合同管理流程
1、目的
防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益;降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平;控制企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升資金使用效率。
2、適用范圍
公司和外部簽訂的各類合同和協(xié)議。
3、職責(zé)
3.1業(yè)務(wù)承辦部門：合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬訂、組織合同評(píng)審、合同履行及合同的補(bǔ)充、變更及解除，合同條款審核及合同的評(píng)估，根據(jù)需要參加重大合同的談判，合同的審核、蓋章、履行等業(yè)務(wù)。
3.2財(cái)務(wù)科：合同條款的審核、登記、合同結(jié)算及合同評(píng)估。
4、流程負(fù)責(zé)部門
業(yè)務(wù)承辦部門
5、定義
5.1業(yè)務(wù)承辦部門：需代表公司對(duì)外簽訂合同的部門。
5.2技術(shù)部門：合同中質(zhì)量條款、技術(shù)條款涉及的部門。
5.3重大合同：涉及金額在200萬(wàn)人民幣以上的單筆合同。
6、關(guān)鍵點(diǎn)
C4/D4節(jié)點(diǎn):合同條款審核
B7節(jié)點(diǎn):合同履行
7、管理指標(biāo)
結(jié)果類指標(biāo)：
合同履約率=嚴(yán)格履行合同數(shù)量/簽訂合同總數(shù)量×100%
8、流程圖
公司領(lǐng)導(dǎo)A
銷售公司B
財(cái)務(wù)部門C
備注
0開始
1合同主體資信調(diào)查
合同談判、合同評(píng)審
合同文本擬訂
合同條款審核
5審核簽字
合同簽訂
6合同簽章、登記
合同專用章使用管理規(guī)定
7合同履行
8合同補(bǔ)充變更
合同解除
9合同結(jié)算
合同條款審核
10合同資料整理存檔
合同資料整理存檔
合同借閱登記表
11合同評(píng)估
12結(jié)束
9、節(jié)點(diǎn)說(shuō)明
B1節(jié)點(diǎn)：合同主體資信調(diào)查
合同涉及的項(xiàng)目按公司各種業(yè)務(wù)的操作流程經(jīng)過審批后，由業(yè)務(wù)承辦部門選擇準(zhǔn)合同對(duì)象。在合同訂立前，業(yè)務(wù)承辦部門組織相關(guān)部門充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。
至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：
(1)具備簽署合同的資格，能以自身名義獨(dú)立對(duì)外簽署合同;
(2)涉及專營(yíng)許可或法律法規(guī)有資質(zhì)(等級(jí))要求的，應(yīng)具備相應(yīng)的有效許可證書、資質(zhì)(等級(jí))證書等;
(3)合同簽署人，應(yīng)具備真實(shí)有效的法定代表人身份證明或授權(quán)委托書;
(4)履約信用記錄良好;
(5)其他與合同簽署、履行相關(guān)的情況。
B2節(jié)點(diǎn)：合同談判、合同評(píng)審
業(yè)務(wù)承辦部門在授權(quán)范圍內(nèi)，組織相關(guān)部門與初步確定的準(zhǔn)合同對(duì)象按照自愿、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與。加強(qiáng)合同談判的保密工作，必要時(shí)簽訂保密協(xié)議。
業(yè)務(wù)、法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員應(yīng)對(duì)談判中涉及的相關(guān)內(nèi)容提出專業(yè)的意見或作出說(shuō)明。
B3節(jié)點(diǎn)：合同文本擬訂
合同談判后，業(yè)務(wù)承辦部門根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬訂合同文本，合同文本應(yīng)由公司擬定并使用公司或國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，特殊情況下，可以使用對(duì)方合同文本或與對(duì)方共同商定的合同文本。
合同應(yīng)包括以下基本條款：
(1)首部：合同名稱、簽約各方的全稱、簽約時(shí)間和地點(diǎn)、簽約目的和依據(jù)。
(2)合同正文
A標(biāo)的，包括產(chǎn)品、勞務(wù)、工程、技術(shù)等;
B質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法;
C價(jià)款或者報(bào)酬;
D履行期限、地點(diǎn)和方式：包括交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用的承擔(dān)、付款時(shí)間、付款方式等;
E質(zhì)量保證、售后服務(wù);
F違約責(zé)任;
G解決爭(zhēng)議的方法;
H根據(jù)法律或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備的其他條款和雙方約定的其他主要條款。
(3)結(jié)尾和附則：包括合同的份數(shù)、生效條件，并有雙方法定代表人或授權(quán)代表簽名，同時(shí)加蓋單位公章或合同專用章，還應(yīng)寫明合同的附件等其他有關(guān)事項(xiàng)。
擬訂合同應(yīng)注意的問題：
(1)自擬的合同應(yīng)做到條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強(qiáng)，語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，不得有模棱兩可，表達(dá)有歧義的語(yǔ)句;
