監(jiān)理機(jī)構(gòu)對工程檔案的管理

　　（1）監(jiān)理機(jī)構(gòu)按國家或省市頒布的關(guān)于工程檔案管理規(guī)定，建設(shè)單位要求和監(jiān)理合同文件規(guī)定，注意認(rèn)真做好包括合同文本文件、建設(shè)單位指示文件、施工文件、設(shè)計(jì)文件和監(jiān)理文件電腦感必須歸檔的資料檔案的分類建檔和管理；

　　（2）監(jiān)理機(jī)構(gòu)定期對監(jiān)理檔案管理工作進(jìn)行檢查。同時(shí)，督促承包商按合同規(guī)定做好工程檔案管理工作；

　　（3）在委托監(jiān)理合同工程項(xiàng)目完成或監(jiān)理服務(wù)期滿后，按建設(shè)單位要求和建設(shè)工程施工合同文件規(guī)定，對應(yīng)由監(jiān)理機(jī)構(gòu)歸檔的工程檔案逐項(xiàng)清點(diǎn)、鑒定、整編、登記造冊，并向建設(shè)單位移交。

篇2：建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理資料檔案管理制度

　　建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理資料及檔案管理制度

　　一、監(jiān)理文件的管理

　　1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項(xiàng)目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理；

　　2、監(jiān)理文件的分級(jí)管理是指文件形成的過程中，按職責(zé)權(quán)限進(jìn)行編制、審查和簽發(fā)；

　　3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號(hào)、發(fā)送、傳遞和保管。

　　二、監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級(jí)管理

　　1、監(jiān)理項(xiàng)目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導(dǎo)文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則由有關(guān)人員編制后總監(jiān)審定，作為Ⅰ級(jí)文件；"監(jiān)理規(guī)劃"作為公司文件經(jīng)公司批準(zhǔn)后，作為Ⅰ級(jí)文件管理；

　　2、監(jiān)理項(xiàng)目部向業(yè)主提交的重要報(bào)告：總結(jié)、月報(bào)、專題報(bào)告、圖紙會(huì)審/評(píng)審紀(jì)要、工程暫停令、嚴(yán)懲工期審批、索賠簽證、質(zhì)量和安全事故報(bào)告，由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制，總監(jiān)審批簽發(fā)，作為Ⅱ級(jí)文件。

　　3、監(jiān)理項(xiàng)目部所發(fā)正式函件由有關(guān)監(jiān)理工程師編制，總監(jiān)理工程師簽發(fā)，作為Ⅲ級(jí)文件。

　　4、監(jiān)理項(xiàng)目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報(bào)表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制，交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā)，作為Ⅳ級(jí)文件。

　　5、監(jiān)理統(tǒng)計(jì)表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為Ⅴ級(jí)文件。

　　三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類

　　1、按專業(yè)分類，分為以下11類：鍋爐、汽機(jī)、土建（含勘測）、儀表及控制、爐保、焊接、化學(xué)、給排水、技經(jīng)及綜合等。

　　2、文件性質(zhì)分類：

　　綜合管理：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項(xiàng)目部的重要報(bào)告、總結(jié)、月報(bào)。對施工組織設(shè)計(jì)，施工單位的作業(yè)指導(dǎo)書等綜合性施工作業(yè)指導(dǎo)文件進(jìn)行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單；

　　質(zhì)量管理：對施工質(zhì)量、設(shè)備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關(guān)質(zhì)量控制文件；

　　進(jìn)度管理：對開工報(bào)告的審核意見，有關(guān)開工、停工、復(fù)工令的監(jiān)理項(xiàng)目部有關(guān)進(jìn)度控制文件；

　　投資管理：對施工單位的工程變更和材料代用及設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更所引起的費(fèi)用變更的答復(fù)所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關(guān)投資控制的文件；

