雅名花園辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0 目的
規(guī)范**物業(yè)辦公區(qū)的管理工作。
2.0 適用范圍
適用于**物業(yè)管理公司雅名花園管理處辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0 職責(zé)
3.1 辦公室主任負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2 客服部前臺文員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.3 客服部主管負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4 辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。
4.0 程序要點
4.1物品擺放
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。
4.1.2 各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人或向前臺文員報告，并采取相應(yīng)的補救措施。須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3 上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。
4.1.4 下班前應(yīng)將桌面整理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。
4.1.5 客服部前臺文員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。
4.1.6 遇到雨天，應(yīng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識。
4.2 常用辦公設(shè)備的使用
常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。
4.2.1 電腦：
a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用;
b)啟動與關(guān)閉的一般程序：
--啟動電源插座開關(guān);
--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);
--啟動電腦主機開關(guān);
--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);
--關(guān)閉電腦程序：首先在“開始”伴選擇“關(guān)閉計算機”對話框，用鼠標(biāo)點擊“關(guān)閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時不用時，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);
d)正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進行操作。
4.2.2 打印機：
a)聯(lián)機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯(lián)機;
b)打印機啟動與關(guān)閉的一般程序：
--啟動打印機開關(guān);
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對話框進行打印操作;
--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。
c)打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作;
d)正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進行操作;
e)打印文稿須經(jīng)部門主管、分管人員批準(zhǔn)，在文稿上簽字后方可予以打印;
f)打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進行打印;
g)為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印;
4.2.3 復(fù)印機：
a)復(fù)印機管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源
--開啟復(fù)印機開關(guān)，復(fù)印機需自動預(yù)熱;
--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);
--復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān);
--關(guān)閉復(fù)印機電源插座;
--正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進行操作。
b)復(fù)印程序：
--所有須復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記，然后再復(fù)印;
--復(fù)印頁數(shù)在兩份(含)以上或10頁以上的，須辦公室主任在《打印復(fù)印審核表》上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)印;
--復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開始”鍵復(fù)印;
--辦公室文員核對復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);不屬實的，將情況匯報辦公室主任：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告;第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分;
--如果復(fù)印機出錯，應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。
c)復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次，盡量避免頻繁開關(guān);
d)為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。
4.2.4 傳真機：傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。
a)接收傳真：
--辦公室文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后，由辦公室文員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真韙、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);
