語(yǔ)言規(guī)范及方法
一、語(yǔ)言規(guī)范
1.正確的語(yǔ)言使用準(zhǔn)則為:得體、慷慨、贊美、一致。
1.1 得體:
1.1.1 正確稱呼顧客,不直呼其名;
1.1.2 多用"請(qǐng)您"、"麻煩您"等敬語(yǔ)。
1.2 慷慨:
1.2.1 盡力給予顧客方便,為顧客解難。避免向顧客說(shuō)"沒(méi)有"、"我們不管"、"您自己去問(wèn)"等字眼。
1.3 謙遜:
1.3.1 不要自以為是,顧客還沒(méi)說(shuō)完就插話、總結(jié);
1.3.2 不在顧客面前喋喋不休地炫耀自己,向顧客邀功;
1.3.3 顧客的錯(cuò)誤,應(yīng)委婉、有禮貌地指出,不要直截了當(dāng),在眾目睽睽下指正;
1.3.4 不揭露或議論顧客的隱私或私事。
1.4 贊美:
1.4.1 真誠(chéng)的贊美能融化隔閡的堅(jiān)冰,帶來(lái)共同的話題;
1.4.2 贊美要實(shí)在、具體,不要說(shuō)"你真漂亮"、"你真厲害"等浮夸的語(yǔ)句;
1.4.3 贊美的內(nèi)容因人而異,不要像公式一樣照搬;
1.4.4 贊美需合乎時(shí)宜。在顧客精神欠佳的時(shí)候,說(shuō)上體貼關(guān)懷的話比贊美更有效。
1.5 一致:
1.5.1 善于發(fā)掘與顧客的共同點(diǎn),讓顧客引起共鳴;
1.5.2 設(shè)身處地為顧客著想,站在顧客的角度想總是,讓顧客覺(jué)得你是真心為他解難;
1.5.3 公司大小事宜口徑基本一致。
2.語(yǔ)氣:語(yǔ)氣比內(nèi)容更重要(經(jīng)常聽(tīng)聽(tīng)自己說(shuō)話的語(yǔ)氣,不斷改進(jìn))
2.1 恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣是:肯定的音調(diào)
2.1.1 平調(diào)或降調(diào)的語(yǔ)氣表達(dá)自信和肯定;
2.1.2 升調(diào)的語(yǔ)氣表達(dá)怯懦和緊張。
2.2 柔和的音量
2.2.1 柔和的音量會(huì)讓顧客產(chǎn)生感人的力量,倍感親切;
2.3 清晰的音效
2.3.1 表達(dá)清晰而愉快,顧客會(huì)樂(lè)于與你溝通和交流;
2.4 適當(dāng)?shù)墓?jié)奏
2.4.1 適當(dāng)控制語(yǔ)言節(jié)奏的快慢和語(yǔ)句的斷續(xù)停頓。
3.禮貌用語(yǔ)--示范語(yǔ)言:
3.1 問(wèn)候語(yǔ):"您好,李先生。""上午好,張小姐。"
3.2 歡迎語(yǔ):"歡迎光臨!""歡迎您入住。"
3.3 祝賀語(yǔ):"恭喜""祝您節(jié)日愉快""祝您新年快樂(lè)";
3.4 告別語(yǔ):"再見(jiàn)""晚安""歡迎您下次再來(lái)";
3.5 道歉語(yǔ):"對(duì)不起,我未能聽(tīng)清楚您的話,請(qǐng)您再重復(fù)一遍好嗎?""對(duì)不起,是我們未能向您解釋清楚,讓您誤會(huì)了,請(qǐng)您多原諒。""對(duì)不起,讓您久等了"
3.6 道謝語(yǔ):"謝謝您的建議。""您過(guò)獎(jiǎng)了,我們會(huì)繼續(xù)努力。""謝謝您的提示""謝謝您,請(qǐng)多提寶貴建議。""感謝能支持我們的工作,使這件事能順利開(kāi)展。"
3.7 應(yīng)答語(yǔ):"好的,我們馬上派人上去看一看。""我?guī)湍樵円幌侣鋵?shí)的情況。""請(qǐng)放心,我會(huì)將您的意見(jiàn)轉(zhuǎn)達(dá)給我們的領(lǐng)導(dǎo)。""請(qǐng)不要客氣,這是我應(yīng)該做的。"
3.8 基本禮貌用語(yǔ)十字:您好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見(jiàn)。
二、方式方法
1.上門收費(fèi)工作首先要有自信心,包括兩方面:一是我們收費(fèi)人員自己要有自信心,堅(jiān)信一定能把錢收回來(lái),讓自己的士氣能占上風(fēng)。二是團(tuán)隊(duì)的自信,當(dāng)一名成員收費(fèi)受阻時(shí),其他收費(fèi)成員和同事要給予鼓勵(lì),幫助獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
