業(yè)戶服務(wù)基礎(chǔ)服務(wù)規(guī)范標準
1、范圍
本標準詳細規(guī)定了業(yè)戶服務(wù)的基本要求、入伙服務(wù)、業(yè)戶接待、權(quán)籍資料管理、收費管理、維修基金管理、裝修管理、檔案管理、業(yè)戶征詢評議管理以及VIP服務(wù)等方面的內(nèi)容。此標準專門適用于福州心家泊物業(yè)管理服務(wù)有限公司所管理區(qū)域內(nèi)的業(yè)戶服務(wù),并不適用于普通住宅管理區(qū)域。
2、引用文件
在制定本標準時,主要參考了《物業(yè)管理條例》以及《物業(yè)管理若干規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)。
3、基本要求
1、業(yè)戶服務(wù)實行周一至周日09:00~21:00的服務(wù)制度,確保業(yè)戶在需要時能夠得到及時的服務(wù)。
2、業(yè)戶服務(wù)人員需按照公司規(guī)定統(tǒng)一著裝,佩戴胸牌和司徽,保持儀表儀容的整潔與端莊,以展現(xiàn)公司的專業(yè)形象。
3、在服務(wù)過程中,服務(wù)人員應(yīng)熱情、周到,使用文明用語,并主動詢問業(yè)戶需求,及時為業(yè)戶提供所需服務(wù)。
4、服務(wù)人員需及時、認真地做好工作日志、注記、賬冊等記錄工作,確保字跡清晰、數(shù)據(jù)準確,以便后續(xù)查閱和核對。
4、入伙服務(wù)
1、在業(yè)戶入伙前,應(yīng)提前告知業(yè)戶辦理入伙手續(xù)時所需攜帶的文件資料及準備工作,以避免業(yè)戶因資料不全而徒勞往返。
2、為業(yè)戶辦理入伙手續(xù)時,應(yīng)確保程序順暢、手續(xù)完善,并開具正規(guī)的票據(jù),以保障業(yè)戶的權(quán)益。
3、入伙手續(xù)辦理完成后,應(yīng)即時完成入伙注記,以便后續(xù)管理。
4、若業(yè)戶有代辦服務(wù)需求,應(yīng)確保手續(xù)齊全、收費合理,并守時守約、保證服務(wù)質(zhì)量,以滿足業(yè)戶的期望。
5、業(yè)戶接待
1、應(yīng)公開辦事制度、辦事紀律以及收費項目和標準,確保業(yè)戶對服務(wù)內(nèi)容和費用有清晰的了解。
2、根據(jù)業(yè)戶的需求,及時提供延伸服務(wù),以滿足業(yè)戶的個性化需求。
3、業(yè)戶接待的形式包括:設(shè)立接待“窗口”,受理業(yè)戶的報修、咨詢等;專線電話全天24小時開通受理報修,09:00~21:00受理業(yè)務(wù)接待;走訪業(yè)戶,征求與收集業(yè)戶對管理與服務(wù)等方面的意見、建議;受理業(yè)戶的信訪、書面意見、建議等。
4、公司服務(wù)質(zhì)量投訴電話為50816116,24小時開通,確保業(yè)戶在遇到問題時能夠及時得到反饋。對于業(yè)戶的投訴,應(yīng)在72小時內(nèi)給予回復(fù),以展現(xiàn)公司的服務(wù)效率。
5、實行維修服務(wù)回訪制度,回訪率達到100%,以確保業(yè)戶對維修服務(wù)的滿意度。
6、權(quán)籍資料管理
1、從業(yè)戶入伙開始,就應(yīng)著手進行權(quán)籍資料的收集工作,以便后續(xù)管理。
2、權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱和管理。
3、應(yīng)管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶提供及時、準確的服務(wù)。
7、收費管理
1、收費項目應(yīng)合理、合法、公開,確保業(yè)戶對費用有清晰的了解。