b)10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;公司/管理處的傳真件由公司辦公室主任/總經(jīng)理審批，內(nèi)容包括：
--辦公室文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;
--辦公室文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;
--辦公室文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。
c)傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。
4.2.5 電話：正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。
a)為有效控制電話費，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能;
b)除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù)，并在辦公室文員處登記后，方可操作;
c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能;
d)上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須辦公室主任審批，到辦公室文員處登記后，方可操作;
e)個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后，可開通長途直撥功能，辦公室主任需指定人員做好登記記錄;
f)辦公室每季度至少進行一次電話費查詢：
--到電信局打印電話費清單;
--逐項核對登記記錄;
--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi)，報辦公室主任審核，內(nèi)容包括：
日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分;
--每日電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.6 辦公室每月5日前將各部門的打印費、復(fù)印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統(tǒng)計表》內(nèi)，予以通報。
4.2.7常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修：
a)常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修：
--常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護，維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書：
--防塵;
--防曬;
--防腐蝕;
--其他需要預(yù)防的事項。
b)保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司(如：傳真機)進行：
--辦公室主任制訂《保養(yǎng)與維修計劃》報總經(jīng)理審批;
--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。
4.3 環(huán)境管理
4.3.1 衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由客服部負(fù)責(zé)，辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)由客服部前臺文員處理。
a)客服部前臺文員應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味;
b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。
4.3.2 綠化：辦公區(qū)綠化由環(huán)境部負(fù)責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由客服部前臺文員處理。
a)客服部前臺文員應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。
4.4 安全管理
4.4.1 機電維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。
4.4.2 安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3 各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識，下班時應(yīng)將重要資料放入安全地點，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門窗。
4.4.4 管理處客戶服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度，值晚班時應(yīng)與安保部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負(fù)責(zé)，值班安保人員應(yīng)定時巡查以下重要部位，并做好相應(yīng)的記錄，詳見《安保巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》：
a)消防設(shè)施、配電房;
b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;
c)水、電、空調(diào)的關(guān)閉情況;
5.0 記錄
5.1 《打印/復(fù)印審批表》
5.2 《復(fù)印記錄表》
5.3 《接收傳真登記表》
5.4 《發(fā)送傳真登記表》
5.5 《發(fā)送傳真審批單》
5.6 《撥打長途電話審批單》
5.7 《長途電話登記表》
6.0 相關(guān)支持文件
6.1 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
6.2 《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
打印/復(fù)印審批表
部門 姓名 職務(wù) 申請時間
打印/復(fù)印內(nèi)容 □打印
□復(fù)印
要求完成時間 實際完成時間
打印/復(fù)印份數(shù) □打印 頁 □復(fù)印 份 頁
部門負(fù)責(zé)人審批 審批時間
復(fù)印記錄表
NO：
日期 復(fù)印內(nèi)容 規(guī)格 作廢
頁數(shù) 部門 姓名 管理員
簽名
接收傳真登記表
NO：