2.制造收費(fèi)氛圍。讓員工在工作崗位上與收物業(yè)費(fèi)聯(lián)系起來(lái),比如:秩序維護(hù)員、保潔員和維修員遇見(jiàn)比較熟悉的未交費(fèi)業(yè)主,就可以提醒業(yè)主該交物業(yè)費(fèi)了,讓業(yè)主時(shí)時(shí)感受到服務(wù)中心收費(fèi)的氣氛,隨著時(shí)間的推移,讓不交費(fèi)的業(yè)主感覺(jué)很難為情。
3.加強(qiáng)上門收費(fèi)培訓(xùn)工作。工作小組定時(shí)為收費(fèi)成員開(kāi)總結(jié)會(huì),遇到的疑難問(wèn)題拿到桌面上討論,大家群策群力研究應(yīng)對(duì)措施。
4.建立“直通車”、“無(wú)障礙通道”,對(duì)于收費(fèi)工作受阻的問(wèn)題,物業(yè)職責(zé)之內(nèi)力所能及,在第一時(shí)間給業(yè)主解決,速度要快、效率要高。
5.杜絕拖沓思想。包括兩方面:一是不要讓業(yè)主拖沓,例如:有些業(yè)主以過(guò)幾天就交物業(yè)費(fèi)為由來(lái)推拖,此時(shí)一定緊追業(yè)主不放,甚至一天打兩三個(gè)電話,并與業(yè)主約定交費(fèi)時(shí)間,在此期間,要不斷地與業(yè)主溝通,讓業(yè)主沒(méi)有退步的空間。不要輕易相信業(yè)主會(huì)如期來(lái)交物業(yè)費(fèi),收費(fèi)人員一定要有主動(dòng)意識(shí)。二是物業(yè)解決問(wèn)題不要拖沓。例如:有些業(yè)主承諾解決某某問(wèn)題就交費(fèi),此時(shí)服務(wù)中心就要馬上跟蹤解決,若拖延時(shí)間,過(guò)一天或一夜,業(yè)主都有可能會(huì)變卦,再發(fā)起第二次進(jìn)攻就難很多。
6.對(duì)無(wú)理由拒交費(fèi)、對(duì)物業(yè)態(tài)度特好的業(yè)主,不要輕易上當(dāng)。如業(yè)主向你訴苦,我們也要向業(yè)主訴苦,一定要堅(jiān)定收費(fèi)的立場(chǎng)。若有需要,可以多派幾個(gè)人一起上門軟磨硬泡與之溝通,直至交費(fèi)。
7.對(duì)于聯(lián)系不上的業(yè)主,要想方設(shè)法獲取業(yè)主的聯(lián)系方式。比如,看本小區(qū)有無(wú)該業(yè)主的同事、朋友、關(guān)系好的鄰居,想方設(shè)法從他們手中得到該業(yè)主的聯(lián)系方式,如有需要,可以找到他單位“登門拜訪”。
8.明確分工,對(duì)癥下藥。對(duì)于收費(fèi)過(guò)程中的問(wèn)題,要分類對(duì)待,專業(yè)分工;收費(fèi)時(shí)間緊迫,解決問(wèn)題要量化,到底多長(zhǎng)時(shí)間能夠解決問(wèn)題。收費(fèi)核心成員對(duì)這些問(wèn)題有必要一戶一戶地核查。
9.對(duì)遺留問(wèn)題要敢于面對(duì)和解決,有問(wèn)題暴露是好事,積壓時(shí)間越長(zhǎng),越不好解決。自己解決不了的不要積壓,一定要第一時(shí)間向直接上級(jí)反映,爭(zhēng)取盡快解決。
10.注意與關(guān)鍵客戶的溝通,有些欠費(fèi)業(yè)主在業(yè)主中影響較大,可以采取“疏導(dǎo)”方式溝通,與部分業(yè)主心目中的“核心人物”保持良好溝通,對(duì)其他一部分業(yè)主會(huì)起到積極的影響。
11.做好宣傳引導(dǎo)工作。一些業(yè)主會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或其它方式不斷制造對(duì)物業(yè)負(fù)面影響的言論;此時(shí),則我方要采取主動(dòng),通過(guò)宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)等途徑引導(dǎo)業(yè)主理解支持物業(yè)工作,積極交費(fèi)。
12.收費(fèi)工作要“心到、做到、嘴到”,收費(fèi)成員保持積極主動(dòng)的態(tài)度和方式去收取物業(yè)費(fèi).
