公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

　　六.信息交流溝通程序

　　1.目的與適用范圍

　　為規(guī)范環(huán)境信息溝通渠道，支持環(huán)境體系有效運(yùn)行，特制定本程序。

　　本程序適用于公司生產(chǎn)活動(dòng)中各類環(huán)境信息的傳遞和處理工作。

　　2.引用標(biāo)準(zhǔn)和文件

　　《ISO14000：1996環(huán)境管理體系—規(guī)范及使用指南》

　　《ISO14000：1996環(huán)境管理體系—原則、體系和支持技術(shù)通用指南》

　　3.職責(zé)

　　3.1推行辦負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部環(huán)境信息的綜合管理。

　　3.2各單位負(fù)責(zé)本單位、外部環(huán)境信息的收集、整理和反饋工作。

　　4.程序

　　4.1信息交流的分類與形式

　　4.1.1信息交流分類

　　a.內(nèi)部信息交流：在生產(chǎn)活動(dòng)中，與生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的人員（部門）之間的信息交流；

　　b.外部信息交流：與外部的組織、個(gè)人或第三方間的信息交流。

　　4.1.2信息交流可以是書(shū)面形式的，也可以是口頭形式的（如電話錄音），或是其他一切可利用的通訊及宣傳工具。

　　4.1.3信息交流時(shí)，其內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠。

　　4.2信息交流與溝通內(nèi)容：

　　a.批評(píng)：有關(guān)環(huán)境方針、管理方面、環(huán)境行為、對(duì)環(huán)境不安全的產(chǎn)品的抱怨；

　　b.建議：各種有關(guān)改善環(huán)境的觀點(diǎn)；

　　c.提問(wèn)：對(duì)環(huán)境方針、方案、要求、廢物利用及對(duì)環(huán)境安全的產(chǎn)品；

　　d.報(bào)告：向利益相關(guān)方報(bào)告公司的環(huán)境狀況。報(bào)告可來(lái)自公司內(nèi)部和外部；

　　e.宣傳/培訓(xùn)：對(duì)于環(huán)境方針、體系要求、環(huán)境方案、環(huán)境行為狀態(tài)的內(nèi)、外部的培訓(xùn)、研討會(huì)、展示會(huì)和出版物。

　　4.3交流與溝通

　　4.3.1各單位建立環(huán)境信息臺(tái)帳，詳細(xì)記錄在生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種內(nèi)、外部環(huán)境信息。

　　4.3.2生產(chǎn)活動(dòng)內(nèi)部產(chǎn)生的信息，應(yīng)由產(chǎn)生單位在當(dāng)日進(jìn)行傳遞。

　　4.3.3緊急情況下的信息可直接傳遞到推行辦（管理責(zé)任者）或外部相關(guān)方。

　　4.3.4對(duì)于外部信息，各單位在接到該信息后，應(yīng)立即進(jìn)行記錄，并在當(dāng)日內(nèi)傳遞到推行辦。

　　4.3.5對(duì)于外部你方提出的抱怨和申述，推行辦會(huì)同相關(guān)部門提出處理意見(jiàn)，報(bào)管理者代表后形成處理決定。

　　4.3.6需要回復(fù)的內(nèi)、外部信息，相關(guān)部門應(yīng)在合理期限內(nèi)予以書(shū)面答復(fù)，并做好記錄。

　　5.支持性、作業(yè)文件

篇2：公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

　　公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

　　六.信息交流溝通程序

　　1.目的與適用范圍

　　為規(guī)范環(huán)境信息溝通渠道，支持環(huán)境體系有效運(yùn)行，特制定本程序。

　　本程序適用于公司生產(chǎn)活動(dòng)中各類環(huán)境信息的傳遞和處理工作。

　　2.引用標(biāo)準(zhǔn)和文件

　　《ISO14000：1996環(huán)境管理體系—規(guī)范及使用指南》

　　《ISO14000：1996環(huán)境管理體系—原則、體系和支持技術(shù)通用指南》

　　3.職責(zé)