日 期 內(nèi) 容 發(fā)送部門 接收部門 簽 名 備 注
發(fā)送傳真登記表
NO：
日 期 內(nèi) 容 發(fā)送部門 接收部門 傳真號 簽名 發(fā)送
時間 備 注
發(fā)送傳真審批單
NO：
部門 姓名 職務(wù) 申請時間
傳真標(biāo)題 頁數(shù)
接收部門 傳真號 接收人
部門負(fù)責(zé)人審批 時間 完成時間
備注
撥打長途電話審批表
NO：
部門 姓名 職務(wù) 申請時間
事由
電話
號碼 聯(lián)系人
部門
審批 接單人
長途電話登記表
NO：
日期 電話號碼 打電話
時間 通話
時間 通話
費用 部門 簽名 備注
篇2：集團總公司辦公區(qū)管理規(guī)定
集團總公司辦公區(qū)管理規(guī)定范本
第一條為加強辦公區(qū)的管理，創(chuàng)造文明的辦公環(huán)境，維護正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，提高辦公效率，有利于公司各項工作的開展，特制定本規(guī)定。
第二條公司職工應(yīng)嚴(yán)格遵守作息制度(管理部門職工上下班須打卡)。上班時間：8.30;下班時間：17：00午午休時間：11：30一13：00。班車發(fā)車時間：17：15。
第三條上班打卡后不得外出吃早點或辦私事。
第四條午休后應(yīng)準(zhǔn)時于13.00上班。
第五條不得將與工作無關(guān)的物品帶入公司。
第六條班車按規(guī)定路線、停車地點和時間運行，乘車職工不得隨意提出變更要求。乘車時應(yīng)注意維護車內(nèi)衛(wèi)生，不得在車上吸煙、飲食、嚼口香糖。
第七條各類車輛要服從保安人員指揮，按指定車位停放。自行車要停放到指定位置，不得亂放。
第八條公司職工上班時須衣著整潔、得體。除午休時間外，男士一律著西裝、系領(lǐng)帶。女士不得穿著牛仔服裝、過于艷麗花哨或過于暴露的服裝;不得穿著運動服裝、T恤衫;不得只穿毛衣不著外套;不得穿軍靴、露出腳趾及后跟的涼鞋及其他不適宜的裝束。男女職工不準(zhǔn)穿著與工作環(huán)境不相符、不協(xié)調(diào)的服裝和配戴不協(xié)調(diào)的飾物上班。
第九條辦公時間不得因私會客;午休時間不得在辦公區(qū)內(nèi)搞文體娛樂活動;因私打電話必須簡短。
第十條辦公區(qū)手機、尋呼機均應(yīng)關(guān)閉，或設(shè)定在靜音狀態(tài)。
第十一條辦公區(qū)嚴(yán)禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天;不得使用不文明語言。
第十二條辦公區(qū)及公共區(qū)域應(yīng)保持環(huán)境整潔，辦公用品擺放整齊，不得用餐、吃零食或嚼口香糖;不得擺放鞋、雨傘及其他私人雜物;嚴(yán)禁隨地吐痰。
第十三條公司辦公區(qū)域、公用區(qū)域、樓前廣場及機動車內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
第十四條按規(guī)定時間到食堂用餐，不得飲酒。午餐時間：11：30一13：00。
第十五條下班或辦公室無人時，須關(guān)閉所有電器，公文、印章、票據(jù)及貴重物品、現(xiàn)金等須鎖人保險柜或抽屜內(nèi)，關(guān)窗、鎖門后方可離開。
第十六條遵守保密紀(jì)律，保存好各種文件及技術(shù)資料，不得泄露公司機密。
第十七條各樓層談判間、會議室及大會議廳由辦公室統(tǒng)一管理安排。
第十八條墻壁不得亂刻亂畫、加釘。自己打開水時嚴(yán)禁亂潑亂倒，剩茶水只準(zhǔn)倒入開水間內(nèi)水他的茶漏中。使用礦泉水機應(yīng)管理得當(dāng)。
第十九條文明用廁，注意保潔。
第二十條辦公區(qū)內(nèi)除小隔斷間外，不得擺放沙發(fā)。
第二十一條本制度由總公司辦公室和有關(guān)物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查執(zhí)行情況。
對違反規(guī)定者，辦公室將會同人事本部視情節(jié)輕重給予口頭警告、罰款100元至500元、通報批評等處罰。
第二十二條愛護公司固定資產(chǎn)，發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時報修，無法修復(fù)的應(yīng)注明原因申請報廢。因故意或使用不當(dāng)損壞公物者，應(yīng)予以相應(yīng)賠償。
第二十三條本規(guī)定由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
篇3：辦公室辦公區(qū)域管理規(guī)定
辦公區(qū)域管理規(guī)定
1.目的：
規(guī)范辦公室的工作秩序，營造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。
2.職責(zé)/權(quán)限：
行政人事部：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件;辦公室人員及財產(chǎn)安全的監(jiān)管。
其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。
3.工作要求：
辦公室職員工作紀(jì)律：
1.辦公室人員須保持儀容儀表整潔，工作時間一律按規(guī)定著裝。
2.文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。
3.室溫25℃以上方可以開啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于18℃(含)以下。
4.保持個人辦公臺面整潔。
5.做好日常清潔維護，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。
6.原則上辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請到吸煙區(qū)。
7.非客戶接洽、會議召開、集體討論，任何人不得私自占用會議室與洽談室。
8.在使用公共場所(會議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等)完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。
9.除工作需要外，辦公室人員不準(zhǔn)利用公司電腦上網(wǎng)。
10.接打電話應(yīng)言簡意賅、長話短說，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公區(qū)域內(nèi)接打私人電話。
11.上班時間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進行集體討論時，在洽談室或會議室內(nèi)進行。
12.公司內(nèi)部*與會議，除特殊情況(需提前向會議主持人請假)外，皆須準(zhǔn)時參加。
13.前臺(前臺文員/前臺保安員)要負(fù)責(zé)整個前臺區(qū)、入門大廳的管理。前臺禁止無關(guān)人員閑坐。