篇2:物業(yè)服務(wù)電話催費(fèi)攻略
電話催繳適用范圍:入住、未入住均可。
電話催繳的優(yōu)點(diǎn):適用范圍廣,快捷、便利、可多次使用。
電話催繳的缺點(diǎn):沒(méi)有面對(duì)面好溝通,受通話時(shí)間、彼此情緒等影響。不如面對(duì)面溝通,能給對(duì)方制造更大的壓力。物管費(fèi)催繳應(yīng)貫穿在日常的工作中,實(shí)施在每一次業(yè)主來(lái)訪的接待中。
一、心理準(zhǔn)備
1、首先克服以下幾種情緒:
(1)抵觸情緒
A、心理解析:對(duì)催繳物管費(fèi)工作排斥、不主動(dòng)不積極,甚至消極的認(rèn)為業(yè)主就不應(yīng)該、不可能交物管費(fèi)。
B、表現(xiàn)形式:應(yīng)付了事,效果不佳。
C、合理心態(tài):物業(yè)的工作職責(zé)就包括物管費(fèi)收繳;前期的維保類工作固然重要,但物管費(fèi)工作是業(yè)主對(duì)我們工作的肯定形式;那些因工程遺留問(wèn)題拒交物管費(fèi)的業(yè)主其實(shí)誤解和混淆了物管費(fèi)乃至物業(yè)服務(wù)的內(nèi)涵。
(2)恐懼情緒
A、心理解析:對(duì)打電話給業(yè)主、特別是催費(fèi)工作心生膽怯和恐懼。
B、表現(xiàn)形式:打電話磨磨蹭蹭、羞羞答答,渴求業(yè)主理解(這是我的工作,某某大哥您就幫幫我吧)的很為難的言語(yǔ)表現(xiàn)。
C、合理心態(tài):欠債還錢、天經(jīng)地義;如果我是業(yè)主,別人給我打電話催費(fèi),我心里也會(huì)虛;打了再說(shuō)唄,今后他們還需要我的服務(wù)呢;打多了就習(xí)慣了。多打打電話就習(xí)慣了,不害怕了。
(3)怕拒絕情緒
A、心理解析:業(yè)主不交怎么辦?業(yè)主提工程問(wèn)題怎么辦?業(yè)主罵我怎么辦?
