物業(yè)綠化工程部物資采購的管理制度

　　1.目的

　　為了加強(qiáng)綠化工程部物資采購的管理和監(jiān)控，確保綠化工程的順利開展。

　　2.范圍

　　適用于公司綠化工程部

　　3.職責(zé)

　　部門/崗位工作內(nèi)容

　　總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批

　　相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批，采購行為監(jiān)控。

　　參與現(xiàn)場(chǎng)議價(jià)。

　　部門經(jīng)理負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批

　　負(fù)責(zé)對(duì)部門物資采購的監(jiān)控

　　工程主管負(fù)責(zé)對(duì)工程用物資采購的審核

　　養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)綠化養(yǎng)護(hù)類物資采購的申請(qǐng)、審核

　　工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)工程用物資的申請(qǐng)、驗(yàn)收、領(lǐng)用控制與監(jiān)督

　　部門采購員負(fù)責(zé)物資的`采(訂)購

　　苗木(物資)驗(yàn)收人負(fù)責(zé)部門工程(苗木)物資的驗(yàn)收，獨(dú)立于采購員。

　　4.方法與過程控制

　　4.1中標(biāo)工程的物資采購申請(qǐng)

　　項(xiàng)目操作辦法

　　合同評(píng)審評(píng)審時(shí)，須附《綠化苗木采購申請(qǐng)單》。

　　物資申請(qǐng)根據(jù)《綠化苗木采購申請(qǐng)單》費(fèi)用按審批權(quán)限分批借款采購，每張《綠化苗木采購申請(qǐng)單》對(duì)應(yīng)一家供應(yīng)商。

　　報(bào)銷時(shí)附填寫完整的《綠化苗木采購申請(qǐng)單》按權(quán)限審批后進(jìn)行報(bào)銷。

　　合同簽訂按地產(chǎn)公司的合同文本簽訂工程合同

　　4.2地產(chǎn)公司指定的零星工程物資或甲供物資采購申請(qǐng)

　　項(xiàng)目操作辦法

　　物資申請(qǐng)根據(jù)《綠化苗木采購申請(qǐng)單》費(fèi)用按審批權(quán)限分批借款，每張《綠化苗木采購申請(qǐng)單》對(duì)應(yīng)一家供應(yīng)商。

　　報(bào)銷時(shí)附填寫完整的《綠化苗木采購申請(qǐng)單》按權(quán)限審批后報(bào)銷。

　　甲供物資附發(fā)票、按地產(chǎn)相關(guān)部門要求到地產(chǎn)報(bào)銷

　　合同如地產(chǎn)公司事后要求補(bǔ)簽合同時(shí)，按合同管理程序進(jìn)行

　　資料部門保存簽證單、業(yè)務(wù)指令單等記錄

　　4.3物業(yè)服務(wù)中心補(bǔ)苗及部門工具用品的采購申請(qǐng)

　　項(xiàng)目操作辦法

　　苗木類申請(qǐng)人填寫《綠化苗木采購申請(qǐng)單》，每張《綠化苗木采購申請(qǐng)單》對(duì)應(yīng)一家供應(yīng)商。非苗木類填寫物資申請(qǐng)，按權(quán)限審批后采購。

　　4.4采購行為、資金的管理辦法

　　項(xiàng)目操作辦法

　　常用綠化苗木采購應(yīng)建立部門供應(yīng)商名錄(填寫《合格物資供方(品牌)一覽表》)及價(jià)格清單，并掛部門內(nèi)部網(wǎng)頁，長期合作的應(yīng)每年簽訂框架協(xié)議，每次采購時(shí)可不簽訂采購協(xié)議。

　　市外苗木采購市外采購要求有兩人同時(shí)在場(chǎng)，并選擇在有正規(guī)發(fā)票的供應(yīng)商購買。

　　單宗采購金額在50000元以上及單宗人工服務(wù)外包額在10000元以上的須有公司職能部門人員參與現(xiàn)場(chǎng)議價(jià)，填寫《供方現(xiàn)場(chǎng)(約見)評(píng)審記錄表》(人工外包的單獨(dú)簽訂施工協(xié)議)。

　　結(jié)賬應(yīng)以轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行。特殊情況下需使用現(xiàn)金付款超過5000(含)元以上，必須事前經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，支付時(shí)，金額在10000元以上的必須兩人以上前往結(jié)賬;金額在30000元以上的必須由公司財(cái)務(wù)人員陪同結(jié)賬。

