
5.5對于評價為"一般"或以下，但被征詢?nèi)擞治刺岢鼍唧w意見的征詢表，回收人應(yīng)主動聯(lián)系被征詢?nèi)?，了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。
5.6項目物業(yè)負責人根據(jù)收回《意見征詢表》填寫結(jié)果，批示相關(guān)意見并組織跟進處理。
5.7項目物業(yè)行政人員負責收回《意見征詢表》的統(tǒng)計工作，填寫好《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》后遞項目物業(yè)負責人審閱。
5.8 項目物業(yè)負責人確定《意見征詢表》跟進責任人，由跟進責任人督促相關(guān)部門按項目物業(yè)負責人的批示和被征詢?nèi)怂答伒囊庖姼M處理，跟進處理結(jié)束后回復(fù)跟進責任人。跟進責任人根據(jù)各部門回復(fù)情況填寫《意見征詢結(jié)果跟進記錄》的"跟進處理情況"欄，并在回訪時回復(fù)被征詢?nèi)恕?/p>
5.9 回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式，回訪后將《意見征詢結(jié)果跟進記錄》遞項目物業(yè)負責人批示。
5.10所有《意見征詢表》收回后都應(yīng)填寫《意見征詢結(jié)果跟進記錄》跟進征詢結(jié)果。
5.11 每月25日前，項目物業(yè)行政人員負責收集齊《意見征詢結(jié)果跟進記錄》，匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》復(fù)印件遞總公司品質(zhì)部。
5.12品質(zhì)部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結(jié)果跟進記錄》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》后，對收到記錄進行審核，對于未達公司要求的給出意見。
5.13品質(zhì)部負責對被征詢項目進行電話回訪，了解對所提意見跟進處理情況是否滿意，回訪率不應(yīng)低于25%。
5.14每月28日前，將《意見征詢結(jié)果跟進記錄》遞公司總經(jīng)理審閱，并附《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》。
5.15每月28日前，填寫好《項目意見征詢報告》遞物業(yè)公司總經(jīng)理批示。經(jīng)批示后遞集團總裁審閱，并附《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》。
6.0記錄文件管理及存檔
6.1《意見征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。
6.2《意見征詢表》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.3《意見征詢結(jié)果統(tǒng)計表》原件由意見征詢單位存檔，并復(fù)印送品質(zhì)部備案。
6.4《意見征詢結(jié)果跟進記錄》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.5《項目意見征詢報告》經(jīng)公司總經(jīng)理批示，集團總裁審閱后由品質(zhì)部存檔。
7.0相關(guān)支持文件
7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測量控制程序》
7.2《服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測量控制程序》
7.3《意見征詢工作流程圖》
8.0相關(guān)質(zhì)量記錄
8.1意見征詢表發(fā)放記錄WY/QR-WY-011
8.2意見征詢表WY/QR-WY-012
8.3意見征詢結(jié)果統(tǒng)計表WY/QR-WY-013
8.4意見征詢結(jié)果跟進記錄WY/QR-WY-014
8.5項目意見征詢報告WY/QR-WY-015
篇2：A公司文件收發(fā)規(guī)定
> 文件收發(fā)規(guī)定(一)公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā);黨支部的文件由辦公室負責起草和審核，黨支部書記簽發(fā);公司本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。
(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>
(四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明"秘密"字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。
(五)文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
(六)外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。
(七)傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領(lǐng)導指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達和落實。
篇3：礦山工程公司文件收發(fā)規(guī)定
礦山工程有限公司文件收發(fā)規(guī)定
一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由黨支部書記簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注"秘密"字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。
二、已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)英蓋章。
三、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結(jié)果。
秘密文件由專人按核定的范圍報送。
四、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
五、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。
六、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。
文印管理規(guī)定
七、所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。
八、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見，送信息中心打櫻各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打櫻打印文件、發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。
九、文印人員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時與有關(guān)人員校對清楚。
十、文件、傳真等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。
十一、嚴禁擅自為私人打英復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。
辦公用品購置領(lǐng)用規(guī)定
十二、公司領(lǐng)導及未實行經(jīng)濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經(jīng)理審批后購置。實行經(jīng)濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報董事長批準后辦理。
十三、辦公用品購置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財務(wù)部不予報銷。
十四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。
十五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。
十六、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。