　　3.1推行辦負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部環(huán)境信息的綜合管理。

　　3.2各單位負(fù)責(zé)本單位、外部環(huán)境信息的收集、整理和反饋工作。

　　4.程序

　　4.1信息交流的分類與形式

　　4.1.1信息交流分類

　　a.內(nèi)部信息交流：在生產(chǎn)活動(dòng)中，與生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的人員（部門）之間的信息交流；

　　b.外部信息交流：與外部的組織、個(gè)人或第三方間的信息交流。

　　4.1.2信息交流可以是書(shū)面形式的，也可以是口頭形式的（如電話錄音），或是其他一切可利用的通訊及宣傳工具。

　　4.1.3信息交流時(shí)，其內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠。

　　4.2信息交流與溝通內(nèi)容：

　　a.批評(píng)：有關(guān)環(huán)境方針、管理方面、環(huán)境行為、對(duì)環(huán)境不安全的產(chǎn)品的抱怨；

　　b.建議：各種有關(guān)改善環(huán)境的觀點(diǎn)；

　　c.提問(wèn)：對(duì)環(huán)境方針、方案、要求、廢物利用及對(duì)環(huán)境安全的產(chǎn)品；

　　d.報(bào)告：向利益相關(guān)方報(bào)告公司的環(huán)境狀況。報(bào)告可來(lái)自公司內(nèi)部和外部；

　　e.宣傳/培訓(xùn)：對(duì)于環(huán)境方針、體系要求、環(huán)境方案、環(huán)境行為狀態(tài)的內(nèi)、外部的培訓(xùn)、研討會(huì)、展示會(huì)和出版物。

　　4.3交流與溝通

　　4.3.1各單位建立環(huán)境信息臺(tái)帳，詳細(xì)記錄在生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種內(nèi)、外部環(huán)境信息。

　　4.3.2生產(chǎn)活動(dòng)內(nèi)部產(chǎn)生的信息，應(yīng)由產(chǎn)生單位在當(dāng)日進(jìn)行傳遞。

　　4.3.3緊急情況下的信息可直接傳遞到推行辦（管理責(zé)任者）或外部相關(guān)方。

　　4.3.4對(duì)于外部信息，各單位在接到該信息后，應(yīng)立即進(jìn)行記錄，并在當(dāng)日內(nèi)傳遞到推行辦。

　　4.3.5對(duì)于外部你方提出的抱怨和申述，推行辦會(huì)同相關(guān)部門提出處理意見(jiàn)，報(bào)管理者代表后形成處理決定。

　　4.3.6需要回復(fù)的內(nèi)、外部信息，相關(guān)部門應(yīng)在合理期限內(nèi)予以書(shū)面答復(fù)，并做好記錄。

　　5.支持性、作業(yè)文件

篇3：物業(yè)管理手冊(cè):信息交流控制工作程序

　　物業(yè)管理手冊(cè)：信息交流控制程序

　　1、目的

　　為保證環(huán)境管理體系內(nèi)、外部信息交流渠道的暢通，及時(shí)答復(fù)和處理涉及重要環(huán)境因素的外部信息，特制定本程序。

　　2、范圍

　　本程序適用于公司的內(nèi)、外部各類環(huán)境信息的傳遞和處理。

　　3、職責(zé)

　　3.1品質(zhì)部是環(huán)境信息管理的歸口部門，負(fù)責(zé)內(nèi)、外環(huán)境信息的傳遞與處理。

　　3.2品質(zhì)部及各物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)方環(huán)境信息的收集和處理。

　　3.3各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)環(huán)境信息的傳遞和交流。

　　4、程序

　　4.1環(huán)境信息內(nèi)容與分類

　　4.1.1內(nèi)部信息

　　a)正常環(huán)境信息，如環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案、環(huán)境監(jiān)視與測(cè)量、環(huán)境管理體系審核、管理評(píng)審以及體系正常運(yùn)行時(shí)的信息；

　　b)環(huán)境因素更新信息；

　　c)法律法規(guī)跟蹤信息；

　　d)不符合糾正信息；

　　e)環(huán)境事故或緊急情況信息；

　　f)其它內(nèi)部信息，如員工的建議和抱怨等。

　　4.1.2外部信息

　　a)地方環(huán)保局和環(huán)保監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)檢查或監(jiān)測(cè)結(jié)果；