(2)合同中的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、專有名詞、重要概念應(yīng)設(shè)專款解釋;
(3)除特殊情況外，合同文本應(yīng)當(dāng)正式打印，不準(zhǔn)涂改;
(4)在與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂書面合同時(shí)，應(yīng)盡量約定產(chǎn)生糾紛時(shí)，由我方所在地的人民法院管轄。
C4/D4節(jié)點(diǎn)：合同條款審核
對(duì)擬定完成后的合同文本，簽訂前須財(cái)務(wù)科、法務(wù)部等部門對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性及嚴(yán)密性進(jìn)行審核。對(duì)于影響重大的或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，應(yīng)組織財(cái)務(wù)科、審計(jì)部、法務(wù)部門及相關(guān)專業(yè)部門進(jìn)行會(huì)審，以保證公司的利益。(國(guó)內(nèi)銷售合同與國(guó)外銷售合同只審核現(xiàn)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)版本，如發(fā)生變更的重新審核。)
財(cái)務(wù)科對(duì)合同審核的內(nèi)容包括：
(1)資金結(jié)算、價(jià)款支付方式明確、具體、合法;
(2)借款合同資金適用效果的可行性;
(3)復(fù)核合同價(jià)款數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性。
業(yè)務(wù)/財(cái)務(wù)對(duì)合同審核的內(nèi)容包括：
(1)合法性：
A簽約各方具有簽約的資格;
B簽約各方意思表示真實(shí)、有效，是否與法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定相沖突;
C訂立合同的形式符合法律要求;
D其他可能導(dǎo)致合同無(wú)效或被撤銷的情形。
(2)嚴(yán)密性：
A條款完整、齊備，具體包括：
a交易標(biāo)的是否明確、具體;
b交易程序是否明確、具體;
c是否由于表述不嚴(yán)謹(jǐn)而存在權(quán)利義務(wù)不明確的情況;
d條款之間是否由于配合問題而存在權(quán)利義務(wù)不明確的缺陷;
e爭(zhēng)議處理方式是否明確具體;
f是否存在由于術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞不統(tǒng)一而造成的條款沖突，或存在影響權(quán)利義務(wù)明確性的表述不一致;
B權(quán)利和義務(wù)具體、明確;
C相關(guān)附件完備;
D合同中明示的或隱含約定的管轄條款對(duì)公司是否有利。
(3)安全性：無(wú)損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。
業(yè)務(wù)承辦部門對(duì)合同審核的內(nèi)容包括：
(1)合同主體資格：
A合同對(duì)方是否具有簽約資格和履約能力;
B合同對(duì)方的名稱是否正確。
(2)合同的經(jīng)濟(jì)性：
A市場(chǎng)供應(yīng)、需求情況經(jīng)調(diào)研屬實(shí);
B市場(chǎng)供應(yīng)、需求價(jià)格預(yù)測(cè)可靠、合理;
C應(yīng)予考慮的其它經(jīng)濟(jì)因素。
(3)合同的可行性：
A整體項(xiàng)目具有可靠性、可操作性;
B經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益具有真實(shí)性。
(4)合同的安全性：無(wú)損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。
(5)業(yè)務(wù)部門認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。
技術(shù)部門對(duì)合同審核的內(nèi)容包括：
(1)技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠;
(2)技術(shù)措施完備、可行;
(3)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可行;
(4)技術(shù)部門認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。
A5/B5節(jié)點(diǎn)：合同簽訂
對(duì)經(jīng)審核同意簽訂的合同，業(yè)務(wù)承辦部門按照合同金額的大小及既定的合同簽批授權(quán)提交相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同進(jìn)行簽批與對(duì)方當(dāng)事人正式簽署(對(duì)于國(guó)內(nèi)合同，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)要求對(duì)方必須加蓋公司公章或合同專用章)。
C6節(jié)點(diǎn)：合同簽章、登記
財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)對(duì)簽批權(quán)限進(jìn)行審核，審核無(wú)誤加蓋合同專用章,具體見《合同專用章使用管理規(guī)定》(附件1)。為防止已簽署的合同被篡改，須在合同頁(yè)碼之間加蓋騎縫章。對(duì)簽署的合同進(jìn)行登記，并按既定的編號(hào)規(guī)則分類歸檔。
國(guó)外合同加蓋業(yè)務(wù)專用章。
B7節(jié)點(diǎn)：合同履行
合同訂立后，承辦部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人一起遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣嚴(yán)格履行合同。原則上禁止先履行后簽訂合同的情況發(fā)生。