2、每項收費都應(yīng)開具正規(guī)的發(fā)票或收據(jù),字跡清晰、數(shù)據(jù)準確,以保障業(yè)戶的權(quán)益。
3、每月15日將“付款請求書”送交業(yè)戶,請業(yè)戶于當月20日前付費。若業(yè)戶逾期未付,業(yè)務(wù)員將上門收款,以確保費用的及時收取。
4、收費項目主要包括物業(yè)管理費、房屋設(shè)備運行費等。對于有償服務(wù),應(yīng)在提供服務(wù)后請業(yè)戶確認簽字,并每月結(jié)算一次費用。
5、應(yīng)準確、及時做好實收賬冊,統(tǒng)計應(yīng)收費用、實收費用以及欠收費用,并做好收費報表,以便后續(xù)管理和核對。
6、管理服務(wù)費的收支賬目應(yīng)每半年公布一次,接受業(yè)戶的監(jiān)督和查詢,以確保費用的透明和公正。
8、維修基金管理
1、應(yīng)嚴格執(zhí)行《上海市商品住宅維修基金管理辦法》,確保維修基金的合理使用和管理。
2、維修基金的使用項目包括物業(yè)日常維修、物業(yè)專項維修、更新以及物業(yè)中、大修等。同時,也可用于業(yè)委會活動經(jīng)費(由業(yè)主大會或業(yè)主代表大會決定)。
3、物業(yè)發(fā)生的維修、更新費用應(yīng)及時做好清單提交開戶銀行,以便后續(xù)核對和結(jié)算。
4、每月應(yīng)與開戶銀行核對維修基金賬目,確保賬目的準確無誤。
5、每半年應(yīng)向全體業(yè)戶公布一次維修基金使用和管理的情況,接受業(yè)戶的監(jiān)督和查詢。
9、裝修管理
1、應(yīng)審核業(yè)戶的裝修方案是否符合《住宅使用公約》,以確保裝修活動的合法性和安全性。
2、與業(yè)戶簽訂《裝修管理協(xié)議》,并與施工單位簽訂《安全責任書》,明確雙方的責任和義務(wù)。
3、裝修申報備案后,應(yīng)簽發(fā)《施工許可證》,允許施工單位進行裝修施工。
4、為施工人員辦理《施工人員出入證》,以便對施工人員進行有效管理。
5、裝修結(jié)束后,應(yīng)驗看物業(yè)結(jié)構(gòu)及公共設(shè)施有無損壞,并收回《施工許可證》和《施工人員出入證》,以確保物業(yè)的完好和安全。
10、檔案管理
1、應(yīng)建立一戶一檔的業(yè)戶檔案,以便對業(yè)戶的信息進行全面、系統(tǒng)的管理。
2、業(yè)戶檔案內(nèi)容應(yīng)包括《住宅使用公約》、《裝修管理辦法》、《裝修管理協(xié)議》、《入伙手續(xù)書》、《代辦服務(wù)委托書》、《保管鑰匙委托書》、《保管鑰匙承諾書》(復(fù)印件)、《房屋驗收表》、《鑰匙簽收表》、《業(yè)戶信息表》、《入伙資料簽收表》、《施工人員登記表》、《安全責任書》、裝修施工單位資質(zhì)證書(復(fù)印件)、身份證明(身份證、暫住證、護照、臨時戶口等,復(fù)印件)、《治安許可證》、《租賃許可證》、權(quán)籍資料(購房合同、產(chǎn)權(quán)證、房款支付證明)、各類付費資料(有償服務(wù)、代收代付等)、投訴、回訪記錄、各類服務(wù)記錄以及業(yè)戶大事記等,以便全面了解業(yè)戶的情況。
3、業(yè)戶檔案管理應(yīng)按公司檔案管理規(guī)范執(zhí)行,確保檔案的安全、完整和可查閱性。
11、業(yè)戶征詢評議管理
1、每季度應(yīng)向業(yè)戶發(fā)放《業(yè)戶評議表》,征詢業(yè)戶的意見和要求,以便及時改進服務(wù)質(zhì)量和提升業(yè)戶滿意度。
2、應(yīng)及時做好《業(yè)戶評議表》的統(tǒng)計與分析工作,了解業(yè)戶的需求和期望,為后續(xù)服務(wù)提供參考。
