作業(yè)文件編寫內(nèi)容和格式

　　1.文件編號和標(biāo)題：

　　編號可以根據(jù)活動的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便于識別，標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動及其特點(diǎn);

　　(1)目的和使用范圍：一般簡單說明開展這項(xiàng)活動的目的和所涉及的范圍;

　　(2)職責(zé)：指明實(shí)施文件部門，職責(zé)、權(quán)限，接口及相互關(guān)系;

　　(3)管理內(nèi)容：是作業(yè)文件的核心部分。應(yīng)列出開展此項(xiàng)活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項(xiàng)活動的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施，明確每個過程中各項(xiàng)活動由誰干，什么時間干、什么場合(地點(diǎn))干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達(dá)到的要求，需形成記錄和報告的內(nèi)容，出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖;

　　(4)更改：指明文件更改時所遵循的規(guī)定，如程序文件的更改影響該作業(yè)文件，則應(yīng)一起組織更改;

　　(5)相關(guān)程序、文件和記錄：指需引用的或本作業(yè)文件相關(guān)的程序、文件和記錄;

　　2. 報告和記錄格式：

　　確定使用該作業(yè)文件時所產(chǎn)生的記錄和報告格式，記錄的保存部門和期限，寫明表格的編號和名稱。

　　作業(yè)文件必須操作性強(qiáng)，并得到本活動相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及有關(guān)部門對接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過審批、實(shí)施。

篇2：某公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

　　公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

　　一、公司各職能部門設(shè)有專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作;

　　二、文件起草打印完畢，需經(jīng)本部門主管審核簽字，報公司總經(jīng)理審批簽字后，方可下發(fā)。

　　三、建立文件發(fā)放登記表，登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時間及各部門、收件人等內(nèi)容。

　　四、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表，由各部門收件人簽字后領(lǐng)取文件。

　　五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

　　六、各部門建立本年度各類文件文件夾，文件根據(jù)文號編排順序放入文件夾。

　　七、每月對文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理，如有遺漏，盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補(bǔ)齊。

　　八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊，存入文件柜備查。

　　九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊，存入文件柜中，在文件柜門上附有柜內(nèi)文件目錄。

　　十、凡借閱重要文件者，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后，到辦公室打借條，辦理借閱手續(xù)。

　　十一、借閱文件要按時歸還，撤消借條。

　　十二、對于重復(fù)、過時和無保存價值的文件，經(jīng)部門主管審核同意，報辦公室粉碎銷毀。

　　執(zhí)行部門： 責(zé)任人簽名：

篇3：公司藥業(yè)文件管理制度

　　**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類、編號：西藏藥業(yè)〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴(yán)肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發(fā)文

　　5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門發(fā)文格式附后。

　　5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫《收文處理表》報送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報送。

　　6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊、營銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。

　　7.1.2機(jī)密：機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項(xiàng)管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻(xiàn)50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

　　附：