承辦部門應(yīng)跟進(jìn)合同履行情況，履行過程中發(fā)生糾紛，合同簽訂部門應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)(原件或復(fù)印件)：
(1)合同文件(包括變更、解除合同的協(xié)議、傳真、信函、圖表、廣告、授權(quán)委托書、電子郵件及其他有關(guān)資料等);
(2)送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)單證票據(jù);
(3)貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)財(cái)務(wù)賬目;
(4)作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等;
(5)證人證言;
(6)其他證據(jù)材料。
經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致處理意見的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋公章或合同專用章。
對(duì)經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決或認(rèn)為有必要通過法律途徑解決的合同糾紛，經(jīng)公司同意，可提交仲裁委員會(huì)仲裁或人民法院依法處理。
B8節(jié)點(diǎn)：合同補(bǔ)充、變更/合同解除
業(yè)務(wù)承辦部門，在合同履行過程中根據(jù)發(fā)生的具體事項(xiàng)對(duì)原訂立的合同進(jìn)行補(bǔ)充、變更和解除合同，以保證公司的利益不受損失、維護(hù)企業(yè)信譽(yù)和形象。當(dāng)合同進(jìn)行補(bǔ)充、變更時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行談判，并簽訂補(bǔ)充、變更或解除協(xié)議，合同補(bǔ)充、變更、解除的審批流程和審批人與原合同相同。
C9節(jié)點(diǎn)：合同結(jié)算
業(yè)務(wù)承辦部門按照合同規(guī)定的期限、金額或方式辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。
對(duì)到期欠款，財(cái)務(wù)科及時(shí)督促業(yè)務(wù)承辦部門催收。
財(cái)務(wù)科嚴(yán)格按照合同要求結(jié)算。
C10節(jié)點(diǎn)：合同資料整理、存檔
合同資料指從合同立項(xiàng)到合同履行完畢的全部資料，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)證明、技術(shù)資料、圖紙、合同、出貨單、發(fā)票、客戶反饋、索賠記錄、收款證明、變更及解除協(xié)議等。
國(guó)內(nèi)合同原件由財(cái)務(wù)科存檔，進(jìn)口合同原件由物資供應(yīng)部存檔，出口合同原件由國(guó)際業(yè)務(wù)部存檔，其他合同資料由各相關(guān)部門存檔。其他部門在借閱合同時(shí)，需登記《合同借閱登記表》(附件2)，歸還時(shí)再進(jìn)行注銷。
C11/D11節(jié)點(diǎn)：合同評(píng)估
財(cái)務(wù)科每季度對(duì)各類合同履行的總體情況進(jìn)行抽查并形成記錄，抽查比例不低于5%;對(duì)重大合同的履行(不少于3筆)情況進(jìn)行分析評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋并監(jiān)督責(zé)任部門改進(jìn)，必要時(shí)組織召開專題會(huì)議。
10、相關(guān)文件及記錄
附件1：《合同專用章使用管理規(guī)定》
附件2：《合同借閱登記表》
附件1合同專用章使用管理規(guī)定
1、目的
為加強(qiáng)企業(yè)合同的專用章管理，規(guī)范企業(yè)合同專用章的使用及保管，制定本規(guī)定。
2、使用范圍
合同專用章主要用于與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)單位簽訂的各種書面合同、協(xié)議。加蓋“合同專用章”之后的合同協(xié)議，具有法律效力。
3、合同專用章的保管
合同專用章由財(cái)務(wù)科專人管理，印章管理人員有事外出(如開會(huì)、學(xué)習(xí)等)，則根據(jù)財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人指定的人員代為保管并辦理代保管手續(xù)，代保管期間負(fù)有保管、使用責(zé)任。在節(jié)假日期間，與財(cái)務(wù)專用章等印章統(tǒng)一封存財(cái)務(wù)科保險(xiǎn)柜。
4、合同專用章的使用
企業(yè)因業(yè)務(wù)需要對(duì)外簽訂合同由企業(yè)董事長(zhǎng)或其授權(quán)簽訂合同的責(zé)任人員簽章，同時(shí)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽章，財(cái)務(wù)科印章管理人員根據(jù)《對(duì)外簽訂合同授權(quán)委托書》授權(quán)權(quán)限審核無(wú)誤后加蓋合同專用章。財(cái)務(wù)科印章管理人員須對(duì)簽署的合同進(jìn)行登記，并按合同順序號(hào)依次存檔。
印章管理人員對(duì)用印范圍和用印手續(xù)嚴(yán)格審查，嚴(yán)禁對(duì)缺少審核及報(bào)簽文件的合同、屬于代簽但缺少授權(quán)委托書的合同及空白合同等不符合公司規(guī)定的合同蓋章。
合同專用章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要，必須帶合同專用章外出使用的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，到財(cái)務(wù)科辦理備案手續(xù)。
