管理處文書檔案管理

　　文書檔案（簡稱"文檔"）作為物業管理處重要的信息資源，它具有記錄信息真實性、來源廣泛性、內容豐富性等特點，形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等，是管理處信息管理的基礎和重要對象。

　　在計算機技術廣泛應用于信息管理前，傳統意義上的信息管理工作主要內容還是企業對在各項活動中形成的全部文檔進行的手工搜集、保存、檢索和開發利用，此信息管理方式對于物業管理企業仍是進行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內容主要包括如下：

　　1、制定和完善管理處文檔工作規范和標準；

　　2、制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度，確定文料歸檔范圍、時間和保存期限；

　　3、收集、整理、保管、統計管理處文檔，鑒定和銷毀已過期的文檔；

　　4、組織進行管理處檔案的開發和利用；

　　5、制定管理處各類文檔的保密級、保密期限及安全保護措施；

　　6、指導、檢查及監督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補充。協調和支持各部門文檔管理工作。

篇2：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。

篇3：后勤集團文書檔案管理規定

>　　大學后勤集團文書檔案管理規定

　　文書檔案是集團工作運行的記錄，是集團實施有效管理的依據。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認真負責、嚴謹、遵守保密制度，嚴格執行文書檔案管理的各項規定。為規范集團文書檔案管理工作，特制訂本規定。

　　一、文書檔案管理的基本原則

　　文書檔案管理應遵循集中管理與分散管理相結合的原則，以集中管理為主。

　　集團各職能部門及各單位下發的紅頭文件及執行辦理的公文應在集團黨政辦公室備案。

　　集團職能部門和各單位辦公室分別負責文書檔案的管理，以便于及時利用和維護文書檔案的完整與安全。

　　保密性文書按照上級規定執行。

　　二、歸檔文書的范圍

　　1.學校和上級部門簽發、轉發的文件。

　　2.集團各職能部門、各單位簽發、轉發的文件。

　　3.各類請示、報告、通知、年度工作總結、工作計劃等。

　　4.會議記錄、紀要、決定、收發文記錄等。

　　5.與有關單位的往來信件、各種協議書、責任書、合同書等。

　　6.相關的法律法規及標準。

　　7.具有查存價值的資料。

　　三、管理部門及職責

　　1.集團黨政辦公室：負責學校和上級部門簽發、轉發的文件、信函和集團簽發、轉發的文件以及各單位上報的請示、報告等文書檔案的管理。

　　負責對集團各單位文書檔案管理工作實施監督檢查。

　　2.集團各職能部門負責學校、上級有關部門和集團簽發、轉發的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發文件的管理。

　　3.各單位辦公室負責學校、上級有關部門和集團簽發、轉發的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發文件的管理。

　　4.各單位應確定一名文件管理人員，負責本單位文件的管理與歸檔工作。

　　5.管理職責

　　⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。

　　⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。

　　⑶ 進行文書檔案鑒定與統計。

　　⑷ 保證文書檔案質量，防止丟失、損壞。

　　四、文書檔案的點驗

　　辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應按照下列要求對文書檔案進行點驗：

　　1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺應及時詢問遞交人進行追查補齊。

　　2.對領導審批的文件，應確認領導簽署的意見是否已辦理，如已辦理，應在辦理結果一欄簽字，并將相關文書合并統一歸檔。

　　3.歸檔文書應具有擬稿人、審核人、行文部門負責人簽字，主管領導審批簽發，并注明簽發日期。

　　五、立卷

　　1.歸檔文件的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　2.歸檔文書應按照發文單位及類型進行整理，每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉發與原件等分別歸在一起，不得分開，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復在前，請示在后;轉發在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的請示與批復，應放在請示年度立卷;跨年度的計劃應放在第一年立卷;跨年度的總結應放在最后一年立卷。

　　4.卷內文件應按照發文時間先后順序，依次編寫公文份數及頁號。公文份數在每份公文的右上角填寫，頁號在公文右下角連續填寫。

　　5.卷內應放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。

　　6.填寫完整檔案盒各項內容，將整理好的公文，放入檔案盒存入文件柜。

　　六、歸檔管理

　　1.各單位文件管理人員應在每年一月底前，將上一年度的文件整理歸檔，歸檔時應按照立卷要求整理。

　　2.個人不能保存應歸檔的公文。

　　3.擬制、修改和簽批的公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外，需翻印的須經辦公室主任批準。翻印時，應當注明翻印單位、日期、份數和印發范圍。翻印的公文作為正式公文使用時，應當加蓋復制

　　單位印章。

　　5.各單位應設立專用文件柜，保持歸檔文件清潔，防止受潮、蟲蛀、腐蝕。

　　七、歸檔文書的借閱

　　1.借閱歸檔公文應履行借閱手續，填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經主管領導批準。

　　2.原則上案卷不許借出，只供在辦公室查閱，需借出的須經主管領導或辦公室批準。

　　3.借閱期限一般不超過十天，到期應及時歸還。需延長借閱時間的，應經辦公室主任同意。到期未還的，文件管理人員應及時催m.dewk.cn促借閱人員歸還。

　　4.借閱歸檔公文的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復制、拍攝、轉借檔案。

　　5.因工作需要復制檔案時，必須經辦公室主任批準。

　　6.借閱檔案歸還時，文件管理人員應當面認真查驗檔案的完整性，發現遺失、損壞時，應查問借閱人員原因，并報辦公室主任。

　　7.集團以外的單位借閱歸檔公文時，須經主管領導同意，并按規定辦理借閱手續。

　　八、公文保存期

　　1.集團、集團黨委、集團工會和各職能部門以及集團各單位行文并下發的集團內部規章制度和機構設置的通知、任命等類公文正在執行期間均為保存期。

　　2.指導工作運行類公文保存期為三年。

　　3.一般短期通知類公文保存期為一年。

　　九、公文的收回與銷毀

　　1.不具備歸檔和存查價值的公文，經過辦公室主任批準后，可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時，由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》，注明銷毀的公文名稱、發文編號、份數、銷毀日期，批準人和銷毀人應簽名。

　　2.集團、集團黨委、集團工會行文下發的公文由集團黨政辦公室負責收回并銷毀。

　　集團各職能部門行文下發的公文由本部門負責收回并銷毀。

　　各單位行文下發的公文由本單位辦公室負責收回并銷毀。

　　3.集團黨政辦公室、各職能部門應在每年一月份前對歸檔公文進行清理，已到保存期的公文應編寫收回與銷毀公文的通知和目錄，明確應收回和銷毀的公文發文編號、文件名稱、份數等。

　　收回的公文應建立收文登記。

　　4.收回過期公文，文件管理人員應填寫《文件銷毀清單》，銷毀人和監督銷毀人應在清單上簽名，并注明銷毀日期。

　　6.對銷毀的公文由行文部門負責留存一份以便查閱，并加蓋“作廢保存”印章。

　　十、電子文檔的處理

　　1.集團黨政辦統一管理各單位電子文檔備案。

　　2.各單位應有專人和專門設備，對各類公文和宣傳材料進行電子文檔備案。

　　3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團黨政辦統一備案。

　　十一、本規定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。

　　十二、本規定自公布之日起執行。