管理處文書檔案管理

　　文書檔案（簡稱"文檔"）作為物業(yè)管理處重要的信息資源，它具有記錄信息真實(shí)性、來源廣泛性、內(nèi)容豐富性等特點(diǎn)，形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等，是管理處信息管理的基礎(chǔ)和重要對(duì)象。

　　在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前，傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對(duì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開發(fā)利用，此信息管理方式對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內(nèi)容主要包括如下：

　　1、制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；

　　2、制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度，確定文料歸檔范圍、時(shí)間和保存期限；

　　3、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)管理處文檔，鑒定和銷毀已過期的文檔；

　　4、組織進(jìn)行管理處檔案的開發(fā)和利用；

　　5、制定管理處各類文檔的保密級(jí)、保密期限及安全保護(hù)措施；

　　6、指導(dǎo)、檢查及監(jiān)督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補(bǔ)充。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。

篇2：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動(dòng)、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級(jí)來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷，對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。

篇3：后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定

>　　大學(xué)后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定

　　文書檔案是集團(tuán)工作運(yùn)行的記錄，是集團(tuán)實(shí)施有效管理的依據(jù)。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、遵守保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。為規(guī)范集團(tuán)文書檔案管理工作，特制訂本規(guī)定。

　　一、文書檔案管理的基本原則

　　文書檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則，以集中管理為主。

　　集團(tuán)各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團(tuán)黨政辦公室備案。

　　集團(tuán)職能部門和各單位辦公室分別負(fù)責(zé)文書檔案的管理，以便于及時(shí)利用和維護(hù)文書檔案的完整與安全。

　　保密性文書按照上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。

　　二、歸檔文書的范圍

　　1.學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

　　2.集團(tuán)各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

　　3.各類請(qǐng)示、報(bào)告、通知、年度工作總結(jié)、工作計(jì)劃等。

　　4.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。

　　5.與有關(guān)單位的往來信件、各種協(xié)議書、責(zé)任書、合同書等。

　　6.相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。

　　7.具有查存價(jià)值的資料。

　　三、管理部門及職責(zé)

　　1.集團(tuán)黨政辦公室：負(fù)責(zé)學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告等文書檔案的管理。

　　負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各單位文書檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督檢查。

　　2.集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。

　　3.各單位辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。

　　4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員，負(fù)責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。

　　5.管理職責(zé)

　　⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。

　　⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。

　　⑶ 進(jìn)行文書檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)。

　　⑷ 保證文書檔案質(zhì)量，防止丟失、損壞。

　　四、文書檔案的點(diǎn)驗(yàn)

　　辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對(duì)文書檔案進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)：

　　1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)及時(shí)詢問遞交人進(jìn)行追查補(bǔ)齊。

　　2.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，應(yīng)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見是否已辦理，如已辦理，應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字，并將相關(guān)文書合并統(tǒng)一歸檔。

　　3.歸檔文書應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門負(fù)責(zé)人簽字，主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，并注明簽發(fā)日期。

　　五、立卷

　　1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　2.歸檔文書應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進(jìn)行整理，每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起，不得分開，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的計(jì)劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。

　　4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時(shí)間先后順序，依次編寫公文份數(shù)及頁號(hào)。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫，頁號(hào)在公文右下角連續(xù)填寫。

　　5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。

　　6.填寫完整檔案盒各項(xiàng)內(nèi)容，將整理好的公文，放入檔案盒存入文件柜。

　　六、歸檔管理

　　1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前，將上一年度的文件整理歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)按照立卷要求整理。

　　2.個(gè)人不能保存應(yīng)歸檔的公文。

　　3.擬制、修改和簽批的公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　4.歸檔文件除絕密級(jí)和注明不能翻印的以外，需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制

　　單位印章。

　　5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜，保持歸檔文件清潔，防止受潮、蟲蛀、腐蝕。

　　七、歸檔文書的借閱

　　1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級(jí)以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　2.原則上案卷不許借出，只供在辦公室查閱，需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。

　　3.借閱期限一般不超過十天，到期應(yīng)及時(shí)歸還。需延長借閱時(shí)間的，應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的，文件管理人員應(yīng)及時(shí)催m.dewk.cn促借閱人員歸還。

　　4.借閱歸檔公文的人員必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。

　　5.因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　6.借閱檔案歸還時(shí)，文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真查驗(yàn)檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時(shí)，應(yīng)查問借閱人員原因，并報(bào)辦公室主任。

　　7.集團(tuán)以外的單位借閱歸檔公文時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

　　八、公文保存期

　　1.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)和各職能部門以及集團(tuán)各單位行文并下發(fā)的集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。

　　2.指導(dǎo)工作運(yùn)行類公文保存期為三年。

　　3.一般短期通知類公文保存期為一年。

　　九、公文的收回與銷毀

　　1.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)后，可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時(shí)，由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》，注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號(hào)、份數(shù)、銷毀日期，批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。

　　2.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)行文下發(fā)的公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。

　　集團(tuán)各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負(fù)責(zé)收回并銷毀。

　　各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。

　　3.集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門應(yīng)在每年一月份前對(duì)歸檔公文進(jìn)行清理，已到保存期的公文應(yīng)編寫收回與銷毀公文的通知和目錄，明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號(hào)、文件名稱、份數(shù)等。

　　收回的公文應(yīng)建立收文登記。

　　4.收回過期公文，文件管理人員應(yīng)填寫《文件銷毀清單》，銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名，并注明銷毀日期。

　　6.對(duì)銷毀的公文由行文部門負(fù)責(zé)留存一份以便查閱，并加蓋“作廢保存”印章。

　　十、電子文檔的處理

　　1.集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。

　　2.各單位應(yīng)有專人和專門設(shè)備，對(duì)各類公文和宣傳材料進(jìn)行電子文檔備案。

　　3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一備案。

　　十一、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　十二、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。