印章管理人員必須妥善保管印章，對(duì)于違反本規(guī)定，給企業(yè)造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法追究其法律責(zé)任。
附件2合同借閱登記表
借閱日期
合同日期
合同編號(hào)
合同名稱
借閱部門
借閱人簽字
歸還日期
歸還人簽字
篇2：項(xiàng)目工程合同管理流程(指引)
項(xiàng)目工程合同管理流程（指引）
1.目的
明確工程合同編制、簽署、審批和執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作要求，明確相關(guān)部門責(zé)任，避免經(jīng)濟(jì)糾紛和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司利益。
2.適用范圍
適用于項(xiàng)目合作工程合同及工程開發(fā)過程中的各種重要的經(jīng)濟(jì)工程合同。
3.術(shù)語(yǔ)與定義
3.1工程合同文本是指公司與其它單位或部門之間簽署的工程合同文書（正本）及相關(guān)的法律文件(如合約對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證明書等資料)。
4.職責(zé)
4.1總部-造價(jià)部
4.1.1負(fù)責(zé)編寫標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本。
4.1.2負(fù)責(zé)簽署戰(zhàn)略采購(gòu)協(xié)議和監(jiān)控項(xiàng)目公司備案合同。
4.2項(xiàng)目公司-造價(jià)部
4.2.1負(fù)責(zé)工程合同談判和起草工程合同文件。
4.2.2負(fù)責(zé)工程合同交底、存檔和報(bào)備。
4.2.3負(fù)責(zé)工程合同執(zhí)行中的內(nèi)部和外部溝通。
4.2.4負(fù)責(zé)對(duì)工程合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，提出改進(jìn)公司標(biāo)準(zhǔn)化工程合同的建議。
4.2.5負(fù)責(zé)按工程合同約定向工程合同單位提出違約索賠。
4.3項(xiàng)目公司-財(cái)務(wù)部
4.3.1負(fù)責(zé)審核付款條款合理性。
4.3.2負(fù)責(zé)發(fā)票處理方式和稅務(wù)條款合理性。
4.3.3審核工程合同的經(jīng)濟(jì)條款。
4.3.4依照工程合同規(guī)定，審查付款憑據(jù)，辦理付款手續(xù)；
4.3.5發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.4項(xiàng)目公司總經(jīng)理
4.4.1經(jīng)董事會(huì)授權(quán)的工程合同簽定及變更的審批權(quán)。
5.工作程序
5.1編制標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本
5.1.1總部造價(jià)部負(fù)責(zé)組織編寫標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本，并在全公司范圍內(nèi)統(tǒng)一參考使用；
5.1.2施工總包、監(jiān)理、勘察、樁基檢測(cè)、有線電視、電信、用水、用電、設(shè)計(jì)工程合同的行業(yè)示范版本經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，最終由公司總裁批準(zhǔn)生效；
5.1.3根據(jù)工程合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本應(yīng)持續(xù)改進(jìn)。
5.1.4公司總部及項(xiàng)目公司應(yīng)根據(jù)發(fā)展需要及各職能部門實(shí)際能力以《工程合同管理授權(quán)書》的方式進(jìn)行工程合同經(jīng)辦及審批的授權(quán)，授權(quán)范圍變更時(shí)，原授權(quán)書作廢。
5.2確定工程建設(shè)合作方
5.2.1工程建設(shè)單位選擇必須按照《工程采購(gòu)管理流程》的有關(guān)規(guī)定來(lái)選擇；
5.2.2政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可參加政府招投標(biāo)或直接簽訂工程合同；其他需要與指定單位簽署工程合同的，需經(jīng)過公司招標(biāo)委員會(huì)批準(zhǔn)。
5.3工程合同談判和草擬
5.3.1工程合同由項(xiàng)目公司經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)草擬，總部已制訂標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本；
5.3.2采用工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款。
5.3.3政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定，可采用所要求的工程合同文本；公司尚未制定或不宜采用工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往的工程合同或最相類似的工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本或工程合同示范文本另行擬定工程合同。
5.4工程合同審批
5.4.1與供方商談一致后，經(jīng)辦部門按照工程合同審批表的要求，將草擬好的工程合同分別報(bào)部門經(jīng)理、法務(wù)人員等審核，各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)工程合同提出書面或者口頭修改意見，經(jīng)辦部門根據(jù)修改意見整理出最終的工程合同文本，各審核部門根據(jù)最終的工程合同文本在工程合同審批表上簽署是否同意的意見。