　　安全文明控制：對施工單位的安全管理和文明施工所進(jìn)行的監(jiān)督文件；

　　合同管理：對合同執(zhí)行中的問題（包括索賠）所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。

　　四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理

　　1、來自建設(shè)單位的工程文件：

　　建設(shè)單位的正式公文，可作為業(yè)主來函（包括上級(jí)審批文件）建檔管理；

　　建設(shè)單位所編制的日常工程文件按如下分類進(jìn)行管理：

　　--建設(shè)單位所編制的會(huì)議紀(jì)要；

　　--建設(shè)單位和第三方所簽訂的合同文件；

　　--建設(shè)單位有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目報(bào)建文件；

　　--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)備文件；

　　--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計(jì)文件；

　　--質(zhì)量監(jiān)督站文件；

　　--建設(shè)單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單；

　　--施工現(xiàn)場建設(shè)管理制度。

　　2、來自設(shè)計(jì)單位的文件，可按如下分類管理：

　　初步設(shè)計(jì)文件及概算書；

　　主/輔機(jī)設(shè)備技術(shù)規(guī)范書；

　　施工圖設(shè)計(jì)文件；

　　施工圖預(yù)算；

　　設(shè)計(jì)變更；

　　設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)資料。

　　3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理：

　　施工依據(jù)文件和技術(shù)文件（施工組織設(shè)計(jì)及作業(yè)指導(dǎo)書）；

　　開工報(bào)批文件；

　　要求變更施工設(shè)計(jì)或材料代用的文件和聯(lián)系單；

　　質(zhì)量保證資料；

　　要求變更施工進(jìn)度的文件和聯(lián)系單；

　　要求增加費(fèi)用或要求索賠的文件和憑證；

　　關(guān)于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單；

　　關(guān)于設(shè)備質(zhì)量和開箱驗(yàn)收的文件和聯(lián)系單；

　　工程調(diào)試文件；

　　施工質(zhì)量驗(yàn)評(píng)資料及安裝調(diào)試記錄；

　　制造廠家的變更、答復(fù)、提供資料、方案等；

　　承包單位提供的檢驗(yàn)文件和自制文件、憑證和單據(jù)；

　　各承包單位的正式來函做專檔管理；

　　事故處理及不合格項(xiàng)處理；

　　施工總結(jié)及技術(shù)總結(jié)。

　　五、文件的傳送

　　1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負(fù)責(zé)；

　　2、監(jiān)理文件發(fā)出前應(yīng)按32條的規(guī)定，由審批人簽字后發(fā)出；

　　3、收入文件應(yīng)交總監(jiān)批閱，按批閱意見交有關(guān)負(fù)責(zé)人處理；

　　4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報(bào)表應(yīng)按報(bào)表規(guī)定的審簽權(quán)限審批；

　　5、承包單位的報(bào)表審查，按36條規(guī)定的審簽權(quán)限分別遞送審查；

　　6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表

　　六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批

　　對施工單位報(bào)審表的審批：

　　1、"工程開工/復(fù)工報(bào)審表"（A1、A6）由總監(jiān)理工程師審批；

　　2、"施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表"（A3.1）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　3、"分包單位資格報(bào)審表"（A3.4）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　4、"工序報(bào)驗(yàn)申請表"（A3.3）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　5、"工程款支付申請表"（A4.3）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，并填寫"工程款支付證書"由總監(jiān)簽發(fā)；

　　6、"延長工期報(bào)審表"（A2.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)簽發(fā)；

　　7、"費(fèi)用索賠申請表"（A4.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，并填寫"費(fèi)用索賠審批表"由總監(jiān)簽發(fā)；

　　8、"工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表"（A3.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　9、"工程竣工報(bào)驗(yàn)單"（A7）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)簽證；

　　10、"工程變更單"（A9）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)批準(zhǔn)；

　　11、"監(jiān)理工程師通知單"（B2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā)；

　　12、"工程暫停令"（B1）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)批準(zhǔn)。

　　七、文件編號(hào)

　　1、文件的分類表示：

　　文件資料歸檔都應(yīng)按不同類別進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

　　文件資料的分類標(biāo)識(shí)如圖3-1所示。

　　2、文件編號(hào)