　　b)相關(guān)方反饋的信息及其投訴；

　　c)認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核信息；

　　d)同行業(yè)環(huán)境和技術(shù)方面的信息；

　　e)就重要環(huán)境因素與外界交流的信息；

　　f)其它外部信息，如環(huán)境管理和環(huán)保治理技術(shù)等方面的信息。

　　4.2內(nèi)部信息的收集與處理

　　4.2.1正常信息的交流

　　a)品質(zhì)部按照程序文件的有關(guān)規(guī)定傳遞環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案、環(huán)境監(jiān)視與測(cè)量、環(huán)境管理體系審核和管理評(píng)審等信息。

　　b)各部門依據(jù)相關(guān)文件規(guī)定收集并傳遞正常信息。

　　4.2.2環(huán)境因素更新信息的交流，執(zhí)行《環(huán)境因素識(shí)別和評(píng)價(jià)控制程序》。

　　4.2.3法律法規(guī)跟蹤信息的交流，執(zhí)行《法律法規(guī)和其他要求控制程序》。

　　4.2.4不符合糾正信息的交流，執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。

　　4.2.5環(huán)境事故或緊急情況由發(fā)現(xiàn)部門及時(shí)傳遞給品質(zhì)部或禮兵部，應(yīng)急處理執(zhí)行《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》。

　　4.3外部信息的收集與處理

　　4.3.1品質(zhì)部負(fù)責(zé)接待地方環(huán)保局、監(jiān)測(cè)站和其它上級(jí)單位的環(huán)境檢查，收集有關(guān)信息，并傳遞給相關(guān)部門；當(dāng)檢查或監(jiān)測(cè)結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。

　　4.3.2各部門收到相關(guān)方環(huán)境信息后，進(jìn)行登記并落實(shí)。

　　4.3.3涉及相關(guān)方環(huán)境方面的投訴應(yīng)填寫《業(yè)主投訴處置單》及時(shí)反饋到各相關(guān)責(zé)任部門，責(zé)任部門要及時(shí)處理并填寫《業(yè)主投訴處置單》；如不能處理，及時(shí)報(bào)告給品質(zhì)部，品質(zhì)部應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)提出處理意見(jiàn)，處理后，責(zé)任部門和品質(zhì)部要做好記錄，并執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。

　　4.3.4各部門從外部獲得的其他類環(huán)境信息如“三廢”治理技術(shù)、節(jié)能降耗措施等，要及時(shí)傳遞給品質(zhì)部或職責(zé)管理部門，經(jīng)過(guò)分類、整理后，根據(jù)需要傳遞給相關(guān)部門。

　　4.4環(huán)境信息傳遞方式與記錄

　　4.4.1環(huán)境信息可采用書(shū)面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式進(jìn)行傳遞。

　　4.4.2各部門對(duì)接收、傳遞的環(huán)境信息予以記錄。

　　4.4.3全公司環(huán)境信息交流框圖如下：

　　4.5重要環(huán)境因素外部交流控制

　　4.5.1與業(yè)主就重要環(huán)境因素和對(duì)其的控制要求進(jìn)行交流。

　　4.5.2與業(yè)主交流的內(nèi)容

　　a）了解建立環(huán)境管理體系的意義和內(nèi)涵;

　　b）參與社區(qū)環(huán)境保護(hù)預(yù)防污染目標(biāo)的制定和評(píng)審；

　　c）參與商討影響社區(qū)環(huán)境保護(hù)的任何變化;

　　d）參與社區(qū)環(huán)境保護(hù)事務(wù)。

　　4.5.3與業(yè)主交流的方式

　　a）座談會(huì)、培訓(xùn);

　　b）布告欄宣傳;

　　c）社區(qū)文化活動(dòng);

　　d）與業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)/社區(qū)居委會(huì)協(xié)商與溝通。

　　4.5.4各物業(yè)服務(wù)中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的內(nèi)容與業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)/社區(qū)居委會(huì)建立長(zhǎng)效協(xié)商與溝通機(jī)制，開(kāi)展共創(chuàng)環(huán)保型社區(qū)活動(dòng)，并做好記錄。

　　4.5.5各物業(yè)服務(wù)中心于每年管理評(píng)審前編制《社區(qū)環(huán)境保護(hù)年度總結(jié)》,提交業(yè)主委員會(huì)協(xié)商討論,并提出下年度改進(jìn)要求。各物業(yè)服務(wù)中心將年度總結(jié)提交管理評(píng)審。

　　4.5.6各物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)保存與業(yè)主協(xié)商溝通結(jié)果的記錄和發(fā)布。