OHS記錄和記錄管理

　　組織應(yīng)建立和保持程序，用來標識、保存和處置職業(yè)安全健康記錄以及審核和評審結(jié)果。

　　職業(yè)安全健康記錄應(yīng)字跡清楚、標識明確，并可追溯相關(guān)的活動。保存管理的職業(yè)安全健康記錄應(yīng)便于查閱、避免損壞、變質(zhì)或遺失。應(yīng)規(guī)定其保存期限并予以記錄。

　　組織應(yīng)保存記錄，在適宜時用來證明符合本標準的要求。

　　l.理解要點

　　記錄是OHS管理體系中不可缺少的部分。只有把組織的真實的OHS活動予以記錄，才能清晰地了解管理體系的運行情況。

　　根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)要求和OHSMS標準要求，確定需要保存的記錄：如事故記錄、投訴記錄、培訓(xùn)記錄、職業(yè)衛(wèi)生的監(jiān)測記錄、緊急事件及應(yīng)急措施的記錄、不符合情況的糾正記錄、內(nèi)部審核記錄、管理評審的記錄等。

　　組織經(jīng)常出現(xiàn)由于記錄的缺乏，而無法澄清責(zé)任，無法進行回顧和評價的情況，記錄可以使管理者、審核人員了解體系以往的運行情況，體現(xiàn)可追溯性，便于掌握事件的真實面目。

　　記錄的標識、收集、編目、歸檔、貯存、維護、查閱、保管和處置是記錄管理的重要內(nèi)容。

　　2.審核要點

　　1)組織是否建立和保持記錄管理的文件化程序。

　　2)描述OHSMS各要素的程序文件是否明確所產(chǎn)生的OHS記錄。

　　3)記錄是否填寫正確完整，字跡清晰，能準確地識別，當事人是否簽字。

　　4)記錄的保存是否有適宜的環(huán)境和條件，是否便于查找和借閱，并做到防止丟失和損壞。

　　5)組織是否規(guī)定了各種應(yīng)保存的記錄的存放年限。

　　6)所有記錄是否真實可靠，具有可追溯性和可見證性。

篇2：OHS管理體系審核組

　　OHS管理體系審核組

　　認證機構(gòu)受理審核申請后應(yīng)盡快進行審核準備工作。

　　1. 作出審核決定

　　(1)審核的目的、范圍;

　　(2)審核所依據(jù)的OHS管理體系標準;

　　(3)審核預(yù)定日期;

　　(4)如果推遲審核可能產(chǎn)生的影響;

　　(5)審核是否與其他OHS活動結(jié)合進行。

　　2. 收集被審核方信息

　　一般內(nèi)容有：

　　(1)標明“受控制本”的OHS管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，以及有助于審核的來往函件;

　　(2)有助于審核員了解被審核方的總體情況，如被審核方的生產(chǎn)規(guī)模、組織機構(gòu)、經(jīng)營范圍、地理位置、設(shè)施布局、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品種類、產(chǎn)品與工藝復(fù)雜程度、正常工作時間及部門管理人員名單等資料，以保證審核計劃的合理制定;

　　(3)被審核方的內(nèi)部或外部審核報告、審核的檔案。

　　3. 確定審核組規(guī)模和成員

　　審核機構(gòu)在綜合考慮各種因素后，確定審核組規(guī)模并指定審核組長。審核組規(guī)模和成員的確定應(yīng)考慮如下因素：

　　(1)審核所依據(jù)的OHSMS標準;

　　(2)組織類型、規(guī)模、生產(chǎn)類型、復(fù)雜程度及有關(guān)法規(guī)要求;

　　(3)審核組所需具備的專業(yè)人員，是否需要有相應(yīng)專業(yè)資格或?qū)I(yè)技能;

　　(4)能使審核組成員特長能力得到充分發(fā)揮的最佳組合;

　　(5)有利于與被審核方聯(lián)系、接觸所需的語種、語言技巧和個人技巧;

　　(6)能避免與被審核方產(chǎn)生厲害沖突及其他相關(guān)因素。

　　根據(jù)審核組規(guī)模和審核工作量的需要，審核組內(nèi)還可分成小組，但須由審核組長或主任審核員確定小組長。

篇3：OHS管理體系審核結(jié)果的匯總分析

　　OHS管理體系審核結(jié)果的匯總分析

　　審核組有了若干份不符合報告，還不能在末次會議上對審核發(fā)表結(jié)論性意見，還應(yīng)對審核的結(jié)果作一次匯總分析。匯總分析可以在末次會議前召開一次全體審核組成員會議上進行，以便對受審部門的OHS管理工作做一次總體評價。