3、應(yīng)落實業(yè)戶提出的不滿意項的整改措施,確保問題得到及時解決和改進。
4、對提出建議、意見的業(yè)戶應(yīng)實行回訪,反饋信息并溝通協(xié)調(diào),以展現(xiàn)公司的服務(wù)態(tài)度和誠意。
12、VIP服務(wù)
為管理區(qū)域內(nèi)對本公司改進工作、品牌建設(shè)有重大影響的業(yè)戶,在特定情況下提供VIP優(yōu)質(zhì)服務(wù),以滿足其特殊需求并提升公司的品牌形象。VIP服務(wù)內(nèi)容可根據(jù)業(yè)戶的具體需求和公司的實際情況進行定制和調(diào)整。
篇2:物業(yè)員工電話服務(wù)規(guī)范、業(yè)戶接待規(guī)范
物業(yè)員工電話服務(wù)規(guī)范、業(yè)戶接待規(guī)范
電話應(yīng)答規(guī)范
電話是現(xiàn)代社會使用最為普遍的一種通訊聯(lián)絡(luò)方式。目前各種商業(yè)機構(gòu)間的許多業(yè)務(wù)聯(lián)系都是通過電話來進行的,一家公司職員的電話應(yīng)接技巧優(yōu)劣將直接影響公司的形象和業(yè)務(wù)的開展;所以,強調(diào)員工的電話應(yīng)接技巧將成為現(xiàn)代企業(yè)確立自身形象的重要內(nèi)容。
1. 電話應(yīng)答的基本要求:
1.1 聲音:接聽電話時音量應(yīng)適中,吐字要清晰,語氣平緩,言簡意賅。
1.2 接聽:接電話要及時、迅速,不要讓電話鈴向超過三聲。
2. 接聽電話時的第一句話:
因為管理處的各個部門的職能不同或服務(wù)對象不同,所以接聽電話時的第一句話也是不同的。
譬如,前臺接待人員是代表管理處與物業(yè)內(nèi)、外的業(yè)戶接觸或提供服務(wù)的,所以她(或他)接電話的第一句話就應(yīng)是:
“您好,________管理處,我姓____,有什么可以幫您..."
管理處主要對住戶服務(wù)的部門(如物業(yè)部、工程部等)接聽電話的第一句話一般是:
“您好,我姓____,有什么可以幫您..."
3. 如來電的業(yè)戶要求的服務(wù)不在自己的工作職責范圍,應(yīng)委婉地說明原因;并做好電話記錄,交相關(guān)人員及時處理。
4. 接聽電話應(yīng)注意禮貌用語,如經(jīng)常使用“您好"、“謝謝"、“對不起"、“再見"等。
5. 電話應(yīng)答技巧
5.1 當業(yè)戶要找的同事不在辦公室時:
當你知道他/她在其他辦公室處理事務(wù),你可以如下應(yīng)答:
“他/她在____辦公室,我?guī)湍乙幌拢埳缘取?
當你知道他/她所在辦公室的分機號碼,你也可以說:
“他/她在____辦公室,我?guī)湍D(zhuǎn)過去,請稍等。"
當你知道他/她正在開一個重要的會議,不便打擾,你可以如下答覆:
“他/她正在開會,請問您有什么事情可留言給他/她嗎?
如果他/她不堅持立刻要有關(guān)人員聽電話,可以讓他/她過會兒再打來,或留下他/她的電話號碼,以便你的同事回電。
5.2 當業(yè)戶要找的同事正在接聽其他電話時,你可以如下應(yīng)答:
“他/她正在接電話,請問您能否稍等片刻?"
“他/她正在接電話,請問您能否留下電話號碼,讓他/她稍后給您回電?"
“他/她正在接電話,找其他人幫您可以嗎?"
5.3 當你想遲一點回電時,你可以說:
“對不起,我現(xiàn)在有緊急的事要處理,請問您可否留下電話,我會盡快回電給您?"
5.4 當不得不讓__先生/小姐聽電話時,你可以說:
“這件事您可以找__先生/小姐談一下,他/她的電話號碼是______________。"
5.5 當你需要知道對方是誰時,可以說:
“對不起,請問您是哪個單元,貴姓名?"
