公司文書制作制度

　　第一條 適應范圍

　　凡公司內的公務文件，除有特殊規定外，一律依照本制度制作。發往公司以外的文件除有特殊規定外，也適用本制度。

　　第二條 名義

　　公務文件的往來以各部門經理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應以部門的名義簽署。

　　第三條 呈交公司經理的文件

　　凡需呈遞公司經理文件，須逐級上報。各級主管須在調查核實的基礎上寫出意見，注明需呈報經理的理由，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱、文號、年月日。

　　第四條 文書格式

　　1.公務文件應使用楷書，盡可能簡單、準確。

　　2.陳述理由和經過時，若正文繁復，則將此部分內容作為附件記在另外的文件上。

　　第五條 文件編碼

　　文件上應有制發單位規定的號碼，還應標明與此份文件有關的關鍵詞及復文文件的號碼和年月日，以便處理。

　　第六條 書寫格式

　　1.通常在第一行寫文號，第二行寫文件內容的標題，另起一行寫制發年月日、制發者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內容。

　　2.在屬于提復審報的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。

　　3.由經理發出的指令性文件上應有各收件單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。

　　第七條 簽署應用

　　文件制發者及收件者應注明職務，根據情況只署姓名。在文件制發者(個人或單位)的下方蓋上制發者個人或制發單位的印章，作為文件處理的依據。但同時發往多個單位的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。

　　第八條 封簽上的記錄

　　文件信封上的記錄，依照以下各條進行。

　　1.在用于普通文件的信封上，要寫明送達單位的名稱，同時在左側寫上是否加急、掛號等，并在其下寫上發文號碼，信封背面寫發文單位。

　　2.秘密文件的信封上，除要在正面的左側寫上“秘”外，其他參照第一項。

　　3.必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側寫上“親啟”字樣。

　　4.機密文件要用二層信封，內封上寫文件標題，外封上的標志參照以上各條在左側寫明“秘”的字樣。

　　5.文件內特別需要保密的或有其他重要內容的在信封上要標明“秘”的字樣。

　　6.本條第一項中所列內容，除有關機密的外，簡易的文件可依照第二條進行，只要在封面左下角用小號字印上單位名即可。

　　第九條 文件用紙

　　文件所用紙張另行規定(略)。

　　第十條 墨水

　　文件原則上應用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應清晰可辨。

　　第十一條 文件種類的區分

　　部門經理發文應根據文件的不同作用，按以下原則區別使用不同文種。

　　1.提案，不僅僅是發出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。

　　2.承認，就有關事務進行認定。

　　3.請求，所報內容等候裁定。

　　4.報告，關于指示的答復性匯報。

　　5.申請，請求對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請。

　　第十二條 指示類文件的區別

　　公司總經理及各部門經理對下屬發布的文件按下列要求區別使用。

　　1.指示，對申請、請示及要求的答復。

　　2.傳達，有關事務上的指令。

　　第十三條 電文

　　依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電文簡短。電報通常在結尾處注明發電單位的代號。重要的電信文書，在發出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷的方式送交發件人。

　　第十四條 本制度自頒布之日起實施。

篇2：P物業文書管理辦法

　　P物業文書管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為制度化，規范化文書管理體系，特制定本辦法。

　　第二章 文件流傳細則

　　第二條 分類

　　*須登記的文書范圍：結合《檔案管理規定》的要求

　　外來文件：公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要)、電報、傳真等等

　　本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件

　　第三條 收文

　　1.本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。

　　2.內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

　　第四條 發文

　　1.以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發。

　　2.以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。

　　第五條 分文

　　1. 外來文件由辦公室登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。

　　2. 內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽收。

　　第六條 會簽

　　1. 需多部門或多人會簽處理的文件應附上"收文處理單"。

　　2. 各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

　　3. 文件收文后，再依"收文處理單"內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。

　　第三章 重要文件的審核、執行

　　第七條 審核、批示

　　涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。

　　第八條 執行

　　經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理并督促執行。

　　第四章 撰寫文書格式

　　第九條 公司實行按國家標準和公司標準統一的文書規范格式。

　　第十條 對已經統一的文書類(以附件形式下發)，要求各部門及員工嚴格按公司規范格式操作。

篇3：物業文書、檔案、資料管理辦法

　　物業公司文書、檔案、資料管理辦法

　　1.0目的:

　　方便資料查閱，完善記錄檔案。是事件有源可查。

　　2.0 適用范圍

　　物業公司的各種資料、檔案。

　　3.0 管理內容

　　3.1 文件和資料的分類

　　--質量體系文件(質量手冊、物業管理方案、程序文件、作業文件、質量記錄)

　　--文書檔案(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)

　　--其它資料的分類(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)

　　3.2 文書檔案管理

　　--上級機關、來往單位發來的文件，由行政部在《收文薄》登記，送經理閱轉，并送有關部門傳閱，閱者簽署姓名后送回行政部存檔。

　　--外來信件，寫明領導人親收或寫明領導人姓名的由受文領導拆閱后，若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。

　　--以公司名義的發文，由承辦部門起草，行政部核稿，編文號、經理簽發，然后安排打印，文件類應登記在《發文簿》，信函類的登記與收據或收件人簽名應記錄在《信函寄發登記表》上，以便查詢。

　　--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。

　　3.3 其他資料管理

　　--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔，并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如《業主檔案的管理辦法》等。

　　--定期收集整理檔案資料，收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料，如確有需要，可隨時在行政部進行查閱。

　　--檔案資料一般不借出，若特殊情況需借出須經經理同意，完善登記手續后方可借閱。

　　--借閱資料檔案必須妥善保管，注意保密，不得遺失、拆散、調換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天，在規定時間內使用人應及時歸還，如因保管不善造成檔案資料的遺失，將視情節輕重，處以50-300元罰款。

　　--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統一收取，并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。報刊剪報工作，由公司文員負責，每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。

　　--由行政部統一收取專業類雜志并提醒相關部門主管借閱，非專業類雜志，由公司行政部負責及時安排借閱，限定歸還日期后按時收回，以便其他人員借閱。

　　--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續，專業參考類圖書由對口專業員工進行借用;非專業類圖書借閱數目一般不超過叁冊，要求在兩個月內歸還。

　　--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數量進行清理，并通知員工應歸還的日期，員工應積極配合清理，以便文員及時掌握員工使用情況，確保不遺失又能充分的發揮圖書價值。

　　--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還，如因借閱人保管不善造成資料遺失，將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內容重要程度處以50-200元罰款。

　　4.0 各職能部門的資料管理

　　各部門內部日常工作中常用資料需要由部門內部保管的，可在資料室設專柜存放、取用，有必要時應分別建立內部資料管理方法和登記。

　　5.0相關文件

　　5.1 《業主檔案的管理辦法》

　　6.0相關記錄

　　6.1 《收文薄》

　　6.2 《發文簿》

　　6.3 《信函收存登記表》

　　6.4 《信函寄發登記表》

　　7.0 附錄

　　7.1 《電腦資料存貯說明》

　　編寫：zz 審批：zz