　　匯總分析可以考慮以下幾個方面：

　　(1)從發(fā)現(xiàn)的不符合項分析：如不符合項的總數(shù)，其中嚴重不符合，輕微不符合各有多少項。如果審核是按部門進行的，則列出其不符合項涉及哪些要素，其中哪個要素最多或最嚴重。有了這些數(shù)據(jù)，大致可以說明這個部門的薄弱環(huán)節(jié)是什么。

　　(2)從發(fā)展的歷史和趨勢分析：將上次審核發(fā)現(xiàn)的不符合項的總數(shù)及其構(gòu)成與這次相比較來看體系是否在持續(xù)改進還是退步。從對上次糾正措施完成的情況及有效性的分析也可看出OHS管理進步或不足的情況。

　　在這些匯總分析的基礎(chǔ)上可以總結(jié)組織在體系的建立、實施上有哪些薄弱環(huán)節(jié)及其嚴重度，從而得出整體性的結(jié)論意見。

　　5.末次會議

　　在現(xiàn)場審核即收集證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)完成之后，審核組應(yīng)與受審核方的管理者和受審核部門的負責(zé)人員舉行未次會議，其主要目的是向受審核方介紹審核發(fā)現(xiàn)，能使他們清楚地理解和認識審核發(fā)現(xiàn)的事實根據(jù)。如果時間允許，審核方一般都在末次會議前與管理者代表交流，以避免在較大規(guī)模的末次會議上有任何分歧。應(yīng)當盡可能在審核組長簽發(fā)報告之前解決意見分歧。關(guān)于審核發(fā)現(xiàn)的重要性和措辭的最終決定權(quán)屬于審核組長，盡管委托方和受審核方可能持有異議。

　　在末次會議上，審核組長應(yīng)就組織OHS管理體系的符合性、有效性做出總體評價和結(jié)論。結(jié)論應(yīng)全面總結(jié)OHS管理工作的成績和問題。在末次會議上審核組長還應(yīng)澄清或回答被審核方提出的問題，并告訴被審核方審核報告送發(fā)的日期。

　　末次會議又稱總結(jié)會，是對審核工作做出結(jié)論的會議，是經(jīng)過審核組內(nèi)部會議對被審核方審核的全部調(diào)查、分析、評估，確定了輕微不符合項、嚴重不符合項和擬出了不符合項報告之后召開的，是實施審核最后一環(huán)。

　　總結(jié)會由審核組長主持，按預(yù)定時間舉行，會議程序、內(nèi)容包括：

　　(1)擬定出席會議m.dewk.cn人員。只要可能，凡參加首次會議(見面會)的人員都參加，并在簽名表上簽名;

　　(2)感謝被審核方對審核工作的支持和配合;

　　(3)重申審核的類型、目的、范圍、依據(jù)和方法，扼要回顧審核情況;

　　(4)肯定被審核方在OHS工作上的優(yōu)點和成績，但也有不符合項;

　　(5)由審核員“讀”出在審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項情況;

　　(6)重申審核是抽樣調(diào)查活動，申明可能有未發(fā)現(xiàn)的不符合項;

　　(7)全面總結(jié)并作出結(jié)論。介紹審核了多少部門，發(fā)現(xiàn)了多少不符合項，介紹運行體系對OHSMS標準的符合程度、實施程度和實施效果。然后，宣讀審核組基于客觀事實所作出的OHS管理體系是否有效性的結(jié)論。最后還應(yīng)告訴被審核方，審核組是否將向?qū)徍苏J證機構(gòu)推薦注冊;

　　(8)征求被審核方對不符合項報告、總結(jié)報告結(jié)論的意見。對不符合項報告內(nèi)容提出一些小修改，經(jīng)審核組長同意，可立即進行;對不屬于總結(jié)會上解決的問題，留待會后再討論;

　　(9)請被審核方代表在審核報告、不符合項報告上簽字，并將一份副本交被審核方作備忘錄和進行糾正工作;

　　(10)商定未盡事宜。若審核組決定推薦注冊，則要求被審核方做出對存在問題采取糾正措施的承諾，確定糾正的時間，并在2-4周內(nèi)報告書面的糾正措施意見。對因存在嚴重不符合項等問題暫不推薦注冊的，則應(yīng)當做出對存在問題采取糾正措施的承諾，并提出糾正時間;若不擬繼續(xù)申請注冊，則審核組長應(yīng)在審核報告中向?qū)徍藱C構(gòu)說明。