建筑公司協商、溝通與信息交流控制程序

　　1 目的

　　通過與相關方及公司員工的協商、溝通與信息交流，確保有關質量、職業健康安全和環境的信息溝通，使所有受到質量、職業健康安全和環境影響的員工及其他相關方參與和支持公司的質量、職業健康安全和環境方針和目標的實現，并吸取相關方的合理建議和意見，進一步改進公司的質量管理體系、職業健康安全和環境管理體系。

　　2 范圍

　　適用于公司質量管理、職業健康安全和環境管理體系的協商、溝通與信息交流管理。

　　3 職責

　　3.1 最高管理者負責對重大質量、職業健康安全和環境信息的決策。

　　3.2 管理者代表負責對重大質量、職業健康安全和環境信息的處理。

　　3.3 綜合管理部負責與上級主管部門、行業主管部門、其他相關方及公司內部的信息交流、傳遞和處理。

　　3.4 工會代表員工參與職業健康安全和環境管理事務。參與有關職業健康安全和環境方針、程序等的討論、決策。

　　3.5 各有關部門負責與相關方進行信息交流、傳遞和處理，并向綜合管理部或管理者代表通報傳遞和處理情況。

　　3.6 各有關部門負責相應職能范圍內的質量、職業健康安全和環境信息交流。

　　4 管理內容與方法

　　4.1 內部信息

　　4.1.1 內部信息內容包括：

　　-- 質量、職業健康安全和環境方針、目標的實現情況；

　　-- 法律、法規、規范、標準及其他要求；

　　-- 顧客要求過程、危險源和環境因素調查、評價及更改信息；

　　-- 企業質量、職業健康安全和環境目標、指標及質量、職業健康安全和環境管理方案；

　　-- 各部門的質量、職業健康安全和環境職責：

　　-- 質量、職業健康安全和環境培訓的信息；

　　-- 監測、測量結果；

　　-- 不符合與預防糾正措施的信息；

　　-- 質量管理體系、職業健康安全和環境管理體系內部審核結果的信息；

　　-- 管理評審結果的信息；

　　-- 員工的建議與意見。

　　4.1.2 綜合管理部負責按規定要求將所要傳達的企業質量、職業健康安全和環境管理體系運行過程中的上述各種信息及時、準確地傳達至各部門主管。

　　4.1.3 工會作為員工代表機構，負責組織員工積極參與管理體系的有關事務，負責收集員工的意見和建議，并在員工與行政中建立溝通、協商交流的橋梁和渠道。

　　4.1.4 部門的質量、職業健康安全和環境信息由各部門主管按規定要求負責將其匯總至綜合管理部，各部門之間的質量、職業健康安全和環境信息交流由各部門間相互傳達。

　　4.1.5 內部信息的接收和處理

　　4.1.5.1 體系運行信息，包括企業的質量、職業健康安全和環境方針、目標、指標、管理方案等，由最高管理者公布或授權管理者代表公布，綜合管理部向各部門發布，再由各部門傳達。

　　4.1.5.2 由下往上傳遞的信息，包括員工的意見、建議及投訴等，接收和處理的方式為：

　　-- 有關人員向各部門的主管匯報，將質量、職業健康安全和環境保護方面的信息轉交至綜合管理部，員工的建議與意見經研討后，由綜合管理部通過所在部門給予答復；

　　-- 員工向其代表機構工會反映或工會召開員工座談會，收集有關意見、建議信息，向綜合管理部或其他相關部門反映。

　　4.1.5.3 橫向傳遞的信息，包括法律、法規、及其他要求，質量因素、危險源和環境因素的識別、評價與更改、監測測量的結果、不符合糾正措施等，由各部門與綜合管理部之間進行信息傳遞。

