物業(yè)部管理服務(wù)工作記錄管理標準作業(yè)程序

　　一、目的

　　規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。

　　三、職責

　　1、公司品質(zhì)部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。

　　2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。

　　四、程序要點

　　1、記錄的作用

　　(1)證據(jù)的作用：為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。

　　(2)分析的作用：為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。

　　(3)追溯的作用：為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。

　　2、記錄的形式和來源

　　(1)公司形成記錄的形式有，但不限于：

　　A、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計并要求填寫的格式記錄;

　　B、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。

　　(2)分供方提供的記錄

　　3、記錄形成的要求

　　(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。

　　(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。

　　(3)填寫應(yīng)及時、準確、完整、清晰。

　　(4)記錄有要求時應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。

　　4、記錄的標識

　　(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。

　　(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(No)。

　　5、記錄的收集

　　(1)記錄應(yīng)按下列要求進行收集：

　　A、記錄填寫、編制部門收集;

　　B、記錄接收部門收集;

　　C、記錄歸口管理部門收集。

　　(2)記錄收集時間：

　　A、連續(xù)收集;

　　B、按月、季、年集中收集。

　　6、記錄的編目

　　品質(zhì)部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》，按受控文件下發(fā)各部門，作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。《工作記錄清單》應(yīng)隨記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。

　　7、記錄的查閱

　　(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時間進行傳遞，以發(fā)揮記錄的使用價值。

　　(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱，具體實施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。

　　8、記錄歸檔

　　(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔：

　　A、有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄;

　　B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄;

　　C、有關(guān)質(zhì)量策劃--計劃的記錄;

　　D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄;

　　E、有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責權(quán)限規(guī)定的記錄;

　　F、有關(guān)重大安全責任事故的記錄;

　　G、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄;

　　H、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄;

　　I、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄;

　　J、有關(guān)工作檢查、評比的記錄;

　　K、有關(guān)員工績效考評的記錄;

　　L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄;

　　M、其他有必要作為原始憑證的記錄。

　　(2)記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔，詳見《檔案管理標準作業(yè)程序》。

　　(3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。

　　9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可使用性。

　　10、記錄的保管

　　(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。

　　(2)記錄的保管人或部門，不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。

　　11、記錄的處置

　　(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進行位置。

　　(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。

　　五、記錄

　　《質(zhì)量記錄清單》

　　六、相關(guān)支持文件

　　1、《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》

　　2、《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》

　　3、《檔案管理標準作業(yè)程序》

篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。

　　2.范圍

　　適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。

　　3.3 總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置

　　4.1.1 工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質(zhì)量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。

　　4.2 質(zhì)量記錄的編號

　　質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質(zhì)量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質(zhì)量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。

　　4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質(zhì)量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制工作程序(3)

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量記錄控制程序（三）

　　1.目的

　　通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。

　　2.范圍

　　適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。

　　3.2各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。

　　3.3總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1質(zhì)量記錄的設(shè)置

　　4.1.1工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質(zhì)量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。

　　4.2質(zhì)量記錄的編號

　　質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質(zhì)量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3質(zhì)量記錄的填寫要求做到：

　　a.字跡清楚，表達明確；

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4質(zhì)量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。

　　4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5.4各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6質(zhì)量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1QR19-01質(zhì)量記錄變更申請單

　　5.2QR19-02質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳

　　5.3QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》