5.6 內(nèi)線電話呼叫與應(yīng)答,對方應(yīng)機后先報姓名:
“您好,我是______,..."
也可部門、姓名一齊報。
6. 處理電話投訴的應(yīng)答技巧
6.1 當聽到業(yè)戶對某些問題投訴時:
如果投訴的內(nèi)容在您的管理范圍內(nèi),你可以說:
“我感到很抱歉,我會馬上了解事情后盡快幫您解決的,..."
如果投訴的內(nèi)容不在你的管理范圍內(nèi),你可以說:
“對不起,我會把事情反映給____部門,然后給您答覆,請留下 閣下資料。"
6.2 當你對一些問題或信息不清楚時,你應(yīng)該說:
“對不起,這件事我不太清楚,__先生/小姐也許可以幫助您。"
6.3 當業(yè)戶詢問涉及公司的政策或業(yè)戶的要求違背管理公約時,你應(yīng)該說:
“對不起,我無權(quán)處理此事,我會向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映閣下的意見。"
業(yè)戶投訴的內(nèi)容非常廣泛,在此我們不可能一一列舉。但是,在處理業(yè)戶投訴時,我們應(yīng)遵循的原則是:在不損害全體業(yè)主和管理處利益的前提下,我們應(yīng)設(shè)法為業(yè)戶提供快捷、周到的服務(wù)。
電話應(yīng)答要求
1.聲音:清晰明朗,不要說得太急。
2.接聽:電話鈴聲不要超過三次聲響。
3.不要說“喂":接聽須說:“早好/午安,________管理處"。
接聽電話時,應(yīng)報上自己的名字,接線生在轉(zhuǎn)接后應(yīng)留意是否有人接聽,若無人接聽時,須代為接聽及記錄來電人的姓名、電話號碼或單位名稱,以便轉(zhuǎn)告。
4.如果要詢問對方一些信息,必須說明詢問的原因。
5.留意來電者的查詢,要經(jīng)常注意禮貌用語,
例如:“謝謝"“對不起"“再見"等等。注意以下用語:
不要用 改用
我不知道,不曉得。
對不起,我不太清楚。
他(們)不在。
對不起,他走開了。
遲一些來電。 有什么事嗎?我會代為轉(zhuǎn)告的,請留言。
單位員工的電話應(yīng)答技巧代表了公司的形象,這雖然是一件小事,但若接電話不到位,就有可能在無意間令業(yè)戶對管理處反感,從而令事情更惡化。
電話應(yīng)答技巧
1.當“他人"正在吃午飯、出去、在開會或出差了等情況時:
應(yīng)說:“對不起,他/她剛出外辦事,將會在__點鐘回來,請留下你的姓名,你能否留言?"
2.當“他/她"正在接聽其他電話時:
2.1 “你是否可以留言?"
2.2 “你能否稍等片刻?"
2.3 “是否可以找其他人幫忙?"
2.4 “我先幫你轉(zhuǎn)給他的/她的秘書,可以嗎?"
2.5 “你可以過會兒打來嗎?"
3.當你想遲一點回電時:
“我在15-20分鐘內(nèi)給你回電,行嗎?"
4. 當不得不讓____先生聽電話時:
4.1 “你可以找____先生聯(lián)絡(luò)。"
4.2 “我建議你找____先生談一談吧。"
5. 當你想知道對方是誰時:
5.1 “請問是哪一位。"
5.2 “我可否知道你的名字嗎?"
6. 當你想知道對方的單元:
“請你告訴我你的單元號,好嗎?"
7. 當想讓對方稍等一會兒時:
“謝謝你的來電,你能稍等幾分鐘嗎?/我先幫你轉(zhuǎn)給____先生,好嗎?