5.4.2如審核部門對(duì)工程合同提出修改意見，經(jīng)辦部門必須重新組織與供方的洽商，必要時(shí)各意見提出部門均應(yīng)參加洽商，雙方取得一致后進(jìn)行修改；
5.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的工程合同，審核程序可以有差異（工程合同的審核權(quán)限以《工程合同管理授權(quán)書》為準(zhǔn)），所有非標(biāo)準(zhǔn)工程合同及標(biāo)準(zhǔn)工程合同修改條款均需有法務(wù)人員審核；
5.4.4所有涉及結(jié)算的工程合同均須經(jīng)造價(jià)部和公司法務(wù)人員審核。工程合同經(jīng)各部門審核同意后，報(bào)公司分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.5工程合同的簽署和下發(fā)
5.5.1工程合同擬稿必須經(jīng)過審批之后方可簽署；
5.5.2經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)辦理工程合同簽章手續(xù)；
5.5.3公司工程合同專用章應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)保管，除非公司法定代表人或者分管副總經(jīng)理簽字同意，否則不得向任何人出借；
5.5.4工程合同內(nèi)容在一頁(yè)以上的，應(yīng)在每頁(yè)加蓋騎縫章；
5.5.5工程合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章；不能同時(shí)簽字
蓋章的，應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章；對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。
5.5.5.1工程合同簽定時(shí)，法律事務(wù)管理員應(yīng)依據(jù)分管副總經(jīng)理的簽字時(shí)間,確定為合同生效和簽訂的時(shí)間。
5.5.6法律、法規(guī)規(guī)定工程合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案的，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。
5.5.7工程合同簽署后應(yīng)及時(shí)在《工程合同管理臺(tái)帳》內(nèi)登記。
5.5.8工程合同生效后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將應(yīng)由公司持有的工程合同全部交資料室存檔，由檔案員根據(jù)工程合同的類別，復(fù)印下發(fā)至相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門；同時(shí)，需轉(zhuǎn)交一份原件予財(cái)務(wù)部門留存，財(cái)務(wù)部以此作為付款的依據(jù)。
5.6工程合同交底及履行
5.6.1造價(jià)部、工程技術(shù)部應(yīng)根據(jù)《工程招標(biāo)管理流程》進(jìn)行工程合同的交底。
5.6.1.1在工程合同簽定后兩周內(nèi)，造價(jià)部、工程技術(shù)部須完成合同交底并形成書面會(huì)議紀(jì)要。
5.6.2工程合同訂立之后，工程技術(shù)部及項(xiàng)目部負(fù)責(zé)按工程合同要求對(duì)工程及其建設(shè)單位進(jìn)行管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)工程合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督；法務(wù)人員及其他相關(guān)部門對(duì)工程合同的履行給予必要的協(xié)助；
5.6.3工程合同的履行過程中，造價(jià)部負(fù)責(zé)按《工程合同》有關(guān)要求對(duì)項(xiàng)目工程合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查；
5.6.4在工程合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與工程合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，經(jīng)辦部門須及時(shí)向部門經(jīng)理報(bào)告并知會(huì)法務(wù)人員，經(jīng)辦部門不能與對(duì)方協(xié)商解決的，應(yīng)及時(shí)報(bào)法務(wù)人員，由法務(wù)人員請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施；
5.6.5在工程合同履行過程中，需要對(duì)來(lái)往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的，具體經(jīng)辦人應(yīng)報(bào)部門經(jīng)理簽字；如需當(dāng)場(chǎng)或立即簽字的，可由經(jīng)辦部門經(jīng)理書面授權(quán)的人員直接簽字。但是，來(lái)往函件或者單據(jù)涉及工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者終止的，按照本規(guī)范關(guān)于工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者解除的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
5.7工程合同變更和轉(zhuǎn)讓