B、表現(xiàn)形式:業(yè)主提出刁難問(wèn)題、無(wú)理取鬧便啞口無(wú)言。一旦遭拒,自信心受挫。
C、合理心態(tài):不交拉倒,我把工作做好就行(拒不繳納的統(tǒng)計(jì)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo),有領(lǐng)導(dǎo)呢);準(zhǔn)備好應(yīng)答思路(如工程遺留問(wèn)題的解釋);罵就罵唄,哼,下次還給你打。(各物業(yè)助理與絕大多數(shù)業(yè)主均建立了良好關(guān)系,業(yè)主一般還是會(huì)支持、理解我們的)
2、堅(jiān)定信心,調(diào)整策略,持續(xù)跟進(jìn)。電話邀約過(guò)程中就業(yè)主提出的問(wèn)題盡量做出誠(chéng)懇的回答,就切實(shí)存在的可以解決的問(wèn)題進(jìn)行快速跟進(jìn)處理,以便下次電話催繳的成功。費(fèi)是催出來(lái)的,需要多次電話邀約,方能成功。
二、邀約準(zhǔn)備
1、心理準(zhǔn)備平靜心態(tài),練習(xí)微笑,在談笑風(fēng)生中輕松催費(fèi)。
2、內(nèi)容準(zhǔn)備
(1)業(yè)主通訊錄(含業(yè)主姓名)
(2)交談切入點(diǎn)(如以維修完成切入物管費(fèi)催繳,準(zhǔn)備所轄片區(qū)工程問(wèn)題臺(tái)賬及完成情況)
(3)常見(jiàn)問(wèn)題回答思路(統(tǒng)一口徑)
(4)回訪記錄表(盡可能詳細(xì)記錄每一次的回訪情況,業(yè)主的要求或問(wèn)題,以便下次跟進(jìn))
3、把握時(shí)機(jī)
(1)業(yè)主通訊錄(含業(yè)主姓名)
(2)交談切入點(diǎn)(如以維修完成切入物管費(fèi)催繳,準(zhǔn)備所轄片區(qū)工程問(wèn)題臺(tái)賬及完成情況)
(3)常見(jiàn)問(wèn)題回答思路(統(tǒng)一口徑)
(4)回訪記錄表(盡可能詳細(xì)記錄每一次的回訪情況,業(yè)主的要求或問(wèn)題,以便下次跟進(jìn))
三、自我介紹、確認(rèn)身份
1、熟悉的人和自己接觸較多、相熟的、關(guān)系不錯(cuò)的業(yè)主,可以某某大哥(叔叔阿姨大哥大姐)直接切入,告訴對(duì)方還有多少物管費(fèi)未交。
2、不熟悉的人收了房很少見(jiàn)的,對(duì)片區(qū)物業(yè)助理不認(rèn)識(shí)不熟悉的業(yè)主,首先自報(bào)家門:您好,我是×××服務(wù)中心的×××(或您片區(qū)的物業(yè)助理某某某或小某),請(qǐng)問(wèn)您是×××房的業(yè)主×××先生(女士)嗎?然后以切入點(diǎn)切入正題。
3、注意事項(xiàng)
(1)語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)適當(dāng),讓聽(tīng)者舒服,吐字清晰;
(2)在不確定業(yè)主性別的時(shí)候,可在確認(rèn)對(duì)方身份后再行稱呼。
(3)如果電話打擾了對(duì)方,應(yīng)馬上另約電話回訪時(shí)間,禮貌結(jié)束通話。
4、通話切入
(1)節(jié)日問(wèn)候
(2)告知公司某項(xiàng)活動(dòng),邀約業(yè)主參加。(如周末舉辦的某項(xiàng)活動(dòng))
(3)各項(xiàng)通知、提示(如停水、停電通知,車位租賃等通知)
(4)各類回訪(VIP、獨(dú)居老人、收樓慰問(wèn)、例行回訪、滿意度調(diào)查),在此類回訪中切入物管費(fèi)催繳要特別注意是否合適。
(5)維修完成回訪、銷單回訪。(在該類回訪中切入物管費(fèi)催繳時(shí)機(jī)較好,可在業(yè)主前來(lái)確認(rèn)工程問(wèn)題的完成和銷單簽字時(shí)順便繳費(fèi))
(6)其他(業(yè)主因某項(xiàng)事物需要詢問(wèn)及了解時(shí)主動(dòng)打電話給物業(yè)助理時(shí)剛好切入物管費(fèi)催繳事宜)