處理投訴電話應(yīng)答技巧
1.當聽到業(yè)戶對某些問題的投訴時:
"我感到非常抱歉,我會盡快了解事情后幫您解決問題的。"
2.當你對一些問題或信息不太清楚時:
"對不起,這件事情我不太清楚,____人(部門及職位)也許可以幫助你。"
3.當辦公室所有的人都離開以后:
"本部門的其他人都已經(jīng)下班了,您是否可以留言。"
4.當涉及公司的政策時:
"對不起,我無權(quán)處理這件事,但等我們核實后會答覆您的。"
辦公室業(yè)戶接待規(guī)范
管理處辦公室是處理業(yè)戶服務(wù)各方面事宜的主要場所,管理處辦公室員工待客的規(guī)范和禮儀直接反映了管理處員工的素質(zhì)和物業(yè)管理的水平。所以,辦公室員工更應(yīng)牢固樹立對業(yè)戶服務(wù)時的規(guī)范和禮儀意識。
1.管理處前臺工作員工在見到業(yè)戶進門時應(yīng)正視對方,在業(yè)戶走近前臺時,應(yīng)起立主動詢問:
"先生/小姐,請問您有什么事?"或
"先生/小姐,有什么事我可幫您的?"
2.在業(yè)戶表明來意后,應(yīng)幫助他/她找管理處對口工作人員。如對口工作人員不在辦公室,接待人員應(yīng)說:
"對不起,先生/小姐。(您要找的)__先生/小姐剛出外辦事了,您先請坐,我?guī)湍乙徽?幫您傳呼他。"或
"對不起,先生/小姐(您要找的)__先生/小姐不在,您不妨先和__先生/小姐先談一談。"
3.如果業(yè)戶有事要換個時間來訪,接待人員可以建議他/她留下名片或聯(lián)系電話。
4.管理處工作人員在工作時間應(yīng)穿著整潔制服及佩帶工作證。
5.業(yè)戶在場時,管理處工作人員不應(yīng)談?wù)搩?nèi)部或其他與工作無關(guān)的事務(wù)。
篇3:小區(qū)業(yè)戶咨詢服務(wù)規(guī)范
1.目的
確保業(yè)戶咨詢的內(nèi)容能及時、準確、合理地得到答復(fù)與跟進。
2.適用范圍
適用于本公司轄下樓盤管理處在服務(wù)范圍內(nèi)對業(yè)戶的咨詢服務(wù)。
3.職責
3.1 物業(yè)中心的客服組負責對業(yè)戶咨詢的歸口管理;
3.2 樓盤物業(yè)部轄下各部門協(xié)助客服組作好答復(fù)業(yè)戶咨詢工作;
3.3 樓盤物業(yè)部負責人負責總體協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查咨詢的效果,并根據(jù)本樓盤需要組織安排不定期的其它咨詢活動。
4.工作程序
4.1 工作要求
4.1.1被咨詢?nèi)艘е嬲\、友善的態(tài)度,熱情接待咨詢業(yè)戶,耐心、細致、正確地解答業(yè)戶咨詢的問題;
4.1.2客服組人員除熟悉本職工作外,還需了解本樓盤動力工程部、安全管理部、租賃部、會所和財務(wù)室的日常運作情況,并且注意收集與業(yè)戶有關(guān)的信息(如:電視、通信、電腦網(wǎng)絡(luò)故障報修電話,所在地派出所電話等),建立信息檔案,力求做到及時滿足業(yè)戶咨詢的需要;
4.1.3業(yè)戶咨詢的問題,客服組不能及時答復(fù)的,必須按雙方協(xié)定的時間給予業(yè)戶答復(fù);
4.1.4咨詢服務(wù)的過程均要按《客服前臺臺帳》的要求做出記錄。
4.2咨詢服務(wù)操作流程
4.2.1接待人員將業(yè)戶要咨詢的內(nèi)容記錄在《客服前臺臺帳》上,檢索信息檔案,能即時答復(fù)的即時做出答復(fù),不能即時答復(fù)的,與咨詢業(yè)戶協(xié)定答復(fù)時間,重要的咨詢事情立即向客服組負責人匯報,需要轉(zhuǎn)其它部門答復(fù)的在《客服前臺臺帳》備注欄上注明,并及時知會相關(guān)部門跟進與答復(fù)。