5.7.1合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更工程合同內(nèi)容的，或者對(duì)方提出變更要求的，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理請(qǐng)示，經(jīng)公司分管副總經(jīng)理同意變更的，始得變更，雙方應(yīng)書面對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，我方由經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)的人員簽字確認(rèn)。對(duì)雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行重大變更的，應(yīng)當(dāng)按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂工程合同或補(bǔ)充工程合同。
5.7.2工程合同訂立后，對(duì)方當(dāng)事人提出把工程合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的，或者我方需要將工程合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的，由經(jīng)辦部門按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂工程合同或者補(bǔ)充工程合同。
5.7.3法律、法規(guī)規(guī)定變更、轉(zhuǎn)讓工程合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。
5.8工程合同解除
5.8.1工程合同當(dāng)事人提出解除工程合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除工程合同的，參照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理，雙方就工程合同解除另行簽訂工程合同或補(bǔ)充工程合同。
5.8.2工程合同一方當(dāng)事人提出工程合同約定的解除工程合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除工程合同的，經(jīng)辦部門應(yīng)立即報(bào)部門經(jīng)理并知會(huì)法務(wù)人員，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
5.9工程合同保管和銷毀
5.9.1一般工程合同公司要求有兩套完整原件，由公司資料室和財(cái)務(wù)部各持一份；
5.9.2所有招投標(biāo)文件必須在公司資料室保存一套完整原件，如相關(guān)部門因工需要借用須履行借用審批手續(xù)，或由資料室發(fā)放副本。
5.9.3工程合同的歸檔、保管、保密、使用、銷毀應(yīng)按《工程檔案管理作業(yè)指引》執(zhí)行。
6.支持性文件
6.1《工程檔案管理作業(yè)指引》
7.相關(guān)記錄
7.1《工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表》
7.2《工程合同對(duì)方情況調(diào)查表》
7.3《工程合同呈批表》
篇3：項(xiàng)目工程合同管理流程(指引)
項(xiàng)目工程合同管理流程（指引）
1.目的
明確工程合同編制、簽署、審批和執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作要求，明確相關(guān)部門責(zé)任，避免經(jīng)濟(jì)糾紛和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司利益。
2.適用范圍
適用于項(xiàng)目合作工程合同及工程開發(fā)過程中的各種重要的經(jīng)濟(jì)工程合同。
3.術(shù)語(yǔ)與定義
3.1工程合同文本是指公司與其它單位或部門之間簽署的工程合同文書（正本）及相關(guān)的法律文件(如合約對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證明書等資料)。
4.職責(zé)
4.1總部-造價(jià)部
4.1.1負(fù)責(zé)編寫標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本。
4.1.2負(fù)責(zé)簽署戰(zhàn)略采購(gòu)協(xié)議和監(jiān)控項(xiàng)目公司備案合同。
4.2項(xiàng)目公司-造價(jià)部
4.2.1負(fù)責(zé)工程合同談判和起草工程合同文件。
4.2.2負(fù)責(zé)工程合同交底、存檔和報(bào)備。
4.2.3負(fù)責(zé)工程合同執(zhí)行中的內(nèi)部和外部溝通。
4.2.4負(fù)責(zé)對(duì)工程合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，提出改進(jìn)公司標(biāo)準(zhǔn)化工程合同的建議。
4.2.5負(fù)責(zé)按工程合同約定向工程合同單位提出違約索賠。
4.3項(xiàng)目公司-財(cái)務(wù)部
4.3.1負(fù)責(zé)審核付款條款合理性。
4.3.2負(fù)責(zé)發(fā)票處理方式和稅務(wù)條款合理性。
4.3.3審核工程合同的經(jīng)濟(jì)條款。
4.3.4依照工程合同規(guī)定，審查付款憑據(jù)，辦理付款手續(xù)；
4.3.5發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.4項(xiàng)目公司總經(jīng)理
4.4.1經(jīng)董事會(huì)授權(quán)的工程合同簽定及變更的審批權(quán)。
5.工作程序
5.1編制標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本