　　"監(jiān)理現(xiàn)場用表"按如下編號(hào)：

　　*

　　后兩位數(shù)字流水號(hào)（二位以上）

　　表式

　　3、文件簽字加蓋印章

　　在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時(shí)，編制人及審核人均應(yīng)由本人簽字，信息員歸檔，加蓋印章發(fā)送。

　　八、監(jiān)理統(tǒng)計(jì)用表及監(jiān)理臺(tái)帳

　　監(jiān)理統(tǒng)計(jì)用表是監(jiān)理項(xiàng)目部內(nèi)部的管理用表，作為監(jiān)理人員的工作臺(tái)帳，由監(jiān)理項(xiàng)目部自存，不向外發(fā)送，主要有：

　　1、項(xiàng)目監(jiān)理作業(yè)大事記；

　　2、設(shè)計(jì)變更工程聯(lián)系單匯總登記表；

　　3、單位工程形象進(jìn)度一覽表；

　　4、施工質(zhì)量驗(yàn)評(píng)統(tǒng)計(jì)表；

　　5、設(shè)備缺陷匯總表；

　　6、監(jiān)理作業(yè)信息月報(bào)；

　　7、承建單位月進(jìn)度款支付臺(tái)帳。

　　九、監(jiān)理文件的移交和歸檔

　　1、監(jiān)理文件的移交

　　安裝工程結(jié)束后，施工文件向建設(shè)單位進(jìn)行移交的同時(shí)，監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設(shè)單位進(jìn)行移交，移交監(jiān)理文件的目次要求和建設(shè)單位協(xié)商后確定，一般移交如表3-3所示文件或按GB/T50328-20**規(guī)定移交。

　　表3-3

　　序號(hào)文件名稱文件級(jí)別序號(hào)文件名稱文件級(jí)別

　　1監(jiān)理規(guī)劃

　　（含修改內(nèi)容）Ⅰ11工程暫停令Ⅱ

　　2分包單位資格審查資料Ⅵ12延長工期報(bào)審及審批資料Ⅵ

　　3設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要Ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單Ⅵ

　　4設(shè)計(jì)變更資料

　　（審查單）Ⅳ14施工備忘錄

　　5工程變更資料

　　（審查單）Ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料Ⅱ

　　6施工指導(dǎo)文件審查資料Ⅳ16工程施工竣工結(jié)算資料Ⅱ

　　7施工測量放線資料

　　（審查單）Ⅳ17

　　索賠資料簽證單Ⅱ

　　8工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備質(zhì)量檢查及抽查試驗(yàn)資料Ⅳ18施工質(zhì)量Ⅱ

　　19監(jiān)理月報(bào)Ⅱ

　　9隱蔽工程驗(yàn)收資料

　　（驗(yàn)收單）Ⅳ20監(jiān)理工作總結(jié)Ⅱ

　　10整改通知單Ⅳ21會(huì)議紀(jì)要Ⅱ

　　2、監(jiān)理文件的歸檔

　　監(jiān)理項(xiàng)目部撤離現(xiàn)場后，應(yīng)將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。

　　監(jiān)理項(xiàng)目部在撤離現(xiàn)場后，對有保存價(jià)值和供今后追溯的文件/資料/憑證，均應(yīng)想本公司歸檔。

　　監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔：

　　第一卷 工程審批文件

　　第二卷 工程合同/協(xié)議文件

　　第三卷 工程報(bào)建資料及開工審批文件

　　第四卷 工程設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)資料

　　第五卷 工程設(shè)計(jì)圖紙資料

　　監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔：

　　第一卷 監(jiān)理合同文件

　　第二卷 監(jiān)理部質(zhì)量體系文件

　　第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度

　　第四卷 監(jiān)理部來往公文函件

　　第五卷 監(jiān)理月報(bào)/簡報(bào)

