一、目的
規(guī)范各類(lèi)工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。
三、職責(zé)
1、公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實(shí)施檢查、監(jiān)督。
2、各部門(mén)和記錄的填寫(xiě)人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。
四、程序要點(diǎn)
1、記錄的作用
(1)證據(jù)的作用：為體系、過(guò)程、活動(dòng)是否符合規(guī)定提供證據(jù)。
(2)分析的作用：為分析過(guò)程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。
(3)追溯的作用：為追溯過(guò)程的實(shí)施和結(jié)果提供追溯。
2、記錄的形式和來(lái)源
(1)公司形成記錄的形式有，但不限于：
A、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計(jì)并要求填寫(xiě)的格式記錄；
B、凡需填寫(xiě)、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺(tái)賬、清單、簽收單、計(jì)劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報(bào)告等規(guī)定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。
(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。
(3)填寫(xiě)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時(shí)應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。
4、記錄的標(biāo)識(shí)
(1)記錄由記錄的名稱(chēng)和記錄的編號(hào)及版本與標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。記錄的編碼和版本號(hào)執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。
(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(hào)（No）。
5、記錄的收集
(1)記錄應(yīng)按下列要求進(jìn)行收集：
A、記錄填寫(xiě)、編制部門(mén)收集；
B、記錄接收部門(mén)收集；
C、記錄歸口管理部門(mén)收集。
(2)記錄收集時(shí)間：
A、連續(xù)收集；
B、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門(mén)使用的《工作記錄清單》，按受控文件下發(fā)各部門(mén)，作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。《工作記錄清單》應(yīng)隨記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實(shí)際的一致性。編目更改的實(shí)施執(zhí)行《文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時(shí)間進(jìn)行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價(jià)值。
(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱，具體實(shí)施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔：
A、有關(guān)物業(yè)接管驗(yàn)收的記錄；
B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄；
C、有關(guān)質(zhì)量策劃——計(jì)劃的記錄；
D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄；
E、有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄；
F、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄；
G、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄；
H、有關(guān)管理評(píng)審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄；
I、有關(guān)不合格評(píng)審、糾正、預(yù)防措施的記錄；
J、有關(guān)工作檢查、評(píng)比的記錄；
K、有關(guān)員工績(jī)效考評(píng)的記錄；
L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄；
M、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門(mén)應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔，詳見(jiàn)《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》。
(3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲(chóng)食，確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門(mén)負(fù)責(zé)保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門(mén)或人員負(fù)責(zé)保管。
(2
篇2：業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序
記錄控制程序
1 目的
為保證業(yè)主委員會(huì)的工作符合規(guī)定的要求并留有可追溯的證據(jù)，特制定本程序。
2 適用范圍
本程序適用于業(yè)主委員會(huì)所有記錄的控制，包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、工作日志、會(huì)議紀(jì)要、訴訟資料、收發(fā)文記錄、投訴及處理記錄等，業(yè)主大會(huì)相關(guān)資料也納入本程序管理。
3 引用文件
YJ-002(09)《北京市朝陽(yáng)區(qū)Z花園小區(qū)業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》
《北京市朝陽(yáng)區(qū)Z花園小區(qū)業(yè)主委員會(huì)文件控制程序》
4 職責(zé)
4.1 業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)制定《記錄控制程序》并監(jiān)督實(shí)施；
4.2 業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)建立并保存相關(guān)運(yùn)行記錄及記錄清單。
5 工作程序
5.1 業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)應(yīng)每天將日常工作中產(chǎn)生的記錄進(jìn)行收集、歸納和標(biāo)識(shí)，并按照“記錄類(lèi)型-編號(hào)-年份”的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，及時(shí)登入《記錄清單》；
5.2 業(yè)主委員會(huì)記錄分為財(cái)務(wù)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作日志、訴訟資料、投訴及處理記錄、其它記錄六大類(lèi)，簡(jiǎn)寫(xiě)分別為：
財(cái)務(wù)記錄：CW
會(huì)議紀(jì)要：JY
工作日志：RZ
訴訟資料：SS
投訴及處理記錄：TS
其它記錄：QT
5.3 記錄應(yīng)貯存在防潮、防腐、防塵的適宜的環(huán)境中，并應(yīng)避免丟失和變質(zhì)；
5.4 每周五業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將本周產(chǎn)生的記錄掃描，形成電子媒體記錄，并放于業(yè)主委員會(huì)的共用電子郵箱的相應(yīng)文件夾中；
5.5 每屆業(yè)主委員會(huì)的運(yùn)行記錄的保存期限參照同屆的文件保存期限，由隔屆的業(yè)主委員會(huì)決議通過(guò)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6 記錄
《記錄清單》
篇3：小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序
小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序
1目的
為保證業(yè)主委員會(huì)的工作符合規(guī)定的要求并留有可追溯的證據(jù)，特制定本程序。
2適用范圍
本程序適用于業(yè)主委員會(huì)所有記錄的控制，包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、工作日志、會(huì)議紀(jì)要、訴訟資料、收發(fā)文記錄、投訴及處理記錄等，業(yè)主大會(huì)相關(guān)資料也納入本程序管理。
3引用文件
YJ-002(09)《北京市朝陽(yáng)區(qū)YJ花園小區(qū)業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》
《北京市朝陽(yáng)區(qū)YJ花園小區(qū)業(yè)主委員會(huì)文件控制程序》
4職責(zé)
4.1業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)制定《記錄控制程序》并監(jiān)督實(shí)施;
4.2業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)建立并保存相關(guān)運(yùn)行記錄及記錄清單。
5工作程序
5.1業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)應(yīng)每天將日常工作中產(chǎn)生的記錄進(jìn)行收集、歸納和標(biāo)識(shí)，并按照“記錄類(lèi)型-編號(hào)-年份”的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，及時(shí)登入《記錄清單》;
5.2業(yè)主委員會(huì)記錄分為財(cái)務(wù)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作日志、訴訟資料、投訴及處理記錄、其它記錄六大類(lèi)，簡(jiǎn)寫(xiě)分別為：
財(cái)務(wù)記錄：CW
會(huì)議紀(jì)要：JY
工作日志：RZ
訴訟資料：SS
投訴及處理記錄：TS
其它記錄：QT
5.3記錄應(yīng)貯存在防潮、防腐、防塵的適宜的環(huán)境中，并應(yīng)避免丟失和變質(zhì);
5.4每周五業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將本周產(chǎn)生的記錄掃描，形成電子媒體記錄，并放于業(yè)主委員會(huì)的共用電子郵箱的相應(yīng)文件夾中;
5.5每屆業(yè)主委員會(huì)的運(yùn)行記錄的保存期限參照同屆的文件保存期限，由隔屆的業(yè)主委員會(huì)決議通過(guò)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6記錄
《記錄清單》