5.1.1總部造價(jià)部負(fù)責(zé)組織編寫標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本，并在全公司范圍內(nèi)統(tǒng)一參考使用；
5.1.2施工總包、監(jiān)理、勘察、樁基檢測(cè)、有線電視、電信、用水、用電、設(shè)計(jì)工程合同的行業(yè)示范版本經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，最終由公司總裁批準(zhǔn)生效；
5.1.3根據(jù)工程合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，標(biāo)準(zhǔn)工程合同文本應(yīng)持續(xù)改進(jìn)。
5.1.4公司總部及項(xiàng)目公司應(yīng)根據(jù)發(fā)展需要及各職能部門實(shí)際能力以《工程合同管理授權(quán)書》的方式進(jìn)行工程合同經(jīng)辦及審批的授權(quán)，授權(quán)范圍變更時(shí)，原授權(quán)書作廢。
5.2確定工程建設(shè)合作方
5.2.1工程建設(shè)單位選擇必須按照《工程采購(gòu)管理流程》的有關(guān)規(guī)定來(lái)選擇；
5.2.2政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可參加政府招投標(biāo)或直接簽訂工程合同；其他需要與指定單位簽署工程合同的，需經(jīng)過公司招標(biāo)委員會(huì)批準(zhǔn)。
5.3工程合同談判和草擬
5.3.1工程合同由項(xiàng)目公司經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)草擬，總部已制訂標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本；
5.3.2采用工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款。
5.3.3政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定，可采用所要求的工程合同文本；公司尚未制定或不宜采用工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往的工程合同或最相類似的工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本或工程合同示范文本另行擬定工程合同。
5.4工程合同審批
5.4.1與供方商談一致后，經(jīng)辦部門按照工程合同審批表的要求，將草擬好的工程合同分別報(bào)部門經(jīng)理、法務(wù)人員等審核，各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)工程合同提出書面或者口頭修改意見，經(jīng)辦部門根據(jù)修改意見整理出最終的工程合同文本，各審核部門根據(jù)最終的工程合同文本在工程合同審批表上簽署是否同意的意見。
5.4.2如審核部門對(duì)工程合同提出修改意見，經(jīng)辦部門必須重新組織與供方的洽商，必要時(shí)各意見提出部門均應(yīng)參加洽商，雙方取得一致后進(jìn)行修改；
5.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的工程合同，審核程序可以有差異（工程合同的審核權(quán)限以《工程合同管理授權(quán)書》為準(zhǔn)），所有非標(biāo)準(zhǔn)工程合同及標(biāo)準(zhǔn)工程合同修改條款均需有法務(wù)人員審核；
5.4.4所有涉及結(jié)算的工程合同均須經(jīng)造價(jià)部和公司法務(wù)人員審核。工程合同經(jīng)各部門審核同意后，報(bào)公司分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.5工程合同的簽署和下發(fā)
5.5.1工程合同擬稿必須經(jīng)過審批之后方可簽署；
5.5.2經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)辦理工程合同簽章手續(xù)；
5.5.3公司工程合同專用章應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)保管，除非公司法定代表人或者分管副總經(jīng)理簽字同意，否則不得向任何人出借；
5.5.4工程合同內(nèi)容在一頁(yè)以上的，應(yīng)在每頁(yè)加蓋騎縫章；
5.5.5工程合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章；不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章；對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。
5.5.5.1工程合同簽定時(shí)，法律事務(wù)管理員應(yīng)依據(jù)分管副總經(jīng)理的簽字時(shí)間,確定為合同生效和簽訂的時(shí)間。
5.5.6法律、法規(guī)規(guī)定工程合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案的，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。
5.5.7工程合同簽署后應(yīng)及時(shí)在《工程合同管理臺(tái)帳》內(nèi)登記。
5.5.8工程合同生效后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將應(yīng)由公司持有的工程合同全部交資料室存檔，由檔案員根據(jù)工程合同的類別，復(fù)印下發(fā)至相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門；同時(shí)，需轉(zhuǎn)交一份原件予財(cái)務(wù)部門留存，財(cái)務(wù)部以此作為付款的依據(jù)。