　　第六卷 監(jiān)理總結(jié)報(bào)告

　　第七卷 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要

　　第八卷 監(jiān)理部質(zhì)量控制過程文件

　　第九卷 監(jiān)理部進(jìn)度控制過程文件

　　第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件

　　第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件

　　第十二卷 工程索賠文件

　　對承包單位資料的歸檔，按如下案卷：

　　第一卷 施工組織設(shè)計(jì)

　　第二卷 施工作業(yè)指導(dǎo)書

　　第三卷 安全技術(shù)措施文件

　　第四卷 調(diào)試及試運(yùn)行文件

　　第五卷 工程達(dá)標(biāo)驗(yàn)收文件

　　第六卷 其他

篇3：建設(shè)監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定

　　建設(shè)監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定

　　第一章 總則

　　為建立健全公司檔案工作，規(guī)范檔案管理，更好地為企業(yè)提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司具體情況，制定本制度。

　　第一條 公司檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的全部檔案總和，包括工程建設(shè)監(jiān)理、工程技術(shù)咨詢、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、行政管理、董事會(huì)等方面形成的檔案資料。

　　第二條 公司檔案工作是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分。

　　第三條 公司檔案工作采取集中統(tǒng)一管理。

　　第二章 文件材料的形成和歸檔

　　第四條 公司經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的文件材料（含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等）由責(zé)任人積累、整理后歸檔。

　　第五條 文件材料歸檔的基本要求

　　1.歸檔的文件材料必須完整。

　　2.歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司工程建設(shè)和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

　　3.歸檔材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　4.歸檔文件必須編制目錄。

　　第六條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

　　1.建設(shè)行政主管部門來文。

　　2.董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議及監(jiān)理公司內(nèi)部規(guī)章制度。

　　3.監(jiān)理咨詢合同、協(xié)議。

　　4.向政府有關(guān)主管部門的報(bào)告或復(fù)文。

　　5.與監(jiān)理項(xiàng)目有關(guān)的業(yè)主、承建商的來文及復(fù)文。

　　6.按監(jiān)理項(xiàng)目形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案、監(jiān)理工作總結(jié)。

　　7.有關(guān)公司人事管理檔案。

　　8.公司經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案。

　　9.公司會(huì)議紀(jì)要及決議。

　　10.其他。

　　第七條 歸檔時(shí)間

　　1.工程項(xiàng)目及科研項(xiàng)目，在項(xiàng)目告一段落或項(xiàng)目完成后，責(zé)任人應(yīng)在14日內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，交檔案管理部門歸檔。

　　2.各類文件材料歸檔一式一份，重要文件及自制文件應(yīng)將原件歸檔。

　　3.公司工作人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議收集得到的文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)交檔案管理部門歸檔。

　　4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任。

　　第八條 公司檔案管理部門要對公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

　　第三章 檔案管理

　　第九條 檔案實(shí)行分類管理，檔案分類要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且便于保管利用。

　　第十條 公司檔案分類

　　1.工程監(jiān)理及咨詢類

　　2.財(cái)務(wù)管理類

　　3.人事管理類

　　4.行政文書類

　　5.董事會(huì)類

　　第十一條 檔案鑒定

　　檔案保管期限分永久、長期、短期三種，其確定保管期限的基本原則是；

　　1.對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。

　　2.對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。

　　3.符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定。

　　第四章檔案利用

　　第十二條 檔案借閱手續(xù)

　　1.檔案管理部門應(yīng)建立《借閱檔案登記簿》

　　2.借閱檔案應(yīng)向檔案管理員說明其利用目的，并在登記簿加以記載，由檔案管理員提供服務(wù)。

　　3.借閱涉及公司秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，方可借閱。

　　4.未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得向非公司人員提供檔案。

　　第十三條 公司合同檔案由合同管理人員統(tǒng)一管理，不得隨意讓他人查閱或帶出公司，若確因工作需要須查看或帶出公司，必須經(jīng)合同統(tǒng)管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，并出具借條，注明合同類型、編號(hào)方可借走，完后即時(shí)歸還。

　　第十四條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。