四、溝通過(guò)程
在告知業(yè)主來(lái)電目的后,常見(jiàn)問(wèn)題如下。
1、對(duì)繳費(fèi)通知無(wú)異議
A、清晰告知其欠費(fèi)繳金額、欠費(fèi)周期,以便其做好繳費(fèi)準(zhǔn)備;(如該戶可能對(duì)收費(fèi)起始日期有異議,最好不要提及)
B、告知其繳費(fèi)截止日期,必要的時(shí)候,可告知違約金事宜。
C、確定繳費(fèi)時(shí)間。最好不要詢問(wèn)您什么時(shí)候有空過(guò)來(lái)?(該問(wèn)題大多無(wú)效),應(yīng)主動(dòng)給業(yè)主提出選擇題讓業(yè)主做答。如:王大哥,您看您是這個(gè)周周六還是周日過(guò)來(lái)呀?確定日期,緊接著確定具體時(shí)間點(diǎn)。您是周六早上還是下午過(guò)來(lái)啊?因?yàn)橹苣┕ぷ鞅容^多、前來(lái)繳費(fèi)業(yè)主較多(暗示業(yè)主交物管費(fèi)的很多),到時(shí)候我好協(xié)調(diào)好工作帶您繳費(fèi)。如業(yè)主周六真來(lái),到時(shí)帶其繳費(fèi)有何不可。
D、注意事項(xiàng):主動(dòng)引導(dǎo)業(yè)主在我們的思路框架內(nèi)回答問(wèn)題、確定時(shí)間。不要給其過(guò)多的思考和疑問(wèn)時(shí)間,快速結(jié)束通話。
2、對(duì)繳費(fèi)通知有異議
A、對(duì)物管費(fèi)起始日期不認(rèn)可的應(yīng)耐心傾聽(tīng)其訴求,找出其問(wèn)題的薄弱點(diǎn),在表示理解對(duì)方的疑問(wèn)或異議的同時(shí),解釋物管費(fèi)收取期限的標(biāo)準(zhǔn)。(業(yè)主已簽按合同約定交樓期開(kāi)始收取,且物業(yè)前期已開(kāi)始服務(wù);工程遺留問(wèn)題屬正常問(wèn)題,可在收樓后維修完成。)
B、無(wú)工程遺留問(wèn)題或業(yè)主因無(wú)時(shí)間未收樓這是業(yè)主的問(wèn)題。不收樓不代表不按合同約定收樓日收取物管費(fèi)。
C、未入住能不能少交物管費(fèi)。要點(diǎn):未入住物業(yè)服務(wù)照常進(jìn)行,物業(yè)服務(wù)不只是針對(duì)個(gè)體住戶,而是屬于全體業(yè)主;未入住的很多照常交費(fèi);空置房的物管費(fèi)國(guó)家法律規(guī)定,全額收取。(必要的時(shí)候可說(shuō)出國(guó)家關(guān)于空置房物管費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)的法律條文)
D、工程遺留問(wèn)題未得到徹底處理該問(wèn)題屬于較難說(shuō)服的問(wèn)題,但仍需解釋。
E、對(duì)物業(yè)服務(wù)有意見(jiàn)
☆對(duì)某個(gè)員工服務(wù)有意見(jiàn)表達(dá)歉意,做出改善的態(tài)度。
☆對(duì)某項(xiàng)服務(wù)的不滿意如電梯前室、樓道衛(wèi)生不滿意。告知業(yè)主馬上做出整改,同時(shí)接著可以詢問(wèn)業(yè)主:您對(duì)我們的服務(wù)還有沒(méi)有其他意見(jiàn)或建議?(讓業(yè)主感受到我們的誠(chéng)懇和對(duì)工作的負(fù)責(zé)態(tài)度,緩和其內(nèi)心的抱怨或不滿情緒)