5.6工程合同交底及履行
5.6.1造價(jià)部、工程技術(shù)部應(yīng)根據(jù)《工程招標(biāo)管理流程》進(jìn)行工程合同的交底。
5.6.1.1在工程合同簽定后兩周內(nèi)，造價(jià)部、工程技術(shù)部須完成合同交底并形成書面會(huì)議紀(jì)要。
5.6.2工程合同訂立之后，工程技術(shù)部及項(xiàng)目部負(fù)責(zé)按工程合同要求對(duì)工程及其建設(shè)單位進(jìn)行管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)工程合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督；法務(wù)人員及其他相關(guān)部門對(duì)工程合同的履行給予必要的協(xié)助；
5.6.3工程合同的履行過程中，造價(jià)部負(fù)責(zé)按《工程合同》有關(guān)要求對(duì)項(xiàng)目工程合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查；
5.6.4在工程合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與工程合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，經(jīng)辦部門須及時(shí)向部門經(jīng)理報(bào)告并知會(huì)法務(wù)人員，經(jīng)辦部門不能與對(duì)方協(xié)商解決的，應(yīng)及時(shí)報(bào)法務(wù)人員，由法務(wù)人員請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施；
5.6.5在工程合同履行過程中，需要對(duì)來(lái)往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的，具體經(jīng)辦人應(yīng)報(bào)部門經(jīng)理簽字；如需當(dāng)場(chǎng)或立即簽字的，可由經(jīng)辦部門經(jīng)理書面授權(quán)的人員直接
簽字。但是，來(lái)往函件或者單據(jù)涉及工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者終止的，按照本規(guī)范關(guān)于工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者解除的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。5.7工程合同變更和轉(zhuǎn)讓
5.7.1合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更工程合同內(nèi)容的，或者對(duì)方提出變更要求的，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理請(qǐng)示，經(jīng)公司分管副總經(jīng)理同意變更的，始得變更，雙方應(yīng)書面對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，我方由經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)的人員簽字確認(rèn)。對(duì)雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行重大變更的，應(yīng)當(dāng)按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂工程合同或補(bǔ)充工程合同。
5.7.2工程合同訂立后，對(duì)方當(dāng)事人提出把工程合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的，或者我方需要將工程合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的，由經(jīng)辦部門按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂工程合同或者補(bǔ)充工程合同。
5.7.3法律、法規(guī)規(guī)定變更、轉(zhuǎn)讓工程合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。
5.8工程合同解除
5.8.1工程合同當(dāng)事人提出解除工程合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除工程合同的，參照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理，雙方就工程合同解除另行簽訂工程合同或補(bǔ)充工程合同。
5.8.2工程合同一方當(dāng)事人提出工程合同約定的解除工程合同條件成就，據(jù)此要求或通知或以其他方式解除工程合同的，經(jīng)辦部門應(yīng)立即報(bào)部門經(jīng)理并知會(huì)法務(wù)人員，以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
5.9工程合同保管和銷毀
5.9.1一般工程合同公司要求有兩套完整原件，由公司資料室和財(cái)務(wù)部各持一份；
5.9.2所有招投標(biāo)文件必須在公司資料室保存一套完整原件，如相關(guān)部門因工需要借用須履行借用審批手續(xù)，或由資料室發(fā)放副本。
5.9.3工程合同的歸檔、保管、保密、使用、銷毀應(yīng)按《工程檔案管理作業(yè)指引》執(zhí)行。
6.支持性文件
6.1《工程檔案管理作業(yè)指引》
7.相關(guān)記錄
7.1《工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表》
7.2《工程合同對(duì)方情況調(diào)查表》
7.3《工程合同呈批表》