14.下午17：30-18：00，如遇加班,加班部門須將當(dāng)晚加班名單提交行政人事部，行政人事部核準(zhǔn)后交前臺保安。
15.下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機、復(fù)印/傳真機、門窗等。
16.上班時間，公司內(nèi)部通用性語言提倡普通話，除業(yè)務(wù)上來往之外，一律不講其他方言。
辦公室職員著裝要求：
1.為樹立和保持公司良好的社會形象，實現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著裝。
2.辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。
3.頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長胡須，保持面部清潔;女職員上班提倡化淡妝。
4.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬下職員共同遵照執(zhí)行。
4.具體日常工作管理：
復(fù)印/傳真機管理──
1.有復(fù)印/傳真機部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印/傳真機的維護與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機器的行為。
2.復(fù)印/傳真機發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機，行政人事部須做好標(biāo)識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復(fù)印/傳真機完全修好后方可作業(yè)。
3.行政人事部文秘人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補充以使復(fù)印工作得以順利進行。
4.節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。
5.各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購，復(fù)印時行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。
6.非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印/傳真機，禁止幫非公司人員復(fù)印/打印文件資料。
7.行政人事部人員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印/傳真機的開關(guān)情況。
電話管理──
1.公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上不得打私人電話，特殊情況需用外線長途電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。
2.正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說，提高效率。通話時間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過5分鐘。
3.公司對長途電話進行嚴(yán)格控管，一般分機電話只可拔打市話。
4.電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。
5.接聽電話須認(rèn)真仔細聽取對方講述的內(nèi)容，必要時可禮貌要求對方重復(fù)，重要事項要做出書面記錄，并及時知會相關(guān)人員。
管理人員手機使用管理──
1.對于公司已給予電話費補助的管理人員(包括特殊職位人員)，其手機必須24小時開機。
2.管理人員休假時，其手機也必須正常開機;跨區(qū)域無網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號碼。
3.管理人員不應(yīng)頻繁更換手機號碼，如因特殊原因需更換號碼的，須將新號碼及時通知行政人事部更新后公布。
4.管理人員手機必須保持有話費，不足時應(yīng)及時繳費或充值。
5.行政人事部須不定時抽查開機情況，嚴(yán)禁出現(xiàn)停機或關(guān)機情況。
6.一個月出現(xiàn)三次停機或關(guān)機現(xiàn)象，對工作造成影響的，酌情取消相關(guān)管理人員該月話費補助。
7.參加會議或培訓(xùn)時，手機一律關(guān)機或調(diào)為振動，中途需要接打電話須向會議主持或培訓(xùn)講師舉手請假，同意后方可外出接打電話。
8.手機補助話費按公司規(guī)定的職級標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，根據(jù)職級、工作性質(zhì)的變動而調(diào)整。
辦公室職員接待訪客技能與禮儀──
1.前臺負(fù)責(zé)回答m.dewk.cn訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺接待。
2.部門會議及訪客接待由部門文員跟進，公司例會接待由行政人事部負(fù)責(zé)跟進。
3.訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當(dāng)時會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請訪客進去，可按事先安排次序或以到達先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。
4.訪客接待基本禮儀：
4.1客人來訪時，應(yīng)立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對方遞過名片來時，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。
4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。
4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。
4.4在到達目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進入并指引落座;如果門向內(nèi)開，應(yīng)先進入，按住門后再請訪客入內(nèi)。
4.5進入室內(nèi)后，應(yīng)請客人坐上位(離入口較遠處)，并說“請坐，稍候”。退出會客室時，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上“訪客中”字樣的牌。