☆抱怨配套設(shè)施不完善站在業(yè)主的角度,表達(dá)對(duì)業(yè)主心聲的理解。同時(shí)耐心像業(yè)主承諾物業(yè)服務(wù)與配套設(shè)施的關(guān)系和區(qū)別。(配套設(shè)施屬開(kāi)發(fā)商的問(wèn)題,開(kāi)發(fā)商的任何承諾與物業(yè)服務(wù)是有區(qū)別的,必要的時(shí)候可向業(yè)主解釋雖然地產(chǎn)和物業(yè)同屬一個(gè)集團(tuán),但是各自獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的兩個(gè)子公司)。針對(duì)業(yè)主的抱怨,同時(shí)還應(yīng)向業(yè)主表明,將把業(yè)主的心聲(配套設(shè)施不完善,業(yè)主生活不便)反映給公司領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)會(huì)與地產(chǎn)公司進(jìn)行溝通,維護(hù)業(yè)主的權(quán)益。
五、通話結(jié)束
1、做好記錄,以便下次跟進(jìn)。
A、在獲得業(yè)主前來(lái)繳費(fèi)的時(shí)間后,無(wú)論答應(yīng)是本周還是月末,在預(yù)繳費(fèi)前一天,還應(yīng)給業(yè)主做一次回訪。如:某某先生,上次給您打電話,您說(shuō)明天過(guò)來(lái)繳費(fèi),明天早上您大概幾點(diǎn)過(guò)來(lái)啊,我們好提前給您做好安排?(目的還是確定時(shí)間,再次督促業(yè)主,確保邀約成功)
B、對(duì)于對(duì)繳費(fèi)有意見(jiàn)不繳的業(yè)主,做好詳盡的記錄。便于下次回訪有良好的切入點(diǎn)。在下次回訪之前,就業(yè)主提出的問(wèn)題或意見(jiàn)作出整改或回答準(zhǔn)備,在下次回訪之時(shí),才能給業(yè)主一個(gè)良好的答復(fù)和交代。既然問(wèn)題解決了,業(yè)主也就沒(méi)有推脫的理由了。下次電話溝通的時(shí)候,匯報(bào)完整改情況后,繼續(xù)向業(yè)主發(fā)出繳費(fèi)邀約,確定繳費(fèi)時(shí)間。
2、不斷總結(jié)電話溝通經(jīng)驗(yàn)和溝通技巧
A、調(diào)整溝通思路。對(duì)于不同的業(yè)主采用不同的溝通內(nèi)容
B、不斷提升自己的電話技巧。如言語(yǔ)表達(dá)、解釋能力、應(yīng)變能力以及電話里的“親和力”
C、不氣不餒,繼續(xù)努力。
篇3:物業(yè)催費(fèi)通知書
催費(fèi)通知書
尊敬的xx公司:
您好!
從202X年X月X日開(kāi)始,物業(yè)服務(wù)中心從未收到貴公司的物業(yè)費(fèi)。
按時(shí)交納物業(yè)費(fèi)是每位業(yè)主的義務(wù),也是物業(yè)公司維持日常運(yùn)營(yíng)的基本保障。物業(yè)費(fèi)是園區(qū)公共秩序維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生、公共區(qū)域維修,以及電梯、配電、公共照明等設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保障。
如您不能按時(shí)足額交納物業(yè)費(fèi),將會(huì)對(duì)園區(qū)物業(yè)工作造成嚴(yán)重的影響。同時(shí),也侵犯了已交費(fèi)業(yè)主的切身利益。至202X年X月X日,貴公司欠款總額為:xxxx元。
在此,鄭重提醒,請(qǐng)貴公司盡早繳納欠款,如再拖延,將按雙方簽訂《物業(yè)服務(wù)合同》相關(guān)條款收取千分之五的違約金(物業(yè)管理圈小編認(rèn)為寫成千分之三的違約金,合同違約交的是違約金不是滯納金,下同),并且將依據(jù)《物業(yè)管理?xiàng)l例》以及《物業(yè)服務(wù)合同》等相關(guān)規(guī)定,訴諸法律,采取訴訟等方式,通過(guò)法律手段追究您的法律責(zé)任。
屆時(shí),您不但要全額支付拖欠的物業(yè)費(fèi)本金及違約金,還要承擔(dān)相應(yīng)的訴訟費(fèi)、保全費(fèi)以及一切與此相關(guān)的費(fèi)用,請(qǐng)您慎重考慮訴訟可能帶來(lái)的不利法律后果,及時(shí)支付拖欠的物業(yè)費(fèi)。
謝謝配合!
xx有限公司xx物業(yè)服務(wù)中心
2023年4月x日