1.0程序目的
通過對管理處所有與管理有關的記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制,確保記錄完整、準確、清晰,以證明物業(yè)管理服務質量滿足規(guī)定要求,管理處的管理體系在有效地運行,并為實現可追溯性及采取糾正和預防措施提供依據。
2.0適用范圍
適用于管理處所有與管理有關記錄的管理和控制。
3.0主要職責和權限
3.1管理處負責監(jiān)督《操作記錄控制程序》執(zhí)行和管理處所有操作記錄表格的管理。
3.2各部門負責與本部門工作相關的質量記錄的領用、收集、整理、標識、歸檔、貯存、保存。
4.0工作程序
4.1.1質量記錄表格的名稱、編號及版次由管理處負責編制,確保每種表格均有唯一的名稱和編號。具體編號方法參照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.1.2對規(guī)定有"記錄編號" 的操作記錄由操作記錄填寫人按時間日期順序進行編號填寫,確保每份記錄均有唯一的記錄編號。編號方式如下:
□□ - □□-□□-□□
分序號(必要時加,如01、02)
日期(如‘09’表示9日)
月份(如‘08’表示8月)
年份(如‘07’表示2007年)
4.1.3 外購的操作記錄空白表格采用原表格編號或不做表格編號和記錄編號要求。
4.1.4 管理處所有操作記錄空白表格由管理處客服部文員統(tǒng)一管理,并編制《操作記錄表格一覽表》,隨操作記錄空白表格一起發(fā)給各部門責任人。各部門必須按規(guī)定使用操作記錄表格。
4.2質量記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護
4.2.1 填寫的操作記錄由各部門定期收集并按類別分別裝訂成冊,并基本保證編號的順序,以便檢索。
4.2.2 各部門責任人在接收操作記錄表格時,應注意檢查操作記錄項目填寫是否齊全,確保所收集的操作記錄有效。
4.2.3 各部門責任人應將操作記錄表格保存在適宜的環(huán)境中,防止操作記錄被更改、丟失或破壞,必要時應采取防潮、防鼠措施,確保操作記錄的完好。
4.3操作記錄的查閱、保存期限及過期的處理
4.3.1 管理處負責編制《操作記錄表格一覽表》,在表中規(guī)定操作記錄的保存期限和其它需注意事項,當管理體系文件發(fā)生更改變動時,管理處應相應修訂《操作記錄表格一覽表》,具體執(zhí)行參考《文件控制程序》。
4.3.2 當業(yè)主(住戶)或管理處人員需要查閱記錄時,須經管理處主任及經理同意,由部門責任人協助查閱,防止操作記錄被損壞或更改。
4.3.3 當操作記錄超過規(guī)定保存期限時,由部門責任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統(tǒng)一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關檔案管理制度執(zhí)行。
4.4操作記錄空白表格的增加、更改
4.4.1 各部門可根據實際工作的需要,增加或更改現有的操作記錄空白表格,具體由使用部門提出申請,填寫《管理體系文件更改申請表》,按照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.4.2 管理處客服中心文員在收到經過審批的《管理體系文件更改申請表》后,應及時撤回作廢舊有的操作記錄空白表格,同時發(fā)放新的空白表格。
4.4.3 對新增或取消操作記錄空白表格的情況,管理處客服中心文員還應更改《操作記錄表格一覽表》,具體按照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.5其他要求
使用操作記錄空白表格的人員應清楚地填寫表格中的各項內容,需要簽名時應嚴格按要求執(zhí)行,確保操作記錄完整、準確、清晰,如實反映實際情況。
5.0支持性文件
5.1《操作記錄表格一覽表》
6.0質量記錄
6.1《過期操作記錄處理登記表》
篇2：物業(yè)管理操作記錄控制工作程序
本文提要：當操作記錄超過規(guī)定保存期限時,由部門責任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統(tǒng)一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關檔案管理制度執(zhí)行。
1.0程序目的通過對管理處所有與管理有關的記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制,確保記錄完整、準確、清晰,以證明物業(yè)管理服務質量滿足規(guī)定要求,管理處的管理體系在有效地運行,并為實現可追溯性及采取糾正和預防措施提供依據。