　　不簽訂采購協(xié)議的，須提供供應(yīng)商的電話、姓名、地址等相關(guān)資料。

　　甲供物資在地產(chǎn)相關(guān)部門參與及授權(quán)下進(jìn)行，并由參與人員及授權(quán)人簽字確認(rèn)。

　　市內(nèi)苗木采購在價(jià)格、質(zhì)量同等條件下，應(yīng)選擇在合格供應(yīng)商采購。

　　結(jié)賬以轉(zhuǎn)賬方式，可采取月、季等期限定期付款。

　　合格供應(yīng)商無需要的苗木或價(jià)格不合理時(shí)，經(jīng)部門經(jīng)理同意后可以在其它苗場(chǎng)采購。

　　如不能進(jìn)行支票交易，按市外采購規(guī)定執(zhí)行或供應(yīng)商直接到財(cái)務(wù)管理部結(jié)賬。

　　不簽訂采購協(xié)議的，須提供供應(yīng)商的電話、姓名、地址等相關(guān)資料。

　　其他物資采購按《采購管理程序》要求執(zhí)行

　　4.5驗(yàn)收入庫及報(bào)銷辦法

　　項(xiàng)目操作辦法

　　養(yǎng)護(hù)綠化苗木項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)實(shí)數(shù)，并在供應(yīng)商送貨單收貨人處簽名、填寫《綠化部苗木(物資)采購驗(yàn)收單》。現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)用物資。不再填寫《進(jìn)倉單》和《物資領(lǐng)(借)用單》。

　　憑送貨單、發(fā)票、《綠化苗木采購申請(qǐng)單》、《綠化部苗木(物資)采購驗(yàn)收單》等資料報(bào)銷。

　　工程綠化苗木

　　設(shè)備工具、藥品、肥料等備用品由專人驗(yàn)收入庫，倉管員填寫《進(jìn)倉單》、入賬。

　　物資領(lǐng)借用按《物資存儲(chǔ)及管理程序》執(zhí)行。

　　憑《進(jìn)倉單》、發(fā)票等報(bào)銷。

　　土方、陶粒、一次性消耗品工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)實(shí)數(shù)，并在《物資申請(qǐng)單》備注欄中簽名，現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)用。不再填寫《進(jìn)倉單》和《物資領(lǐng)(借)用單》。

　　采購憑送貨單、發(fā)票、《物資申請(qǐng)單》復(fù)印件等資料報(bào)銷。

　　4.6本辦法中未明確規(guī)定的內(nèi)容，按公司《采購管理程序》執(zhí)行。

　　5.相關(guān)文件

　　vkwy7.4-z01《采購管理程序》

　　vkwy7.5.5-z01《物資存儲(chǔ)及管理程序》

　　6.記錄表格

　　vkwy7.4-z01-f1《物資申購單》

　　vkwy7.4-z01-f3《物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告》

　　vkwy7.5.5-z01-f1《進(jìn)倉單》

　　vkwy7.5.5-z01-f2《物資領(lǐng)(借)用單》

　　vkwy7.5.1-j01-06-f1《綠化苗木采購申請(qǐng)單》

　　vkwy7.5.1-j01-06-f2《供方現(xiàn)場(chǎng)(約見)評(píng)審記錄表》

　　vkwy7.5.1-j01-06-f3《綠化部苗木(物資)采購驗(yàn)收單》

篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序

　　物業(yè)公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對(duì)物資采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價(jià)格達(dá)到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業(yè)管理公司對(duì)服務(wù)所需的原材料采購的控制，對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。

　　3.0職責(zé)

　　3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對(duì)供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格供方名錄，對(duì)供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。

　　3.2各部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購物品驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費(fèi)用支出的價(jià)格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對(duì)分類物品供應(yīng)的評(píng)價(jià)。

　　3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項(xiàng)目的實(shí)施。

　　3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.5使用物品的相關(guān)部門人員負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據(jù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。

　　示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時(shí)稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計(jì)劃》，由部門經(jīng)理確認(rèn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5.1.2E類物品采購需專題報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算提出采購計(jì)劃；B類物品采購需專題報(bào)告交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時(shí)簽訂合同，結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長批準(zhǔn)；A類物品采購參照B類程序進(jìn)行公開招標(biāo)，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計(jì)劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請(qǐng)購買時(shí)間、用途、質(zhì)量要求等。

　　5.2采購實(shí)施

　　5.2.1行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對(duì)于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對(duì)《用款/采購計(jì)劃》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗(yàn)證方式

　　5.3.1對(duì)采購的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：

　　a)由行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；

　　b)由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；

　　5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

　　5.3.3驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達(dá)擬采購的產(chǎn)品，適當(dāng)時(shí)包括：

　　5.4.1產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求。

　　5.4.2對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求。

　　5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計(jì)劃》、《采購物資分類明細(xì)表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購要求是否充分進(jìn)行審批。