4.2.2咨詢屬于安全服務(wù)專業(yè)性、動力工程服務(wù)技術(shù)性或租賃方面的問題,由客服組與相關(guān)部門溝通,協(xié)同做出答復(fù),若溝通出現(xiàn)不暢時,由物業(yè)中心負責人協(xié)調(diào)解決。
4.2.3屬于非本樓盤所能答復(fù)的問題(如:房產(chǎn)證發(fā)放,電話管線費等),客服組須請示物業(yè)部負責人后,方能做出答復(fù)或指引。
4.2.4客服組負責人每天查看《客服前臺臺帳》記錄,做出跟進安排,重要的咨詢事情立即向管理處負責人匯報。
4.2.5物業(yè)部負責人每周不少于一次查看《客服前臺臺帳》,檢查咨詢的效果,并對咨詢工作提出指導(dǎo)性意見,重要的咨詢事情立即向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。
4.2.6政府部門、其它服務(wù)單位等到樓盤舉辦臨時性咨詢活動,須得到公司領(lǐng)導(dǎo)批準,由物業(yè)部負責人安排提供協(xié)助。
4.3驗收標準
4.3.1 無與咨詢業(yè)戶發(fā)生爭吵;
4.3.2 完全在雙方協(xié)定時間內(nèi)答復(fù)業(yè)戶;
5.相關(guān)文件及記錄表格
5.1 《客服前臺臺帳》
篇4:工程部人員進入業(yè)戶單元內(nèi)維修服務(wù)規(guī)范
員工如何按照服務(wù)規(guī)范進入業(yè)戶單元內(nèi)進行維修工作,不僅是一個技術(shù)工作,也是包含了禮儀禮貌、勞動紀律等多方面問題,因此進入業(yè)戶單元工作的員工必須具有較強的服務(wù)意識,要把進入業(yè)戶單元工作的全過程作為體現(xiàn)自己技術(shù)水平和服務(wù)水平的過程。為加強管理強化規(guī)范意識,特定進入業(yè)戶單元維修規(guī)范如下:
一、 進業(yè)戶單元服務(wù)必須征得業(yè)戶同意。通常應(yīng)先通過客戶服務(wù)部同業(yè)戶進行預(yù)約,講明維修的工作內(nèi)容,及大約完成工作所需的時間,得到同意后到達業(yè)戶前臺仍需簡要說明情況,待前臺工作人員同意后在業(yè)戶指引下前往維修區(qū)域。
二、 維修人員應(yīng)著裝規(guī)范、整潔并正確佩帶員工胸卡。在進入業(yè)戶辦公室時,應(yīng)輕輕敲門。業(yè)戶開門后,員工要說:“先生(小姐)您好,我們需要對**設(shè)備進行保養(yǎng)(檢查、維修),可以進去嗎?”得到業(yè)戶同意后應(yīng)回復(fù):“謝謝”。在工作期間嚴禁坐臥,不得翻動、使用客人物品,不得談?wù)撆c維修工作無關(guān)的話題,不得收受業(yè)戶任何贈品。
三、 進入業(yè)戶房間,應(yīng)在鞋上套上鞋套,隨身攜帶的工具和配件應(yīng)裝入工具包(箱)中或注意拿好不要嗑碰業(yè)戶的家具及地面。
四、 到達工作地點后,應(yīng)將干凈的帆布或塑料布鋪在地面,用來放置工具和需要拆卸的零件,不得直接放在地上。
五、 操作、講話時要輕,盡可能不發(fā)出噪音。實在無法避免時應(yīng)事先向業(yè)戶講明情況,并說:“非常對不起”。
六、 工作完畢,收拾好工具,向業(yè)戶介紹維修保養(yǎng)情況,告訴業(yè)戶正確使用設(shè)備的注意事項,并請業(yè)戶驗收(簽字)。業(yè)戶感到滿意后方可離開。例行檢查也要告訴業(yè)戶設(shè)備情況是否良好或有什么問題(有些個別情況不便于業(yè)戶知道的除外),需要怎么處理。
七、 離開前應(yīng)把所有散落的工具、零件及雜物等收拾干凈,如地面受到污染,無法馬上處理干凈的要立即通知保潔人員處理。
八、 拿好維修用品(工具袋應(yīng)背在肩上,工具箱可用手拎)走出業(yè)戶單元的腳步要輕。走到門口時,應(yīng)回身面向業(yè)戶說:“謝謝您,再見”。