　　4.1.5.4 對信息交流中涉及的質量、環境和職業健康安全的重要問題要采取對策并及時傳達到員工。

　　4.1.5.5 全體員工應參與質量方針、職業健康安全和環境方針的制定、評審，工會作為員工代表，參與制定決策。

　　4.1.5.6 全體員工應接受適宜的培訓，了解掌握相應的質量管理、職業健康安全和環境管理技術、方法。

　　4.2 外部信息

　　4.2.1 外部信息內容包括：

　　-- 質量方針、職業健康安全和環境方針的公開；

　　-- 與相關方溝通的信息，對合同方施加影響、控制、管理或進行調查的信息；

　　-- 質量、職業健康安全和環境法律法規獲取或變更的信息；

　　-- 應急準備與響應的信息；

　　-- 相關方的投訴，包括周圍居民、上級主管部門、新聞媒體及質量監督、職業健康安全和環境保護主管部門。

　　4.2.2 外部信息的傳達方式：

　　4.2.2.1 質量方針、職業健康安全和環境方針：

　　由綜合管理部負責提供質量方針、職業健康安全和環境方針樣稿、登記備案并對外公布，同時作好發放記錄；

　　4.2.2.2 與相關方建立聯絡：

　　各職能部門負責各自職能范圍內的與相關方聯絡。

　　4.2.3 外部投訴的接收與處理：

　　4.2.3.1 當外部信息涉及對公司的重大質量事故、職業健康安全和環境事故或施工影響投訴時、或政府部門通過現場檢查而提出的強制性要求，直接向公司投訴的，由綜合管理部填寫《信息交流表》，并調查核實，由管理者代表提出處理意見，責成責任部門或相關供方采取相應緩解措施，以削減由于事故或施工而造成的質量、職業健康安全和環境影響，并由責任部門向外部相關方就投訴的處理實施情況進行書面回復。

　　4.2.3.2 直接向供方投訴的，供方應向綜合管理部或工程部匯報，并由綜合管理部或工程部填寫《信息交流表》，負責調查核實，提出糾正措施，并由責任部門向外部相關方就投訴的處理實施情況進行書面回復。同時，應將有關處理情況向綜合管理部通報。

　　4.2.3.3 綜合管理部可視情況的嚴重程度決定是否向管理者代表或最高管理者報告。管理者代表負責投訴實施過程中的協調工作。

　　對于因技術、資金等問題一時無法落實措施的，由整改部門提出書面意見，經管理者代表批準、并根據情況將其轉化為目標與指標。

　　4.3 各類信息的傳遞方式

　　4.3.1 有關相關方的投訴及政府部門的要求，由有關部門作好記錄，并填寫《信息記錄表》，由綜合管理部負責管理。

　　4.3.2 有關內部信息由發出信息部門填寫在《信息記錄表》或其他有關表格上進行傳遞。

　　4.3.3 各類信息也可由各部門通過文件、記錄、

電話、電于郵件等各種形式及時進行相互傳遞和溝通，但應確保信息傳達的準確性和及時性，在必要的情況下，應能夠出示信息傳遞的可追溯性證據。

　　4.4 工作會議

　　公司每年召開質量、職業健康安全和環境工作會議，通過工程協調會協商、交流、通報有關質量、職業健康安全和環境的動態和要求。在特殊或必要的情況下，應及時召*議。對發生重大質量、安全和環境問題時，由管理者代表或總經理召集召開工作會議。