4.6面談時，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。面談時間過長，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時間入內(nèi)添加茶水;面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報處理。
4.7辦公室人員在訪客走后，要對會客室進行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除。總之，無論在何時，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。
前臺管理──
1.前臺為公司形象，由前臺文員與前臺保安員共同組成，負(fù)責(zé)訪客接待、辦公室人員/大件物品進出監(jiān)管。
2.為樹立公司形象，前臺保安應(yīng)一律在大門旁站崗，遇公司部門經(jīng)理以上人員及客人來訪時要行禮。
3.前臺總機接聽電話時應(yīng)使用甜美標(biāo)準(zhǔn)的普通話講：“您好!研成科技”或“研成科技，您好!”。
4.前臺人員未經(jīng)允許嚴(yán)禁離崗。有資料/物品轉(zhuǎn)遞，須與前臺保安打好招呼并盡快返回。
5.前臺對公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對找高層管理的客人，問清事先有無預(yù)約并立即電話通知文員或秘書安排接待。必要時可以引領(lǐng)至部門。
6.各部門來訪客人需進辦公室洽談的，由各部門文員第一時間迎接。
7.部門訪客必須至前臺登記，嚴(yán)禁未經(jīng)登記私闖辦公室現(xiàn)象。
8.應(yīng)聘人員由前臺通知行政人事部招聘人員專職接待。
9.晚七點開始，所有進出辦公室人員(經(jīng)理級以下)，必須在前臺詳細登記進出辦公室的時間及事由。
辦公設(shè)施設(shè)備管理──
1.辦公室設(shè)施/設(shè)備(單價在300元以上的物品)的日常管理由行政人事部負(fù)責(zé)。
2.行政人事部與財務(wù)部對公司所有辦公設(shè)施/設(shè)備建立清冊，每月做一次盤點。
3.公司所有設(shè)施/設(shè)備上都須有小檔案標(biāo)貼。
4.所有辦公設(shè)施設(shè)備的購置、調(diào)配、更新、報損必須有行政人事部審核后方可執(zhí)行。
5.辦公設(shè)施/設(shè)備一旦建立清冊，部門負(fù)責(zé)人負(fù)監(jiān)管責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁擅自調(diào)動。
6.辦公室布置一經(jīng)確定，未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人以上職位人員批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自調(diào)動。
辦公室衛(wèi)生管理──
1.公司公共區(qū)域及獨立辦公室的衛(wèi)生統(tǒng)一由行政人事部落實專人負(fù)責(zé)，員工個人辦公桌及座位周邊的衛(wèi)生由員工個人負(fù)責(zé)。
2.凡新入職職員，必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識。
3.各工作場所內(nèi)均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
4.各工作場所內(nèi)走道及階梯，至少每日清掃一次，安裝地毯區(qū)域每周最后一個工作日下班前十分鐘吸塵一次。
5.下班時帶走所負(fù)責(zé)區(qū)域垃圾。
6.各工作場所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。
7.飲水機及周圍必須保持清潔。
8.整容鏡、洗手池、洗手間及其它衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。
9.下水道口應(yīng)經(jīng)常清除污穢，保持清潔暢通。
10.凡可能產(chǎn)生寄生傳染菌的區(qū)域，每月至少應(yīng)三次消毒。
11.各工作場所須充分保持空氣流通。
12.垃圾、廢棄物、污物的清除應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。
13.公司設(shè)置常用的藥品并存放于小箱或木櫥內(nèi)，以便于取用。
公共區(qū)域清潔管理──
1.公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指獨立辦公室、走廊(通道)、樓梯、洗手間、會議室等的清潔衛(wèi)生。
2.辦公室衛(wèi)生包括：每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運、下班前辦公區(qū)域的整理、定期對抽風(fēng)口/光管/空調(diào)清潔。
3.走廊(通道)衛(wèi)生包括：走廊(通道)地毯/地面/墻壁的清潔、走廊(通道)兩側(cè)的防火器材/報警器/植物的清潔。
4.樓梯衛(wèi)生包括：樓梯地面/扶手/兩側(cè)墻壁的清潔。
5.洗手間衛(wèi)生包括：洗手間地面、墻壁、窗戶、便槽、便池、垃圾簍、隔板等的清潔衛(wèi)生。
6.會議室衛(wèi)生包括：會議室的日常清潔、會議前/會議后的徹底清潔(包括地面、墻壁、窗戶、培訓(xùn)椅、黑板、講臺、會議桌、立架、空調(diào)、排氣扇、壁扇、光管、飲水機、垃圾簍等)。
保安管理──
1.為了保障公司和員工的財產(chǎn)安全，公司在宿舍、停車場和辦公樓24小時設(shè)置保安服務(wù)。
2.保安每班需上8個小時，每天分三班，白班8：00-16：00，中班16：00-24：00晚班24：00-8：00;
3.宿舍保安工作職責(zé)
3.1負(fù)責(zé)宿舍公司及員工的財產(chǎn)及人身安全保護。
3.2負(fù)責(zé)外來人員進出登記。
3.3負(fù)責(zé)公共區(qū)域的用水、用電的檢查，防止“長明燈、長流水”出現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)水電問題要及時報告處理。
3.4負(fù)責(zé)查房，主要檢查：員工有無私自換房;員工有無私拿其它房間配置用品;員工有無私自留宿外來人員;房間有無私裝大功率電器等等。
3.5負(fù)責(zé)宿舍防火、防盜等安全工作;
4.辦公樓、停車場保安職責(zé)
4.1負(fù)責(zé)車輛進出登記，登記內(nèi)容為進出時間、開車人、車牌號。
4.2巡視辦公室保障辦公室財產(chǎn)安全，巡視要求：白班為每半小時一次;晚班及節(jié)假日為每20分鐘巡視一次。
4.3負(fù)責(zé)公司總部辦公樓的防火、防盜工作。
5.保安工作期間要穿保安m.dewk.cn服，著裝要整潔，服務(wù)態(tài)度要好。
6.若公司發(fā)生重大財產(chǎn)失竊，當(dāng)值保安將立即予以開除;對沒有按照以上要求履行職責(zé)的保安，行政人事部將給予記過處罰。
7.保安隊長負(fù)責(zé)定期對保安進行業(yè)務(wù)技能、公司概況、基本禮儀等培訓(xùn)。