2.0適用范圍
適用于管理處所有與管理有關記錄的管理和控制。
3.0主要職責和權限
3.1管理處負責監(jiān)督《操作記錄控制程序》執(zhí)行和管理處所有操作記錄表格的管理。
3.2各部門負責與本部門工作相關的質量記錄的領用、收集、整理、標識、歸檔、貯存、保存。
4.0工作程序
4.1.1質量記錄表格的名稱、編號及版次由管理處負責編制,確保每種表格均有唯一的名稱和編號。具體編號方法參照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.1.2對規(guī)定有"記錄編號" 的操作記錄由操作記錄填寫人按時間日期順序進行編號填寫,確保每份記錄均有唯一的記錄編號。編號方式如下:
□□ - □□-□□-□□
分序號(必要時加,如01、02)
日期(如‘09’表示9日)
月份(如‘08’表示8月)
年份(如‘07’表示20**年)
4.1.3 外購的操作記錄空白表格采用原表格編號或不做表格編號和記錄編號要求。
4.1.4 管理處所有操作記錄空白表格由管理處客服部文員統(tǒng)一管理,并編制《操作記錄表格一覽表》,隨操作記錄空白表格一起發(fā)給各部門責任人。各部門必須按規(guī)定使用操作記錄表格。
4.2質量記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護
4.2.1 填寫的操作記錄由各部門定期收集并按類別分別裝訂成冊,并基本保證編號的順序,以便檢索。
4.2.2 各部門責任人在接收操作記錄表格時,應注意檢查操作記錄項目填寫是否齊全,確保所收集的操作記錄有效。
4.2.3 各部門責任人應將操作記錄表格保存在適宜的環(huán)境中,防止操作記錄被更改、丟失或破壞,必要時應采取防潮、防鼠措施,確保操作記錄的完好。
4.3操作記錄的查閱、m.dewk.cn保存期限及過期的處理
4.3.1 管理處負責編制《操作記錄表格一覽表》,在表中規(guī)定操作記錄的保存期限和其它需注意事項,當管理體系文件發(fā)生更改變動時,管理處應相應修訂《操作記錄表格一覽表》,具體執(zhí)行參考《文件控制程序》。
4.3.2 當業(yè)主(住戶)或管理處人員需要查閱記錄時,須經管理處主任及經理同意,由部門責任人協助查閱,防止操作記錄被損壞或更改。
4.3.3 當操作記錄超過規(guī)定保存期限時,由部門責任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統(tǒng)一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關檔案管理制度執(zhí)行。
4.4操作記錄空白表格的增加、更改
4.4.1 各部門可根據實際工作的需要,增加或更改現有的操作記錄空白表格,具體由使用部門提出申請,填寫《管理體系文件更改申請表》,按照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.4.2 管理處客服中心文員在收到經過審批的《管理體系文件更改申請表》后,應及時撤回作廢舊有的操作記錄空白表格,同時發(fā)放新的空白表格。
4.4.3 對新增或取消操作記錄空白表格的情況,管理處客服中心文員還應更改《操作記錄表格一覽表》,具體按照《文件控制程序》執(zhí)行。
4.5其他要求
使用操作記錄空白表格的人員應清楚地填寫表格中的各項內容,需要簽名時應嚴格按要求執(zhí)行,確保操作記錄完整、準確、清晰,如實反映實際情況。
5.0支持性文件
5.1《操作記錄表格一覽表》
6.0質量記錄
6.1《過期操作記錄處理登記表》
篇3：物業(yè)項目設備運行記錄操作規(guī)程
物業(yè)項目設備運行記錄操作規(guī)程
1目的和范圍
1.1目的
本作業(yè)指導書明確了YY物業(yè)管理公司各管理項目設備運行記錄的操作規(guī)程，規(guī)范設備運行記錄管理，確保工程設備運行各項資料的完好，歸檔及時和查閱方便。
1.2適用范圍
公司各管理項目水電系統(tǒng)等配套設施設備的運行記錄。
2設備運行記錄的操作規(guī)程內容
2.1管理區(qū)域內驗收交接應移交有關機電設備檔案資料，包括設備產品合格證、施工圖、接線圖、試驗報告、說明書等，綜合部檔案室設專柜保管。
2.2管理項目客戶部建立設備運行檔案柜，保存設備技術資料、設備臺帳、設備運行管理資料和維修資料等。
2.3值班員和維修人員做好智能控制、消防、水電、電梯等設備的值班記錄和各種設備的巡視檢查和保養(yǎng)記錄，并有記錄人的簽名。
2.4所有記錄以月為單位整理、裝訂成冊，歸檔管理。
2.5定期對設備管理記錄進行統(tǒng)計分析，掌握設備運行情況。
2.6借閱查找設備管理記錄應辦理相關手續(xù)。