　　公司相關部門和工會的有關質量、職業健康安全和環境的工作會議，應形成和保持記錄。

　　5 相關文件

　　《文件控制程序》

　　《法律、法規控制程序》

　　《記錄控制程序》

　　《危險源辯識、風險評價和環境因素識別和評價控制程序》

　　《事故、事件、不符合控制程序》

　　《糾正和預防措施控制程序》

　　《監測和測量控制程序》

　　《工程安全管理規定》

　　6 相關記錄

　　《信息交流表》

　　《會議記錄》

　　7 附錄

　　附錄A 流程圖

　　附錄B 《信息交流表》

　　附 錄 A（資料性附錄）流程圖

　　附 錄 B（規范性附錄）

　　信息交流表

篇2：物業管理手冊:信息交流控制工作程序

　　物業管理手冊：信息交流控制程序

　　1、目的

　　為保證環境管理體系內、外部信息交流渠道的暢通，及時答復和處理涉及重要環境因素的外部信息，特制定本程序。

　　2、范圍

　　本程序適用于公司的內、外部各類環境信息的傳遞和處理。

　　3、職責

　　3.1品質部是環境信息管理的歸口部門，負責內、外環境信息的傳遞與處理。

　　3.2品質部及各物業服務中心負責對相關方環境信息的收集和處理。

　　3.3各部門負責工作范圍內環境信息的傳遞和交流。

　　4、程序

　　4.1環境信息內容與分類

　　4.1.1內部信息

　　a)正常環境信息，如環境方針、目標、指標和管理方案、環境監視與測量、環境管理體系審核、管理評審以及體系正常運行時的信息；

　　b)環境因素更新信息；

　　c)法律法規跟蹤信息；

　　d)不符合糾正信息；

　　e)環境事故或緊急情況信息；

　　f)其它內部信息，如員工的建議和抱怨等。

　　4.1.2外部信息

　　a)地方環保局和環保監測機構檢查或監測結果；

　　b)相關方反饋的信息及其投訴；

　　c)認證機構審核信息；

　　d)同行業環境和技術方面的信息；

　　e)就重要環境因素與外界交流的信息；

　　f)其它外部信息，如環境管理和環保治理技術等方面的信息。

　　4.2內部信息的收集與處理

　　4.2.1正常信息的交流

　　a)品質部按照程序文件的有關規定傳遞環境方針、目標、指標和管理方案、環境監視與測量、環境管理體系審核和管理評審等信息。

　　b)各部門依據相關文件規定收集并傳遞正常信息。

　　4.2.2環境因素更新信息的交流，執行《環境因素識別和評價控制程序》。

　　4.2.3法律法規跟蹤信息的交流，執行《法律法規和其他要求控制程序》。

　　4.2.4不符合糾正信息的交流，執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

　　4.2.5環境事故或緊急情況由發現部門及時傳遞給品質部或禮兵部，應急處理執行《應急準備和響應控制程序》。

　　4.3外部信息的收集與處理

　　4.3.1品質部負責接待地方環保局、監測站和其它上級單位的環境檢查，收集有關信息，并傳遞給相關部門；當檢查或監測結果出現不符合情況時，執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

　　4.3.2各部門收到相關方環境信息后，進行登記并落實。

　　4.3.3涉及相關方環境方面的投訴應填寫《業主投訴處置單》及時反饋到各相關責任部門，責任部門要及時處理并填寫《業主投訴處置單》；如不能處理，及時報告給品質部，品質部應在2個工作日內提出處理意見，處理后，責任部門和品質部要做好記錄，并執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

　　4.3.4各部門從外部獲得的其他類環境信息如“三廢”治理技術、節能降耗措施等，要及時傳遞給品質部或職責管理部門，經過分類、整理后，根據需要傳遞給相關部門。

　　4.4環境信息傳遞方式與記錄

　　4.4.1環境信息可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊等方式進行傳遞。

　　4.4.2各部門對接收、傳遞的環境信息予以記錄。

　　4.4.3全公司環境信息交流框圖如下：

　　4.5重要環境因素外部交流控制

　　4.5.1與業主就重要環境因素和對其的控制要求進行交流。

　　4.5.2與業主交流的內容

　　a）了解建立環境管理體系的意義和內涵;

　　b）參與社區環境保護預防污染目標的制定和評審；

　　c）參與商討影響社區環境保護的任何變化;

　　d）參與社區環境保護事務。

　　4.5.3與業主交流的方式

　　a）座談會、培訓;

　　b）布告欄宣傳;

　　c）社區文化活動;

　　d）與業主/業主委員會/社區居委會協商與溝通。

　　4.5.4各物業服務中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的內容與業主/業主委員會/社區居委會建立長效協商與溝通機制，開展共創環保型社區活動，并做好記錄。

　　4.5.5各物業服務中心于每年管理評審前編制《社區環境保護年度總結》,提交業主委員會協商討論,并提出下年度改進要求。各物業服務中心將年度總結提交管理評審。

　　4.5.6各物業服務中心負責保存與業主協商溝通結果的記錄和發布。