　　5.6對(duì)采購物資供方的評(píng)價(jià)

　　5.6.1合格供應(yīng)商的條件

　　a)有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；

　　c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時(shí)）；

　　d)價(jià)格合理；

　　e)服務(wù)良好。

　　5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對(duì)物資的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評(píng)定記錄表》。對(duì)同類的供貨物資，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對(duì)供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容：

　　a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；

　　b)本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；

　　d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。

　　5.6.4對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對(duì)物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫《物資供方評(píng)定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對(duì)其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。

　　5.6.7對(duì)連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。

　　5.7對(duì)合格供方的定期復(fù)評(píng)

　　行政部每年對(duì)合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫《物資供方業(yè)績?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評(píng)定總分低于60（或質(zhì)量評(píng)分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，連續(xù)第二次評(píng)分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。

　　6.0相關(guān)文件

　　6.1《土建維修材料采購標(biāo)準(zhǔn)》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質(zhì)量記錄

　　7.1《用款采購計(jì)劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細(xì)表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評(píng)定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業(yè)績?cè)u(píng)定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評(píng)價(jià)檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：學(xué)校后勤管理處物資采購及領(lǐng)用規(guī)定

　　學(xué)校后勤管理處物資采購及領(lǐng)用管理規(guī)定

　　為進(jìn)一步提高后勤處管理水平，規(guī)范工作流程，建設(shè)數(shù)字化后勤，根據(jù)當(dāng)前后勤處工作實(shí)際，經(jīng)處委會(huì)研究，制定本規(guī)定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　　⑴后勤處各科室需購買的物資由各科室提出書面采購計(jì)劃(一式兩份)，經(jīng)科長簽字處室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提前兩天交綜合科采購員詢價(jià)或招標(biāo)后實(shí)施采購。

　　⑵物業(yè)需用物資由物業(yè)維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計(jì)劃經(jīng)分管處長(或處室負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)后，提前兩天報(bào)綜合科采購員詢價(jià)或招標(biāo)后實(shí)施采購。

　　⑶學(xué)校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請(qǐng)經(jīng)本處室及后勤處負(fù)責(zé)人簽字后，提前兩天報(bào)綜合科采購員詢價(jià)或招標(biāo)后實(shí)施采購。

　　2、驗(yàn)收：所購物資應(yīng)嚴(yán)格履行三方驗(yàn)收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對(duì)物資驗(yàn)收無誤后采購計(jì)劃上簽字后方可入庫)和入庫發(fā)放制度。(購買的物資必須經(jīng)過倉庫入庫后執(zhí)行領(lǐng)用手續(xù)，特殊情況除外)

　　二、物資領(lǐng)用及管理

　　1、物業(yè)維修需用物資必須由物業(yè)維修主管到學(xué)校倉庫統(tǒng)一領(lǐng)取，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意領(lǐng)用。物業(yè)領(lǐng)用的物資必須在一周內(nèi)對(duì)物資使用情況進(jìn)行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業(yè)對(duì)物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經(jīng)學(xué)校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領(lǐng)用，出現(xiàn)不良后果由物業(yè)承擔(dān)全部責(zé)任并根據(jù)物業(yè)管理辦法進(jìn)行相應(yīng)經(jīng)濟(jì)的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領(lǐng)用必須持“物資領(lǐng)用單”經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進(jìn)行物資發(fā)放，手續(xù)不全的不得發(fā)放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強(qiáng)對(duì)后勤處內(nèi)各類物品的管理，各科室應(yīng)安排專人根據(jù)學(xué)校固定資產(chǎn)管理辦法，對(duì)本科室內(nèi)的低值易耗品進(jìn)行登記造冊(cè)，登記后由處資產(chǎn)管理員進(jìn)行匯總。各科在工作過程中應(yīng)及時(shí)對(duì)各種設(shè)備或工具進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備的正常使用，保證工作的正常開展。對(duì)使用過程中出現(xiàn)的物品損耗、報(bào)廢等其他原因，應(yīng)及時(shí)報(bào)告資產(chǎn)管理員及時(shí)銷賬。

　　本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計(jì)劃表

　　序號(hào)

　　物資名稱

　　規(guī)格

　　型號(hào)

　　數(shù)量

　　進(jìn)場(chǎng)日期

　　預(yù)算資金或

　　特殊說明

　　申報(bào)人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數(shù)量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領(lǐng)用單

　　序號(hào)

　　物資名稱

　　規(guī)格型號(hào)

　　數(shù)量

　　備注

　　領(lǐng)用人： 日期： 科室負(fù)責(zé)人：